एक्सेल आमतौर पर टैब (टैब-सीमांकित) द्वारा अलग किए गए टेक्स्ट का स्वचालित रूप से पता लगा सकता है और डेटा को अलग-अलग कॉलम में ठीक से पेस्ट कर सकता है। यदि यह काम नहीं करता है, और आप जो कुछ भी पेस्ट करते हैं वह एक कॉलम में दिखाई देता है, तो एक्सेल का डिलीमीटर दूसरे वर्ण पर सेट हो जाता है, या आपका टेक्स्ट टैब के बजाय रिक्त स्थान का उपयोग कर रहा है। एक्सेल में टेक्स्ट टू कॉलम टूल जल्दी से उचित डिलीमीटर का चयन कर सकता है और डेटा को कॉलम में सही ढंग से विभाजित कर सकता है।
कदम
चरण 1. अपने सभी टैब-सीमांकित पाठ की प्रतिलिपि बनाएँ।
टैब-सीमांकित टेक्स्ट एक स्प्रेडशीट से डेटा को टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में संग्रहीत करने के लिए एक प्रारूप है। प्रत्येक सेल को एक टैब स्टॉप द्वारा अलग किया जाता है, और प्रत्येक रिकॉर्ड टेक्स्ट फ़ाइल में एक अलग लाइन पर मौजूद होता है। उस सभी टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप एक्सेल में कॉपी करना चाहते हैं और इसे अपने क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें।
चरण 2. एक्सेल में उस सेल का चयन करें जिसे आप पेस्ट करना चाहते हैं।
उस ऊपरी-बाएँ सेल का चयन करें जिसमें आप चाहते हैं कि आपका चिपका हुआ डेटा दिखाई दे। आपका चिपकाया गया डेटा नीचे और आपके शुरुआती सेल के दाईं ओर के सेल को भर देगा।
चरण 3. डेटा पेस्ट करें।
एक्सेल के नए संस्करणों में, और यदि आपका डेटा टैब स्टॉप के साथ ठीक से सीमित था, तो कोशिकाओं को सही डेटा के साथ उचित रूप से भरना चाहिए। प्रत्येक टैब स्टॉप को डेटा के लिए सीधे एक नए सेल में अनुवाद करना चाहिए। यदि आपका सारा डेटा एक ही कॉलम में दिखाई देता है, तो एक अच्छा मौका है कि एक्सेल के डिलीमीटर को टैब से किसी अन्य चीज़ में बदल दिया गया था, जैसे अल्पविराम। आप टेक्स्ट टू कॉलम टूल का उपयोग करके इसे वापस टैब में बदल सकते हैं।
चरण 4. डेटा के पूरे कॉलम का चयन करें।
यदि आपका टैब-सीमांकित डेटा सही ढंग से पेस्ट नहीं हुआ है, तो आप एक्सेल के टेक्स्ट टू कॉलम टूल का उपयोग इसे ठीक से प्रारूपित करने के लिए कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको पूरे कॉलम का चयन करना होगा जिसमें आपके द्वारा चिपकाए गए सभी डेटा शामिल हैं।
- आप शीर्ष पर स्थित अक्षर पर क्लिक करके शीघ्रता से संपूर्ण स्तंभ का चयन कर सकते हैं।
- आप एक समय में केवल एक कॉलम पर टेक्स्ट टू कॉलम का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 5. डेटा टैब खोलें और "टेक्स्ट टू कॉलम" पर क्लिक करें।
आप इसे डेटा उपकरण समूह में डेटा टैब में पाएंगे।
यदि आप Office 2003 का उपयोग कर रहे हैं, तो डेटा मेनू पर क्लिक करें और "कॉलम के लिए टेक्स्ट" चुनें।
चरण 6. "सीमांकित" चुनें और "अगला" पर क्लिक करें।
यह एक्सेल को बताएगा कि वह सेल डिवीजनों को चिह्नित करने के लिए एक विशिष्ट चरित्र की तलाश करेगा।
चरण 7. उस वर्ण का चयन करें जिसके द्वारा आपका डेटा अलग किया गया है।
यदि आपका डेटा टैब-सीमांकित है, तो "टैब" बॉक्स को चेक करें और किसी अन्य बॉक्स को अनचेक करें। यदि आपका डेटा किसी अन्य चीज़ से अलग किया गया था तो आप अलग-अलग वर्णों की जांच कर सकते हैं। यदि आपका डेटा टैब स्टॉप के बजाय एकाधिक रिक्त स्थान से विभाजित किया गया था, तो "स्पेस" बॉक्स और "लगातार डिलीमीटर को एक के रूप में मानें" बॉक्स को चेक करें। ध्यान दें कि यदि आपके डेटा में ऐसे स्थान हैं जो कॉलम विभाजन को इंगित नहीं करते हैं तो इससे समस्या हो सकती है।
चरण 8. पहले कॉलम का प्रारूप चुनें।
अपने सीमांकक का चयन करने के बाद, आप बनाए जा रहे प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रारूप सेट करने में सक्षम होंगे। आप "सामान्य", "पाठ" और "दिनांक" के बीच चयन कर सकते हैं।
- संख्याओं या संख्याओं और अक्षरों के मिश्रण के लिए "सामान्य" चुनें।
- डेटा के लिए "टेक्स्ट" चुनें, जो सिर्फ टेक्स्ट है, जैसे नाम।
- मानक दिनांक प्रारूप में लिखे गए डेटा के लिए "दिनांक" चुनें।
चरण 9. अतिरिक्त कॉलम के लिए दोहराएं।
खिड़की के नीचे फ्रेम में प्रत्येक कॉलम का चयन करें और प्रारूप चुनें। आप टेक्स्ट को कनवर्ट करते समय उस कॉलम को शामिल नहीं करना भी चुन सकते हैं।
चरण 10. विज़ार्ड समाप्त करें।
एक बार जब आप प्रत्येक कॉलम को फ़ॉर्मेट कर लेते हैं, तो नया डिलीमीटर लागू करने के लिए समाप्त पर क्लिक करें। आपका डेटा आपके टेक्स्ट टू कॉलम सेटिंग्स के अनुसार कॉलम में विभाजित हो जाएगा।
