चाहे आप एक युवा व्हिपर स्नैपर हों, जिन्होंने पहले कभी फैक्स के बारे में नहीं सुना हो, या आप ब्लॉक के आसपास रहे हों, लेकिन बस भूल गए हों, आपको शायद यह जानना होगा कि किसी बिंदु पर फैक्स कैसे भेजा जाए। ध्यान रखें कि फ़ैक्स मशीनों के बीच कई भिन्नताएँ हैं, इसलिए यदि आपके पास वे हैं तो आपको अपनी व्यक्तिगत मशीन के लिए मैनुअल या निर्देशों से परामर्श करना चाहिए। अधिकांश मशीनों का उपयोग करने के लिए एक कवर लेटर डालने, फ़ैक्स नंबर डायल करने और अपने फ़ैक्स को रास्ते में भेजने की आवश्यकता होती है।
कदम
विधि 1 में से 2: फैक्स भेजने से पहले
चरण 1. कवर लेटर बनाएं।
फ़ैक्स मशीनें अक्सर कार्यालयों या कार्यालय के भीतर कई लोगों द्वारा साझा की जाती हैं। चूंकि कोई भी फ़ैक्स मशीन को भेजे गए फ़ैक्स को देख सकता है, इसलिए एक कवर लेटर शामिल करना एक अच्छा विचार है। यह सुनिश्चित करेगा कि आपका फैक्स सही व्यक्ति को मिले।
कवर लेटर में प्राप्तकर्ता का नाम, फैक्स की सामग्री और इसमें कितने पेज शामिल हैं जैसी जानकारी शामिल है। इसमें प्रेषक की जानकारी, जैसे नाम और फैक्स नंबर भी शामिल होना चाहिए, ताकि प्राप्तकर्ता को पता चल सके कि यह किससे आया है और यदि आवश्यक हो तो उत्तर दे सकता है।
चरण 2. फैक्स नंबर डायल करें।
इसके बाद, आपको फैक्स नंबर डायल करना होगा, ठीक उसी तरह जैसे आप टेलीफोन पर करते हैं। अधिकांश नई फ़ैक्स मशीनों पर, स्थानीय नंबर के लिए क्षेत्र कोड डायल करने की आवश्यकता नहीं होगी, लेकिन लंबी दूरी की संख्याओं के लिए अभी भी आवश्यक है। कुछ फ़ैक्स मशीनों को स्थान की परवाह किए बिना क्षेत्र कोड की आवश्यकता होती है। जाँच करें या अपनी मशीन के बारे में पूछें।
- देश कोड (यूएस फोन और फैक्स नंबर के लिए नंबर 1) को भी कभी-कभी स्थानीय नंबरों से पहले डायल करने की आवश्यकता होगी, लेकिन केवल तभी जब क्षेत्र कोड की भी आवश्यकता हो। लंबी दूरी के नंबर डायल करने के लिए देश कोड लगभग हमेशा आवश्यक होता है।
- लंबी दूरी के नंबर डायल करने से पहले आपको अक्सर 9 डायल करने की भी आवश्यकता होगी। विशिष्टताओं की जाँच करें या अपनी व्यक्तिगत फ़ैक्स मशीन के बारे में पूछें।
- सुनिश्चित करें कि आप जिस नंबर का उपयोग कर रहे हैं वह फैक्स नंबर है न कि उस व्यक्ति का फोन नंबर जिस तक आप पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं। अक्सर व्यवसाय कार्ड पर नंबर एक दूसरे के बगल में सूचीबद्ध होंगे और इसे गलत तरीके से पढ़ना या गलत संख्या को देखना आसान है।
चरण 3. खिला विधि निर्धारित करें।
जब आप फैक्स की जाने वाली सामग्री को मशीन में डालते हैं, तो आपको उन्हें उचित दिशा में रखना होगा। कागज को स्कैन किया जाएगा, इसलिए यदि कागज गलत तरीके से सामने आ रहा है तो केवल पीछे की तरफ स्कैन किया जाएगा और आपके द्वारा भेजा गया फैक्स खाली होगा। फैक्स भेजने से पहले सुनिश्चित करें कि कागजात दायीं ओर ऊपर की ओर हों।
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अलग-अलग फैक्स मशीनें अलग-अलग तरीकों से फीड करती हैं। सहायक रूप से, सभी फैक्स मशीनों पर कागजात रखने के लिए उपयुक्त दिशा का लेबल लगा होता है। उस क्षेत्र के पास जहां आप कागज खिलाते हैं, कागज की एक शीट के प्रतीक की तलाश करें, जिसका एक कोना मुड़ा हुआ हो। आप इस चिन्ह पर देखेंगे कि शीट के एक तरफ रेखाएं हैं और दूसरी तरफ खाली है।
- अगर फोल्ड डाउन कॉर्नर में लाइनें हैं, तो इसका मतलब है कि शीट्स को फैक्स मशीन में फीड किया जाना चाहिए, जिसमें खाली साइड आपके सामने हो।
- यदि मुड़ा हुआ कोना खाली है, तो इसका मतलब है कि आपको मशीन को कागज के सामने वाले हिस्से को अपने सामने रखना चाहिए।
चरण 4. सही सामग्री को फैक्स करें।
फैक्स मशीनें मानक आकार के कागज के साथ सबसे अच्छा काम करती हैं। गैर-मानक आकार में कुछ भी भेजना काम नहीं कर सकता है या यह आपकी फ़ैक्स मशीन को जाम या नुकसान पहुंचा सकता है। यदि आपको एक गैर-मानक आकार का कुछ भेजने की आवश्यकता है, जैसे कि रसीद की प्रति, तो आप पहले आइटम की एक फोटोकॉपी बनाना चाहेंगे और इसके बजाय फोटोकॉपी को फैक्स कर सकते हैं।
फैक्स मशीनों के लिए सबसे आम आकार का कागज, जैसा कि प्रिंटर के साथ होता है, A4 या अमेरिकी लेटरहेड है।
विधि २ का २: फैक्स भेजना
चरण 1. फ़ैक्स भेजने के लिए अपनी फ़ैक्स मशीन का उपयोग करें।
एक बार जब आप ऊपर सूचीबद्ध सब कुछ कर लेते हैं, तो आप अपना फैक्स भेजने के लिए तैयार हैं। कागज को ठीक से डालने और नंबर डायल करने के साथ, आप सेंड प्रेस करने के लिए तैयार हैं। यह बटन आमतौर पर बड़ा और अच्छी तरह से लेबल वाला होगा। इतना ही! आपने अपना फ़ैक्स भेज दिया है!
आप देखेंगे कि सेंड को दबाने के बाद, मशीन कई बीप और सीटी बजाएगी। यह सामान्य है। ये ध्वनियाँ हैं कि कैसे फ़ैक्स मशीनें एक दूसरे के साथ संचार करती हैं। जब कोई फ़ैक्स सफलतापूर्वक चला जाता है, तो आप आमतौर पर कुछ मिनटों के बाद एक लंबी, स्पष्ट बीप सुनेंगे। जब कोई फ़ैक्स किसी समस्या का सामना करता है और उसके माध्यम से नहीं जाता है, तो आप आमतौर पर इसे एक भयानक प्रकार की मौत के लिए उत्सुक बनाते हुए सुनेंगे। यदि आप यह भयानक आवाज सुनते हैं, तो आपको समस्या का आकलन करने के लिए फैक्स मशीन पर जांच करनी चाहिए।
चरण 2. फ़ैक्स भेजने के लिए इंटरनेट का उपयोग करें।
फ़ैक्स मशीन पर सामग्री भेजने के लिए इंटरनेट का उपयोग करना भी संभव है। ऐसी कई सेवाएँ हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है, जिनमें से अधिकांश में पैसे खर्च होते हैं। यह एक बुद्धिमान निवेश हो सकता है, हालाँकि, यदि आप बहुत बार फ़ैक्स नहीं भेजते हैं और फ़ैक्स मशीन खरीदने या FedEx जैसी सेवाओं से निपटने की इच्छा नहीं रखते हैं।
- पैमफैक्स स्काइप के लिए एक उत्कृष्ट फैक्स सेवा है। हालाँकि, यह कार्यक्रम एक छोटा सा शुल्क लेता है।
- HelloFax एक ऐसी सेवा है जो Google ड्राइव को अच्छी तरह से एकीकृत करती है, जिससे आप Google दस्तावेज़ों को आसानी से फ़ैक्स कर सकते हैं। इसमें एक निश्चित संख्या में निःशुल्क फ़ैक्स शामिल हैं और फिर शुल्क लिया जाता है।
चरण 3. फ़ैक्स भेजने के लिए ईमेल का उपयोग करें।
जिस नंबर पर आप फ़ैक्स भेज रहे हैं, उसके आधार पर फ़ाइल को फ़ैक्स मशीन पर बिना किसी शुल्क के ईमेल करना संभव हो सकता है। हालाँकि, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि यह विधि केवल सीमित संख्या में फ़ैक्स नंबरों को कवर करती है और केवल सीमित जानकारी ही भेज सकती है।
- आप ऑनलाइन देख कर जांच सकते हैं कि फैक्स नंबर कवर किया गया है या नहीं।
- जिस पते पर आप ईमेल भेजेंगे उसे बनाने के लिए इस सूत्र का उपयोग करें: "रिमोट-प्रिंटर.फर्स्ट_लास्ट@12345678910.iddd.tpc.int"
- कोटेशन हटाएं, फैक्स नंबर (देश और क्षेत्र कोड सहित) के लिए नंबरों का आदान-प्रदान करें, और उस व्यक्ति के नाम के लिए पहला और आखिरी जिसे आप इसे भेज रहे हैं।
- ध्यान दें कि फ़ैक्स पर केवल टेक्स्ट बॉक्स का टेक्स्ट दिखाई देगा। आप इस विधि से PDF या कोई अन्य सामग्री संलग्न नहीं कर सकते।
टिप्स
- हमेशा क्षेत्र कोड और लंबी दूरी के लिए नंबर 1 सहित पूरी संख्या दर्ज करें।
- अधिकांश फैक्स मशीनों में उनके द्वारा निर्देश होंगे। उन लोगों के ज्ञान को जो आपसे पहले आए हैं, आपकी यात्रा पर आपका मार्गदर्शन करते हैं …
