एक्सेल फाइल को पीडीएफ में बदलने से लोगों के लिए फाइल को विभिन्न प्लेटफॉर्म पर खोलना और देखना आसान हो जाता है-भले ही उनके पास माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस न हो। एक्सेल स्प्रेडशीट की तुलना में पीडीएफ को प्रिंट और वितरित करना भी आसान है। यदि आपके पास Microsoft Excel है, तो आप अपनी स्प्रेडशीट को ऐप में सहेज कर या निर्यात करके आसानी से PDF में बदल सकते हैं। यदि आपके पास एक्सेल नहीं है, तो आप Google ड्राइव पर एक टूल, Google शीट्स का उपयोग मुफ्त में रूपांतरण करने के लिए कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 3: Google डिस्क का उपयोग करना
चरण 1. https://drive.google.com पर जाएं।
यदि आपको एक्सेल स्प्रेडशीट को पीडीएफ में बदलने की जरूरत है, लेकिन आपके पास एक्सेल नहीं है, तो परेशान न हों-आप अपने Google खाते में अंतर्निहित टूल का उपयोग मुफ्त में रूपांतरण करने के लिए कर सकते हैं।
यदि आप पहले से अपने Google खाते में साइन इन नहीं हैं, तो संकेत मिलने पर साइन इन करें।
चरण 2. +नया क्लिक करें
यह आपकी Google डिस्क के ऊपरी-बाएँ कोने में है।
चरण 3. फ़ाइल अपलोड पर क्लिक करें।
इससे आपके कंप्यूटर का फाइल ब्राउजर खुल जाता है।
चरण 4. अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट चुनें और ओपन पर क्लिक करें।
यह स्प्रैडशीट को आपके Google डिस्क पर अपलोड करता है।
चरण 5. अपने Google ड्राइव में एक्सेल स्प्रेडशीट पर क्लिक करें।
यह Google के निःशुल्क स्प्रेडशीट संपादक, Google पत्रक में स्प्रेडशीट खोलता है।
चरण 6. फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और डाउनलोड का चयन करें।
डाउनलोड विकल्पों की एक सूची का विस्तार होगा।
चरण 7. पीडीएफ दस्तावेज़ (.pdf) पर क्लिक करें।
यह Google पत्रक मुद्रण विंडो में आपके PDF का पूर्वावलोकन प्रदर्शित करता है।
चरण 8. अपने पीडीएफ के लेआउट को समायोजित करें।
यदि प्रिंट पूर्वावलोकन आपके इच्छित तरीके से नहीं दिखता है, तो जारी रखने से पहले आपको आवश्यक परिवर्तन करने के लिए दाएं पैनल का उपयोग करें।
- पीडीएफ उसी ओरिएंटेशन में सेव होगा जैसे स्प्रेडशीट (आमतौर पर लैंडस्केप मोड)। यदि आप चाहते हैं कि यह पोर्ट्रेट (ऊर्ध्वाधर) मोड में हो, तो चुनें चित्र "पृष्ठ अभिविन्यास" के अंतर्गत।
- यदि आवश्यक हो तो स्केल (पृष्ठ पर आकार/फिट) और मार्जिन आकार बदलें।
- क्लिक का प्रारूपण यह चुनने के लिए कि क्या ग्रिडलाइन और/या नोट्स प्रदर्शित करना है, पृष्ठ क्रम समायोजित करना और संरेखण बदलना है।
- पृष्ठों के शीर्ष और निचले हिस्से में शीर्षलेख और पादलेख जोड़ने के लिए, क्लिक करें शीर्षलेख और पादलेख, और फिर प्रदर्शित करने के लिए कौन सी जानकारी चुनने के लिए बॉक्स चेक करें।
- यदि आपकी स्प्रैडशीट में बहुत अधिक डेटा है और विषम स्थानों पर कट ऑफ है, तो क्लिक करें कस्टम पेज ब्रेक सेट करें दाहिने पैनल में। यहां, आप प्रत्येक पृष्ठ के प्रारंभ और समाप्त होने के स्थान को समायोजित करने के लिए नीली रेखाओं को खींच सकते हैं। क्लिक पुष्टि करें BREAKS अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए शीर्ष-दाईं ओर।
चरण 9. निर्यात पर क्लिक करें।
यह ऊपर दाईं ओर नीला बटन है। यह आपको अपने नए पीडीएफ को अपने कंप्यूटर पर सहेजने के लिए प्रेरित करता है।
यदि डाउनलोड स्वचालित रूप से शुरू नहीं होता है, तो वह स्थान चुनें जहां आप पीडीएफ सहेजेंगे, और फिर क्लिक करें सहेजें इसे डाउनलोड करने के लिए।
विधि २ का ३: विंडोज़ के लिए एक्सेल का उपयोग करना
चरण 1. एक्सेल स्प्रेडशीट के उस हिस्से का चयन करें जिसे आप पीडीएफ में बदलना चाहते हैं (वैकल्पिक)।
यदि एक्सेल फ़ाइल का केवल एक निश्चित भाग है जिसे आप पीडीएफ प्रारूप में बदलना चाहते हैं, तो इसे अभी चुनें। अन्यथा, अगले चरण पर आगे बढ़ें।
ध्यान दें कि पीडीएफ रूपांतरणों को आसानी से एक्सेल शीट में वापस नहीं किया जा सकता है, लेकिन यह विधि आपकी मूल प्रति को सुरक्षित रखेगी।
चरण 2. फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें।
यह ऊपरी-बाएँ कोने में है।
चरण 3. मेनू पर निर्यात पर क्लिक करें।
यह एक्सपोर्ट पैनल खोलता है।
चरण 4. पीडीएफ/एक्सपीएस बनाएं पर क्लिक करें।
एक बेल्ट पहने हुए कागज की शीट की तरह दिखने वाले आइकन की तलाश करें।
चरण 5. विकल्प… बटन पर क्लिक करें।
यह आपको आपके द्वारा बनाई जाने वाली पीडीएफ फाइल के लिए सेटिंग्स को समायोजित करने की अनुमति देगा।
चरण 6. अपने पीडीएफ विकल्प चुनें और ओके पर क्लिक करें।
- यदि आपने PDF के रूप में सहेजने के लिए अपनी स्प्रैडशीट का कोई क्षेत्र चुना है, तो चुनें चयन "क्या प्रकाशित करें" के अंतर्गत। यह सुनिश्चित करता है कि केवल वह चयनित क्षेत्र पीडीएफ के रूप में सहेजा गया है।
- यदि आप संपूर्ण दृश्यमान कार्यपत्रक को PDF के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो चुनें सक्रिय पत्रक बजाय।
- यदि आप पीडीएफ के रूप में सहेजने के लिए कार्यपुस्तिका से विशिष्ट पृष्ठों को चुनना चाहते हैं, तो पहले और अंतिम पृष्ठों को परिभाषित करने के लिए "पेज" ड्रॉप-डाउन मेनू का उपयोग करें।
- क्लिक ठीक है जारी रखने के लिए।
चरण 7. अपना अनुकूलन चुनें (वैकल्पिक)।
"विकल्प" बटन के ऊपर, आप चुन सकते हैं कि आप पीडीएफ को कैसे अनुकूलित करना चाहते हैं। अधिकांश लोग "मानक" से चिपके रह सकते हैं जब तक कि स्प्रैडशीट बहुत बड़ी न हो। "न्यूनतम आकार" एक बड़ी फ़ाइल के आकार को कुछ अधिक प्रबंधनीय करने के लिए कम कर देगा।
यदि आप उस स्थान को बदलना चाहते हैं जहाँ आप फ़ाइल सहेज रहे हैं, तो आप अब विंडो में उस फ़ोल्डर में नेविगेट कर सकते हैं।
चरण 8. फ़ाइल को नाम दें और प्रकाशित करें पर क्लिक करें।
यह चयनित जानकारी को आपके द्वारा दर्ज किए गए नाम के साथ एक नई पीडीएफ फाइल में निर्यात करता है।
चरण 9. पीडीएफ की समीक्षा करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, आपकी समीक्षा के लिए पीडीएफ फाइल अपने आप खुल जाएगी। यदि यह स्वचालित रूप से नहीं खुलता है, तो उस फ़ोल्डर में फ़ाइल के नाम पर डबल-क्लिक करें जिसमें आपने इसे सहेजा है।
अब पीडीएफ को संपादित करना वास्तव में संभव नहीं है, इसलिए यदि आपको परिवर्तन करने की आवश्यकता है तो आप उन्हें एक्सेल दस्तावेज़ में बनाना चाहेंगे और फिर एक नया पीडीएफ बनाना चाहेंगे।
विधि 3 में से 3: मैक के लिए एक्सेल का उपयोग करना
चरण 1. सुनिश्चित करें कि आपकी सभी शीट पर शीर्षलेख और पाद लेख समान हैं (वैकल्पिक)।
यदि आप Excel 2011 का उपयोग कर रहे हैं और एक ही PDF में एकाधिक कार्यपत्रकों को सहेजना चाहते हैं, तो प्रत्येक कार्यपत्रक में समान शीर्षलेख और पादलेख होने चाहिए। यदि वे नहीं हैं, तो प्रत्येक शीट एक अलग PDF दस्तावेज़ के रूप में बनाई जाएगी, लेकिन आप बाद में इन्हें आसानी से मर्ज भी कर सकते हैं।
- अपनी संपूर्ण कार्यपुस्तिका में सभी कार्यपत्रकों का चयन करें। ऐसा करने के लिए, एक्सेल के नीचे पहली शीट के लिए टैब पर क्लिक करें, नीचे दबाए रखें खिसक जाना कुंजी, और फिर सभी का चयन करने के लिए अंतिम शीट के टैब पर क्लिक करें।
- दबाएं ख़ाका टैब और फिर क्लिक करें अगुआ पुछल्ला.
- दबाएं हैडर अनुकूलित करें… तथा फ़ुटर कस्टमाइज़ करें… सभी शीट के लिए शीर्षलेख और पादलेख संपादित करने के लिए बटन।
चरण 2. एक्सेल स्प्रेडशीट के उस हिस्से का चयन करें जिसे आप पीडीएफ में बदलना चाहते हैं (वैकल्पिक)।
यदि स्प्रैडशीट का केवल एक निश्चित भाग है जिसे आप PDF में बदलना चाहते हैं, तो उसे अभी चुनें। अन्यथा, अगले चरण पर जाएं।
पीडीएफ रूपांतरणों को आसानी से वापस एक्सेल शीट में परिवर्तित नहीं किया जा सकता है, लेकिन यह विधि आपकी मूल प्रति को सुरक्षित रखेगी।
चरण 3. फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें चुनें।
आप भी दबा सकते हैं कमांड + शिफ्ट + एस इस रूप में सहेजें विकल्प को खोलने के लिए।
अगर आप पीडीएफ को नए फोल्डर में सेव करना चाहते हैं, तो आप उस फोल्डर को अभी सेलेक्ट कर सकते हैं। # फ़ाइल के लिए एक अलग नाम टाइप करें। वर्तमान एक्सेल फ़ाइल का नाम "इस रूप में सहेजें" फ़ील्ड में दिखाई देता है। स्प्रेडशीट फ़ाइल को गलती से ओवरराइट करने से बचने के लिए आपको एक अलग नाम दर्ज करना होगा (भले ही वह थोड़ा अलग हो)।
चरण 4. "प्रारूप" या "फ़ाइल प्रारूप" मेनू पर क्लिक करें और पीडीएफ चुनें।
आपके एक्सेल के संस्करण के आधार पर इस मेनू का नाम थोड़ा अलग हो सकता है।
चरण 5. चुनें कि पीडीएफ में क्या शामिल है।
विंडो के निचले भाग में, आप चयन कर सकते हैं वर्कबुक (संपूर्ण कार्यपुस्तिका को परिवर्तित करने के लिए), चादर (केवल सक्रिय पत्रक को PDF के रूप में सहेजने के लिए), या चयन (केवल चयनित क्षेत्र को पीडीएफ के रूप में सहेजने के लिए)।
चरण 6. सहेजें. पर क्लिक करें या निर्यात।
आप अपने एक्सेल के संस्करण के आधार पर एक अलग विकल्प देखेंगे।
यदि हेडर मल्टी-शीट फ़ाइल पर मेल नहीं खाते हैं, तो प्रत्येक शीट के लिए एक अलग फ़ाइल बनाई जाएगी।
चरण 7. अलग पीडीएफ फाइलों में शामिल हों (यदि आवश्यक हो)।
यदि एक्सेल फाइल को पीडीएफ के रूप में सेव करने के परिणामस्वरूप कई पीडीएफ फाइलें मिलती हैं, तो आप पूर्वावलोकन का उपयोग करके उन्हें जल्दी से एक साथ जोड़ सकते हैं। ऐसे:
- पहली पीडीएफ फाइल को उसके फोल्डर में उसके नाम पर डबल क्लिक करके खोलें।
- दबाएं राय मेनू और चुनें थंबनेल.
- इसे चुनने के लिए अंतिम थंबनेल पर क्लिक करें। यह पूर्वावलोकन को वर्तमान दस्तावेज़ के अंत में अगला पीडीएफ जोड़ने के लिए कहता है।
- दबाएं संपादित करें मेनू और चुनें डालने > फ़ाइल से पृष्ठ.
- रेंज में अगला पीडीएफ चुनें और क्लिक करें खोलना.
- इस प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक आप सभी PDF नहीं जोड़ लेते।
- क्लिक फ़ाइल और चुनें पीडीएफ के रूप में निर्यात करें.
