ईमेल संवाद करने का एक त्वरित और आसान तरीका है, खासकर जब आप किसी मित्र से संपर्क कर रहे हों। जबकि टेक्स्ट भेजने में तेज़ होते हैं, ईमेल लंबे संदेशों को भेजना आसान बनाता है। चूंकि पेशेवर दुनिया में ईमेल शिष्टाचार महत्वपूर्ण है, इसलिए यह पता लगाना मुश्किल हो सकता है कि एक आकस्मिक ईमेल को कैसे समाप्त किया जाए जिसे आप किसी करीबी दोस्त को भेज रहे हैं। इससे पहले कि आप अपने मित्र के साथ कोई औपचारिकताएँ पूरी करें, तय करें कि आप किस साइन-ऑफ़ का उपयोग करना चाहते हैं, और अपने मसौदे को ठीक से पढ़ने और प्रारूपित करने के लिए समय निकालें।
कदम
विधि 1 में से 2: सही साइन-ऑफ़ चुनना
चरण 1. अपने ईमेल के उद्देश्य पर जाएं।
अपने ईमेल की सामग्री को देखें और पता करें कि आप अपने ईमेल से किस भावना को व्यक्त करना चाहते हैं। जबकि इस बात की अच्छी संभावना है कि आप अपने मित्र से आकस्मिक स्वर में बात कर रहे होंगे, पूरे ईमेल में काम से संबंधित चर्चाएँ हो सकती हैं जो औपचारिक और पेशेवर आवाज़ में बेहतर लग सकती हैं। पत्र पर हस्ताक्षर करने से पहले पता लगाएँ कि आप अपने ईमेल को कैसे ध्वनि देना चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी करीबी दोस्त को ईमेल पर शादी का निमंत्रण भेज रहे हैं, तो आप अधिक औपचारिक स्वर में लिखना चाह सकते हैं।
चरण 2. यदि आप औपचारिक रूप से ध्वनि करना चाहते हैं तो "सर्वश्रेष्ठ संबंध" का प्रयोग करें।
यदि आप आकस्मिक नहीं दिखना चाहते हैं तो अपने ईमेल को अधिक सामान्य साइन-ऑफ के साथ समाप्त करें। जबकि औपचारिक साइन-ऑफ वास्तव में आवश्यक नहीं हैं जब आप किसी मित्र को ईमेल कर रहे हों, तो वे उपयोगी हो सकते हैं यदि आप उपयोग करने के लिए प्रेषण पर निर्णय नहीं ले सकते हैं।
क्लासिक "ईमानदारी से" या "आपका सही मायने में" हमेशा चुटकी में काम करता है।
चरण 3. यदि आप निकट भविष्य में अपने मित्र को देखने की अपेक्षा करते हैं तो "जल्द ही बात करें" शामिल करें।
जब आप आगे बात करने की योजना बना रहे हैं, तो अनुस्मारक के साथ साइन ऑफ करके भविष्य में चैट करने की अपनी योजनाओं की पुष्टि करें। यह आपके मित्र के साथ लगातार संवाद करने का एक सूक्ष्म लेकिन प्रभावी तरीका हो सकता है।
यदि आप एक व्यापक दृष्टिकोण अपनाना चाहते हैं, तो "अगली बार तक" या "अपने दिन का आनंद लें" का उपयोग करें।
चरण 4. अपना आभार प्रकट करने के लिए "मेरे सभी धन्यवाद" के साथ अपना ईमेल समाप्त करें।
अपने मित्र को बताएं कि आप अपने साइन-ऑफ़ में ऐसा कहकर उनकी सराहना करते हैं। किसी मित्र द्वारा किसी चीज़ में आपकी सहायता करने के बाद इसे शामिल करना विशेष रूप से उपयोगी है।
यदि आप एक एहसान माँगना चाहते हैं, तो "आपके विचार के लिए धन्यवाद" या "अग्रिम धन्यवाद" कहें।
चरण 5. स्नेही स्पर्श के लिए "XOXO" जोड़ें।
"XOXO" को साइन-ऑफ के रूप में शामिल करें जब आप यह दिखाना चाहते हैं कि आप अपने दोस्त की परवाह करते हैं, और आप उनके बारे में सोच रहे हैं। हालांकि यह थोड़ा अटपटा लग सकता है, "XOXO" आपके प्यार और स्नेह को त्वरित तरीके से साझा करने का एक उत्कृष्ट तरीका है। इसे पोस्टस्क्रिप्ट के रूप में भी शामिल करने पर विचार करें।
यदि आप प्रत्येक ईमेल के अंत में अपना नाम टाइप नहीं करना चाहते हैं तो एक ईमेल हस्ताक्षर जोड़ें।
चरण 6. तय करें कि क्या आप साइन-ऑफ को पूरी तरह शामिल करना चाहते हैं।
उस मित्र के बारे में सोचें जिसे आप ईमेल कर रहे हैं और क्या एक लिखित प्रेषण इतना महत्वपूर्ण है। जबकि साइन-ऑफ की कमी को ईमेल में आकस्मिक के रूप में देखा जा सकता है, यह किसी मित्र तक पहुंचने के लिए पूरी तरह उपयुक्त हो सकता है। यदि आप अपने मित्र से ईमेल के माध्यम से बार-बार बात कर रहे हैं, तो आप साइन-ऑफ़ और हस्ताक्षर को पूरी तरह से छोड़ने में सक्षम हो सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, आपके ईमेल के अंत में "टूडल्स" लिखना पहली बार में मज़ेदार और चतुर लग सकता है, लेकिन जब आप इसे ज़ोर से पढ़ेंगे तो यह कम मज़ेदार लगेगा। इसी तरह, "बाद में मगरमच्छ" का हास्य कारक संदेश के लिए बहुत बचकाना लग सकता है।
- यदि आप अपने मित्र को बहुत अधिक ईमेल कर रहे हैं तो प्रेषण आवश्यक नहीं है।
विधि २ का २: ईमेल को प्रूफरीडिंग और फ़ॉर्मेट करना
Step 1. अपने नाम के ऊपर 1 लाइन स्पेस छोड़ दें।
अपना संदेश बंद करने के लिए कुछ चुनने के बाद ईमेल में अपना प्रेषण जोड़ें। अंतिम पैराग्राफ और अपने साइन-ऑफ़ के बीच एक स्थान छोड़ने पर विचार करें। कई बार, लोग साइन-ऑफ़ और उनके वास्तविक हस्ताक्षर के बीच एक जगह छोड़ देते हैं।
चरण 2. ईमेल भेजने से पहले उसे जोर से पढ़ें।
अपने मसौदे की जाँच करें और सुनिश्चित करें कि आपने वह सब कुछ शामिल किया है जिसका आप अपने मित्र को उल्लेख करना चाहते थे। यदि आप कोई ऐसी चीज़ भूल गए हैं जो आपके ईमेल के लिए आवश्यक थी, तो उस जानकारी को जोड़ने के लिए आपको जितना भी समय चाहिए, लें।
- बेझिझक कोई भी जानकारी निकाल लें जो ईमेल के लिए अप्रासंगिक या व्यर्थ लगती है।
- अपने ईमेल को ज़ोर से पढ़ने से आपको छोड़े गए शब्दों या अन्य टाइपो को खोजने में मदद मिल सकती है जिनके बारे में आपको जानकारी नहीं थी।
चरण 3. कुछ अतिरिक्त कहने के लिए एक पोस्टस्क्रिप्ट शामिल करें।
पोस्टस्क्रिप्ट या पी.एस. का उपयोग करके अपने मसौदे के अंत में एक अतिरिक्त संदेश जोड़ें। जबकि पोस्टस्क्रिप्ट अब सामान्य नहीं हैं, फिर भी जब आप उनका उपयोग करते हैं तो वे आपके ईमेल को एक मजेदार स्पर्श प्रदान कर सकते हैं। आप पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग स्नेही संदेशों को शामिल करने के लिए भी कर सकते हैं, जैसे "कभी भी इतना अच्छा दोस्त बनना बंद न करें!"
