यह wikiHow आपको सिखाता है कि Microsoft Access में अपना पहला डेटाबेस कैसे बनाया जाए। यदि आप खरोंच से शुरू करना चाहते हैं, तो आप एक रिक्त डेटाबेस बना सकते हैं और इसे स्वयं डिज़ाइन कर सकते हैं। यदि आप डेटाबेस बनाने और उनके साथ काम करने से परिचित नहीं हैं, तो आप आरंभ करने के लिए एक्सेस के डेटाबेस टेम्प्लेट में से किसी एक का उपयोग कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: एक खाली डेटाबेस बनाना
चरण 1. अपने कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस खोलें।
आप इसे विंडोज स्टार्ट मेन्यू या अपने मैक के एप्लीकेशन फोल्डर में पाएंगे।
चरण 2. रिक्त डेटाबेस का चयन करें।
यह "नया" खंड में पहला विकल्प है। अन्य विकल्प टेम्पलेट हैं जो विशिष्ट उद्देश्यों के लिए स्थापित किए गए हैं, जैसे संपर्क प्रबंधन।
चरण 3. बॉक्स में एक फ़ाइल नाम दर्ज करें।
डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम "डेटाबेस" शब्द से शुरू होता है और ".accdb" के साथ समाप्त होता है। आप ".accdb" भाग को रखना चाहेंगे, लेकिन आप बाकी फ़ाइल नाम को जो चाहें बदल सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक डेटाबेस बना रहे हैं जिसमें एक कर्मचारी सूची है, तो आप इसे Employees.accdb कह सकते हैं।
- यदि आप डेटाबेस को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं, तो क्लिक करें ब्राउज़ और उस फोल्डर को सेलेक्ट करें।
चरण 4. बनाएँ पर क्लिक करें।
यह आपका नया रिक्त डेटाबेस बनाता है, साथ ही तालिका 1 नामक एक नई खाली तालिका बनाता है।
आपके डेटाबेस की सभी तालिकाएँ बाएँ फलक में दिखाई देंगी। जैसे ही आप और तालिकाएँ जोड़ते हैं, आप उस तालिका के दृश्य पर स्विच करने के लिए तालिका नामों पर क्लिक कर सकते हैं।
चरण 5. डेटाबेस में तालिकाएँ जोड़ें।
टेबल्स वे स्थान हैं जो आपके डेटाबेस में डेटा स्टोर करते हैं। आप अपना डेटा सीधे एक तालिका में दर्ज कर सकते हैं और आपके द्वारा दर्ज की गई चीज़ों के आधार पर एक्सेस स्वचालित रूप से फ़ील्ड नाम और प्रकार बनाएगा, या आप फ़ील्ड में टाइप करने से पहले फ़ील्ड प्रकार निर्दिष्ट कर सकते हैं। यदि आप एक्सेल से परिचित हैं, तो कार्यपुस्तिका में अलग-अलग वर्कशीट जैसी तालिकाओं के बारे में सोचें। तालिका में डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित किया जाता है। आप किसी Excel स्प्रेडशीट से तालिका में डेटा आयात भी कर सकते हैं। तालिका जोड़ने के लिए:
- दबाएं बनाएं टैब।
- क्लिक टेबल "टेबल्स" समूह में। आप देखेंगे कि अब आपके डेटाबेस में "तालिका 2" नामक एक तालिका है।
- किसी तालिका का नाम बदलने के लिए, बाएं कॉलम में उसके नाम पर राइट-क्लिक करें और चुनें नाम बदलें.
-
यदि आप किसी तालिका को हटाना चाहते हैं, तो उसके नाम पर राइट-क्लिक करें और चुनें मिटाएं।
चरण 6. अपनी तालिका में डेटा दर्ज करें।
"क्लिक टू ऐड" के तहत पहला खाली सेल वह जगह है जहां आपका कर्सर अपने आप दिखाई देता है।
- डेटा दर्ज करना शुरू करने के लिए और एक्सेल को फ़ील्ड प्रकार चुनने दें, बस "क्लिक टू ऐड" के तहत पहले सेल में टाइप करना शुरू करें। दबाएं प्रवेश करना अगले क्षेत्र में जाने के लिए कुंजी।
- फ़ील्ड प्रकार का चयन करने के लिए, क्लिक करें खेत टैब यदि यह पहले से चयनित नहीं है, और फिर टूलबार में "फ़ील्ड" पैनल पर किसी एक फ़ील्ड प्रकार पर क्लिक करें। यदि आपको वह नहीं दिखाई दे रहा है जिसकी आपको आवश्यकता है, तो क्लिक करें अधिक फ़ील्ड अतिरिक्त विकल्प प्रदर्शित करने के लिए। आप भी क्लिक कर सकते हैं जोड़ने के लिए क्लिक करें त्वरित मेनू खोलने के लिए, जिसमें सामान्य फ़ील्ड प्रकार होते हैं।
- आप उन्हें स्थानांतरित करने के लिए फ़ील्ड को चारों ओर खींच सकते हैं। आप स्तंभों को अन्य स्थितियों में भी खींच सकते हैं।
- किसी कॉलम का नाम बदलने के लिए, उसके शीर्षक पर डबल-क्लिक करें, एक नया नाम दर्ज करें, और फिर दबाएं प्रवेश करना.
चरण 7. अपना नया डेटाबेस सहेजें।
यदि आप कम से कम एक बार सहेजने से पहले अपनी तालिकाएँ बंद कर देते हैं, तो तालिकाएँ स्वतः हटा दी जाएँगी-भले ही आपने उनमें डेटा दर्ज किया हो। अपना डेटाबेस सहेजने के लिए, क्लिक करें फ़ाइल मेनू और चुनें सहेजें.
अब जब आपने अपना पहला एक्सेस डेटाबेस बना लिया है, तो आप सीख सकते हैं कि एक्शन क्वेरी कैसे बनाएं, टेबल लिंक करें, एक्सेल डेटा आयात करें और उपयोगकर्ता सुरक्षा स्तर सेट करें।
विधि २ का २: टेम्पलेट से डेटाबेस बनाना
चरण 1. अपने कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस खोलें।
आप इसे विंडोज स्टार्ट मेन्यू या अपने मैक के एप्लीकेशन फोल्डर में पाएंगे।
चरण 2. उपलब्ध टेम्पलेट ब्राउज़ करें।
प्रारंभिक स्क्रीन पर कई टेम्पलेट दिखाई देंगे। आप अन्य टेम्पलेट्स को ऑनलाइन क्लिक करके भी देख सकते हैं अधिक विकल्प या सुझाई गई खोजें: डेटाबेस तक पहुंचें, आपके संस्करण के आधार पर।
ऑनलाइन टेम्प्लेट की खोज करते समय, आप एक श्रेणी का चयन कर सकते हैं या खोज बार में एक कीवर्ड दर्ज कर सकते हैं। कुछ उदाहरण निम्न हैं सूची, पोषण', और व्यक्तिगत.
चरण 3. पूर्वावलोकन देखने के लिए टेम्पलेट पर क्लिक करें।
प्रत्येक टेम्पलेट में एक स्क्रीनशॉट होता है जिसका उपयोग आप अपनी पसंद को सूचित करने में सहायता के लिए कर सकते हैं। यदि आपको टेम्प्लेट दिखने का तरीका पसंद नहीं है, तो क्लिक करें एक्स टेम्पलेट सूची पर लौटने के लिए शीर्ष-दाएं कोने पर। टेम्प्लेट के माध्यम से क्लिक करना जारी रखें जब तक कि आपको वह नहीं मिल जाता जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं।
चरण 4. बॉक्स में एक फ़ाइल नाम दर्ज करें।
डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम "डेटाबेस" शब्द से शुरू होता है और ".accdb" के साथ समाप्त होता है। आप ".accdb" भाग को रखना चाहेंगे, लेकिन आप बाकी फ़ाइल नाम को जो चाहें बदल सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप एक डेटाबेस बना रहे हैं जिसमें एक कर्मचारी सूची है, तो आप इसे इन्वेंट्री.एसीसीडीबी कह सकते हैं।
- यदि आप डेटाबेस को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में सहेजना चाहते हैं, तो क्लिक करें ब्राउज़ बटन और उस फ़ोल्डर का चयन करें।
चरण 5. बनाएँ पर क्लिक करें।
यह चयनित टेम्पलेट के आधार पर एक नया डेटाबेस बनाता है।
- डेटाबेस के बाईं ओर नेविगेशन पैनल में सभी टेबल, क्वेरी, फॉर्म और/या मैक्रोज़ होते हैं। आप इस पैनल का उपयोग डेटाबेस के विभिन्न तत्वों के बीच स्विच करने के लिए कर सकते हैं।
- टेम्प्लेट के आधार पर, आपको स्वचालित रूप से एक ऐसे फॉर्म में लाया जा सकता है जो आपको डेटाबेस में डेटा दर्ज करने की अनुमति देता है। अन्य टेम्प्लेट में डेटा प्रविष्टि प्रपत्र नहीं हो सकते हैं, इसके बजाय आपको तालिका में सीधे डेटा दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
चरण 6. संकेत मिलने पर सामग्री सक्षम करें पर क्लिक करें।
टेम्पलेट के आधार पर, आपको संदेश पट्टी में सुरक्षा चेतावनी दिखाई दे सकती है। जब तक आप टेम्पलेट के स्रोत पर भरोसा करते हैं (यह ठीक है यदि आप इसे एक्सेस से डाउनलोड करते हैं, लेकिन यदि आप तृतीय पक्ष वेबसाइटों से डाउनलोड करते हैं तो अनुशंसित नहीं है), क्लिक करें सामग्री को सक्षम करें संपादन शुरू करने के लिए।
चरण 7. संकेत मिलने पर एक लॉगिन बनाएं।
यदि आप एक खाली उपयोगकर्ता सूची के साथ एक लॉगिन संवाद देखते हैं, तो आपको डेटाबेस के लिए एक उपयोगकर्ता बनाना होगा। क्लिक नया उपयोगकर्ता, फॉर्म भरें, क्लिक करें सहेजे बंद करें, और फिर क्लिक करें लॉग इन करें अपने नए उपयोगकर्ता खाते से साइन इन करने के लिए।
चरण 8. नमूना डेटा हटाएं।
टेम्प्लेट के आधार पर, कुछ डेटा पहले से ही भरा जा सकता है। जब आप अपना डेटा इनपुट करने के लिए तैयार हों, तो आप नमूना डेटा निकालना चाहेंगे। ऐसे:
- उस रिकॉर्ड के बाईं ओर स्थित छायांकित बॉक्स पर क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।
- दबाएं घर टैब यदि आप पहले से नहीं हैं।
- क्लिक हटाएं टूलबार पर "रिकॉर्ड्स" पैनल में।
चरण 9. अपना नया डेटाबेस सहेजें।
एक बार जब आप डेटा दर्ज करना शुरू कर देते हैं, तो आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपने परिवर्तन न खोएं। दबाएं फ़ाइल मेनू और चुनें सहेजें अपनी प्रगति को बचाने के लिए।