एक्सेल एक सुपर सहायक प्रोग्राम है, लेकिन इसके विभिन्न कार्य भारी लग सकते हैं! चिंता मत करो। आपके काम को जल्दी से पूरा करने में मदद करने के लिए आप बहुत सी युक्तियों और युक्तियों का उपयोग कर सकते हैं। आप तरकीबों का एक नया सेट सीखकर अपने कौशल सेट को बढ़ा सकते हैं। आप अपने डेटा का बेहतर विश्लेषण करने के लिए पिवट टेबल का उपयोग करना भी सीख सकते हैं। अंत में, कुछ समय नए कार्यों की खोज में बिताएं। एक्सेल मास्टर जल्दी बनने के कई तरीके हैं!
कदम
विधि 1 में से 4: सीखने की तरकीबें और समय बचाने वाला
चरण 1. तेजी से नेविगेट करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें।
कीबोर्ड शॉर्टकट लागू करें और अपने माउस का उपयोग करने में लगने वाले समय को कम करें। उदाहरण के लिए, यदि आप तीर बटन पर क्लिक करते समय ctrl कुंजी दबाए रखते हैं, तो आप स्प्रैडशीट के अंत तक सभी कक्षों का चयन करेंगे। देखें कि आप अपने माउस के बिना कितनी तेजी से काम कर सकते हैं!
- ctrl, shift, और $ को एक साथ हिट करके नंबरों को करेंसी में बदलें।
- एक ही समय में ctrl, shift, और # दबाकर संख्याओं को तिथियों में बदलें।
- अपने कीबोर्ड के ऊपरी दाएं कोने में स्थित पेज को ऊपर या नीचे दबाते हुए ctrl को दबाकर जल्दी से पेज बदलें।
- आम तौर पर, मैक के लिए एक्सेल को विंडोज के लिए एक्सेल के बहुत करीब से अपडेट किया गया है। यदि आपको इन शॉर्टकट्स का उपयोग करने में समस्या आती है, तो आप अपने विशेष प्रोग्राम के लिए निर्देशों की जांच कर सकते हैं।
चरण 2. शॉर्टकट के साथ सॉर्ट करें मेनू पर जाएं:
कमांड, शिफ्ट, आर। एक्सेल सॉर्ट मेनू में कस्टम सूचियां प्रदान करता है। उदाहरण के लिए, आप अपनी उपज को सप्ताह, महीने या प्राथमिकता के आधार पर वितरित करने की व्यवस्था करना चुन सकते हैं। इस मेनू में प्रवेश करने के बाद, आप "सॉर्ट बाय" ड्रॉप-डाउन बॉक्स खोलने पर क्लिक कर सकते हैं। वहां, आप अपनी स्वयं की स्प्रैडशीट के आधार पर विकल्पों की एक विस्तृत श्रृंखला देख सकते हैं। यह कितना मददगार है?
चरण 3. फ़िल्टर मेनू पर जाने के लिए alt=""Image" और डाउन एरो दबाएं।</h4" />
यह शॉर्टकट आपको फ़िल्टर मेनू पर और भी तेज़ी से जाने देगा! आपको ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देंगे, जो आपको अपनी स्प्रैडशीट में वह चुनने और चुनने देंगे, जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं। फ़िल्टर का और भी अधिक कुशलता से उपयोग करने के लिए आप कई अन्य कीबोर्ड शॉर्टकट का भी उपयोग कर सकते हैं:
- फ़िल्टर चालू या बंद करने के लिए ctrl, shift, L दबाएँ।
- फ़िल्टर ड्रॉप डाउन मेनू प्रदर्शित करने के लिए ALT, डाउन एरो दबाएं।
चरण 4. निचले कोने में त्वरित विश्लेषण का पता लगाएँ।
आप अपनी इच्छित सुविधा की खोज किए बिना अधिक तेज़ी से बुनियादी विश्लेषण कर सकते हैं। त्वरित विश्लेषण में आपकी स्प्रैडशीट के निचले दाएं कोने में एक छोटा मेनू होता है। इस मेनू में, आपको बहुत सारे टूल मिलेंगे जिनका उपयोग आपके डेटा के विभिन्न भागों को एक साथ खींचने के लिए किया जा सकता है। यह समय बचाने वाला आपको विशिष्ट सुविधाओं की खोज करने से रोकता है - उनमें से बहुत से इस मेनू में हैं।
चरण 5. नए चार्ट खोजने के लिए सम्मिलित करें> चार्ट पर जाएं।
चार्ट आपके डेटा को और अधिक रोचक बना सकते हैं! वही पुराने पाई चार्ट का उपयोग करने के चक्कर में न फंसें। ट्री मैप जैसे पदानुक्रमित चार्ट का उपयोग करके अपने बॉस को प्रभावित करें और अपने डेटा को बेहतर बनाएं। यह आपके डेटा को छोटे आयतों से बने एक वर्ग (आपका संपूर्ण डेटा) के रूप में दिखाएगा जो आपके डेटा के अलग-अलग घटकों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
एक और नया चार्ट जलप्रपात है, जो दर्शाता है कि डेटा के कुछ हिस्से पूरे में कैसे योगदान करते हैं। आप इसे चार्ट में भी पा सकते हैं।
चरण 6. एक-क्लिक पूर्वानुमान का उपयोग करके ठोस भविष्यवाणियां करें।
यह टूल आपको एक पेशेवर की तरह महसूस कराएगा। उस डेटा का चयन करें जिसका आप विश्लेषण करना चाहते हैं। डेटा टैब पर जाएं और पूर्वानुमान समूह दर्ज करें। पूर्वानुमान पत्रक चुनें और संवाद बॉक्स में विकल्पों का पता लगाएं।
- उदाहरण के लिए, आप अपनी जानकारी को लाइन या बार चार्ट के रूप में प्रदर्शित करना चुन सकते हैं।
- आप मौसम के आधार पर पूर्वानुमान का विकल्प भी चुन सकते हैं।
विधि 2 का 4: पिवट टेबल का उपयोग
चरण 1. एक्सेल में डेटा पर जाएं और पिवट टेबल्स चुनें।
एक्सेल उपयोगकर्ताओं के लिए मास्टरिंग पिवट टेबल एक वास्तविक गेम चेंजर हो सकता है। पिवट टेबल आपको अपने डेटा को पुनर्व्यवस्थित करने और इसे विभिन्न तरीकों से देखने में मदद करेंगे। एक्सेल स्वचालित रूप से आपके डेटा को पॉप्युलेट करेगा, लेकिन आप इसे अपनी इच्छानुसार इधर-उधर कर सकते हैं। एक बार जब आप तालिका बना लेते हैं, तो आप चार विकल्पों में से किसी एक को चुनकर यह चुन सकते हैं कि आप इसे कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं:
- रिपोर्ट फ़िल्टर, जो आपको केवल कुछ पंक्तियों को देखने की अनुमति देगा।
- कॉलम लेबल, जो आपके हेडर के रूप में कार्य कर सकते हैं।
- रो लेबल, जिसका उपयोग आप अपनी पंक्तियों को नाम देने के लिए कर सकते हैं।
- मूल्य, जो आपको यह चुनने की अनुमति देता है कि आप अपने डेटा को गिनना या जोड़ना चाहते हैं और कई अन्य जोड़तोड़ प्रदान करते हैं।
चरण 2. एक ही समय में कई पंक्तियाँ और स्तंभ जोड़ें।
अपनी तालिका को देखते समय, आप चुन सकते हैं कि आप किन पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ना चाहते हैं। उन पंक्तियों / स्तंभों को हाइलाइट करें जिन्हें आप सम्मिलित करना चाहते हैं, राइट क्लिक करें और "सम्मिलित करें" चुनें। इससे समय की बचत होगी, क्योंकि यह अलग-अलग कॉलम या पंक्तियों को जोड़ने की तुलना में बहुत तेज है।
चरण 3. फ़िल्टर के साथ अपने डेटा को कम करें।
जब आप अपनी स्प्रैडशीट में डेटा टैब पर क्लिक करते हैं, तो "फ़िल्टर" चुनें। फिर आप अपने कॉलम हेडर के आगे वाले तीर पर क्लिक करके चुन सकते हैं कि आप अपने कॉलम को अवरोही या आरोही क्रम में देखना चाहते हैं या नहीं। आप यह चुनने के लिए भी कर सकते हैं कि आप किन पंक्तियों को देखना चाहते हैं।
चरण 4. उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप स्थानांतरित करना चाहते हैं।
कुछ मामलों में, हो सकता है कि आप अपने डेटा को पंक्तियों से कॉलम में बदलना चाहें, या इसके विपरीत। उस पंक्ति या कॉलम को हाइलाइट करें जिसे आप बदलना चाहते हैं और राइट-क्लिक करें। फिर "कॉपी करें" चुनें। उस सेल का चयन करें जहाँ आप अपनी नई पंक्ति या कॉलम शुरू करना चाहते हैं। अगला, राइट-क्लिक करें और "पेस्ट स्पेशल" चुनें। एक नया विकल्प दिखाई देगा और आप "स्थानांतरित करें" पर क्लिक कर सकते हैं।
चरण 5. डुप्लीकेट हटाने के लिए एक पंक्ति या कॉलम को हाइलाइट करें।
यदि आप एक बड़े डेटा सेट के साथ काम कर रहे हैं, तो आपके डेटा में बहुत अधिक दोहराव हो सकता है। उस पंक्ति या कॉलम का चयन करें जिसे आप परिष्कृत करना चाहते हैं और उसे हाइलाइट करें। डेटा टैब में, "टूल्स" के अंतर्गत देखें और "डुप्लिकेट निकालें" चुनें।
एक पॉप-अप आपसे यह पुष्टि करने के लिए कहेगा कि आप किस डेटा में हेरफेर करना चाहते हैं। फिर से, "डुप्लिकेट निकालें" चुनें।
विधि 3 का 4: अपने प्रदर्शनों की सूची में नए सूत्र और कार्य जोड़ना
चरण 1. सूत्र सम्मिलित करें उपकरण का उपयोग करें।
कुछ नए फ़ार्मुलों को आज़माने से न डरें। किसी फ़ंक्शन में प्रवेश करने के लिए, उस सेल को हाइलाइट करें जिसमें फ़ंक्शन होगा। इसके बाद, अपनी स्प्रेडशीट के शीर्ष पर रिबन पर फॉर्मूला टैब पर क्लिक करें और "इन्सर्ट फंक्शन" चुनें। यदि आप सटीक सूत्र जानते हैं जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, तो आप इसे टाइप कर सकते हैं। आप "सेल्स गिनें" जैसे कीवर्ड भी टाइप कर सकते हैं। एक्सेल आपको आवश्यक सूत्र खोजने में मदद कर सकता है, जो वास्तव में मददगार है।
चरण 2. एक्सेल में SUMPRODUCT का उपयोग करने का अभ्यास करें।
इस फ़ंक्शन का उपयोग सरणियों या श्रेणियों को गुणा करने और आपको उत्पाद का योग देने के लिए किया जाता है। वाक्यविन्यास है: = SUMPRODUCT (सरणी 1, [सरणी 2], …)
SUMPRODUCT के भीतर विभिन्न कार्य हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको अपने डेटा के निचले मान जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप SUMPRODUCT फ़ंक्शन के भीतर SMALL फ़ंक्शन चुन सकते हैं।
चरण 3. COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करें।
यह तब उपयोगी होता है जब आप यह निर्धारित करना चाहते हैं कि आपकी स्प्रैडशीट में कोई संख्या या शब्द कितनी बार दिखाई देता है। सूत्र है =COUNTIF(श्रेणी, मानदंड)।
उदाहरण के लिए, यदि आप जानना चाहते हैं कि "कैलिफ़ोर्निया" शब्द कितनी बार प्रकट होता है, तो आप टाइप करेंगे =COUNTIF(B:B, "कैलिफ़ोर्निया")।
चरण 4. डेटा को संयोजित करने के लिए VLOOKUP का उपयोग करें।
आप VLOOKUP के बारे में सोच सकते हैं कि किसी व्यक्ति के नाम का उपयोग करने के लिए उसका फ़ोन नंबर खोजने के लिए फ़ोन बुक का उपयोग करने के समान है। यह फ़ंक्शन आपको जानकारी के एक टुकड़े को देखने और उसी या अलग पंक्ति या कॉलम में इसके संबंधित मान को खोजने की अनुमति देता है।
- आप पा सकते हैं कि आप 2 या अधिक स्प्रैडशीट को 1 में संयोजित करना चाहते हैं। सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आपके पास कम से कम 1 कॉलम है जो दोनों स्प्रैडशीट में बिल्कुल समान है। सूत्र है: =VLOOKUP(लुकअप वैल्यू, टेबल ऐरे, कॉलम नंबर, [रेंज लुकअप])।
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उदाहरण के लिए, जब आप अपने स्वयं के चर इनपुट करते हैं तो यह इस तरह दिख सकता है:
- =VLOOKUP(C2, Sheet2!A:B, 2, FALSE)
- यह मददगार होगा यदि आपके पास उपकरण के एक टुकड़े के लिए एक भाग संख्या है और आपको भाग की कीमत जानने की आवश्यकता है।
विधि 4 का 4: अधिक जानने के लिए अन्य संसाधनों से परामर्श करना
चरण 1. मुश्किल समस्याओं के लिए मिस्टर एक्सेल की ओर मुड़ें।
यहां तक कि एक एक्सेल विशेषज्ञ भी मुद्दों में भाग सकता है। वह ठीक है! एक्सेल में इतनी सारी विशेषताएं हैं, उन सभी को जानना काफी कठिन होगा। यदि आप स्वयं को अटका हुआ पाते हैं, तो बस www.mrexcel.com पर जाएं। सबसे पहले, आप संदेश बोर्डों पर अपने प्रश्न का उत्तर खोजने का प्रयास कर सकते हैं। अन्य उपयोग वास्तव में आपकी मदद करने में सहायक हो सकते हैं।
यदि आपको विशेषज्ञ सहायता की आवश्यकता है, तो आप श्रीमान एक्सेल से परामर्श के लिए साइन अप कर सकते हैं। आपको थोड़ा पैसा खर्च करना पड़ सकता है, लेकिन आपको एक अनुकूलित समाधान मिलने की संभावना है जो वास्तव में आपकी मदद कर सकता है।
चरण 2. एक मुफ्त ऑनलाइन ट्यूटोरियल लें।
चाहे आप नए शॉर्टकट की तलाश कर रहे हों, या बस अपने बॉस को नए कौशल से प्रभावित करना चाहते हों, एक ट्यूटोरियल वास्तव में आपको आगे बढ़ने में मदद कर सकता है। जीसीएफ लर्न फ्री वास्तव में एक संपूर्ण पाठ्यक्रम प्रदान करता है जो विभिन्न प्रकार के एक्सेल मुद्दों से निपटता है। आप व्हाट्स-इफ विश्लेषण का अधिक तेज़ी से उपयोग करना सीख सकते हैं, और कई अलग-अलग फ़ार्मुलों का उपयोग करने के उदाहरण देख सकते हैं।
चरण 3. अपने क्षेत्र में एक कक्षा खोजने के लिए एक त्वरित इंटरनेट खोज करें।
अपने सर्च इंजन में बस "एक्सेल क्लास" टाइप करें और आप कहां रहते हैं। उदाहरण के लिए, आप "शिकागो में एक्सेल क्लास" टाइप कर सकते हैं। शुल्क के लिए, आप व्यक्तिगत रूप से या ऑनलाइन कक्षाओं के लिए पंजीकरण कर सकते हैं। आप किसी विशेषज्ञ प्रशिक्षक से आपको नवीनतम तरकीबें दिखाने के लिए कह सकेंगे।
टिप्स
- आप एक्सेल में ऑनलाइन या अपने स्थानीय सामुदायिक कॉलेज में व्यक्तिगत रूप से कक्षाएं ले सकते हैं।
- आपको कुछ एक्सेल टेम्प्लेट डाउनलोड करना और अपने नए कौशल का उपयोग करके अभ्यास करना भी उपयोगी हो सकता है।
