एक आदर्श ध्वनि मेल ग्रीटिंग बनाना महत्वपूर्ण है। यह कॉल करने वालों को आपकी पहली छाप दे सकता है, इसलिए विनम्र, पेशेवर अभिवादन छोड़ना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि कोई संभावित नियोक्ता आपको कॉल कर रहा हो। अपनी माँ को परेशान करने वाले पुराने मज़ाक वाले वॉइसमेल से छुटकारा पाएं, और एक सूचनात्मक और मैत्रीपूर्ण अभिवादन रिकॉर्ड करें जिससे आप अच्छे दिखें।
कदम
3 का भाग 1: योजना बनाना कि आप क्या कहना चाहते हैं
चरण 1. उन सूचनाओं की एक सूची लिखें जिन्हें आप अपने ध्वनि मेल अभिवादन में शामिल करना चाहते हैं।
शामिल करने के लिए बिंदुओं की एक सूची लिखना कठिन लग सकता है, लेकिन जब आपकी ध्वनि मेल संभावित रूप से पहली छाप हो सकती है, तो यह सबसे अच्छा है यदि यह "उम, उह," शोर और अजीब विराम के समूह के साथ नहीं आता है।
- आप चाहते हैं कि आपके ध्वनि मेल में कुछ बुनियादी जानकारी विनम्र तरीके से हो जिससे कॉल करने वाले को यह जानने में मदद मिले कि यह आप हैं, और जानकारी को छोड़ना है ताकि आप जितनी जल्दी हो सके वापस कॉल कर सकें।
- अपना नाम शामिल करें (और कंपनी अगर यह एक व्यावसायिक ध्वनि मेल है), एक बयान जो कॉल करने वाले को यह बताता है कि आप कॉल मिस करने के लिए क्षमा चाहते हैं, और जानकारी जो आप कॉलर से चाहते हैं जैसे नाम, नंबर और उद्देश्य से संबंधित एक संक्षिप्त संदेश कॉल का।
चरण 2. अपने अभिवादन के लिए एक स्क्रिप्ट लिखें।
आप एक स्क्रिप्ट बनाना चाहते हैं जिसे आप अपना वॉइसमेल रिकॉर्ड करते समय पढ़ सकते हैं। कुछ पढ़ने के लिए, आप आराम कर सकते हैं और विनम्र और आत्मविश्वासी लग सकते हैं।
- एक विनम्र "हैलो" से शुरू करें। कॉल करने वाले को सूचित करें कि आप कौन हैं, और कॉल छूटने के लिए क्षमा चाहते हैं।
- कॉल करने वाले को एक संक्षिप्त संदेश के साथ एक नाम और संपर्क नंबर छोड़ने के लिए कहकर अपनी स्क्रिप्ट समाप्त करें। कॉल करने वाले को सूचित करें कि आप जितनी जल्दी हो सके उनसे संपर्क करेंगे। यदि आप चाहें तो एक मित्रवत "आपका दिन शुभ हो" के साथ भी हस्ताक्षर कर सकते हैं।
चरण 3. अपनी स्क्रिप्ट पढ़ें।
आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि एक स्पष्ट संदेश प्राप्त करते समय यह पेशेवर और मैत्रीपूर्ण लगे। उन लोगों के बारे में सोचें जो आपको ध्वनि मेल छोड़ रहे हैं और सुनिश्चित करें कि आपका व्यक्ति आकर्षक और सूचनात्मक है।
- सुनिश्चित करें कि आपकी स्क्रिप्ट में आपकी सूची की जानकारी शामिल है। "आपका कॉल मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण है" जैसे सामान्य, सपाट अभिवादन से बचें। यदि कॉल महत्वपूर्ण है, तो आप इसे जल्द से जल्द वापस करने का प्रयास करेंगे।
- यदि आप काम के लिए ध्वनि मेल सेट कर रहे हैं, भले ही वह आपके सेल पर हो, तो कॉल करने वालों को आप तक पहुंचने के लिए वैकल्पिक तरीके देने पर विचार करें। अपनी वेबसाइट को एक ईमेल पता या पता दें जहां अधिक जानकारी मिल सकती है।
- एक बार जब आप अपना ध्वनि मेल ज़ोर से पढ़ लेते हैं और महसूस करते हैं कि यह एक दोस्ताना, पेशेवर तरीके से प्रासंगिक जानकारी प्रदान करता है, तो आप रिकॉर्ड करने के लिए तैयार हैं।
3 का भाग 2: अपना वॉइसमेल रिकॉर्ड करना
चरण 1. पृष्ठभूमि शोर सीमित करें।
आप चाहते हैं कि आपकी आवाज़ कुरकुरी और स्पष्ट हो, इसलिए सुनिश्चित करें कि पृष्ठभूमि में कोई शोर नहीं है जैसे रेडियो, टीवी या बात करने वाले लोग।
- अपने वॉइसमेल को रिकॉर्ड करने के लिए सबसे अच्छी जगह एक शांत कमरे में है जो अत्यधिक शोर से दूर है।
- छोटे कमरे भी बेहतर काम करेंगे क्योंकि बड़ी, खुली जगह में उतनी परिवेशी ध्वनि नहीं होगी।
चरण 2. अपने फोन पर ध्वनि मेल सेटअप फ़ंक्शन दर्ज करें।
आपके वाहक और फ़ोन के आधार पर, एक नया अभिवादन रिकॉर्ड करने के कई तरीके हैं।
- यदि आप एक iPhone पर हैं और आपके पास iOS 8 या बाद का संस्करण है, तो आप अपने "फ़ोन" ऐप में जा सकते हैं और "ध्वनि मेल" बटन दबा सकते हैं। यह आपको एक स्क्रीन पर लाएगा जो आपके वॉयस मेल दिखाता है, और ऊपरी बाएं कोने में "ग्रीटिंग" के लिए एक विकल्प होगा, उस पर क्लिक करें और वहां से आप अपना अभिवादन सुन या संपादित कर सकते हैं।
- एंड्रॉइड उपयोगकर्ता डायलर में 1 कुंजी को तब तक दबाए रख सकते हैं जब तक कि आपका फोन ध्वनि मेल सेवा से कनेक्ट न हो जाए। संकेत मिलने पर अपना पिन दर्ज करें या पहली बार अपना ध्वनि मेल इनबॉक्स सेट करें और फिर एक नया अभिवादन रिकॉर्ड करने के लिए संकेतों का पालन करें। कुछ Android डिवाइस आपके कैरियर के आधार पर Voicemail ऐप के साथ आ सकते हैं।
- यदि आपको अपनी ध्वनि मेल सेवा तक पहुँचने में कठिनाई हो रही है, तो अपना स्वयं का फ़ोन नंबर डायल करने का प्रयास करें।
चरण 3. अपनी स्क्रिप्ट पढ़ें।
आप रिकॉर्ड करने के लिए तैयार हैं, आप एक आरामदायक शांत जगह पर हैं, और आपकी स्क्रिप्ट आपके हाथ में है। जब आपको रिकॉर्ड करने के लिए कहा जाए तो बस अपनी अद्भुत स्क्रिप्ट पढ़ें।
- कोशिश करें कि पूरी तरह से एकरस आवाज का इस्तेमाल न करें। आप एक दोस्ताना संवादी स्वर के साथ बोलना चाहते हैं।
- यदि आपको अपनी आवाज़ में कुछ अभिव्यक्ति जोड़ने या स्पष्ट रूप से बोलने में परेशानी होती है, तो प्रतिक्रिया प्राप्त करने और अधिक सहज महसूस करने के लिए किसी मित्र के सामने अपने अभिवादन का अभ्यास करने का प्रयास करें।
चरण 4. अपनी रिकॉर्डिंग का पूर्वावलोकन करें।
अपना ध्वनिमेल अभिवादन रिकॉर्ड करने के बाद आपके पास सहेजने से पहले उसका पूर्वावलोकन करने का विकल्प होता है. यह सुनिश्चित करने के लिए अपना ध्वनि मेल सुनें कि आपने स्पष्ट और विनम्र तरीके से बात की है, और आपने सभी महत्वपूर्ण जानकारी शामिल की है।
- याद रखें, आप अपना नाम या अपने परिवार का नाम शामिल करना चाहते हैं।
- कॉल करने वाले को सूचित करें कि आप कॉल मिस करने के लिए क्षमा चाहते हैं और जितनी जल्दी हो सके इसे वापस कर देंगे।
- उस जानकारी के बारे में निर्देशों का एक संक्षिप्त सेट दें जो आप चाहते हैं कि कॉल करने वाले को प्रदान किया जाए ताकि कॉल वापस करने पर आपको सूचित किया जा सके।
चरण 5. क्या किसी मित्र ने आपको कॉल किया है।
क्या कोई ऐसा व्यक्ति है जिस पर आप भरोसा करते हैं, आपका ध्वनि मेल अभिवादन सुनता है और आपको प्रतिक्रिया देता है।
किसी मित्र का आपके फ़ोन पर कॉल करना और आपके ध्वनि मेल अभिवादन को सुनना यह देखने का एक शानदार तरीका है कि क्या आपने सफलतापूर्वक एक दोस्ताना और उचित अभिवादन रिकॉर्ड किया है जिसे वास्तविक कॉल करने वाले सुन और समझ सकते हैं।
भाग ३ का ३: समस्या निवारण
चरण 1. यदि ध्वनि मेल काम नहीं कर रहा है, तो अपने फ़ोन को पुनः प्रारंभ करने का प्रयास करें।
अपने फ़ोन को पुनरारंभ करना कई सामान्य ध्वनि मेल समस्याओं के लिए एक त्वरित समाधान है। यदि आप अपनी ध्वनि मेल सेवा से कनेक्ट नहीं हो सकते हैं या अन्य ध्वनि मेल समस्याओं का सामना कर रहे हैं, तो आगे बढ़ने से पहले अपने फ़ोन को पुनः प्रारंभ करने का प्रयास करें।
चरण 2. यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि आपके फ़ोन पर ध्वनि मेल सेटअप है।
यदि आप एक नए फोन का उपयोग कर रहे हैं या सिर्फ सिम कार्ड स्विच कर रहे हैं, तो आपको अपना नया ग्रीटिंग रिकॉर्ड करने से पहले अपने खाते के लिए ध्वनि मेल सेट करना होगा। आपकी सेवा और डिवाइस के आधार पर, आप अपनी वॉइसमेल सुविधाओं तक कई तरीकों से पहुंच सकते हैं:
- फ़ोन के डायलर पर 1 दबाकर रखें। यह अधिकांश उपकरणों और सेवाओं पर काम करता है।
- अपने iPhone के डायलर पर Voicemail बटन पर टैप करें।
- डायल *86 (वेरिज़ोन) या 123 (टी-मोबाइल)।
- अपने फोन से अपना नंबर डायल करें। कई सेवाओं के लिए, यह आपके वॉइसमेल को कॉल करेगा।
चरण 3. सुनिश्चित करें कि आपकी योजना में ध्वनि मेल शामिल है।
जबकि अधिकांश योजनाओं में इन दिनों बुनियादी ध्वनि मेल सेवाएं शामिल हैं, फिर भी यह संभव है कि आपके पास ऐसी योजना हो जिसमें ध्वनि मेल सुविधा न हो। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं तो अपना मासिक विवरण देखें या अपने वाहक से संपर्क करें।
चरण 4. यदि आप अपना ध्वनि मेल पासवर्ड भूल गए हैं या ध्वनि मेल काम नहीं कर पा रहे हैं तो अपने वाहक से संपर्क करें।
यदि आपने पहले अपना वॉइसमेल सेटअप किया था, लेकिन आपको अपना पासवर्ड याद नहीं है, तो आपको अपने कैरियर की ग्राहक सेवा लाइन से संपर्क करना होगा। एक सेवा प्रतिनिधि आपके लिए आपके ध्वनि मेल पासवर्ड को रीसेट करने में सक्षम होगा। ग्राहक सेवा विभाग को ध्वनि मेल के साथ होने वाली किसी भी अन्य समस्या के माध्यम से भी आपकी सहायता करने में सक्षम होना चाहिए।
टिप्स
- यदि आवश्यक हो तो अभिवादन को फिर से रिकॉर्ड करें। अपना समय ले लो और जल्दी मत करो।
- यदि आप या कोई उपलब्ध व्यक्ति उस भाषा को बोलता है तो आप बहुभाषी अभिवादन पर भी विचार कर सकते हैं। दूसरी भाषा अंग्रेजी अभिवादन का अनुसरण कर सकती है।
- जब आप अपना वॉइसमेल ग्रीटिंग रिकॉर्ड करते हैं, तो खड़े हो जाएं और थोड़ा घूम भी लें।
- अपनी रिकॉर्डिंग को छोटा और प्यारा रखें।
- यदि आप किसी व्यवसाय के लिए ध्वनि मेल अभिवादन रिकॉर्ड कर रहे हैं, तो कहें कि आपकी कंपनी में कौन हैं और कंपनी का नाम। आप तक पहुंचने के वैकल्पिक तरीकों को भी शामिल कर सकते हैं।
- यदि आप एक ध्वनि मेल ग्रीटिंग रिकॉर्ड कर रहे हैं जो अस्थायी है क्योंकि आप दूर होंगे, तो कॉल करने वालों को यह न बताएं कि आप कहां जा रहे हैं या आप घर पर नहीं हैं।
