Microsoft Excel की AutoFilter सुविधा का उपयोग करना बड़ी मात्रा में डेटा को सॉर्ट करने का एक त्वरित और सरल तरीका है। फ़िल्टर आपके डेटा को सॉर्ट करने के लिए कई तरह के मानदंडों का समर्थन करते हैं। शुरू करने के लिए, आपको एक डेटासेट जेनरेट करना होगा। फिर जो कुछ बचा है वह लक्ष्य का चयन करना है और "डेटा" टैब पर स्थित "फ़िल्टर" बटन दबाकर ऑटोफ़िल्टर को सक्रिय करना है, और फ़िल्टर को अपनी पसंद के अनुसार अनुकूलित करना है। इस प्रक्रिया में मिनटों में महारत हासिल की जा सकती है, अंततः आपकी एक्सेल दक्षता में वृद्धि होगी।
कदम
2 का भाग 1: AutoFilter के साथ आरंभ करना
चरण 1. एक तालिका बनाएँ।
सुनिश्चित करें कि आपके डेटा में उसके नीचे डेटा निर्दिष्ट करने के लिए कॉलम शीर्षक हैं। शीर्षक वह जगह है जहां फ़िल्टर रखा जाएगा और सॉर्ट किए गए डेटा में शामिल नहीं किया जाएगा। प्रत्येक कॉलम में एक अद्वितीय डेटासेट (जैसे दिनांक, मात्रा, नाम, आदि) हो सकता है और इसमें उतनी ही प्रविष्टियाँ हो सकती हैं जितनी आप सॉर्ट करना चाहते हैं।
आप युक्त पंक्ति का चयन करके और "दृश्य> फ़्रीज़ पैन" पर जाकर अपने शीर्षकों को स्थिर कर सकते हैं। यह बड़े डेटा सेट पर फ़िल्टर की गई श्रेणियों पर नज़र रखने में मदद करेगा।
चरण 2. वह सभी डेटा चुनें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं।
उन सभी कक्षों का चयन करने के लिए क्लिक करें और खींचें जिन्हें आप फ़िल्टर में शामिल करना चाहते हैं। चूंकि AutoFilter, जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, एक स्वचालित प्रक्रिया है, आप इसका उपयोग गैर-सन्निहित स्तंभों को फ़िल्टर करने के लिए नहीं कर सकते। बीच के सभी कॉलम उनके साथ फ़िल्टर करने के लिए सेट हो जाएंगे।
चरण 3. ऑटोफिल्टर सक्रिय करें।
"डेटा" टैब पर जाएं, फिर "फ़िल्टर" दबाएं। एक बार सक्रिय होने पर, कॉलम हेडर में ड्रॉप-डाउन बटन होंगे। इन बटनों का उपयोग करके, आप अपने फ़िल्टर विकल्प सेट कर सकते हैं।
चरण 4. फ़िल्टर मानदंड चुनें।
कोशिकाओं के भीतर डेटा के प्रकार के आधार पर फ़िल्टर विकल्प भिन्न हो सकते हैं। टेक्स्ट सेल टेक्स्ट सामग्री के आधार पर फ़िल्टर करेंगे, जबकि नंबर सेल में गणित के फ़िल्टर होंगे। कुछ फिल्टर हैं जो दोनों द्वारा साझा किए जाते हैं। जब कोई फ़िल्टर सक्रिय होता है तो कॉलम हेडर में एक छोटा फ़िल्टर आइकन दिखाई देगा।
- आरोही क्रमित करें: उस कॉलम में डेटा के आधार पर डेटा को आरोही क्रम में क्रमबद्ध करें; संख्याओं को 1, 2, 3, 4, 5, आदि से क्रमबद्ध किया जाता है और शब्दों को वर्णानुक्रम में a, b, c, d, e, आदि से शुरू किया जाता है।
- क्रमबद्ध अवरोही: उस कॉलम में डेटा के आधार पर डेटा को अवरोही क्रम में सॉर्ट करता है; संख्याओं को उल्टे क्रम 5, 4, 3, 2, 1, आदि में क्रमबद्ध किया जाता है और शब्दों को उल्टे वर्णानुक्रम में क्रमबद्ध किया जाता है, ई, डी, सी, बी, ए, आदि।
- शीर्ष १०: आपकी स्प्रैडशीट में डेटा की पहली १० पंक्तियाँ या फ़िल्टर किए गए चयन से डेटा की पहली १० पंक्तियाँ
- विशिष्ट शर्तें: कुछ फ़िल्टर पैरामीटर मान तर्क का उपयोग करके सेट किए जा सकते हैं, जैसे कि इससे अधिक, इससे कम, बराबर, पहले, बाद, बीच, युक्त, आदि को फ़िल्टर करना। इनमें से किसी एक को चुनने के बाद आपको पैरामीटर सीमा दर्ज करने के लिए प्रेरित किया जाएगा (उदाहरण के लिए) 1/1/2011 के बाद या 1000 से अधिक)।
- नोट: फ़िल्टर किया गया डेटा दृश्य से छिपा होता है, हटाया नहीं जाता। आप फ़िल्टर करके कोई डेटा नहीं खोएंगे।
2 का भाग 2: ऑटोफिल्टर को अनुकूलित और निष्क्रिय करना
चरण 1. अधिक जटिल छँटाई के लिए कस्टम ऑटोफ़िल्टर का उपयोग करें।
एक कस्टम फ़िल्टर "और/या" तर्क का उपयोग करके एकाधिक फ़िल्टर लागू करने की अनुमति देता है। "कस्टम फ़िल्टर …" विकल्प फ़िल्टर ड्रॉपडाउन मेनू के नीचे सूचीबद्ध है और एक अलग विंडो लाता है। यहां आप अधिकतम दो फ़िल्टर विकल्प चुन सकते हैं, फिर उन फ़िल्टर को अनन्य या समावेशी बनाने के लिए "और" या "या" बटन का चयन करें।
उदाहरण के लिए: नामों वाले कॉलम को "ए" या "बी" वाले लोगों द्वारा फ़िल्टर किया जा सकता है, जिसका अर्थ है कि एंड्रयू और बॉब दोनों दिखाई देंगे। लेकिन न तो "ए" और "बी" दोनों वाले फ़िल्टर सेट में दिखाई देंगे।
चरण 2. अपने फ़िल्टर साफ़ करें।
एकल फ़िल्टर को साफ़ करने के लिए, फ़िल्टर किए गए कॉलम के लिए ड्रॉपडाउन का चयन करें और "[नाम] से फ़िल्टर साफ़ करें" चुनें। सभी फ़िल्टर साफ़ करने के लिए, तालिका में किसी भी सेल का चयन करें और "डेटा" टैब पर जाएं और "साफ़ करें" दबाएं (फ़िल्टर टॉगल के बगल में)।
चरण 3. ऑटोफिल्टर को निष्क्रिय करें।
यदि आप फ़िल्टर को पूरी तरह से अक्षम करना चाहते हैं, तो तालिका चयनित होने पर बस ऑटोफ़िल्टर विकल्प को अचयनित करें।
टिप्स
- ड्रॉप-डाउन मेनू बटन को देखकर आप देख सकते हैं कि किन कॉलम शीर्षकों में फ़िल्टर लागू हैं। यदि बटन पर तीर नीला है, तो उस मेनू में एक फ़िल्टर लागू किया गया है। यदि बटन पर तीर काला है, तो उस मेनू में फ़िल्टर लागू नहीं किया गया है।
- AutoFilter डेटा को लंबवत रूप से व्यवस्थित करता है, जिसका अर्थ है कि फ़िल्टर विकल्प केवल कॉलम शीर्षकों पर लागू किए जा सकते हैं, लेकिन पंक्तियों पर नहीं। हालाँकि, प्रत्येक पंक्ति के लिए श्रेणियां दर्ज करके, और फिर केवल उस कॉलम को फ़िल्टर करके, आप समान प्रभाव प्राप्त कर सकते हैं।
- अगर आप किसी भी सेल को खाली छोड़ देते हैं, तो फ़िल्टर किसी भी खाली सेल से आगे काम नहीं करेगा।
- AutoFilter का उपयोग करने से पहले अपने डेटा का बैकअप लें। जबकि ऑटोफ़िल्टर को बंद किया जा सकता है, डेटा में किए गए कोई भी परिवर्तन आपकी मौजूदा जानकारी को अधिलेखित कर सकते हैं।
चेतावनी
- अपने डेटा को फ़िल्टर करके, आप पंक्तियों को हटा नहीं रहे हैं, आप उन्हें छिपा रहे हैं। छिपी हुई पंक्तियों के ऊपर और नीचे की पंक्ति का चयन करके, उन पर राइट-क्लिक करके और "अनहाइड" का चयन करके छिपी हुई पंक्तियों को छिपाया जा सकता है।
- जब तक आपने अपने डेटा का बैकअप नहीं लिया है और अपने डेटा को अधिलेखित करने की योजना नहीं बना रहे हैं, तब तक अपने परिवर्तनों को बार-बार सहेजें।
