विंडोज 7 आपको विंडोज एक्सपी जैसे पिछले पुनरावृत्तियों के विपरीत मूल रूप से पासवर्ड के साथ अलग-अलग फाइलों को सुरक्षित रखने की अनुमति नहीं देकर आपके डेटा की सुरक्षा के लिए एक असुविधा पैदा करता है। इसके बजाय ऑपरेटिंग सिस्टम वर्कअराउंड प्रदान करता है और विकल्प हमलावरों के लिए फाइलों तक पहुंचना मुश्किल बना देगा। ये विधियां इंटरनेट पर संवेदनशील जानकारी भेजने के लिए एक समान समाधान प्रदान करेंगी और उन लोगों के लिए सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करेंगी जिनके पास आपके कंप्यूटर तक पहुंच है।
कदम
विधि 1 का 3: पासवर्ड-एक Microsoft Office दस्तावेज़ की सुरक्षा करना
चरण 1. अपने दस्तावेज़ के लिए पासवर्ड-सुरक्षा सक्षम करें।
आप Word, PowerPoint या Excel दस्तावेज़ों के लिए पासवर्ड सुरक्षा सक्रिय करने में सक्षम हैं। यह पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता के द्वारा फ़ाइल को खोलने की क्षमता को सीमित कर देगा। आपके पास Microsoft Office के किस संस्करण के आधार पर प्रक्रिया थोड़ी भिन्न हो सकती है।
- Microsoft Office 2007 में, Microsoft Office लोगो पर क्लिक करें, मेनू में "तैयार करें" पर क्लिक करें, फिर "दस्तावेज़ एन्क्रिप्ट करें" चुनें।
- Microsoft Office 2010 और उसके बाद, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें, फिर "जानकारी" पर क्लिक करें, "दस्तावेज़ सुरक्षित करें" पर क्लिक करें और "पासवर्ड के साथ एन्क्रिप्ट करें" पर क्लिक करें।
चरण 2. अपने दस्तावेज़ के लिए एक पासवर्ड बनाएँ।
इस नई विंडो में एक पासवर्ड टाइप करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें। पासवर्ड को फिर से टाइप करके "ओके" पर क्लिक करके पासवर्ड की पुष्टि करें। पासवर्ड सक्षम करने के लिए अपना दस्तावेज़ सहेजें।
किसी दस्तावेज़ को खोलने और पासवर्ड की आवश्यकता के लिए दस्तावेज़ को संपादित करने की क्षमता दोनों को सक्षम करने के लिए आपको दो अलग-अलग पासवर्ड बनाने की आवश्यकता होगी। आप उन्हें एक ही पासवर्ड के रूप में सेट कर सकते हैं या दो अलग-अलग पासवर्ड का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. किसी दस्तावेज़ को संपादित करने के लिए पासवर्ड-सुरक्षा सक्षम करें।
आपको उन उपयोगकर्ताओं के लिए एक अलग पासवर्ड सेट करना होगा जो किसी दस्तावेज़ में परिवर्तन करना चाहते हैं। आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे Microsoft Office के किस संस्करण के आधार पर प्रक्रिया भिन्न होती है। Microsoft Office लोगो पर क्लिक करें, "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें या यदि आपको आइकन दिखाई नहीं देता है, तो "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें और फिर "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करें। इस रूप में सहेजें विंडो के निचले भाग में, "टूल्स" पर क्लिक करें। आपको एक नया मेनू दिखाई देगा, "सामान्य विकल्प" पर क्लिक करें। दस्तावेज़ के लिए फ़ाइल साझाकरण विकल्पों के अंतर्गत, आप "पासवर्ड टू संशोधित" देखेंगे। पासवर्ड टाइप करें, "ओके" पर क्लिक करें और फिर पासवर्ड की पुष्टि करें और "ओके" पर क्लिक करें। पासवर्ड रखने के लिए अपना दस्तावेज़ सहेजें।
यदि आप किसी फ़ाइल को खोलने तक पहुँच को प्रतिबंधित करना चाहते हैं तो इस विधि की आवश्यकता नहीं है।
विधि 2 का 3: फ़ाइलों को सुरक्षित रखने के लिए एक एन्क्रिप्टिंग फ़ाइल सिस्टम का उपयोग करना
चरण 1. अपनी फ़ाइल के गुणों तक पहुँचें।
किसी फ़ाइल को सुरक्षित रखने का एक विकल्प Microsoft के एन्क्रिप्टिंग फ़ाइल सिस्टम (EFS) का उपयोग करना है जो फ़ाइल पर एक कुंजी एम्बेड करता है जो एक्सेस को प्रतिबंधित करता है जब तक कि उस कुंजी को आपके कंप्यूटर द्वारा डिक्रिप्ट नहीं किया जा सकता है। उस फ़ाइल पर राइट क्लिक करें जिसे आप एक मेनू लाने के लिए एन्क्रिप्ट करना चाहते हैं। गुण विंडो लाने के लिए "गुण" पर क्लिक करें।
चरण 2. अपनी फ़ाइल पर एन्क्रिप्शन सक्षम करें।
"सामान्य" टैब के तहत, उन्नत गुण विंडो लाने के लिए "उन्नत" पर क्लिक करें। बॉक्स को चेक करने के लिए "डेटा को सुरक्षित करने के लिए सामग्री एन्क्रिप्ट करें" पर क्लिक करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 3. अपनी फ़ाइल के एन्क्रिप्शन का स्तर निर्धारित करें।
आप केवल फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करना या फ़ाइल और मूल निर्देशिका को एन्क्रिप्ट करना चुन सकते हैं। इसके बाद, फ़ाइल को खोलने का एकमात्र तरीका आपके कंप्यूटर पर एक प्रमाणपत्र के साथ फ़ाइल को डिक्रिप्ट करना है। फ़ाइल को डिक्रिप्ट करने के लिए आपको केवल उसे खोलना होगा। यदि आप किसी भिन्न उपयोगकर्ता के रूप में लॉग इन हैं या आप किसी भिन्न कंप्यूटर पर हैं, तो आपको प्रमाणपत्र निर्यात करने की आवश्यकता होगी।
यदि एन्क्रिप्शन स्तर मूल फ़ोल्डर को भी एन्क्रिप्ट करने के लिए सेट किया गया है, तो आप फ़ोल्डर तक पहुंच को भी प्रतिबंधित कर देंगे।
चरण 4. अपना प्रमाणपत्र प्रबंधित करने के लिए प्रमाणपत्र प्रबंधक खोलें।
डिक्रिप्शन सर्टिफिकेट को मैनेज करने के लिए, आपको सर्टिफिकेट मैनेजर तक पहुंचना होगा जो कि जरूरी है अगर आप अपना सर्टिफिकेट हटाना चाहते हैं, बैकअप बनाना चाहते हैं या दूसरों के साथ शेयर करना चाहते हैं। आपको प्रमाणपत्र का बैकअप बनाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन यदि प्रमाणपत्र खो जाता है या क्षतिग्रस्त हो जाता है तो आपके पास अपनी एन्क्रिप्टेड फ़ाइल तक पहुंच नहीं होगी। स्टार्ट बटन पर क्लिक करें। सर्च बॉक्स में सर्च बॉक्स में "certmgr.msc" टाइप करें और फिर एक नई विंडो लाने के लिए Enter दबाएं।
चरण 5. अपना प्रमाणपत्र निर्यात करने के लिए प्रमाणपत्र निर्यात विज़ार्ड सक्रिय करें।
"प्रमाणपत्र प्रबंधक" के बाएँ फलक में, "व्यक्तिगत" पर डबल क्लिक करें, "प्रमाणपत्र" पर क्लिक करें। दाईं ओर, उस प्रमाणपत्र पर क्लिक करें जो "इच्छित उद्देश्यों" के तहत एन्क्रिप्टिंग फ़ाइल सिस्टम को सूचीबद्ध करता है। मेनू बार पर, "सर्टिफिकेट एक्सपोर्ट विजार्ड" लाने के लिए एक्शन> ऑल टास्क> एक्सपोर्ट पर क्लिक करें।
चरण 6. अपने ईएफएस प्रमाणपत्र का बैकअप बनाएं।
विज़ार्ड द्वारा दिए गए निर्देशों का पालन करें। "हां, निजी कुंजी निर्यात करें" पर एक निशान लगाएं। "व्यक्तिगत सूचना विनिमय" पर क्लिक करें। वह पासवर्ड टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और पासवर्ड की पुष्टि करें। आपका प्रमाणपत्र निर्यात किया जाएगा और आपको इसका नाम बताने के लिए कहा जाएगा। फ़ाइल और स्थान (संपूर्ण पथ के साथ) के लिए एक नाम टाइप करें या आप "ब्राउज़ करें" पर क्लिक कर सकते हैं और फिर किसी स्थान पर नेविगेट कर सकते हैं, फ़ाइल के लिए एक नाम टाइप करें और फिर "सहेजें" पर क्लिक करें।
- यदि आप फ़ाइल को किसी भिन्न कंप्यूटर पर खोलना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रमाणपत्र और फ़ाइल एक साथ भेजी गई है ताकि फ़ाइल को खोल सकें।
- आप प्रमाणपत्र को USB ड्राइव या अन्य संग्रहण मीडिया जैसे हटाने योग्य संग्रहण पर सहेज सकते हैं।
चरण 7. किसी अन्य कंप्यूटर पर प्रमाणपत्र आयात विज़ार्ड सक्रिय करें।
जब आप किसी भिन्न उपयोगकर्ता के रूप में या किसी भिन्न कंप्यूटर पर EFS कुंजी के साथ एम्बेड की गई फ़ाइल खोल रहे हैं, तो आप प्रमाणपत्र आयात करने के लिए "प्रमाणपत्र प्रबंधक" का उपयोग कर सकते हैं। फ़ाइल खोलने में सक्षम होने के लिए, "प्रमाण पत्र प्रबंधक" पर नेविगेट करें, "व्यक्तिगत" फ़ोल्डर पर क्लिक करें, फिर मेनू बार पर "प्रमाण पत्र आयात विज़ार्ड" लाने के लिए क्रिया> सभी कार्य> आयात पर क्लिक करें। विज़ार्ड के निर्देशों का पालन करें और फिर कंप्यूटर पर प्रमाणपत्र की स्थिति जानें। आपको पासवर्ड के लिए संकेत दिया जाएगा, "इस कुंजी को निर्यात योग्य के रूप में चिह्नित करें" चुनें। "सभी प्रमाणपत्रों को निम्नलिखित स्टोर में रखें" पर क्लिक करें और "व्यक्तिगत" चुनें।
विधि 3 का 3: नेटवर्क पर किसी फ़ाइल तक पहुँच को प्रतिबंधित करना
चरण 1. अपने नेटवर्क पर फ़ाइल साझाकरण सक्षम करें।
फ़ाइल की सुरक्षा करने वाले पासवर्ड के विकल्प के रूप में, आप विशिष्ट उपयोगकर्ताओं के लिए फ़ाइल तक पहुँच को प्रतिबंधित कर सकते हैं। इसके लिए असाइन किए गए उपयोगकर्ताओं को अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ लॉग इन करने की आवश्यकता होगी यदि वे किसी भिन्न कंप्यूटर से आपकी हार्ड डिस्क पर फ़ाइल तक पहुंचने का प्रयास कर रहे हैं। "प्रारंभ" पर क्लिक करके फिर "नियंत्रण कक्ष" पर क्लिक करके नियंत्रण कक्ष पर नेविगेट करें। "कंट्रोल पैनल" विंडो में "नेटवर्क की स्थिति और कार्य देखें" खोजें और खोज परिणाम पर क्लिक करें। मेनू लाने के लिए अपने सक्रिय कनेक्शन प्रकार पर राइट क्लिक करें, जो या तो आपका ईथरनेट एडेप्टर या वायरलेस एडेप्टर हो सकता है, फिर "गुण" चुनें। इस विंडो में सुनिश्चित करें कि "नेटवर्किंग" टैब दिखाया गया है और सुनिश्चित करें कि "माइक्रोसॉफ्ट नेटवर्क के लिए फ़ाइल और प्रिंटर साझाकरण" के आगे एक चेकमार्क है, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 2. सुनिश्चित करें कि आपका कंप्यूटर एक ही नेटवर्क प्रकार और कार्यसमूह पर है।
"कंट्रोल पैनल" पर लौटें और "नेटवर्क और साझाकरण केंद्र" खोजें और परिणाम पर क्लिक करें। यदि आपका कंप्यूटर अन्य कंप्यूटरों के समान नेटवर्क पर नहीं है, तो वे एक-दूसरे को नहीं देख पाएंगे या कनेक्शन नहीं बना पाएंगे। आपको यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कार्यसमूह का प्रकार वही है क्योंकि कोई भी विसंगति आपके कंप्यूटर को अन्य कंप्यूटरों से कनेक्ट करने में सक्षम होने से रोकेगी। इस सेटिंग को बदलने के लिए कार्यसमूह के नाम पर क्लिक करें यदि यह आपके साथियों के कार्यसमूह से मेल नहीं खाती है।
चरण 3. उन्नत साझाकरण सेटिंग सक्रिय करें
"नेटवर्क और साझाकरण केंद्र" पर विंडो के बाएं कॉलम पर "उन्नत साझाकरण सेटिंग बदलें" ढूंढें और उस पर क्लिक करें। सुनिश्चित करें कि "फ़ाइल और प्रिंटर साझाकरण चालू करें" और "पासवर्ड सुरक्षित साझाकरण चालू करें" दोनों सक्रिय हैं।
चरण 4. फ़ाइल को नेटवर्क पर साझा करें।
उस फ़ाइल पर राइट क्लिक करें जिसे आप एक्सेस की अनुमति देना चाहते हैं। यह एक मेनू लाएगा। "इसके साथ साझा करें …" पर क्लिक करें और "विशिष्ट लोग" चुनें उस उपयोगकर्ता नाम में टाइप करें जिसे आप अनुमति देना चाहते हैं और "जोड़ें" पर क्लिक करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें। जब भी उपयोगकर्ता किसी साझा फ़ाइल तक पहुँचने का प्रयास करता है, तो उन्हें अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ लॉग इन करने के लिए प्रेरित किया जाएगा जो कार्यसमूह पर है। यदि किसी उपयोगकर्ता को फ़ाइल खोलने की अनुमति नहीं दी जाती है, तो वे नेटवर्क पर फ़ाइल नहीं देख पाएंगे।
टिप्स
- याद रखें कि पासवर्ड केस सेंसिटिव होते हैं।
- अपने पासवर्ड को सुरक्षित स्थान पर याद रखना या रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें क्योंकि उन्हें पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है।
- Microsoft Office दस्तावेज़ के लिए पासवर्ड बनाते समय, आप पासवर्ड निकालने की प्रक्रिया को भी दोहरा सकते हैं। पासवर्ड टाइप करने के बजाय, टेक्स्ट फ़ील्ड में सब कुछ मिटा दें, संकेतों को स्वीकार करें और अपने परिवर्तनों को रखने के लिए दस्तावेज़ को सहेजें।
- यदि आप किसी Microsoft Office दस्तावेज़ के लिए पासवर्ड बनाते हैं, तो ध्यान रखें कि Microsoft Office प्रोग्राम अस्थायी फ़ाइलें बनाएंगे जिनका उपयोग प्रोग्राम क्रैश होने की स्थिति में बैकअप के रूप में किया जाता है या यदि आप अपनी फ़ाइल सहेजना भूल जाते हैं। अपने कंप्यूटर पर किसी भी अस्थायी फाइल को हटाना सुनिश्चित करें क्योंकि इनमें पासवर्ड सुरक्षा की सुविधा नहीं होगी। ये आपके दस्तावेज़ के समान फ़ोल्डर में स्थित होंगे।
- आप एन्क्रिप्टिंग फ़ाइल सिस्टम को केवल तभी सक्षम कर सकते हैं जब आप Windows 7 का ऐसा संस्करण चला रहे हों जो EFS का समर्थन करता हो। आप विंडोज 7 प्रोफेशनल, विंडोज 7 अल्टीमेट और विंडोज 7 एंटरप्राइज का इस्तेमाल कर सकते हैं।
