यदि आपके कार्यक्षेत्र में आपको ग्राहकों से फोन के माध्यम से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो संभावना है कि आप स्वयं को बहुत सारे ध्वनि मेल छोड़ते हुए पाएंगे। लेकिन बीप के बाद आपको वास्तव में क्या कहना चाहिए? आपके द्वारा प्राप्त की जाने वाली सभी प्रासंगिक जानकारी को याद करने की कोशिश करना नर्वस हो सकता है, और परिणामस्वरूप महत्वपूर्ण विवरण छोड़ दिए जाते हैं। ध्वनि मेल छोड़ने के लिए एक प्रणाली के साथ आ कर बिखरे हुए, तात्कालिक संदेशों को छोड़ दें। अपने दिमाग में एक त्वरित चेकलिस्ट के माध्यम से चलकर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपने प्राप्तकर्ता को रिले करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी प्रदान की है और कॉल बैक प्राप्त करने की संभावनाओं में सुधार किया है।
कदम
3 का भाग 1: स्वयं को पहचानना
चरण 1. आवाज के सही स्वर का प्रयोग करें।
जैसे ही आप अपना संदेश रिकॉर्ड करना शुरू करते हैं, स्पष्ट, श्रव्य आवाज में बोलें। बहुत तेजी से न बड़बड़ाएं और न ही बात करें। अपने श्रोता का ध्यान आकर्षित करने के लिए इच्छुक और ऊर्जावान दिखने की पूरी कोशिश करें। भले ही प्राप्तकर्ता आपको नहीं देख सकता है, आपका सामान्य स्वर फोन पर आ जाएगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप सही संदेश दे रहे हैं।
- आप जो कुछ भी कहते हैं उसे स्पष्ट करें। खराब रिसेप्शन आपकी आवाज को विकृत कर सकता है और आपको कट कर सकता है। यहां तक कि एक सामान्य बोलने वाली आवाज भी फोन पर उलझ सकती है।
- आपकी आवाज की गुणवत्ता को कॉल के तरीके को उचित रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। उदाहरण के लिए, जब आप अपने भतीजे को उसके हाई स्कूल स्नातक होने पर बधाई देने के लिए ध्वनि मेल छोड़ रहे हों तो उत्साहित होना ठीक है। हालाँकि, यदि आप एक शोकग्रस्त मित्र के प्रति संवेदना व्यक्त कर रहे हैं, तो आपको अपना लहजा गंभीर और सम्मानजनक रखना चाहिए।
चरण 2. अपने नाम का उल्लेख करें।
प्राप्तकर्ता को अपना नाम सबसे पहले दें। इस तरह, जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं, उसे पता चल जाएगा कि आप बल्ले से कौन हैं। एक साधारण "यह है (आपका पहला नाम)" ज्यादातर स्थितियों में काम करेगा, या अधिक परिचयात्मक "मेरा नाम है (पूरा नाम)" यदि आप जिस व्यक्ति को बुला रहे हैं वह आपसे पहले नहीं मिला है। बिना किसी पहचान की आवश्यकता के मित्र और रिश्तेदार आपको पहचान लेंगे। यदि यह एक पेशेवर कॉल है, तो उनके पास आवाज और संदेश के साथ जुड़ने के लिए एक नाम होगा, जो संचार की एक और व्यक्तिगत लाइन खोलने में मदद करेगा।
- यह कदम किसी दिए गए जैसा लगता है, लेकिन कॉल करने वाले अक्सर इसे भूल जाते हैं जब उन्हें मौके पर रखा जाता है।
- यदि आपके पास नौकरी का शीर्षक या स्वयं का विवरण है जो अनुवर्ती कॉल में प्राप्तकर्ता के लिए उपयोगी साबित हो सकता है, तो इसे अपने नाम के बाद सूचीबद्ध करें, अर्थात "मेरा नाम डॉ. होल्ड्सवर्थ, सेक्रेड हार्ट मेडिकल सेंटर में वरिष्ठ रेडियोलॉजिस्ट है," या "यह ग्लोरिया कारपेंटर है, मैं स्कूल से क्लो की माँ हूँ।"
चरण 3. अपना फोन नंबर छोड़ दें।
अपने नाम के तुरंत बाद अपना फोन नंबर लिखें। अधिकांश कॉल करने वाले अपनी संपर्क जानकारी प्रदान करने के लिए ध्वनि मेल के अंत तक प्रतीक्षा करते हैं, लेकिन यदि प्राप्तकर्ता इसे पहली बार नहीं पकड़ता है, तो उन्हें पूरे संदेश को फिर से सुनने के लिए मजबूर किया जाएगा। अपना फ़ोन नंबर छोड़ते समय धीरे-धीरे बोलना और स्पष्ट करना याद रखें ताकि यह समझ में आए।
- संदेश की शुरुआत में अपना फ़ोन नंबर देने का एक आसान तरीका यह है कि "यह है (आपका नाम), मेरा नंबर है (आपका फ़ोन नंबर)" या "मेरा नाम (नाम) है (नंबर) से कॉल कर रहा है। ।"
- कॉलर आईडी सुविधाओं की व्यापकता के बावजूद, यह हमेशा सलाह दी जाती है कि यदि आप जिस व्यक्ति को कॉल कर रहे हैं, उसके पास आपका नंबर सहेजा नहीं गया है, या आप अनुरोध कर रहे हैं कि वे आपके कॉल को किसी भिन्न एक्सटेंशन पर वापस कर दें, तो अपना फ़ोन नंबर छोड़ दें।
चरण 4. संबंध बनाएं।
व्यवसाय से संबंधित ध्वनि मेल या अज्ञात प्रेषकों के संदेशों को सुनते समय, लोगों को संदेह या अनिच्छा होने लगेगी यदि वे नहीं जानते कि आप कौन हैं या आप क्यों कॉल कर रहे हैं। एक पारस्परिक मित्र या संदर्भ का उल्लेख करके उन्हें आराम से रखें जिन्होंने आपको उनका नंबर प्रदान किया है। फिर, यह कॉल को और अधिक व्यक्तिगत महसूस कराता है। ध्वनि मेल कम आक्रामक लगेगा, और आपको प्रतिक्रिया प्राप्त होने की अधिक संभावना होगी।
- एक संक्षिप्त परिचय बनाने की कोशिश करें जो श्रोता को आकर्षित करे, जैसे "मुझे आपका नंबर पैट से मिला, जो कहता है कि आप अपनी नाव बेचने में रुचि रखते हैं।"
- यहां तक कि अगर आप कोई व्यावसायिक कॉल नहीं कर रहे हैं, तो कनेक्शन स्थापित करने से आपके प्राप्तकर्ता को और अधिक आरामदायक बनाने में मदद मिल सकती है। "यह बॉब है, सड़क के पार से आपका पड़ोसी" "यह रॉबर्ट हेंडरसन है" की तुलना में अधिक आकर्षक है।
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भाग 1 प्रश्नोत्तरी
यदि आप किसी मित्र या रिश्तेदार के लिए कोई संदेश छोड़ रहे हैं, तो आपको अपना परिचय कैसे देना चाहिए?
सिर्फ अपने पहले नाम के साथ।
बिल्कुल! यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को बुला रहे हैं जो आपको अच्छी तरह जानता है, तो वे आपको केवल आपके पहले नाम से ही पहचान पाएंगे। परिवार के किसी सदस्य या मित्र के लिए अपना पूरा नाम छोड़ना केवल कठोर और अजीब लगेगा। एक और प्रश्नोत्तरी प्रश्न के लिए पढ़ें।
सिर्फ अपने अंतिम नाम के साथ।
पुनः प्रयास करें! जब तक आप अपने दोस्तों के साथ अपने अंतिम नाम से नहीं जाते, तब तक ध्वनि संदेश में अपना परिचय देना अजीब है। और आपके परिवार के कई सदस्यों का उपनाम समान होने की संभावना है, जिससे उन्हें आपकी पहचान करने में मदद नहीं मिलेगी। फिर से अनुमान लगाओ!
अपने पूरे नाम के साथ।
काफी नहीं! यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति के लिए ध्वनि मेल छोड़ रहे हैं जिससे आप कभी नहीं मिले हैं तो आपको अपना पूरा नाम छोड़ देना चाहिए। लेकिन परिवार के किसी सदस्य या मित्र को आपकी पहचान करने के लिए आपके पूरे नाम की आवश्यकता नहीं होगी। फिर से अनुमान लगाओ!
दरअसल, आपको अपना नाम किसी ऐसे व्यक्ति को देने की जरूरत नहीं है जो आपको अच्छी तरह जानता हो।
जरुरी नहीं! याद रखें कि फोन पर बात करने से आपकी आवाज विकृत हो जाती है। इसलिए, जो लोग आपको अच्छी तरह से जानते हैं वे भी फोन पर आपकी आवाज को नहीं पहचान सकते हैं। दूसरा उत्तर चुनें!
अधिक प्रश्नोत्तरी चाहते हैं?
अपने आप को परखते रहो!
3 का भाग 2: अपने व्यवसाय के बारे में बताना
चरण 1. पहले से सोचें कि आप क्या कहने जा रहे हैं।
ध्वनि मेल छोड़ना शुरू करने से पहले आप क्या कहने जा रहे हैं, इसका स्पष्ट विचार रखें। यदि आप किसी विशिष्ट इरादे से कॉल कर रहे हैं तो यह बहुत अधिक समस्या नहीं होनी चाहिए, लेकिन दूसरे छोर पर बीप सुनना और यह जानना कि उन्हें रिकॉर्ड किया जा रहा है, बहुत सारे कॉल करने वालों को एक खाली आकर्षित करने का कारण बन सकता है। जानकारी को बुलेट पॉइंट्स में तोड़ें और लटकने से पहले प्रत्येक को हिट करें।
- ध्वनि मेल के लिए जो विशेष रूप से दबाव या महत्वपूर्ण हैं, समय से पहले किसी न किसी स्क्रिप्ट को लिखने पर विचार करें।
- यदि आप अपने आप को अंतर रखते हुए पाते हैं, तो बस अपना नाम, कॉलबैक नंबर और कुछ शब्दों में कॉल करने का कारण बताने पर ध्यान दें।
- छवि जिसे आप पिछली रात की तारीख के बारे में रोमांटिक रुचि के साथ अनुवर्ती करने के लिए ध्वनि मेल भेज रहे हैं। रिकॉर्ड करने से पहले अपने संदेश को मानसिक रूप से रेखांकित करने का अर्थ यह हो सकता है कि शांत, शांत और एकत्रित होने और हकलाने वाले, घबराए हुए मलबे के बीच का अंतर।
चरण 2. अपना संदेश संक्षिप्त रखें।
अपने ध्वनि मेल संदेश को 20-30 सेकंड तक सीमित रखें। शायद ही कोई अवसर होगा जब ध्वनि मेल को लंबा होना चाहिए। आप प्राप्तकर्ता को बहुत लंबे, भ्रामक परिचय या कहानी के साथ बोर नहीं करना चाहते हैं। संक्षिप्त और बिंदु पर रहें। एक छोटा संदेश वास्तव में जिज्ञासा पैदा कर सकता है और किसी व्यक्ति को वापस कॉल करने के लिए राजी कर सकता है जब उनके पास अन्यथा नहीं हो सकता है।
- दूसरी तरफ, यदि आप एक ध्वनि मेल छोड़ते हैं जो बहुत छोटा है, तो आपका प्राप्तकर्ता इसे महत्वहीन समझ सकता है और इसे सुने बिना भी इसे हटा सकता है। यह विशेष रूप से संभव है यदि आप किसी असूचीबद्ध नंबर से कॉल कर रहे हैं।
- वॉइसमेल छोड़ने का मतलब किसी को आपको वापस कॉल करने के लिए मजबूर करना है, न कि कॉल के दौरान आप उनके साथ साझा की जाने वाली सभी जानकारी को अनलोड करना।
चरण 3. सबसे महत्वपूर्ण जानकारी के साथ खोलें।
पीछा करने के लिए कट करें और कॉल करने के अपने कारण के बारे में स्पष्ट रहें। यदि आप केवल आधार को छू रहे हैं, तो ऐसा कहें; यदि आपके पास बिक्री की पेशकश है, या लेन-देन का पालन कर रहे हैं या नियुक्ति की पुष्टि कर रहे हैं, तो प्राप्तकर्ता को बताएं। आपका श्रोता जल्दी से रुचि खो देगा और संदेश को हटा सकता है यदि आप उन्हें अपने उद्देश्य के बारे में पहले से सूचित नहीं करते हैं।
- आपके पास अपनी बात मनवाने के लिए बहुत कम समय है। यदि आप झाड़ी के चारों ओर मारते हैं, तो आपका श्रोता किसी भी महत्वपूर्ण सूचना पर पहुंचने से पहले संदेश को छोड़ सकता है।
- "पिताजी अस्पताल में हैं" जैसे कठिन समाचारों को खाली स्थान पर वितरित करना बेहतर है, और शेष संदेश का उपयोग सांत्वना और समझाने के लिए करें, बजाय इसके कि विषय पर नृत्य करें और अपने श्रोता को चिंतित करें।
चरण 4. व्यक्तिगत और जैविक बनें।
एक रुकी हुई, सामान्य-ध्वनि वाली "फ़ोन की आवाज़" में फिसलने के आग्रह का विरोध करें। बस विनम्र रहें, स्वयं बनें और स्वाभाविक रूप से बोलें। लोग बता सकते हैं कि जब कोई उन्हें कुछ बेचने की कोशिश कर रहा है या एक निश्चित तरीके से बाहर आ रहा है, और वे आपको दिन का समय देने की अधिक संभावना रखते हैं यदि उन्हें लगता है कि आप उनसे समान स्तर पर संपर्क कर रहे हैं।
ऐसा लगता है कि आप एक स्क्रिप्ट से पढ़ रहे हैं, आपके श्रोता को यह आभास होगा कि वे सिर्फ एक और कॉल हैं जो आपको करना है।
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भाग 2 प्रश्नोत्तरी
आपको अपने वॉइसमेल के दौरान कितनी जानकारी देनी चाहिए?
जितना कम हो सके, जैसे, आपका नाम और नंबर।
नहीं! ध्वनि मेल पर रहस्यमय होने की कोशिश न करें, खासकर यदि आप एक असूचीबद्ध नंबर से कॉल कर रहे हैं। यदि आप बहुत गुप्त हैं, तो जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं, वह आपके वॉइसमेल को महत्वहीन समझकर हटा सकता है। दूसरा उत्तर चुनें!
यह समझाने के लिए पर्याप्त है कि उन्हें आपको वापस क्यों बुलाना चाहिए।
सही! संक्षिप्त रहें, लेकिन जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं, उसे यह जानने के लिए पर्याप्त जानकारी दें कि आपने कॉल क्यों किया। यदि आप न तो बहुत रूखे हैं और न ही बहुत बातूनी हैं, तो वे आपको वापस बुलाने की अधिक संभावना रखते हैं। एक और प्रश्नोत्तरी प्रश्न के लिए पढ़ें।
अगर वे फोन उठाते तो सारी जानकारी देते।
बिल्कुल नहीं! ध्वनि संदेश पूर्ण बातचीत का विकल्प नहीं हैं। यदि आप २० या ३० सेकंड से अधिक समय तक बात करते हैं, तो जिस व्यक्ति को आपने कॉल किया है, वह ऊब या नाराज़ हो सकता है, और वह शायद आपको वापस नहीं बुलाएगा। दूसरा उत्तर चुनें!
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भाग ३ का ३: हस्ताक्षर करना
चरण 1. एक विशिष्ट प्रश्न या अनुरोध करें।
जैसे ही आप अपना संदेश समाप्त करते हैं, इस बारे में विशिष्ट रहें कि आप प्राप्तकर्ता को आपको वापस क्यों बुलाना चाहते हैं। उनसे एक सटीक प्रश्न पूछें या एक अनुरोध करें जो उन्हें फोन लेने के लिए प्रेरित करे। यदि वे आपकी ध्वनि मेल को सुनने के बाद आपके इरादे के बारे में भ्रमित या अनिश्चित महसूस कर रहे हैं, तो इसने अपना काम नहीं किया है।
- "मुझे बताएं कि आपको वह नुस्खा कैसा लगा जो मैंने आपको भेजा था" या "मुझे इस प्रस्ताव के बारे में आपके विचार सुनने में दिलचस्पी है" जैसे वाक्यांश आज़माएं।
- जब आप केवल "मुझे वापस बुलाओ" कहते हैं, तो लोग आपसे संपर्क करने के लिए अधिक प्रेरित होते हैं जब आपने उन्हें एक अनुरोध के साथ चुना है।
चरण 2. अपना नाम और संपर्क जानकारी पुन: स्थापित करें।
श्रोता को अपना नाम और फोन नंबर देकर एक बार फिर अपना संदेश समाप्त करें। अपने फ़ोन नंबर को दो बार दोहराएं ताकि उनके द्वारा कोई अंक गलत होने या उसे लिखने में विफल होने की कोई संभावना न हो। किसी भी विवरण को शामिल करना सुनिश्चित करें जो प्राप्तकर्ता द्वारा आपकी कॉल वापस करने में सहायक हो सकता है, जैसे कि आप कब उपलब्ध होंगे और कब उपलब्ध नहीं होंगे और कॉल करने के लिए दिन का सबसे अच्छा समय।
- कॉल के अंत में अपने फ़ोन नंबर को दो बार से अधिक स्पेलिंग करना अत्यधिक है, और इसे असभ्य भी समझा जा सकता है।
- यदि कॉलर आपसे पहले कभी नहीं मिला है, तो आप अपना अंतिम नाम भी बता सकते हैं।
- यदि आपका संदेश किसी मित्र या रिश्तेदार के लिए आकस्मिक है तो आपको इस कदम के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी।
चरण 3. लंबे समय तक चलने वाले अंत से बचें।
जब रुकने का समय हो, तो संदेश को बेवजह टालें या लम्बा न करें। जब तक यह किसी प्रियजन के लिए एक व्यक्तिगत कॉल नहीं है, तब तक किसी को एक शानदार दिन की कामना करने की आवश्यकता नहीं है। वॉइसमेल जितना लंबा चलेगा प्राप्तकर्ता का ध्यान नष्ट हो जाएगा, इसलिए कोशिश करें कि अंत में फोकस न खोएं। उनके समय के लिए धन्यवाद और संचार के अगले चरण को उन पर छोड़ दें।
- "मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं" जैसे मित्रवत समापन गर्म होते हैं और इसलिए सामान्य, वाणिज्यिक लोगों की तुलना में अधिक प्रभावी होते हैं जैसे "आपका दिन शुभ हो।"
- अंत में अपने संदेश को संक्षिप्त या संक्षिप्त न करें। यदि प्राप्तकर्ता को एक निश्चित विवरण फिर से सुनने की आवश्यकता है, तो वे इसे बाद में फिर से चला सकते हैं।
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भाग 3 प्रश्नोत्तरी
ध्वनि मेल संदेश के अंत में आपको कितनी बार अपना फ़ोन नंबर कहना चाहिए?
कोई नहीं, यह मानते हुए कि आपने इसे संदेश की शुरुआत में कहा था।
काफी नहीं! हां, आपको अपना नंबर वॉइसमेल के शुरू में देना चाहिए। लेकिन फिर भी, हो सकता है कि वह व्यक्ति पहली बार चूक गया हो, इसलिए अपने संदेश के अंत में इसे दोहराना अच्छा है। सही उत्तर खोजने के लिए किसी अन्य उत्तर पर क्लिक करें…
एक बार
बंद करे! अपने संदेश के अंत में एक बार अपना नंबर कहना निश्चित रूप से न कहने से बेहतर है। लेकिन, आदर्श रूप से, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए इसे एक से अधिक बार दोहराना चाहिए कि व्यक्ति इसे प्राप्त करता है। दूसरा उत्तर चुनें!
दो बार
हाँ! अपने संदेश के अंत में, अपना नंबर दो बार दोहराएं। यह सुनिश्चित करने के लिए आदर्श संख्या है कि व्यक्ति इसे सही ढंग से सुनता है बिना धक्का-मुक्की या असभ्य के सामने आए। एक और प्रश्नोत्तरी प्रश्न के लिए पढ़ें।
तीन बार
लगभग! आपको ध्वनि मेल के अंत में अपना नंबर तीन बार बताने की आवश्यकता नहीं है। जिस व्यक्ति को आप कॉल कर रहे हैं, उसे आपका नंबर इससे कम दोहराव के साथ मिलेगा। और इससे भी बदतर, इसे तीन बार या अधिक बार दोहराना असभ्य के रूप में सामने आ सकता है। कोई दूसरा उत्तर आज़माएं…
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अपने आप को परखते रहो!
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टिप्स
- उस समय के बारे में सोचें जब आपको ध्वनि मेल संदेश मिले हों, जिससे आपको लगता है कि "यह व्यक्ति क्या चाहता है?" आप जिस प्रकार का ध्वनि मेल प्राप्त करना चाहते हैं, उसे छोड़ दें।
- जब यह प्राप्तकर्ता के साथ आपकी बातचीत के लिए प्रासंगिक हो तो अपने फोन नंबर के अलावा अपना ईमेल पता या संपर्क का अन्य तरीका प्रदान करें।
- मुस्कान! यह फोन पर भी आता है।
- यदि आप समय-संवेदी जानकारी साझा कर रहे हैं तो दिनांक का उल्लेख करना न भूलें।
- यदि आप किसी संवेदनशील विषय के बारे में कॉल कर रहे हैं, तो ध्वनि मेल में शामिल की जाने वाली जानकारी को सीमित करें यदि इसे अन्य लोग सुन लेते हैं।
- किसी आपात स्थिति या प्राकृतिक आपदा की स्थिति में, लोगों को यह बताने के लिए कि आप ठीक हैं, अपने आउटगोइंग वॉइसमेल संदेश का उपयोग करें।
चेतावनी
- अगर आप किसी को वापस बुलाने की कोशिश कर रहे हैं, तो कॉल के पिछले असफल प्रयासों के बारे में न बताएं। यह आपको नाराज़ कर सकता है, और आपके साथ व्यवहार करते समय वे कम सहज महसूस करेंगे।
- पेशेवर परिस्थितियों में, यदि आप जिस व्यक्ति को कॉल कर रहे हैं, वह उत्तर नहीं देता है, तो आपको हमेशा एक ध्वनि मेल छोड़ना चाहिए। बिना वॉइसमेल संदेशों के कई मिस्ड कॉल देखना आपके व्यवसाय के महत्व को कम करता है।
