सेल फोन के युग में, टेलीफोन शिष्टाचार काफी हद तक दूर हो गया है। जब आप किसी कार्यालय में काम कर रहे हों या किसी और के लिए कॉल ले रहे हों, तब भी संदेश लेने का तरीका जानना उपयोगी होता है। विनम्र होना, सब कुछ लिखना और तुरंत संदेश पहुंचाना महत्वपूर्ण है!
कदम
चरण 1. फोन का जवाब दें।
दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति आपके तत्काल पर्यवेक्षक या सहकर्मी के लिए पूछता है जो उसके डेस्क पर नहीं है। आपको सबसे पहले यह कहना चाहिए, "वह इस समय उपलब्ध नहीं है। क्या मैं एक संदेश ले सकता/सकती हूँ?" यह मानते हुए कि वे हाँ कहते हैं, अगले चरण पर जाएँ। यदि वे नहीं कहते हैं तो कृपया आग्रह करें कि वे कम से कम आपको उनकी सहायता करने की अनुमति दें। यदि वे विनम्रता से मना करते हैं, तो उस व्यक्ति से कम से कम आपको उनका नाम और कंपनी का नाम देने के लिए कहें; अपने नंबर को कॉल आईडी से कम करना सुनिश्चित करें, व्यक्ति को वापस प्रयास करने के लिए एक अच्छा समय बताएं। बस यह पूछना याद रखें कि क्या आप कुछ और कर सकते हैं - हो सकता है कि वे वापस कॉल करना चाहें और उत्तर देने वाली मशीन पर एक संदेश छोड़ दें। सुनिश्चित करें कि जिसे कॉल किया गया था उसे कॉल करने के लिए और जब वे वापस प्रयास कर सकते हैं।
चरण 2. वे जो कुछ भी कहते हैं उसे लिख लें।
आप शायद यह न सोचें कि वे जो कहते हैं वह महत्वपूर्ण है लेकिन जिस व्यक्ति के लिए आप संदेश लिख रहे हैं, वह सोच सकता है कि यह वही है। यदि आवश्यक हो तो उन्हें जानकारी दोहराने के लिए कहें।
चरण 3. अलविदा कहें (और यदि यह लागू होता है तो "आपका स्वागत है")।
चरण 4। संदेश को जितनी जल्दी हो सके व्यक्ति को दें या इसे कहीं छोड़ दें वे इसे पाएंगे।
टिप्स
- विनम्र रहें।
- साफ-सुथरी हस्तलिपि में लिखें।
- सुनिश्चित करें कि आप गलत बात नहीं लिख रहे हैं। आप नहीं चाहेंगे कि संदेश पाने वाले व्यक्ति को गलत विचार आए।
