इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि हर दिन 300 अरब से अधिक ईमेल भेजे और प्राप्त किए जाते हैं, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि लोगों ने "ईमेल थकान" विकसित की है। इसलिए प्रभावी ईमेल लिखना बहुत महत्वपूर्ण है जो आपकी बात को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से समझाते हैं-आप नहीं चाहते कि लोग आपके मीटिंग आमंत्रण ईमेल को पूरी तरह से न पढ़ें क्योंकि यह बहुत लंबा या अस्पष्ट है। चिंता न करें- यह विकिहाउ आपको उन सभी चीजों के बारे में बताएगा जो आपको मीटिंग आमंत्रण के लिए ईमेल लिखते समय करनी चाहिए, जैसे कि एक मजबूत विषय पंक्ति कैसे लिखें, आपको अपने ईमेल के मुख्य भाग में क्या कहना चाहिए, और आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं चीजों को आसान बनाने के लिए कैलेंडर ऐप।
कदम
विधि १ का ३: एक सशक्त विषय पंक्ति लिखना
चरण 1. बैठक की तारीख और विषय के साथ एक संक्षिप्त, प्रासंगिक विषय पंक्ति लिखें।
इन विवरणों को शामिल करने का मतलब है कि लोगों को पता चल जाएगा कि यह कब है और क्या चर्चा की जानी चाहिए, वह भी बिना ईमेल खोले। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "बैठक 12/8: नए रिपोर्टिंग दिशानिर्देश।"
चेतावनी:
बैठक के विषय को छोड़ने से शायद लोगों को जवाब देना होगा, यह पूछना कि क्या यह उनके विभाग के लिए प्रासंगिक है या यदि उनकी उपस्थिति अनिवार्य है, तो विषय को बताना सुनिश्चित करें!
चरण 2. विषय पंक्ति में उपस्थिति की पुष्टि के लिए पूछें।
यदि आपको यह जानना है कि बैठक में कौन आने वाला है, तो विषय पंक्ति में पुष्टि के लिए पूछें। इस तरह, उन्हें पता चल जाएगा कि ईमेल खोलने से पहले ही उन्हें जल्द से जल्द जवाब देना होगा। आप लिख सकते हैं, "शुक्रवार 10/6 एचआर मीटिंग, कृपया ASAP की पुष्टि करें।"
आप यह भी लिख सकते हैं, "कृपया प्रतिसाद दें: एचआर मीटिंग 10/6।"
चरण 3. उन्हें बताएं कि क्या यह विषय पंक्ति में एक आपातकालीन बैठक है।
यदि यह एक दबाव या समय-संवेदी मुद्दा है जो तुरंत एक बैठक की गारंटी देता है, तो विषय पंक्ति में तात्कालिकता की भावना जोड़ें। उदाहरण के लिए, आप "आपातकालीन बैठक सोमवार 2/31: साइबर सुरक्षा" की तर्ज पर कुछ लिख सकते हैं।
बैठक के विषय को भी नोट करना महत्वपूर्ण है ताकि उन्हें यह पता चल सके कि क्या उम्मीद की जाए।
चरण 4. बताएं कि क्या उपस्थिति अनिवार्य है या सुझाई गई है।
अगर आप किसी बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो हो सकता है कि हर मीटिंग के लिए कुछ लोगों की मौजूदगी जरूरी न हो। संबंधित विभाग को विषय पंक्ति में बताएं या प्राप्तकर्ताओं को बताएं कि क्या उन्हें उपस्थित होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "अनिवार्य मार्केटिंग मीटिंग 10/6।"
यदि बैठक की आवश्यकता नहीं है, तो आप लिख सकते हैं: "कुशल अनुसंधान रणनीति पर 10/6 बैठक का सुझाव दिया।"
चरण 5. किसी भी भ्रम से बचने के लिए अपनी विषय पंक्ति में पूर्ण शब्दों का प्रयोग करें।
संकेताक्षर प्रभावी लग सकते हैं, लेकिन वे पूर्ण शब्दों की तरह विशिष्ट नहीं हैं और भ्रम पैदा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "एसएपी" का अर्थ "सिस्टम और प्रसंस्करण" या "नमूना और विश्लेषण योजना" हो सकता है, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आपके लिंगो से कौन परिचित है और कौन नहीं।
हालांकि, "आरएसवीपी," "एचआर," और "बुध" जैसे सामान्य संक्षेपों का उपयोग करना ठीक है।
विधि 2 का 3: अपने ईमेल का मुख्य भाग तैयार करना
चरण 1. एक संक्षिप्त, मैत्रीपूर्ण परिचय और एक संक्षिप्त नोट लिखें।
यदि आप किसी बड़ी कंपनी के लिए काम करते हैं या यदि आप अभी तक सभी को नहीं जानते हैं तो अपना परिचय देना आवश्यक है। इस संक्षिप्त परिचय में यह उल्लेख करना भी महत्वपूर्ण है कि क्या किसी दस्तावेज या आपूर्ति को पूरा करने और/या बैठक में लाने की आवश्यकता है।
अपने परिचय को काम के लिए आकर्षक या प्रासंगिक बनाएं। उदाहरण के लिए, "नमस्कार टीम, मैं अगले सप्ताह नए कार्यक्रम के शुभारंभ की प्रतीक्षा कर रहा हूँ!"
युक्ति:
प्राप्तकर्ताओं को याद दिलाएं कि क्या उन्हें कोई कार्य पूरा करने या बैठक में अपने साथ कुछ लाने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, "एक अनुस्मारक के रूप में, कृपया अपनी विक्रेता संपर्क सूचियों की 4 मुद्रित प्रतियां लाएं।"
चरण २। बैठक की तारीख और समय को अपनी लाइन पर सूचीबद्ध करें ताकि यह बाहर खड़ा हो।
मीटिंग में शामिल होने के लिए लोगों के लिए यह आवश्यक जानकारी है, इसलिए आप चाहते हैं कि यह स्पष्ट हो और बाकी टेक्स्ट से अलग दिखे। इसके ऊपर और नीचे 2 लाइन इंडेंट करें और/या इसे बोल्ड फॉन्ट में डालें।
- उदाहरण: "6 अक्टूबर, 10:30 - 11:45 पूर्वाह्न"
- यदि मीटिंग ऑनलाइन है, तो समय क्षेत्र की सूची बनाएं ताकि गलत संचार के कारण अलग-अलग समय क्षेत्रों के लोग छूट न जाएं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "6 अक्टूबर, 10:30 - 11:45 AM (PST)"
चरण 3. दिनांक और समय के बाद स्थान की सूची बनाएं।
स्थान को दिनांक और समय जितना ही अलग बनाएं-खासकर यदि आप किसी नए स्थान पर मिल रहे हैं, यदि इसे ढूंढना मुश्किल है, या यदि आप जानते हैं कि कुछ प्राप्तकर्ता स्थान से परिचित नहीं हैं। वर्चुअल मीटिंग के लिए (या तो लाइव फ़ोरम या वीडियो चैट के माध्यम से), आसान पहुँच के लिए फ़ोरम या वीडियो कॉल का लिंक प्रदान करें।
निर्देश देते समय, यथासंभव विस्तृत रहें। एक उदाहरण के रूप में: "कृपया टिमरेन बिल्डिंग (209 निक्स सेंट) में सम्मेलन कक्ष 592 में आएं। कमरा ५९२ इमारत के दूसरे स्तर पर स्थित है, इसलिए आपको लिफ्ट को भूतल से ऊपर ले जाना होगा, १२ को बाहर निकलना होगा, और ऊपर जाने के लिए इमारत के दक्षिण की ओर (अपनी बाईं ओर) लिफ्ट का उपयोग करना होगा। 59वीं मंजिल तक।"
चरण 4. बैठक का उद्देश्य साझा करें।
प्राप्तकर्ताओं को बताएं कि बैठक क्या हासिल करने जा रही है। बैठक के लिए एक छोटा एजेंडा पेश करने से उन्हें यह पहचानने में मदद मिलेगी कि किन कार्यों को पहले से करने की आवश्यकता है। आप बस विषय बता सकते हैं (जैसे "साइबर सुरक्षा अपडेट") या आप एक समयरेखा प्रदान कर सकते हैं:
- १०:३० - १०:४५ प्रोजेक्ट के लिए स्थिति अपडेट साझा करें
- 10:45 - 11:10 व्यवहार्य ऑफ़र की तुलना करें और चुनें
- 11:10 - 11:30 विचार-मंथन और प्रक्षेपण के लिए लक्ष्य
चरण 5. व्याकरण संबंधी और तथ्यात्मक त्रुटियों के लिए अपने ईमेल को प्रूफरीड करें।
प्रूफरीड करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजें बैठक की तारीख, समय और स्थान हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आपके पास वे सही हैं! आप अपने परिचय, एजेंडा, या अन्य नोट्स को भी प्रूफरीड कर सकते हैं जिन्हें आपने शामिल किया है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपने सभी मूल बातें शामिल कर ली हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका लेखन स्पष्ट और संक्षिप्त है, भेजने से पहले अपने ईमेल को जोर से पढ़ें।
विधि 3 का 3: आउटलुक या एक एकीकृत कैलेंडर अनुप्रयोग का उपयोग करना
चरण 1. आउटलुक में होम टैब के तहत "नई बैठक" पर क्लिक करें।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक जैसे एकीकृत कैलेंडर के साथ संचार डेटाबेस का उपयोग करती है, तो इसका उपयोग अपनी मीटिंग सेट करने के लिए करें। यह आमतौर पर आपके साथ काम करने वाले लोगों के लिए संपर्क का पसंदीदा बिंदु है।
यदि आपकी कंपनी आउटलुक या उसके जैसे कुछ भी उपयोग नहीं करती है, तो आप आमंत्रण भेजने के लिए अपने कार्य-संबंधित ईमेल का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 2. "शेड्यूलिंग असिस्टेंट" विंडो से एक समय और तारीख चुनें।
एक नई मीटिंग बनाने के बाद, कैलेंडर विंडो पॉप अप हो जाएगी। "शेड्यूलिंग असिस्टेंट" पर क्लिक करें और अपनी मीटिंग के लिए उपलब्ध समय और तारीख को हाइलाइट करें।
सुनिश्चित करें कि यह एक ऐसा समय है जब आप और इच्छित उपस्थित लोग उपलब्ध हैं। आपकी कंपनी के आवेदन के आधार पर, आपको हर किसी का शेड्यूल दिखाने के लिए अपनी देखने की सेटिंग को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है (अपने स्वयं के अलावा)।
चरण 3. उपस्थित लोगों को उनके नाम लिखकर या अपनी पता पुस्तिका का उपयोग करके जोड़ें।
नाम दर्ज करने के लिए टेक्स्ट बार पर क्लिक करें या अपनी पता पुस्तिका में स्क्रॉल करें और सूची से उनके नाम चुनें। अन्य लोगों की उपलब्धता की जांच करने के लिए "शेड्यूलिंग सहायक" फ़ंक्शन का उपयोग करें।
यदि लोग उपलब्ध नहीं हैं, तो उनके नाम हाइलाइट किए गए दिखाई देंगे। सहायक आपको और उपस्थित लोगों के कार्यक्रम के अनुरूप अनुशंसित समय स्लॉट भी दिखाएगा।
चरण 4. मीटिंग के लिए प्रारंभ और समाप्ति समय निर्धारित करें।
सुनिश्चित करें कि बैठक की तिथि वह तिथि है जिसे आपने पहले चुना था, और यदि आवश्यक हो तो कोई भी परिवर्तन करने के लिए कैलेंडर बटन पर क्लिक करें। फिर सही प्रारंभ और समाप्ति समय चुनने के लिए समय सूची के दाईं ओर स्थित ड्रॉप डाउन तीर का उपयोग करें।
एंड-टाइम जोड़ना लोगों के समय के लिए सबसे अधिक सम्मानजनक है, इसलिए वे जानते हैं कि क्या उम्मीद करनी है और बैठक के आसपास अपने आवागमन या काम की योजना बना सकते हैं।
चरण 5. स्क्रीन के शीर्ष पर "मीटिंग" टैब के अंतर्गत "अपॉइंटमेंट" पर क्लिक करें।
इस बटन पर क्लिक करने से आप सामान्य अपॉइंटमेंट स्क्रीन पर लौट आएंगे और आपको अपनी प्रविष्टि निर्धारित दिखाई देनी चाहिए। यहां से, आप एक विषय, स्थान और नोट्स जोड़ सकेंगे।
यदि आप अपॉइंटमेंट स्क्रीन पर अपनी प्रविष्टि निर्धारित नहीं देखते हैं, तो वापस जाएं और प्रक्रिया को तब तक दोहराएं जब तक कि यह दिखाई न दे।
चरण 6. विषय, स्थान और नोट्स दर्ज करते समय विशिष्ट रहें।
प्राप्तकर्ताओं को कुछ संक्षिप्त शब्दों में बताएं कि बैठक किस बारे में है (उदाहरण के लिए, "आगामी उत्पाद परीक्षण")। स्थान के बारे में विशिष्ट रहें, दिशा-निर्देश प्रदान करें यदि यह एक विशिष्ट बैठक स्थान नहीं है या यदि इसे प्राप्त करना मुश्किल है। बैठक के लिए प्रासंगिक कोई भी अतिरिक्त नोट (जैसे कोई तैयारी कार्य) जोड़ें।
- स्थान का पता दें, भले ही आपको लगता है कि वे इसे पहले से जानते हैं।
- जब आप समाप्त कर लें तो "भेजें" पर क्लिक करें।
युक्ति:
"विचार-मंथन" जैसे व्यापक विषयों से बचें क्योंकि यह लोगों को बैठक के उद्देश्य के बारे में ज्यादा नहीं बताता है। इसके बजाय, आप कह सकते हैं, "नए उत्पाद के लिए विक्रेताओं पर मंथन।"
टिप्स
- अपने ईमेल या आमंत्रण का प्रूफरीडिंग करते समय, इसे संक्षिप्त और सटीक रखें।
- एक दोस्ताना, पेशेवर लेखन टोन का प्रयोग करें।
- यह सुनिश्चित करने के लिए प्राप्तकर्ता सूची को दोबारा जांचें कि वहां मौजूद सभी लोगों को आमंत्रित किया गया है।
- यदि आप चाहते हैं कि सभी पते प्राप्तकर्ताओं से छिपे रहें, तो "गुप्त प्रति" पंक्ति में पते टाइप करें।
चेतावनी
- दिनांक, समय और स्थान के बिना आमंत्रण या ईमेल न भेजें। यह आपके आमंत्रित लोगों को निराश करने की संभावना है और आपको उस जानकारी के लिए कई जवाब मिलेंगे।
- सभी बड़े अक्षरों में न लिखें, इसकी व्याख्या चिल्ला के रूप में की जाएगी और यह अत्यधिक गैर-पेशेवर है।
