पिवट टेबल इंटरेक्टिव टेबल हैं जो उपयोगकर्ता को आसान रिपोर्टिंग और विश्लेषण के लिए संक्षिप्त, सारणीबद्ध प्रारूप में बड़ी मात्रा में डेटा को समूहबद्ध और सारांशित करने की अनुमति देती हैं। वे डेटा को सॉर्ट, गिन सकते हैं और कुल कर सकते हैं, और विभिन्न स्प्रेडशीट कार्यक्रमों में उपलब्ध हैं। एक्सेल आपको अपनी प्रासंगिक जानकारी को उपयुक्त बॉक्स में खींचकर और छोड़ कर आसानी से पिवट टेबल बनाने की अनुमति देता है। फिर आप पैटर्न और रुझान खोजने के लिए अपने डेटा को फ़िल्टर और सॉर्ट कर सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1: पिवट टेबल का निर्माण
चरण 1. उस स्प्रेडशीट को लोड करें जिससे आप पिवट टेबल बनाना चाहते हैं।
एक पिवट टेबल आपको स्प्रेडशीट से डेटा की दृश्य रिपोर्ट बनाने की अनुमति देता है। आप किसी भी फ़ार्मुलों को इनपुट किए बिना या किसी सेल को कॉपी किए बिना गणना कर सकते हैं। पिवट टेबल बनाने के लिए आपको कई प्रविष्टियों वाली एक स्प्रेडशीट की आवश्यकता होगी।
आप किसी बाहरी डेटा स्रोत, जैसे एक्सेस का उपयोग करके एक्सेल में पिवट टेबल भी बना सकते हैं। आप एक नई एक्सेल स्प्रेडशीट में पिवट टेबल सम्मिलित कर सकते हैं।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि आपका डेटा पिवट टेबल की जरूरतों को पूरा करता है।
एक पिवट टेबल हमेशा वह उत्तर नहीं होता जिसे आप ढूंढ रहे हैं। पिवट टेबल सुविधाओं का लाभ उठाने के लिए, आपकी स्प्रैडशीट को कुछ बुनियादी मानदंडों को पूरा करना चाहिए:
- आपकी स्प्रैडशीट में डुप्लिकेट मानों वाला कम से कम एक कॉलम शामिल होना चाहिए। इसका मूल रूप से सिर्फ इतना मतलब है कि कम से कम एक कॉलम में दोहराए जाने वाला डेटा होना चाहिए। अगले खंड में चर्चा किए गए उदाहरण में, "उत्पाद प्रकार" कॉलम में दो प्रविष्टियां हैं: "तालिका" या "कुर्सी"।
- इसमें संख्यात्मक जानकारी शामिल होनी चाहिए। तालिका में इसकी तुलना और योग किया जाएगा। अगले भाग में उदाहरण में, "बिक्री" कॉलम में संख्यात्मक डेटा है।
चरण 3. पिवट टेबल विज़ार्ड प्रारंभ करें।
एक्सेल विंडो के शीर्ष पर "इन्सर्ट" टैब पर क्लिक करें। सम्मिलित करें रिबन के बाईं ओर "पिवोटटेबल" बटन पर क्लिक करें।
यदि आप एक्सेल 2003 या इससे पहले के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो क्लिक करें आंकड़े मेनू और PivotTable और PivotChart रिपोर्ट चुनें…
चरण 4. उस डेटा का चयन करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल आपकी सक्रिय स्प्रेडशीट के सभी डेटा का चयन करेगा। आप स्प्रैडशीट के किसी विशिष्ट भाग को चुनने के लिए क्लिक और ड्रैग कर सकते हैं, या आप मैन्युअल रूप से सेल श्रेणी टाइप कर सकते हैं।
यदि आप अपने डेटा के लिए किसी बाहरी स्रोत का उपयोग कर रहे हैं, तो "बाहरी डेटा स्रोत का उपयोग करें" विकल्प पर क्लिक करें और कनेक्शन चुनें… पर क्लिक करें। अपने कंप्यूटर पर सहेजे गए डेटाबेस कनेक्शन के लिए ब्राउज़ करें।
चरण 5. अपनी पिवट टेबल के लिए स्थान चुनें।
अपनी रेंज चुनने के बाद, उसी विंडो से अपना स्थान विकल्प चुनें। डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल तालिका को एक नई वर्कशीट पर रखेगा, जिससे आप विंडो के निचले भाग में टैब पर क्लिक करके आगे और पीछे स्विच कर सकते हैं। आप पिवट टेबल को डेटा के समान शीट पर रखना भी चुन सकते हैं, जिससे आप उस सेल को चुन सकते हैं जिसे आप रखना चाहते हैं।
जब आप अपनी पसंद से संतुष्ट हों, तो OK पर क्लिक करें। आपकी पिवट टेबल रखी जाएगी और इंटरफेस बदल जाएगा।
3 का भाग 2: पिवट टेबल को कॉन्फ़िगर करना
चरण 1. एक पंक्ति फ़ील्ड जोड़ें।
पिवट टेबल बनाते समय, आप अनिवार्य रूप से अपने डेटा को पंक्तियों और स्तंभों के आधार पर क्रमबद्ध कर रहे हैं। आप जो जोड़ते हैं वह तालिका की संरचना को निर्धारित करता है। जानकारी सम्मिलित करने के लिए पिवट तालिका के पंक्ति फ़ील्ड अनुभाग पर दाईं ओर फ़ील्ड सूची से एक फ़ील्ड खींचें।
- उदाहरण के लिए, आपकी कंपनी दो उत्पाद बेचती है: टेबल और कुर्सियाँ। आपके पास आपके पांच स्टोर (स्टोर) में बेचे गए प्रत्येक उत्पाद (उत्पाद प्रकार) की संख्या (बिक्री) के साथ एक स्प्रेडशीट है। आप देखना चाहते हैं कि प्रत्येक स्टोर में प्रत्येक उत्पाद की कितनी बिक्री होती है।
- स्टोर फ़ील्ड को फ़ील्ड सूची से पिवट तालिका के पंक्ति फ़ील्ड अनुभाग में खींचें। आपके स्टोर की सूची दिखाई देगी, प्रत्येक अपनी स्वयं की पंक्ति के रूप में।
चरण 2. एक कॉलम फ़ील्ड जोड़ें।
पंक्तियों की तरह, कॉलम आपको अपना डेटा सॉर्ट करने और प्रदर्शित करने की अनुमति देते हैं। उपरोक्त उदाहरण में, स्टोर फ़ील्ड को पंक्ति फ़ील्ड अनुभाग में जोड़ा गया था। यह देखने के लिए कि प्रत्येक प्रकार के उत्पाद की कितनी बिक्री हुई, उत्पाद प्रकार फ़ील्ड को कॉलम फ़ील्ड अनुभाग में खींचें।
चरण 3. एक मान फ़ील्ड जोड़ें।
अब जब आपने संगठन निर्धारित कर लिया है, तो आप तालिका में प्रदर्शित होने वाले डेटा को जोड़ सकते हैं। बिक्री फ़ील्ड को पिवट तालिका के मान फ़ील्ड अनुभाग में क्लिक करें और खींचें। आप देखेंगे कि आपकी तालिका आपके प्रत्येक स्टोर में आपके दोनों उत्पादों की बिक्री की जानकारी प्रदर्शित करेगी, जिसमें दाईं ओर कुल कॉलम होगा।
उपरोक्त सभी चरणों के लिए, आप फ़ील्ड को टेबल पर खींचने के बजाय विंडो के दाईं ओर फ़ील्ड सूची के नीचे संबंधित बॉक्स में खींच सकते हैं।
चरण 4. एक सेक्शन में कई फ़ील्ड जोड़ें।
पिवट टेबल आपको प्रत्येक अनुभाग में कई फ़ील्ड जोड़ने की अनुमति देते हैं, जिससे डेटा कैसे प्रदर्शित होता है, इस पर अधिक मिनट का नियंत्रण होता है। उपरोक्त उदाहरण का उपयोग करते हुए, मान लीजिए कि आप कई प्रकार की मेज और कई प्रकार की कुर्सियाँ बनाते हैं। आपकी स्प्रैडशीट रिकॉर्ड करती है कि क्या आइटम एक टेबल या कुर्सी (उत्पाद प्रकार) है, लेकिन साथ ही बेची गई मेज या कुर्सी का सटीक मॉडल (मॉडल)।
मॉडल फ़ील्ड को कॉलम फ़ील्ड अनुभाग पर खींचें। कॉलम अब प्रति मॉडल और समग्र प्रकार की बिक्री का विश्लेषण प्रदर्शित करेंगे। आप विंडो के निचले-दाएं कोने में बॉक्स में फ़ील्ड के आगे तीर बटन पर क्लिक करके इन लेबलों के प्रदर्शित होने का क्रम बदल सकते हैं। ऑर्डर बदलने के लिए "मूव अप" या "मूव डाउन" चुनें।
चरण 5. डेटा प्रदर्शित होने का तरीका बदलें।
आप मान बॉक्स में किसी मान के आगे तीर चिह्न पर क्लिक करके मानों के प्रदर्शित होने के तरीके को बदल सकते हैं। मानों की गणना के तरीके को बदलने के लिए "वैल्यू फील्ड सेटिंग्स" चुनें। उदाहरण के लिए, आप मान को कुल के बजाय प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित कर सकते हैं, या मानों को जोड़ने के बजाय उन्हें औसत कर सकते हैं।
इसका लाभ उठाने के लिए आप एक ही फ़ील्ड को कई बार वैल्यू बॉक्स में जोड़ सकते हैं। उपरोक्त उदाहरण में, प्रत्येक स्टोर के लिए कुल बिक्री प्रदर्शित की जाती है। बिक्री फ़ील्ड को फिर से जोड़कर, आप दूसरी बिक्री को कुल बिक्री के प्रतिशत के रूप में दिखाने के लिए मान सेटिंग बदल सकते हैं।
चरण 6. कुछ ऐसे तरीके सीखें जिनसे मूल्यों में हेर-फेर किया जा सकता है।
मूल्यों की गणना के तरीकों को बदलते समय, आपके पास अपनी आवश्यकताओं के आधार पर चुनने के लिए कई विकल्प होते हैं।
- योग - यह मान फ़ील्ड के लिए डिफ़ॉल्ट है। एक्सेल चयनित फ़ील्ड के सभी मानों का योग करेगा।
- गणना - यह उन कक्षों की संख्या की गणना करेगा जिनमें चयनित फ़ील्ड में डेटा है।
- औसत - यह चयनित फ़ील्ड के सभी मानों का औसत लेगा।
चरण 7. एक फ़िल्टर जोड़ें।
"रिपोर्ट फ़िल्टर" क्षेत्र में वे फ़ील्ड होते हैं जो आपको डेटा के सेट को फ़िल्टर करके पिवट तालिका में दिखाए गए डेटा सारांश के माध्यम से पेज करने में सक्षम बनाते हैं। वे रिपोर्ट के लिए फिल्टर के रूप में कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, अपने स्टोर फ़ील्ड को पंक्ति लेबल के बजाय फ़िल्टर के रूप में सेट करने से आप अलग-अलग बिक्री योग देखने के लिए प्रत्येक स्टोर का चयन कर सकते हैं, या एक ही समय में कई स्टोर देख सकते हैं।
3 का भाग 3: पिवट टेबल का उपयोग करना
चरण 1. अपने परिणामों को क्रमबद्ध और फ़िल्टर करें।
पिवट टेबल की प्रमुख विशेषताओं में से एक परिणाम को क्रमबद्ध करने और गतिशील रिपोर्ट देखने की क्षमता है। प्रत्येक लेबल को लेबल हेडर के बगल में नीचे तीर बटन पर क्लिक करके सॉर्ट और फ़िल्टर किया जा सकता है। फिर आप सूची को सॉर्ट कर सकते हैं या केवल विशिष्ट प्रविष्टियां दिखाने के लिए इसे फ़िल्टर कर सकते हैं।
चरण 2. अपनी स्प्रेडशीट अपडेट करें।
जैसे ही आप आधार स्प्रैडशीट को संशोधित करेंगे, आपकी पिवट तालिका अपने आप अपडेट हो जाएगी। यह आपकी स्प्रैडशीट की निगरानी और परिवर्तनों को ट्रैक करने के लिए बहुत अच्छा हो सकता है।.
चरण 3. अपनी पिवट तालिका को चारों ओर बदलें।
पिवट टेबल से फ़ील्ड के स्थान और क्रम को बदलना बेहद आसान हो जाता है। आपकी सटीक ज़रूरतों को पूरा करने वाली पिवट टेबल के साथ आने के लिए अलग-अलग क्षेत्रों को अलग-अलग स्थानों पर खींचने का प्रयास करें।
यहीं से पिवट टेबल का नाम मिलता है। डेटा को विभिन्न स्थानों पर ले जाना "पिवोटिंग" के रूप में जाना जाता है क्योंकि आप डेटा प्रदर्शित होने की दिशा बदल रहे हैं।
चरण 4. एक पिवट चार्ट बनाएं।
आप डायनामिक विज़ुअल रिपोर्ट दिखाने के लिए पिवट चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। आपका पिवट चार्ट सीधे आपकी पूर्ण की गई पिवट तालिका से बनाया जा सकता है, जिससे चार्ट निर्माण प्रक्रिया एक स्नैप बन जाती है।
टिप्स
- यदि आप डेटा मेनू से डेटा आयात करें कमांड का उपयोग करते हैं, तो आपके पास Office डेटाबेस कनेक्शन, एक्सेल फ़ाइलें, एक्सेस डेटाबेस, टेक्स्ट फ़ाइलें, ODBC DSN, वेबपृष्ठ, OLAP और XML/XSL से डेटा आयात करने के तरीके के बारे में अधिक विकल्प हैं। फिर आप अपने डेटा का उपयोग एक्सेल सूची की तरह कर सकते हैं।
- यदि आप एक ऑटोफ़िल्टर ("डेटा", "फ़िल्टर" के अंतर्गत) का उपयोग कर रहे हैं, तो पिवट तालिका बनाते समय इसे अक्षम करें। पिवट तालिका बनाने के बाद इसे फिर से सक्षम करना ठीक है।
