ईमेल सहकर्मियों और अन्य व्यावसायिक सहयोगियों से संपर्क करने का एक त्वरित और आसान तरीका है, और सभी प्रकार की मीटिंग शेड्यूल करने के लिए एक प्रभावी उपकरण है। चाहे आप किसी सहकर्मी, वरिष्ठ, या पूर्ण अजनबी के साथ अपॉइंटमेंट सेट करने का प्रयास कर रहे हों, आपको सबसे पहले ईमेल को स्पष्ट विषय पंक्ति और बॉडी टेक्स्ट के साथ प्रारूपित करना होगा। एक बार जब आप अपना ईमेल साइन ऑफ कर लेते हैं और संदेश भेज देते हैं, तो अनुवर्ती प्रतिक्रिया भेजने से पहले 3-5 दिन प्रतीक्षा करें।
कदम
विधि 1 में से 2: ईमेल को फ़ॉर्मेट करना
चरण 1. उस विषय पंक्ति में उल्लेख करें जिसे आप पूरा करना चाहते हैं।
ईमेल की विषय पंक्ति में अपना उद्देश्य स्पष्ट रूप से बताएं, ताकि प्राप्तकर्ता को तुरंत पता चल जाए कि आप उनसे मिलना चाहते हैं। "मीटिंग" या "संभावित मीटिंग टाइम" जैसी अस्पष्ट भाषा के प्रयोग से बचें। इसके बजाय, विषय पंक्ति में विशिष्ट तिथियों और समय सीमा का उपयोग करें ताकि आपके प्राप्तकर्ता को तुरंत पता चल जाए कि क्या उम्मीद करनी है।
उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह टाइप करें: "सुबह 11 बजे 5/17 के लिए मीटिंग अनुरोध।"
चरण 2. अपना ईमेल शुरू करने के लिए उचित ग्रीटिंग का प्रयोग करें।
जब आप अपना संदेश लिखना शुरू करते हैं तो एक मानक, औपचारिक अभिवादन का उपयोग करने का प्रयास करें। यदि आप किसी ऐसे सार्वजनिक अधिकारी या अन्य प्रतिष्ठित व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जिससे आप कभी नहीं मिले हैं, तो शीर्षक में उनके पूर्ण शीर्षक का उपयोग करें। यदि आप किसी सहकर्मी या वरिष्ठ से संपर्क कर रहे हैं, तो "श्रीमान," "श्रीमती," "एमएक्स," या "मिस" जैसे सम्मानजनक का उपयोग करें। अंगूठे के एक सामान्य नियम के रूप में, अपना ईमेल शुरू करने के लिए "प्रिय," "नमस्ते," और "नमस्ते" जैसे अभिवादन का उपयोग करने का प्रयास करें।
- यदि आप किसी व्यक्ति के बजाय किसी सामान्य कार्यालय या समूह को संबोधित कर रहे हैं, तो इसके बजाय "जिससे यह संबंधित हो सकता है" का उपयोग करें।
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उदाहरण के लिए, यदि आप अपने वरिष्ठ से संपर्क कर रहे थे, तो अभिवादन को इस तरह से तैयार करने का प्रयास करें:
"प्रिय श्री जैक्सन, आशा है सब कुशल मंगल है! मैं एक संभावित बैठक के संबंध में आपसे संपर्क करना चाहता था।"
चरण 3. यदि आप किसी पूर्ण अजनबी से मिल रहे हैं तो अपना परिचय दें।
अपने पहले पैराग्राफ को एक संक्षिप्त परिचय के लिए समर्पित करें यदि आप किसी सार्वजनिक अधिकारी या अन्य व्यक्ति को लिख रहे हैं जिससे आप पहले कभी नहीं मिले हैं। अपने नाम, पद और पेशेवर कनेक्शन पर ध्यान दें, ताकि प्राप्तकर्ता जानता हो कि आप कौन हैं और आप उनसे क्यों संपर्क कर रहे हैं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जिसे आप पहले से जानते हैं, जैसे बॉस या सहकर्मी, तो परिचयात्मक अनुच्छेद शामिल करने के लिए बाध्य महसूस न करें।
- आपके परिचय को पढ़ने में ज्यादा समय नहीं लगना चाहिए।
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कुछ इस तरह लिखने का प्रयास करें:
प्रिय सुश्री अटकिन्स, मेरा नाम सारा क्लेमेंट है, और मैं जोन्स काउंटी एनिमल शेल्टर के लिए काम करती हूं।
चरण 4. बैठक का कारण और इसके समग्र महत्व का वर्णन करें।
ईमेल की शुरुआत में (आपके परिचय के बाद, यदि आपने एक को शामिल करना चुना है), तो बताएं कि आप प्राप्तकर्ता के साथ किस प्रकार की बैठक करना चाहते हैं, और क्या यह औपचारिक या आकस्मिक मामला होगा। एक बार जब आप यह बता दें कि मीटिंग किस लिए है, तो इस बात का विस्तार करें कि मीटिंग उस कार्य के लिए क्यों महत्वपूर्ण है जिसे आप पूरा करने का प्रयास कर रहे हैं। अपने स्पष्टीकरण को संक्षिप्त रखने का प्रयास करें, क्योंकि हो सकता है कि आपके प्राप्तकर्ता के पास आपके ईमेल के माध्यम से जाने के लिए अधिक समय न हो।
उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह लिखने की कोशिश करें: "क्या आप अगले हफ्ते मुझसे मिल सकते हैं और आगामी गोद लेने के अभियान पर चर्चा कर सकते हैं? चूंकि आप पशु आश्रय के लिए वर्तमान वित्तीय सलाहकार हैं, मेरा मानना है कि आप आयोजन के लिए संगठन के कार्य बजट में बहुत अधिक जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
चरण 5. अपनी बैठक के लिए संभावित स्थान और समय का सुझाव दें।
ऐसी जगह के बारे में सोचने की कोशिश करें जो प्रसिद्ध हो और प्राप्तकर्ता के लिए आसानी से सुलभ हो। यदि आप उसी इमारत या सामान्य स्थान पर काम करते हैं जहां आप ईमेल कर रहे हैं, तो देखें कि क्या आप लंच ब्रेक के दौरान मिल सकते हैं। यदि आप और प्राप्तकर्ता आस-पास के स्थान पर नहीं रहते हैं या काम नहीं करते हैं, तो एक रेस्तरां या अन्य सार्वजनिक क्षेत्र का सुझाव देने का प्रयास करें जहां आप मिल सकते हैं। इसके अतिरिक्त, ऐसी सीमा का उल्लेख करें जो आपके लिए कारगर हो, ताकि प्राप्तकर्ता आपको उनकी उपलब्धता के बारे में अधिक आसानी से बता सके।
- यदि आप दोनों के पास व्यस्त कार्यक्रम हैं, तो फोन या वीडियो कॉन्फ्रेंस मीटिंग शेड्यूल करने पर विचार करें।
- उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह का मसौदा तैयार करें: “क्या आप इस सप्ताह किसी समय पशु आश्रय से झूलने में सक्षम होंगे? मैं हर दिन 9 से 5 बजे तक फ्रंट डेस्क पर रहूंगा।
चरण 6. पूछें कि प्राप्तकर्ता आपके संदेश का जवाब देता है।
चूंकि आप तकनीकी रूप से किसी ईवेंट को शेड्यूल कर रहे हैं, इसलिए विनम्रता से पूछें कि प्राप्तकर्ता उनकी उपलब्धता के साथ उत्तर देता है। यदि आप किसी विशेष रूप से व्यस्त व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, तो याद रखें कि उन्हें जवाब देने में एक या दो दिन लग सकते हैं। वापस।
उदाहरण के लिए, ऐसा कुछ कहें: "यदि आप मुझे अगले सप्ताह के लिए अपनी उपलब्धता के बारे में बता सकते हैं, तो मैं वास्तव में इसकी सराहना करूंगा!"
चरण 7. ईमेल समाप्त करते समय सौहार्दपूर्ण समापन भाषा का प्रयोग करें।
एक समापन वाक्य का मसौदा तैयार करें जो आपके ईमेल के उद्देश्य को दोहराता है, ताकि प्राप्तकर्ता स्पष्ट रूप से बैठक के उद्देश्य को समझ सके। "ईमानदारी से," "धन्यवाद," या "शुभकामनाएं" जैसे वाक्यांशों का उपयोग करके, अपने ईमेल पर हस्ताक्षर करने के लिए एक अनुकूल स्वर का प्रयोग करें। साइन-ऑफ़ लिखने के बाद, अपने नाम के नीचे एक हस्ताक्षर छोड़ दें, जो आपकी स्थिति या वर्तमान करियर को दर्शाता है।
- प्राप्तकर्ता को अपनी भाषा प्रदान करें। यदि आप किसी सहकर्मी से बात कर रहे हैं, तो "जल्द ही मिलते हैं" जैसे साइन-ऑफ़ का अर्थ "सम्मानपूर्वक आपका" से अधिक अर्थ होगा। यदि आप किसी वरिष्ठ से संपर्क कर रहे हैं, तो "ईमानदारी से" या "शुभकामनाएं" आकस्मिक साइन-ऑफ जैसे "आपसे मिलते हैं" से अधिक उपयुक्त होंगे।
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उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह लिखें:
मैं जल्द ही आपसे मिलने के लिए उत्सुक हूं, क्योंकि मैं चाहता हूं कि यह गोद लेने का अभियान यथासंभव सफल हो।
भवदीय, सारा क्लेमेंट
गतिविधियां समन्वयक, जोन्स काउंटी पशु आश्रय
चरण 8. बैठक से संबंधित कोई भी प्रासंगिक अनुलग्नक शामिल करें।
मीटिंग के लिए प्राप्तकर्ता को तैयार करने में मदद करने वाले किसी भी दस्तावेज़, स्प्रैडशीट या अन्य प्रासंगिक फ़ाइलें संलग्न करें। यदि आप किसी जटिल विषय के बारे में किसी से संपर्क कर रहे हैं, तो बैठक के विषय को समझने में प्राप्तकर्ता की मदद करने के लिए जो भी पर्चे या डेटा शीट की आवश्यकता है, उन्हें शामिल करें।
उदाहरण के लिए, यदि आप किसी आगामी कार्यक्रम के लिए बजट परिवर्तनों पर चर्चा कर रहे हैं, तो हो सकता है कि आप पिछले वर्ष के बजट की एक स्प्रेडशीट शामिल करना चाहें।
चरण 9. पूरे ईमेल में पेशेवर भाषा और उचित व्याकरण का प्रयोग करें।
किसी भी स्पष्ट व्याकरण संबंधी त्रुटियों और वर्तनी की गलतियों के लिए अपने संदेश को प्रूफरीड करें, ताकि आपका अंतिम ड्राफ्ट यथासंभव पॉलिश और साफ दिखे। इसके अतिरिक्त, ऐसे किसी भी संक्षिप्ताक्षर या कठबोली को हटा दें जो संदेश को अधिक आकस्मिक, या समझने में अधिक कठिन लगता है। यदि आपका अंतिम मसौदा पेशेवर नहीं लगता है, तो प्राप्तकर्ता आपके अनुरोध को गंभीरता से नहीं ले सकता है।
जबकि इमोजी टेक्स्ट और कैज़ुअल ईमेल में उपयोग करने के लिए मज़ेदार हो सकते हैं, आपको मीटिंग का अनुरोध करने के लिए उनका उपयोग नहीं करना चाहिए।
विधि २ का २: प्राप्तकर्ता के साथ अनुवर्ती कार्रवाई
चरण 1. यदि प्राप्तकर्ता 3-5 दिनों में आपके पास वापस नहीं आता है, तो एक अनुवर्ती ईमेल ड्राफ़्ट करें।
आपके अनुरोध को पढ़ने और उसका जवाब देने के लिए प्राप्तकर्ता को कुछ दिन दें। यदि आप किसी व्यावसायिक सप्ताह के भीतर वापस नहीं सुनते हैं, तो उस व्यक्ति को यह याद दिलाने के लिए एक त्वरित ईमेल भेजें कि आप उत्तर की प्रतीक्षा कर रहे हैं। तनाव दें कि आप उनसे मिलने के अवसर के लिए आभारी हैं, और आप उनके समय के लिए आभारी हैं।
- आप जिस व्यक्ति से मिलने का प्रयास कर रहे हैं, उससे संपर्क करने के लिए फ़ॉलो अप कॉल भी एक कारगर तरीका है।
- उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह का मसौदा तैयार करें: “मैं अपने मीटिंग अनुरोध के संबंध में आपके साथ अनुवर्ती कार्रवाई करना चाहता था। जब आपके पास खाली समय हो, तो क्या आप मुझे बता सकते हैं कि अगले हफ्ते किसी मीटिंग के लिए आपकी उपलब्धता क्या है?"
चरण 2. एक अतिरिक्त ईमेल में मीटिंग की बारीकियों को आयरन आउट करें।
एक बार जवाब देने के बाद दूसरे व्यक्ति के शेड्यूल के साथ बातचीत करें। दूसरे व्यक्ति की उपलब्धता पर ध्यान दें, और जब आप दोनों उपलब्ध हों, उस तारीख को मीटिंग के समय की पुष्टि करें। अपने इनबॉक्स में किसी भी भ्रम और अव्यवस्था से बचने के लिए 1-2 ईमेल के भीतर दिनांक और समय की पुष्टि करने का प्रयास करें।
- जितना हो सके लचीला बनने की कोशिश करें। यदि आप किसी व्यस्त व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, तो हो सकता है कि वे आपसे तुरंत न मिल सकें।
- अंतिम समय पर मीटिंग शेड्यूल न करें। यदि प्राप्तकर्ता व्यस्त है, तो हो सकता है कि आप मिलने की तिथि पर सहमत न हो सकें।
चरण 3. मीटिंग से कुछ दिन पहले रिमाइंडर या पुष्टिकरण भेजें।
यदि आप निर्धारित बैठक से पहले अतिरिक्त तैयार रहना चाहते हैं, तो प्राप्तकर्ता को एक अनुस्मारक के रूप में एक पुष्टिकरण ईमेल भेजने का प्रयास करें। इस ईमेल को बहुत लंबा न बनाएं, इसके बजाय, उस दिन, समय और स्थान के बारे में बताएं, जिसे आप मीटिंग की योजना बना रहे हैं ताकि दोबारा जांच की जा सके कि मीटिंग अभी भी शेड्यूल के अनुसार चल रही है।
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उदाहरण के लिए, कुछ इस तरह लिखें:
मैं सिर्फ यह पुष्टि करना चाहता था कि हम अभी भी 17 मई को सुबह 11 बजे जोन्स काउंटी एनिमल शेल्टर में मिल रहे हैं।
