एक ग्राहक डेटाबेस एक व्यवसाय के लिए कागजी कार्रवाई का एक बड़ा सौदा समाप्त कर सकता है, मूल्यवान ग्राहक जानकारी के लिए एक एकल भंडार प्रदान करता है जिसका उपयोग बिक्री टीमों, ग्राहक सहायता कर्मियों और यहां तक कि लेखा टीम द्वारा किया जा सकता है। हालांकि इस प्रकार के डेटाबेस के लिए बुनियादी प्रारूप प्रदान करने वाले सॉफ़्टवेयर उत्पादों को खरीदना संभव है, प्रपत्र और कार्य के बारे में कुछ बुनियादी बातों को ध्यान में रखते हुए अनुकूलित डेटाबेस बनाए जा सकते हैं।
कदम
चरण 1. डेटाबेस निर्माण सॉफ्टवेयर खरीदें।
ऐसा उत्पाद चुनें जो वर्ड प्रोसेसिंग और व्यवसाय में उपयोग किए जाने वाले अन्य सॉफ़्टवेयर टूल के अनुकूल हो। इससे अन्य स्रोतों से डेटा आयात या निर्यात करना आसान हो जाएगा, जिससे नए बनाए गए डेटाबेस में बड़ी मात्रा में डेटा दर्ज करने से बचना संभव हो जाएगा।
चरण 2. ग्राहक डेटाबेस में रखी जाने वाली जानकारी के प्रकार का निर्धारण करें।
अधिकांश डिजाइनों में कंपनी का नाम, डाक पता, भौतिक पता, संपर्क नाम, टेलीफोन और फैक्स नंबर और ईमेल पते जैसी जानकारी शामिल होगी। अतिरिक्त डेटा जैसे अनुबंध की शर्तों की जानकारी, मूल्य निर्धारण, और प्रत्येक क्लाइंट से जुड़े लंबित कार्यों पर नोट्स अक्सर इस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक संसाधन में कैप्चर और रखरखाव किए गए डेटा में शामिल होते हैं।
चरण 3. डेटाबेस के संभावित उपयोगों पर विचार करें।
महत्वपूर्ण डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए एक केंद्रीकृत संसाधन प्रदान करने के साथ-साथ, डेटा का उपयोग करके किस प्रकार की रिपोर्ट बनाई जा सकती है, या यदि डेटाबेस का उपयोग मेलिंग लेबल, ईमेल सूचियां, या यहां तक कि सूचियों का उपयोग करने के लिए संसाधन के रूप में उपयोग करने के लिए किया जाता है। फैक्स प्रसारण में। इसे ध्यान में रखते हुए यह निर्धारित करने में मदद मिलेगी कि प्रत्येक फ़ील्ड का नाम कैसे रखा जाए, जिसमें डेटा होगा, और उन फ़ील्ड से खींचे जाने वाले रिपोर्ट प्रारूप बनाने की प्रक्रिया को आसान करेगा।
चरण 4. डेटा फ़ील्ड व्यवस्थित करें।
नाम, पते और अन्य संपर्क जानकारी दर्ज करने के लिए एक तार्किक अनुक्रम का पालन करने वाला एक सरल टेम्पलेट बनाएं। ऐसा करने से कम से कम रुकावट के साथ 1 फ़ील्ड से दूसरे फ़ील्ड में जाना आसान हो जाता है और एक उचित समय के भीतर एक नए ग्राहक रिकॉर्ड की प्रविष्टि को पूरा करना आसान हो जाता है।
चरण 5. प्रत्येक फ़ील्ड पर प्राधिकरण सेट करें।
इसमें यह पहचान करना शामिल है कि कौन से फ़ील्ड रिपोर्ट स्वरूपों में शामिल किए जाएंगे और साथ ही कौन से डेटाबेस प्रविष्टियों को छांटने या खोजने के लिए आधार के रूप में काम कर सकते हैं। प्रत्येक क्षेत्र को सही प्राधिकरण सौंपने से जरूरत पड़ने पर सही डेटा की पुनर्प्राप्ति में तेजी आएगी।
चरण 6. रिपोर्ट प्रारूप तैयार करें।
कुछ बुनियादी प्रारूप जिनका अक्सर उपयोग किया जा सकता है, अक्सर पर्याप्त होंगे, हालांकि प्रमुख उपयोगकर्ताओं को अनुकूलित रिपोर्ट बनाने की क्षमता दी जा सकती है जिसमें उपयोगकर्ता की नौकरी की स्थिति और ग्राहक डेटा तक पहुंच के स्तर से संबंधित फ़ील्ड शामिल हैं।
चरण 7. लॉगिन क्रेडेंशियल और एक्सेस अधिकार स्थापित करें।
एक व्यावहारिक ग्राहक डेटाबेस में लॉगिन क्रेडेंशियल बनाने की क्षमता शामिल होती है जो केवल अधिकृत कर्मचारियों को जानकारी तक पहुंचने की अनुमति देती है। आगे जाकर, अधिकारों के विभिन्न स्तरों को निर्दिष्ट करना यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक उपयोगकर्ता अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों के लिए प्रासंगिक डेटा को देखने, बदलने और दर्ज करने में सक्षम है, लेकिन अन्य कर्मियों के लिए उपयोग की जाने वाली अन्य जानकारी को देखने में सक्षम नहीं है।
चरण 8. रिलीज से पहले ग्राहक डेटाबेस की समीक्षा करें और उसका परीक्षण करें।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि प्रत्येक कार्य कल्पना के अनुसार काम करता है, कर्मचारियों के एक छोटे समूह के साथ बीटा संस्करण का उपयोग करने का प्रयास करें। प्रदर्शन, प्रारूप और उपयोग में आसानी के साथ किसी भी मुद्दे को दूर करने के लिए इस परीक्षण समूह के निष्कर्षों का उपयोग करें। एक बार सभी मुद्दों का समाधान और समाधान हो जाने के बाद, अंतिम संस्करण को पूरी कंपनी के लिए रोल आउट किया जा सकता है।
टिप्स
- डेटाबेस को डिज़ाइन करने का प्रयास करें ताकि कंपनी की ज़रूरतों में बदलाव के रूप में अधिक फ़ील्ड या सुविधाएँ जोड़ने के लिए जगह हो। इससे उत्पाद को अधिक मजबूत उत्पाद के साथ बदले बिना कई वर्षों तक उपयोग करना जारी रखना संभव हो जाएगा।
- एक नए ग्राहक डेटाबेस को विकसित होने में एक विस्तारित अवधि लेने के लिए यह असामान्य नहीं है। ऐसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते समय भी जो कई कार्यों को आसानी से निष्पादित करने की अनुमति देता है, आदर्श प्रारूप के साथ आने में सप्ताह लग सकते हैं।
