एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक ईमेल को बंद करना कठिन लग सकता है। अपना संदेश समाप्त करने के कई तरीके हैं! अंततः, हालांकि, जिस तरह से आप अपना ईमेल बंद करते हैं, वह कुछ अलग-अलग कारकों पर निर्भर करेगा। इनमें ऐसी चीजें शामिल हो सकती हैं जैसे आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, ईमेल का उद्देश्य, और क्या आपका ईमेल एक श्रृंखला का हिस्सा है। इन कारकों को ध्यान में रखते हुए, एक उपयुक्त अंतिम वाक्य तैयार करें। फिर सही साइन-ऑफ चुनें, और तय करें कि आपके हस्ताक्षर में क्या रखा जाए।
कदम
3 का भाग 1 अपनी समापन टिप्पणी लिखना
चरण 1. अपने ईमेल के उद्देश्य के प्राप्तकर्ता को याद दिलाएं।
व्यवसाय सेटिंग में ईमेल लिखने के कई कारण हैं। ईमेल के प्राथमिक उद्देश्य को इंगित करने से आपको इसे पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करने में मदद मिलेगी।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक अनुरोध कर रहे हैं, तो "आपके समय के लिए धन्यवाद" या "आपके विचार के लिए धन्यवाद" जैसे कुछ के साथ समाप्त करें।
- यदि आप सूचना या सहायता के अनुरोध का जवाब दे रहे हैं, तो आप "मुझे आशा है कि यह मदद करता है!" के साथ समाप्त हो सकता है। या "मुझे बताएं कि क्या कोई अन्य तरीका है जिससे मैं सहायता कर सकता हूं।"
- यदि आप एक आमने-सामने की बैठक की स्थापना कर रहे हैं, तो आप कुछ इस तरह समाप्त कर सकते हैं, "अगले सप्ताह मिलते हैं!"
चरण 2. अपने दर्शकों के लिए उपयुक्त स्वर का प्रयोग करें।
इस बारे में सोचें कि आप उस व्यक्ति को कितनी अच्छी तरह जानते हैं जिसे आप लिख रहे हैं, आपका उनके साथ किस तरह का रिश्ता है और आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं। एक उच्च स्तर के प्रबंधक या एक महत्वपूर्ण नए ग्राहक को एक ईमेल शायद एक प्रसिद्ध सहकर्मी को ईमेल की तुलना में अधिक औपचारिक होना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी क्लाइंट के साथ मीटिंग सेट कर रहे हैं, तो एक अच्छा क्लोजिंग स्टेटमेंट कुछ इस तरह हो सकता है, "मैं 24 तारीख को हमारी मीटिंग की प्रतीक्षा कर रहा हूं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे 555-555-5555 पर संपर्क करें।"
- दूसरी ओर, यदि आप किसी ऐसे सहकर्मी के साथ मैत्रीपूर्ण बैठक की व्यवस्था कर रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह से जानते हैं, तो कुछ इस तरह से समाप्त करना पूरी तरह से ठीक हो सकता है, "अच्छा लगता है! आप से कल मिलता हूं!:)"
चरण 3. यदि आपका ईमेल एक श्रृंखला का हिस्सा है तो समापन विवरण शामिल न करें।
यदि विषय के बारे में यह आपका पहला ईमेल है, या यदि यह एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण ईमेल है, तो संभवत: एक समापन धन्यवाद या "कॉल टू एक्शन" शामिल करना एक अच्छा विचार है। हालाँकि, व्यावसायिक ईमेल में संक्षिप्तता महत्वपूर्ण है। यदि आपका ईमेल एक लंबी श्रृंखला का हिस्सा है, तो आपको सबसे आवश्यक जानकारी से परे कुछ भी शामिल करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी असाइनमेंट के बारे में अपने बॉस के साथ ईमेल पर लंबी बातचीत कर रहे हैं, तो आपको "ठीक है" से अधिक कहने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। मैं इसे शुक्रवार को दिन के अंत से पहले कर दूंगा। -एम।"
3 का भाग 2: साइन-ऑफ़ चुनना
चरण 1. एक साइन-ऑफ चुनें जो आपके ईमेल के स्वर से मेल खाता हो।
यदि आपका ईमेल औपचारिक है, तो "सादर," या (और भी अधिक औपचारिक स्पर्श के लिए) "ईमानदारी से" जैसे कुछ के साथ साइन इन करें। कम औपचारिक ईमेल के लिए, आप "ध्यान रखें" या "चीयर्स" जैसी किसी चीज़ का उपयोग करके ठीक हो सकते हैं।
यदि आपके पास उस व्यक्ति के पिछले ईमेल हैं, जिसे आप लिख रहे हैं, तो आप उनके साइन-ऑफ़ को देख सकते हैं और अपने स्वर को उनके साथ मिला सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि वे "हार्दिक संबंध" जैसी किसी चीज़ के साथ हस्ताक्षर करते हैं, तो आपको समान स्तर की औपचारिकता के साथ हस्ताक्षर करना चाहिए।
चरण 2. एक साइन-ऑफ़ का उपयोग करें जो आपके उद्देश्य के अनुकूल हो।
समापन वाक्य की तरह, साइन-ऑफ़ भी आपके ईमेल के उद्देश्य को दर्शा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक साधारण अनुरोध कर रहे हैं या किसी चीज़ के लिए संक्षेप में आभार व्यक्त कर रहे हैं, तो आप अपने हस्ताक्षर के बाद "बहुत धन्यवाद," या "बहुत बहुत धन्यवाद" जैसे साइन-ऑफ का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. बहुत स्नेही कुछ भी करने से बचें।
जब तक आप उस व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, जिसे आप बहुत अच्छी तरह से लिख रहे हैं, तो कुछ भी गंदी, अनौपचारिक या स्नेही चीजों से बचें। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक ईमेल में "लव," "XOXO," या "हग्स" जैसी चीज़ों का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए।
चरण 4. संक्षिप्त या श्रृंखला ईमेल में साइन-ऑफ छोड़ें।
यदि आपका ईमेल एक लंबी श्रृंखला का हिस्सा है, या यदि आप किसी सहकर्मी को बहुत संक्षेप में और जल्दी से कुछ संप्रेषित करने का प्रयास कर रहे हैं, तो साइन-ऑफ को शामिल करना बिल्कुल भी आवश्यक नहीं हो सकता है।
यदि आप साइन-ऑफ को पूरी तरह से छोड़ने में सहज महसूस नहीं करते हैं, तो एक साधारण साइन-ऑफ़ जैसे -बर्निस या -बी। संक्षिप्त, अनौपचारिक ईमेल के लिए ठीक होना चाहिए।
3 में से 3 भाग: अपने ईमेल पर हस्ताक्षर करना
चरण 1. अपनी मूल पहचान संबंधी जानकारी शामिल करें।
आप अपने हस्ताक्षर में कितनी जानकारी शामिल करते हैं, यह इस बात पर निर्भर करेगा कि आप अपने संवाददाता को कितनी अच्छी तरह जानते हैं और आपने उनसे कितनी बार संवाद किया है।
- पहली बार के ईमेल में शायद कम से कम आपका पूरा नाम, नौकरी का शीर्षक, काम करने का स्थान और फोन नंबर शामिल होना चाहिए।
- किसी सहकर्मी या किसी ऐसे व्यक्ति के साथ संवाद करते समय, जिसे आप अक्सर ईमेल करते हैं, शायद यह आपके पहले नाम या आद्याक्षर के साथ हस्ताक्षर करने के लिए पर्याप्त है।
चरण 2. अपने हस्ताक्षर संक्षिप्त रखें।
सामान्य तौर पर, बहुत सारे अतिरिक्त टेक्स्ट और छवियों के साथ व्यावसायिक ईमेल को अव्यवस्थित नहीं करना सबसे अच्छा है। अपने ईमेल हस्ताक्षर में कुछ भी अनावश्यक जोड़ने से बचें, जैसे उद्धरण, आकर्षक ग्राफिक्स, या बहुत सारे लिंक।
चरण 3. एक स्वचालित हस्ताक्षर सेट करें।
यदि आप हर बार एक महत्वपूर्ण ईमेल भेजते समय अपनी नौकरी का शीर्षक और संपर्क जानकारी लिखने का मन नहीं करते हैं, तो आप एक हस्ताक्षर बनाना चाह सकते हैं जिसे आपका ईमेल क्लाइंट स्वचालित रूप से आपके संदेशों में जोड़ सकता है।
कुछ प्रोग्राम, जैसे आउटलुक, आपको कई हस्ताक्षर बनाने की अनुमति देते हैं, ताकि आप किसी भी ईमेल के लिए सबसे उपयुक्त एक का चयन कर सकें।
टिप्स
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आपका हस्ताक्षर कुछ इस तरह दिखना चाहिए:
- सादर,
- जेन डो, मार्केट एनालिस्ट
- मेगाकॉर्प
- 214-444-1234
- अधिकांश ईमेल क्लाइंट जैसे आउटलुक, आदि में एक हस्ताक्षर सेट करना बहुत आसान है जो स्वचालित रूप से प्रत्येक ईमेल से जुड़ जाता है।
चेतावनी
- यदि संभव हो तो किसी अन्य व्यक्ति से अपने काम की दोबारा जांच कराने को कहें। उचित प्रूफरीडिंग का कोई विकल्प नहीं है।
- भेजने से पहले सभी अक्षरों को संपादित और प्रूफरीड करें - यानी, सही व्याकरण और वर्तनी के लिए पढ़ें, और टाइपोग्राफ़िकल त्रुटियों को हटा दें। अस्पष्ट भाषा बदलें, उदाहरण के लिए, ऐसे शब्द और वाक्यांश जो अस्पष्ट हैं, या जिनका दोहरा अर्थ है।
- वर्तनी जांच का उपयोग करना अचूक नहीं है क्योंकि सॉफ़्टवेयर अक्सर सही वर्तनी वाले शब्द को सम्मिलित करता है लेकिन संदर्भ के लिए सही शब्द नहीं है। "बैंकरोल" को "ब्लैंक रोल" में बदलने से वास्तव में वाक्य का अर्थ बदल जाता है। आपको व्याकरण की सूक्ष्मताओं के अपने स्वयं के ज्ञान पर भी भरोसा करना चाहिए, क्योंकि सॉफ़्टवेयर के सुझाव हमेशा सही नहीं होते हैं।