यदि आप स्कूल, काम, या किसी अन्य कारण से प्रस्तुति दे रहे हैं, तो PowerPoint का उपयोग करना एक बढ़िया विकल्प है। PowerPoint प्रस्तुत करना अतिरिक्त छवियों, मुख्य पाठ और संरचना के साथ प्रस्तुति को बेहतर बनाने का एक अच्छा तरीका है। हालाँकि, कभी-कभी पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन देने का विचार थोड़ा नर्वस होता है। सौभाग्य से, PowerPoint बनाने और प्रस्तुत करने की प्रक्रिया आपके विचार से कहीं अधिक सरल है!
कदम
विधि १ का ३: अपनी प्रस्तुति बनाना
चरण 1. एक योजना बनाएं कि आपका पावरपॉइंट आपकी प्रस्तुति को कैसे बेहतर बनाएगा।
पावरपॉइंट को आप जो कह रहे हैं उसका पूरक होना चाहिए, इसे प्रतिस्थापित नहीं करना चाहिए। यह निर्धारित करने के बाद कि आप अपनी प्रस्तुति में क्या कहना चाहते हैं, यह तय करें कि आपके द्वारा बनाए गए प्रत्येक बिंदु को PowerPoint स्लाइड द्वारा कैसे बढ़ाया जा सकता है। फिर, उन स्लाइड्स को बनाएं!
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी व्यक्ति की त्वचा पर स्कार रिमूवर के प्रभाव के बारे में एक बिंदु बनाना चाहते हैं, तो इस बिंदु को पूरक करने के लिए आप जिस स्लाइड का उपयोग करते हैं, उसमें एक निशान के पहले और बाद के चित्र हो सकते हैं जिसे रिमूवर से उपचारित किया गया है।
- एक बार जब आप जान जाते हैं कि आपकी प्रस्तुति किस बारे में होगी, तो विभिन्न प्रकार की जानकारी (जैसे, चित्र, ग्राफ़, या मानचित्र) की एक सूची बनाएं, जिसे आप अपनी प्रस्तुति को बेहतर बनाने के लिए अपनी PowerPoint स्लाइड पर रखना चाहते हैं।
चरण 2. अपने पावरपॉइंट स्लाइड्स को व्यवस्थित करें ताकि उनके बीच तार्किक प्रवाह हो।
आपके द्वारा प्रस्तुत की जा रही जानकारी के बारे में कहानी या किसी प्रकार की कथा बताने के लिए अपने पावरपॉइंट का उपयोग करें। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्लाइड तार्किक रूप से अगली स्लाइड में प्रवाहित होती है।
- उदाहरण के लिए, यदि आपकी कोई स्लाइड कार्यस्थल में उत्पादकता बढ़ाने के लिए किसी विशेष रणनीति का विवरण दे रही है, तो अगली स्लाइड कार्यालय के वातावरण में उस रणनीति का उपयोग करने के प्रभाव का वर्णन कर सकती है।
- यहां तक कि अगर आपकी प्रस्तुति काफी हद तक बहुत सारे डेटा से बनी है, तो उस अंतर्निहित अर्थ के बारे में बात करना सुनिश्चित करें जो डेटा वहन करता है।
चरण 3. अपनी स्लाइड्स के लिए एक सुसंगत डिज़ाइन टेम्पलेट चुनें।
संपूर्ण PowerPoint प्रस्तुति में एक सुसंगत फ़ॉन्ट, पृष्ठभूमि और रंग योजना का उपयोग करें। जानकारी को अलग-अलग तरीकों से प्रस्तुत करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, जैसे कि 1 स्लाइड पर एक क्रमांकित सूची और दूसरी पर एक छवि का उपयोग करना, लेकिन अंतर्निहित डिज़ाइन को लगातार बदलकर अपने दर्शकों को विचलित न करें।
- अपनी सभी स्लाइड्स पर अपेक्षाकृत बड़े बिना सेरिफ़ फ़ॉन्ट का उपयोग करें। यह न केवल व्याकुलता को कम करेगा, बल्कि लोगों के लिए आपकी स्लाइड पर पाठ को देखना भी आसान बना देगा।
- सुनिश्चित करें कि आपके पाठ के पृष्ठभूमि रंग और रंग के बीच कुछ कंट्रास्ट है। इससे लोगों के लिए यह देखना आसान हो जाएगा कि आप स्लाइड पर क्या लिखते हैं!
चरण 4. प्रत्येक स्लाइड पर आपके द्वारा डाले गए शब्दों की मात्रा को सीमित करें।
केवल मुख्य शब्द और आवश्यक जानकारी शामिल करें जिसे लोगों को देखने की आवश्यकता है। अन्यथा, दर्शक आप जो कह रहे हैं उसे सुनने के बजाय आपकी स्लाइड्स को पढ़ने पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित करेंगे।
- उदाहरण के लिए, "अमेरिकी गृहयुद्ध को लाने में मदद करने वाले कई प्रकार के कारक" लिखने के बजाय, "गृह युद्ध के कारण" जैसे कुछ संक्षिप्त लिखें।
- आपको अपनी स्लाइड्स पर कभी भी टेक्स्ट के पूरे पैराग्राफ नहीं रखने चाहिए। हो सके तो उन पर पूरे वाक्य लिखने से भी बचें।
चरण 5. कुछ छवियों को शामिल करना सुनिश्चित करें, लेकिन बहुत अधिक उपयोग न करें।
अपनी स्लाइड पर दृश्य शामिल करें जब वे सक्रिय रूप से योगदान करते हैं और उस बिंदु को बढ़ाते हैं जिसे आप बनाने की कोशिश कर रहे हैं। हालाँकि, यदि आप अपनी स्लाइड्स को उनके साथ भीड़ देते हैं, तो वे विचलित करने वाले हो सकते हैं, इसलिए छवियों को केवल तभी जोड़ें जब वे किसी उद्देश्य की पूर्ति कर रहे हों।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक प्रस्तुति दे रहे हैं कि पाई की कीमत कैसे बदल गई है, तो आपको स्लाइड में पाई का स्टॉक फोटो जोड़ने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 6. अपने पावरपॉइंट के साथ एक रफ स्क्रिप्ट लिखें।
आप जो कहना चाहते हैं, वह स्लाइड्स पर स्वयं न लिखें। इसके बजाय, एक अलग मौखिक प्रस्तुति है जिसका उपयोग आप PowerPoint स्लाइड पर प्रस्तुत की गई चीज़ों के साथ मिलकर करेंगे।
हालाँकि, ध्यान दें कि आपको सीधे किसी स्क्रिप्ट से भी नहीं पढ़ना चाहिए। जब आप अपना प्रेजेंटेशन देते हैं तो स्क्रिप्ट केवल आपके लिए एक रफ आउटलाइन होनी चाहिए।
विधि २ का ३: प्रस्तुति देना
चरण 1. अपने आप को कम नर्वस बनाने के लिए समय से पहले अपनी प्रस्तुति का अभ्यास करें।
सर्वोत्तम परिणामों के लिए, लाइव ऑडियंस के सामने एक अभ्यास चलाएं ताकि यह बेहतर ढंग से अनुकरण किया जा सके कि यह आपके पावरपॉइंट को अन्य लोगों के सामने पेश करने जैसा होगा। कम से कम, सुनिश्चित करें कि आप प्रत्येक स्लाइड के साथ आने वाले शब्दों को कहने का अभ्यास करें।
हो सके तो इस अभ्यास को उसी तकनीक पर और उसी कमरे में करें जिसमें आप अपनी वास्तविक प्रस्तुति देंगे। इस तरह, आप देख पाएंगे कि आपकी प्रस्तुति में कोई तकनीकी समस्या तो नहीं है।
चरण २। दर्शकों के साथ आँख से संपर्क करें और स्लाइड्स को न देखें।
यदि आप अपेक्षाकृत कम भीड़ को प्रस्तुत कर रहे हैं, तो प्रस्तुति में किसी बिंदु पर दर्शकों के प्रत्येक व्यक्तिगत सदस्य के साथ आँख से संपर्क करें। यदि आप एक बड़ी भीड़ को प्रस्तुत कर रहे हैं, तो कमरे के विभिन्न क्षेत्रों में 3 या 4 लोगों को चुनें और उनके बीच अपनी नज़रें बदलें।
- यह आपके दर्शकों को अपनी प्रस्तुति से जोड़े रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।
- यदि आप एक बहुत बड़ी भीड़ को प्रस्तुत कर रहे हैं, तो आप अलग-अलग दर्शकों के सदस्यों के बजाय क्षितिज पर अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
चरण 3. अपनी बाहों को ऊपर रखें और उपस्थित होने के दौरान थोड़ा घूमें।
आप जिन बिंदुओं को बनाने की कोशिश कर रहे हैं, उन पर जोर देने के लिए अपनी बॉडी लैंग्वेज का उपयोग करें। हावभाव और चेहरे के भाव बनाएं जो आप जो कह रहे हैं उसे बढ़ाएंगे और दर्शकों तक घर पहुंचाने में मदद करेंगे।
- यदि आप इस तरह से अपनी बॉडी लैंग्वेज का उपयोग करने में सहज महसूस नहीं करते हैं, तब भी आपको अपनी बाहों को ऊपर रखने और थोड़ा घूमने की कोशिश करनी चाहिए। यह दर्शकों को व्यस्त और रुचि रखने में मदद करेगा।
- कभी भी अपनी बाहों को पार न करें या अपनी जेब में हाथ न डालें!
चरण 4. धीरे और स्पष्ट रूप से बोलें ताकि हर कोई आपको समझ सके।
यदि आप प्रस्तुतियों के दौरान घबरा जाते हैं और जल्दी से बात करते हैं, तो एक गहरी सांस लेना याद रखें और अपने शब्दों को उचित गति से निकालने पर ध्यान केंद्रित करें। यदि आप एक बड़े कमरे से बात कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी आवाज़ को पर्याप्त रूप से पेश कर रहे हैं ताकि पीछे बैठे लोग आपको सुन सकें।
चरण 5. दर्शकों को व्यस्त रखने के लिए उनके साथ बातचीत करें।
प्रश्न पूछें और दर्शकों के सवालों के जवाब देने के लिए अपनी प्रस्तुति को रोकने के लिए तैयार रहें। लोगों के लिए लगभग 30 मिनट से अधिक समय तक अपना अविभाजित ध्यान देना कठिन होता है, इसलिए उन्हें अपनी प्रस्तुति की सामग्री से जोड़े रखने के तरीके खोजने का प्रयास करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप बिक्री पिच के लिए एक प्रस्तुति दे रहे हैं, तो उस वस्तु के मॉडल को पास करें जिसे आप बेचने की कोशिश कर रहे हैं।
विधि 3 का 3: सामान्य गलतियों से बचना
चरण 1. अपनी स्लाइड में एनिमेशन या ध्वनि प्रभाव का उपयोग करने से बचना चाहिए।
जब तक आपकी प्रस्तुति हास्यपूर्ण न हो, तब तक इस प्रकार के प्रभाव आपके दर्शकों को आपकी प्रस्तुति को कम गंभीरता से लेने पर मजबूर कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप औपचारिक, पेशेवर तरीके से जानकारी प्रस्तुत कर रहे हैं।
आमतौर पर, जब आप माउस पर क्लिक करते हैं तो स्लाइड पर सभी जानकारी एक ही समय में दिखाई देना सबसे अच्छा होता है। यदि आप एक बड़े बिंदु पर निर्माण कर रहे हैं तो आपको केवल स्लाइड को "बिल्ड" करना चाहिए (यानी, हर बार जब आप माउस पर क्लिक करते हैं तो टेक्स्ट या छवि की एक पंक्ति दिखाई देती है)।
चरण २। एक ही स्लाइड पर बहुत सारी जानकारी रटने की कोशिश न करें।
यह आपकी स्लाइड्स को भारी और ध्यान भंग करने वाला बना देगा; याद रखें, दर्शकों का ध्यान आप पर होना चाहिए। प्रत्येक स्लाइड पर लगभग 25-50% स्थान खाली रखने का प्रयास करें।
जब भी संभव हो स्लाइड बनाने के लिए "कम अधिक है" दृष्टिकोण के साथ चिपके रहें। पूरी स्लाइड को टेक्स्ट से भरने की तुलना में स्लाइड पर एक शब्द या छवि का होना अधिक प्रभावशाली है।
चरण 3. अपनी प्रस्तुति के दौरान स्लाइड्स को पढ़ने से बचें।
आपकी प्रस्तुति बहुत नीरस महसूस होगी और आपके दर्शकों की दिलचस्पी जल्दी खत्म हो जाएगी। बोलते समय हमेशा अधिक संवादी स्वर बनाए रखें और दर्शकों का ध्यान आप पर रखें।
चरण 4. एक शेड्यूल पर टिके रहें और अपने आवंटित समय से अधिक जाने से बचें।
घड़ी पर नज़र रखें और हमेशा इस बात से अवगत रहें कि आपके पास अपनी बाकी स्लाइड्स को कवर करने के लिए कितना समय बचा है। यदि आवश्यक हो, तो समय के लिए कुछ स्लाइड्स को छोड़ने के लिए तैयार रहें।
टिप्स
- यदि आप अपने पावरपॉइंट में विशिष्ट जानकारी को संदर्भित करने में सक्षम होना चाहते हैं, तो आप अपनी प्रस्तुति के दौरान उपयोग करने के लिए एक लेज़र पॉइंटर लाना चाह सकते हैं।
- अपनी प्रस्तुति के अंत में दर्शकों को धन्यवाद देना सुनिश्चित करें!
