स्प्रैडशीट डेटा का पता लगाने और उसे प्रबंधित करने के लिए फ़िल्टरिंग एक सुविधाजनक और विश्वसनीय तरीका है। आप केवल निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करने वाले डेटा को प्रदर्शित करने के लिए Excel 2007 में ऑटोफ़िल्टर सुविधा का उपयोग करके डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं। फ़िल्टर किए गए डेटा को नई स्प्रैडशीट में स्थानांतरित किए बिना कॉपी, हेरफेर और मुद्रित किया जा सकता है। AutoFilter का उपयोग करके, आप सूची से मानदंड चुनकर, संख्यात्मक स्थितियों या रंग के आधार पर डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं। एक्सेल 2007 में ऑटोफिल्टर सुविधा का उपयोग करने का तरीका यहां दिया गया है।
कदम
विधि 1 में से 2: फ़िल्टर लागू करना
चरण 1. स्प्रेडशीट खोलें जिसमें आप डेटा फ़िल्टर करना चाहते हैं।
चरण 2. एक Excel 2007 AutoFilter के लिए अपना डेटा तैयार करें।
Excel किसी श्रेणी के भीतर सभी चयनित कक्षों में डेटा को तब तक फ़िल्टर कर सकता है, जब तक कि चयनित श्रेणी के भीतर पूरी तरह से रिक्त पंक्तियाँ या स्तंभ न हों। एक बार रिक्त पंक्ति या स्तंभ का सामना करने के बाद, फ़िल्टर करना बंद हो जाता है। यदि उस श्रेणी का डेटा जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं, रिक्त पंक्तियों या स्तंभों द्वारा अलग किया गया है, तो ऑटोफ़िल्टर के साथ आगे बढ़ने से पहले उन्हें हटा दें।
- इसके विपरीत, यदि कार्यपत्रक पर डेटा है कि आप फ़िल्टर किए गए डेटा का हिस्सा नहीं बनना चाहते हैं, तो उस डेटा को एक या अधिक रिक्त पंक्तियों या रिक्त स्तंभों का उपयोग करके अलग करें। यदि वह डेटा जिसे आप फ़िल्टर नहीं करना चाहते हैं, फ़िल्टर किए जाने वाले डेटा के नीचे स्थित है, तो फ़िल्टरिंग समाप्त करने के लिए कम से कम एक पूरी तरह से रिक्त पंक्ति का उपयोग करें। यदि वह डेटा जिसे आप फ़िल्टर नहीं करना चाहते हैं, फ़िल्टर किए जाने वाले डेटा के दाईं ओर स्थित है, तो पूरी तरह से रिक्त कॉलम का उपयोग करें।
- फ़िल्टर किए जा रहे डेटा की सीमा के भीतर कॉलम हेडिंग रखना भी एक अच्छा अभ्यास है।
चरण 3. उस सीमा के भीतर किसी भी सेल पर क्लिक करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
चरण 4. Microsoft Excel रिबन के "डेटा" टैब पर क्लिक करें।
चरण 5. "सॉर्ट और फ़िल्टर" समूह से "फ़िल्टर" पर क्लिक करें।
प्रत्येक कॉलम श्रेणी के शीर्ष पर ड्रॉप-डाउन तीर दिखाई देंगे। यदि कक्षों की श्रेणी में स्तंभ शीर्षक हैं, तो शीर्षकों में ड्रॉप-डाउन तीर दिखाई देंगे।
चरण 6. फ़िल्टर किए जाने वाले वांछित मानदंड वाले कॉलम के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें।
निम्न में से एक कार्य करें:
- मानदंड के आधार पर डेटा फ़िल्टर करने के लिए, "(सभी का चयन करें)" चेक बॉक्स को साफ़ करने के लिए क्लिक करें। अन्य सभी चेक बॉक्स साफ़ कर दिए जाएंगे। उन मानदंडों के चेक बॉक्स को चुनने के लिए क्लिक करें जिन्हें आप फ़िल्टर की गई सूची में दिखाना चाहते हैं। चयनित मानदंड के अनुसार श्रेणी को फ़िल्टर करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
- संख्या फ़िल्टर सेट करने के लिए, "नंबर फ़िल्टर" पर क्लिक करें और फिर दिखाई देने वाली सूची से वांछित तुलना ऑपरेटर पर क्लिक करें। "कस्टम ऑटोफ़िल्टर" संवाद बॉक्स प्रकट होता है। तुलना ऑपरेटर चयन के दाईं ओर स्थित बॉक्स में, या तो ड्रॉप-डाउन सूची बॉक्स से वांछित संख्या का चयन करें या वांछित मान टाइप करें। एक से अधिक तुलना ऑपरेटर द्वारा संख्या फ़िल्टर सेट करने के लिए, "और" रेडियो बटन पर क्लिक करके यह इंगित करें कि दोनों मानदंड सत्य होने चाहिए, या "या" रेडियो बटन पर क्लिक करके यह इंगित करें कि कम से कम 1 मानदंड सत्य होना चाहिए। दूसरे तुलना ऑपरेटर का चयन करें, और फिर दाईं ओर स्थित बॉक्स में वांछित मान का चयन करें या टाइप करें। संख्या फ़िल्टर को श्रेणी में लागू करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
- रंग-कोडित मानदंड द्वारा डेटा को फ़िल्टर करने के लिए, "रंग द्वारा फ़िल्टर करें" पर क्लिक करें। दिखाई देने वाली "फ़ॉन्ट रंग द्वारा फ़िल्टर करें" सूची से वांछित रंग पर क्लिक करें। डेटा को चयनित फ़ॉन्ट रंग द्वारा फ़िल्टर किया जाता है।
विधि २ का २: फ़िल्टर हटाना
चरण 1. फ़िल्टर वाली श्रेणी के ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें और फिर एक कॉलम से फ़िल्टरिंग हटाने के लिए "कॉलम शीर्षक से फ़िल्टर साफ़ करें" पर क्लिक करें।
चरण 2. Microsoft Excel रिबन के "डेटा" टैब पर क्लिक करें और फिर सभी स्तंभों से फ़िल्टर साफ़ करने के लिए "साफ़ करें" पर क्लिक करें।
वीडियो - इस सेवा का उपयोग करके, कुछ जानकारी YouTube के साथ साझा की जा सकती है।
टिप्स
- डेटा को फ़िल्टर करने के परिणामों को अपडेट करने के लिए, Microsoft Excel रिबन के "डेटा" टैब पर क्लिक करें और फिर "पुन: लागू करें" पर क्लिक करें।
- जैसे ही आप फ़िल्टर सेट करते हैं, आप आवश्यकतानुसार डेटा को सॉर्ट भी कर सकते हैं। आप या तो आरोही "सॉर्ट ए टू जेड" टेक्स्ट ऑर्डर में डेटा सॉर्ट कर सकते हैं - "सबसे छोटा से सबसे बड़ा" संख्यात्मक क्रम, अवरोही "जेड से ए" टेक्स्ट ऑर्डर - "सबसे बड़ा से सबसे छोटा" संख्यात्मक क्रम, या आप डेटा को सॉर्ट कर सकते हैं फ़ॉन्ट रंग से।
