यदि आप Microsoft सहायता का उपयोग करने का प्रयास कर रहे हैं तो Microsoft Word में मेल मर्ज का उपयोग करना सीखना एक कठिन कार्य हो सकता है। हम एक और अधिक रैखिक प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करेंगे - एक्सेल में एक एड्रेस फाइल बनाना, वर्ड में मर्ज करना, और इंटेंट और बेहतर विवरण जोड़ना। यह सरल प्रक्रिया आपको लेबल के साथ घंटों की हलचल से बचा सकती है, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप बाद में उन्हें हस्तलेखन का सहारा नहीं लेते हैं!
नोट: यह Office 2003 के लिए है; अन्य संस्करणों के लिए निर्देश भिन्न हो सकते हैं।
कदम
चरण 1. निम्नलिखित तरीके से नाम और पते डालकर Microsoft Excel में एक पता फ़ाइल बनाएँ:
चरण २। पंक्ति २ से आगे के पते जोड़ना शुरू करने से पहले पंक्ति १ में शीर्षक होने चाहिए
- कॉलम ए में पहले नाम रखें।
- अंतिम नाम कॉलम बी में रखें।
- गली के पते कॉलम सी में रखें।
- शहरों या कस्बों को कॉलम डी में रखें।
- काउंटी को कॉलम ई में रखें।
- पोस्टल कोड को कॉलम F में रखें।
- फ़ाइल सहेजें। फ़ाइल का स्थान और नाम याद रखें।
- एक्सेल बंद करें।
चरण 3. वर्ड खोलें और "टूल्स/लेटर्स" और "मेलिंग/मेल मर्ज" पर जाएं।
यदि स्क्रीन के दायीं ओर टास्क पेन नहीं खुला है, तो व्यू/टास्क पेन पर जाएं और उस पर क्लिक करें। कार्य फलक प्रकट होना चाहिए।
चरण 4. कार्य फलक में लेबल रेडियो बटन भरें।
चरण 5. लेबल विकल्प पर क्लिक करें और सूची से वह लेबल चुनें जिसका आप उपयोग कर रहे हैं।
आपके द्वारा चुने जाने के बाद ओके पर क्लिक करें।
चरण 6. अगला पर क्लिक करें:
"प्राप्तकर्ताओं का चयन करें"।
चरण 7. "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें और उस फ़ाइल को ब्राउज़ करें जिसे आपने अभी-अभी एक्सेल में सेव किया है और माय डॉक्यूमेंट्स में सेव किया है।
इस फाइल को ओपन करें और एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा। सभी प्राप्तकर्ताओं को डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाना चाहिए। यदि नहीं, तो ऐसा करें और OK पर क्लिक करें।
चरण 8. अगला पर क्लिक करें:
"अपने लेबल व्यवस्थित करें"।
चरण 9. "अधिक आइटम" पर क्लिक करें।
.. "डेटाबेस फ़ील्ड (ऊपर दाएं) को छोड़ दें और उन फ़ील्ड पर क्लिक करें जिन्हें आप सम्मिलित करना चाहते हैं। उन पर उस क्रम में क्लिक करें जो वे लेबल पर दिखाई देंगे। यह सामान्य रूप से पहला नाम, अंतिम नाम, सड़क का पता, शहर, काउंटी, डाक है। कोड। इस तथ्य को अनदेखा करें कि वे सभी एक ही पंक्ति पर समाप्त होते हैं, जब आप चयन कर लेते हैं तो आप रिक्त स्थान और कैरिज रिटर्न जोड़ सकते हैं जहां आप उन्हें लेबल पर चाहते हैं। जब आपके पास सभी फ़ील्ड सम्मिलित हों तो ठीक पर क्लिक करें। यदि आप एक स्थान भूल जाते हैं वह कर्सर जहां आप इसे जाना चाहते हैं (कर्सर के दाईं ओर का क्षेत्र शायद ग्रे हो जाएगा-यह ठीक है), फिर "अधिक आइटम …" पर फिर से क्लिक करें और वह फ़ील्ड चुनें जिसे आप जोड़ना चाहते हैं। एक बार विंडो पर बंद करें पर क्लिक करें आपने वे सभी फ़ील्ड सम्मिलित करना समाप्त कर लिया है जिनकी आपको आवश्यकता है।
चरण 10. रिक्त स्थान और कैरिज रिटर्न जोड़ें ताकि लेबल सही लगे।
इसे अनदेखा करें जब किसी एक के लिए स्थान के बाद फ़ील्ड ग्रे हो जाए तो फ़ील्ड को बदलने के बजाय स्थान जोड़ दिया जाएगा।
चरण 11. हम पूरे पते को एक बार "बढ़ते हुए इंडेंट" द्वारा थोड़ा सा दाईं ओर कुहनी से दबाते हैं।
यह आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे लेबल के आकार पर निर्भर करता है, लेकिन बेहतर दिखता है!
यदि सब कुछ वह है जहां आप चाहते हैं तो यह सभी लेबल अपडेट करें पर क्लिक करें। आपको सभी लेबल में कॉपी किए गए फ़ील्ड देखना चाहिए।
चरण 12. अगला पर क्लिक करें:
"अपने लेबल का पूर्वावलोकन करें"।
चरण 13. यदि आप संतुष्ट हैं तो Next पर क्लिक करें:
"मर्ज पूरा करें"। इस स्क्रीन पर आप अलग-अलग लेबल संपादित कर सकते हैं या प्रिंट कर सकते हैं। यह व्यक्तिगत लेबल संपादित करें पर क्लिक करने और सभी और ठीक क्लिक करने के लायक है, भले ही आप इससे खुश हों ताकि आप लेबल के सभी पृष्ठों तक पहुंच सकें।
कुछ और करने से पहले फ़ाइल को सहेजें
चरण 14. लेबल बनाने के लिए आप अपना मेल मर्ज करने के लिए वाणिज्यिक ऑनलाइन टूल का भी उपयोग कर सकते हैं।
लाभ यह है कि वे उपयोग में आसान और तेज हो सकते हैं।
