ईमेल संचार का एक सामान्य रूप है और ईमेल में किसी से अपना परिचय देने का तरीका जानने से आपके करियर और नेटवर्किंग प्रयासों में मदद मिल सकती है। एक संक्षिप्त और स्पष्ट परिचयात्मक ईमेल लिखने से संभावना बढ़ जाएगी कि आपका प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने और आपके साथ जुड़ने में समय लेगा। भीड़ से अलग दिखने के लिए कुछ सामान्य गलतियों से बचें।
कदम
विधि १ में से ३: मजबूत शुरुआत करना
चरण 1. अपनी विषय पंक्ति स्पष्ट करें।
आपके प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने से पहले इस बारे में अच्छी जानकारी होनी चाहिए कि वह किस बारे में है। इसे भी छोटा रखें; एक लंबा विषय बोझिल हो सकता है। एक परिचयात्मक ईमेल के लिए, आमतौर पर "परिचय - आपका नाम" लिखना पूरी तरह से स्वीकार्य है।
मोबाइल उपकरण आमतौर पर विषय के लगभग 25-30 वर्ण ही दिखाएंगे, इसलिए इसे छोटा रखें।
युक्ति:
पहले सब्जेक्ट लाइन लिखना सुनिश्चित करें! सब्जेक्ट लाइन को लास्ट के लिए सेव करना एक सामान्य गलती है, जिससे इसे लिखना बिल्कुल भी भूल सकता है।
चरण 2. एक व्यापार अभिवादन के साथ खोलें।
"हैलो" या "हाय" से शुरू न करें। एक बार जब आप उस व्यक्ति को जान गए तो आप इस तरह के अभिवादन का उपयोग कर सकते हैं। एक आजमाए हुए और सच्चे व्यावसायिक अभिवादन के साथ शुरुआत करें। अभिवादन में प्राप्तकर्ता के पहले नाम का प्रयोग करने से बचें।
- "प्रिय सुश्री/श्रीमान/श्रीमती।" - यदि आप ईमेल करने वाली महिला की वैवाहिक स्थिति के बारे में बिल्कुल भी अनिश्चित हैं, तो आपको हमेशा "सुश्री" का उपयोग करने में चूक करनी चाहिए। क्योंकि यह कम अभिमानी है।
- "यह किससे संबंधित हो सकता है" - इसका उपयोग केवल तभी किया जाना चाहिए जब आप सुनिश्चित न हों कि संदेश कौन प्राप्त करेगा।
चरण 3. अपना परिचय दें।
आपका पहला वाक्य आपके प्राप्तकर्ता को अपना परिचय देना चाहिए। यह उन्हें शेष ईमेल संदेश के साथ एक नाम जोड़ने की अनुमति देता है।
- "मेरा नाम है…"
- यदि लागू हो तो अपना शीर्षक दें। यदि आपके पास एकाधिक शीर्षक हैं, तो उन सभी को सूचीबद्ध न करें, केवल सबसे महत्वपूर्ण या प्रासंगिक शीर्षक।
विधि २ का ३: इसे संक्षिप्त रखना
चरण 1. बताएं कि आपको प्राप्तकर्ता का ईमेल पता कैसे मिला।
प्राप्तकर्ता को बताएं कि आपको उनकी संपर्क जानकारी कैसे मिली। इससे यह दिखाने में मदद मिलती है कि आप उन तक पहुंचने के लिए उचित माध्यमों से गुजरे हैं।
- "आपके कार्यालय प्रबंधक ने मुझे इस ईमेल पते की ओर निर्देशित किया"
- "मुझे यह ईमेल पता आपकी वेबसाइट पर मिला है"
- "फलाने ने कहा कि मुझे आपसे संपर्क करना चाहिए"
चरण २। पिछली बार जब आप मिले थे (यदि लागू हो) के बारे में बात करें।
व्यक्ति की याददाश्त को जॉगिंग करने से अधिक जुड़ाव हो सकता है।
- "हमने पिछले हफ्ते सम्मेलन में संक्षेप में बात की"
- "हमने कल फोन पर बात की थी"
- "मैंने आपकी प्रस्तुति देखी…"
चरण 3. एक साझा हित साझा करें।
यह आपको अपने प्राप्तकर्ता से संबंधित होने में मदद कर सकता है, और आपके व्यावसायिक ईमेल को बहुत ठंडा लगने से रोकता है। आपसी हितों को निर्धारित करने के लिए, आपको प्राप्तकर्ता पर थोड़ा शोध करने की आवश्यकता हो सकती है। संभावित शोध क्षेत्रों में फेसबुक, ट्विटर और लिंक्डइन शामिल हैं।
- सुनिश्चित करें कि आपने उस व्यक्ति को यह बता दिया है कि आपको यह पारस्परिक हित कहाँ मिला है, अन्यथा आप एक शिकारी के रूप में सामने आएंगे।
- यदि संभव हो, तो आपसी हित को व्यवसाय से संबंधित रखने का प्रयास करें, जैसे कि आपके क्षेत्र में कुछ या एक पेशेवर जुनून जो आप दोनों साझा करते हैं।
चरण 4. संपर्क करने का अपना कारण बताएं।
बिंदु पर पहुंचने के लिए बहुत लंबा इंतजार न करें। कोई भी ऐसे ईमेल को पढ़ने वाला नहीं है जो बिंदु जैसी दिखने वाली किसी भी चीज़ के प्रकट होने से बहुत पहले कई पैराग्राफ़ वाला हो। स्पष्ट और स्पष्ट रूप से स्पष्ट करें कि आप क्या चाहते हैं और आप उस व्यक्ति से इसके बारे में संपर्क क्यों कर रहे हैं। यदि आप सलाह मांग रहे हैं या कोई अन्य अनुरोध कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह प्रबंधनीय है, खासकर यदि यह आपका पहला संपर्क है।
- "मुझे इसके बारे में और जानने में दिलचस्पी है …"
- "मैं आपसे चर्चा करने के लिए कुछ समय मिलना चाहता हूं …"
- "मुझे आपकी राय चाहिए…"
चरण 5. अपने ईमेल को एक विषय पर केंद्रित रखें।
अपने ईमेल को मेन्डर देने से आपके प्राप्तकर्ता की रुचि कम हो सकती है या यह भूल सकता है कि आप पहली बार ईमेल क्यों कर रहे थे।
युक्ति:
अपने ईमेल में प्राप्तकर्ता से केवल एक ही बात पूछें।
विधि 3 का 3: हस्ताक्षर करना
चरण 1. प्राप्तकर्ता को उनके समय के लिए धन्यवाद।
कोई भी अपने सभी ईमेल के माध्यम से जाना पसंद नहीं करता है, इसलिए अपने प्राप्तकर्ता को आपका पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद देना सुनिश्चित करें। यह सरल शिष्टाचार आपके प्राप्तकर्ताओं के मूड में काफी सुधार करेगा और आपको प्रतिक्रिया मिलने की संभावना बढ़ जाएगी।
- "मैं इस ईमेल को पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए आपकी सराहना करता हूं।"
- "इसे पढ़ने के लिए अपने शेड्यूल से समय निकालने के लिए धन्यवाद।"
चरण 2. कार्रवाई के लिए कॉल प्रदान करें।
प्राप्तकर्ता से आपको वापस लिखने के लिए कहें, कॉल करें, अपने प्रस्ताव के बारे में सोचें, या उन्हें व्यस्त रखने के लिए कुछ और करें। प्रश्न पूछना जुड़ाव बढ़ाने का एक और बढ़िया तरीका है।
- "जब आपके पास कुछ खाली समय हो तो मुझे कॉल करना"
- "चलो दोपहर के भोजन के लिए जल्द ही मिलते हैं"
- "आपका क्या विचार है…?"
- "मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतज़ार रहेगा"
चरण 3. ईमेल समाप्त करें।
एक पेशेवर ईमेल समाप्त करते समय, सुनिश्चित करें कि आपका अंत आभारी लेकिन संक्षिप्त है। आपका आभार व्यक्त करते हुए एक सरल अंत अभिवादन आपके ईमेल को पेशेवर बनाए रखेगा।
- "भवदीय,"
- "धन्यवाद,"
- "दयालु/हार्दिक सादर,"
- "श्रेष्ठ,"
- "तुम्हारा सच," "ईमानदारी से तुम्हारा," "चीयर्स!", "शांति," "आपके विचार के लिए धन्यवाद" से बचें।
चरण 4. अपना हस्ताक्षर शामिल करें।
यदि आपने अपना हस्ताक्षर शामिल करने के लिए अपनी ईमेल सेवा को कॉन्फ़िगर नहीं किया है, तो अपने नाम, शीर्षक और संपर्क जानकारी के साथ समाप्त करना सुनिश्चित करें। इस भाग को पाँच फ़ोन नंबर, दो ईमेल पते और तीन वेबसाइटों के साथ अधिभारित न करें। इसे सरल रखें ताकि प्राप्तकर्ता आपसे संपर्क करने का सबसे अच्छा तरीका जान सके। अपने हस्ताक्षर में उद्धरण शामिल करने से बचें।
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- जो स्मिथ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joessmithswebsite.com
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चरण 5. ईमेल को प्रूफरीड करें।
"भेजें" बटन पर क्लिक करने से पहले, अपने ईमेल के माध्यम से पढ़ने के लिए कुछ समय निकालें, रास्ते में मिलने वाली किसी भी त्रुटि को ठीक करें। चूंकि यह ईमेल प्राप्तकर्ता के साथ आपका पहला संपर्क होने की संभावना है, इसलिए आपको सबसे अच्छा प्रभाव छोड़ना होगा। गलत वर्तनी और व्याकरण संबंधी त्रुटियां आपके ईमेल को बहुत कम पेशेवर बना देंगी।
