आपने एक अच्छा ईमेल लिखा है, लेकिन जब आपके समापन वक्तव्य लिखने का समय आता है तो आप नहीं जानते कि क्या कहना है। यह पूरी तरह से सामान्य है। ईमेल को समाप्त करने का एक स्पष्ट, संक्षिप्त तरीका खोजना निराशाजनक हो सकता है, लेकिन यह असंभव नहीं है। आपको बस अपने बिंदुओं का एक त्वरित सारांश जोड़ना है, एक अनुकूल समापन की पेशकश करना है, और सही शब्द या वाक्यांश के साथ हस्ताक्षर करना है।
कदम
विधि 1 का 3: औपचारिक ईमेल समाप्त करना
चरण 1. लिखने के अपने उद्देश्य की पुष्टि करें।
यह छोटे ईमेल या किसी के प्रश्न के त्वरित उत्तर के लिए आवश्यक नहीं है। यदि आपने एक लंबा ईमेल लिखा है, या यदि आप कई विषयों या चिंताओं से निपट रहे हैं, तो अपनी जानकारी या अनुरोध को सारांशित करने के लिए एक संक्षिप्त समापन वाक्य जोड़ें।
यदि, उदाहरण के लिए, आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, तो आप अपनी साख और अनुभव के बारे में जानकारी शामिल कर सकते हैं। फिर आप अपने ईमेल को संक्षेप में लिखकर कह सकते हैं, "मेरी पृष्ठभूमि और अनुभव के आधार पर, मुझे विश्वास है कि मैं इस पद के लिए एक उत्कृष्ट उम्मीदवार बनूंगा।"
चरण 2. एक समापन पंक्ति जोड़ें।
एक वाक्य में, कृतज्ञता की अभिव्यक्ति या संपर्क के अनुरोध के साथ अपना ईमेल समाप्त करें। यदि आप किसी और तक पहुंच रहे हैं, तो आप लिख सकते हैं, "आपके समय के लिए धन्यवाद," या "मैं आपसे मिलने के लिए उत्सुक हूं।" यदि आप किसी को जवाब दे रहे हैं, तो आप "यदि आपके कोई और प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे बेझिझक संपर्क करें" के साथ समाप्त कर सकते हैं।
आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले सटीक समापन का उपयोग आपके ईमेल के विषय पर निर्भर करता है। बस अपने समापन को संक्षिप्त, विनम्र और अपने ईमेल के लिए प्रासंगिक रखना याद रखें।
चरण 3. अपना साइन-ऑफ़ चुनें।
औपचारिक ईमेल समाप्त करते समय साइन-ऑफ की हमेशा अपेक्षा की जाती है। जब आप एक औपचारिक ईमेल समाप्त करते हैं, तो आप एक विनम्र और सम्मानजनक साइन-ऑफ चुनना चाहते हैं। "सादर," "ईमानदारी से," "धन्यवाद," या "शुभकामनाएं" जैसे समापन का प्रयास करें।
- शॉर्टहैंड या संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से बचें। औपचारिक साइन-ऑफ़ में पूर्ण शब्दों को लिखना हमेशा सर्वोत्तम होता है।
- बंद करने से बचने की कोशिश करें जो बहुत करीब या औपचारिक हैं। औपचारिक ईमेल के लिए "प्यार" जैसे साइन-ऑफ बहुत व्यक्तिगत हैं, जबकि "सम्मानपूर्वक आपका", सरकारी अधिकारियों को संबोधित करते समय ही उपयुक्त है।
चरण 4. अपना पूरा नाम लिखें।
जब आप एक औपचारिक ईमेल समाप्त करते हैं, तो आप हमेशा अपने पहले और अंतिम नाम का उपयोग करना चाहते हैं। आप नहीं जानते कि जॉन या लिसा नाम के कितने लोग प्राप्तकर्ता को जानते हैं। अपना अंतिम नाम जोड़ने से उन्हें आपको तेज़ी से और अधिक स्पष्ट रूप से याद करने में मदद मिलती है।
विधि 2 का 3: एक अनौपचारिक ईमेल समाप्त करना
चरण 1. ईमेल समाप्त करने का एक कारण दें।
साइन ऑफ करने से पहले एक त्वरित समापन टिप्पणी देकर अपना ईमेल धीरे से समाप्त करें। यह दोस्ताना होना चाहिए और इसमें बहुत अधिक विवरण शामिल नहीं होना चाहिए। एक वाक्य, "वैसे भी, मुझे किताबों को हिट करने की ज़रूरत है!" एक पूरी तरह से अच्छी समापन टिप्पणी है।
चरण 2. संचार की रेखा को खुला रखें।
अपने प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए एक त्वरित विवरण जोड़ें कि आप उनसे वापस सुनना चाहते हैं। लिखना, "मुझे बताएं कि क्या आपको किसी और चीज की आवश्यकता है," या "मैं यह सुनने के लिए इंतजार नहीं कर सकता कि आप क्या कर रहे हैं," दोस्ताना और आकस्मिक है।
चरण 3. साइन ऑफ करें।
एक अनौपचारिक ईमेल को समाप्त करना औपचारिक ईमेल की तुलना में बहुत अधिक आकस्मिक हो सकता है। आपके प्राप्तकर्ता के आधार पर, साइन-ऑफ में शामिल हो सकते हैं:
- प्रेम
- चियर्स
- फिर मिलते हैं
- आपका अपना
- अलविदा
चरण 4. अपने नाम पर हस्ताक्षर करें।
एक अनौपचारिक ईमेल के साथ, आपको आमतौर पर अपने पूरे नाम पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं होती है। प्राप्तकर्ता पहले से ही जानता है कि आप कौन हैं। केवल अपने पहले नाम पर हस्ताक्षर करना पूरी तरह से स्वीकार्य है।
यदि आप अपने किसी करीबी को लिख रहे हैं, तो आप उपनाम का भी उपयोग कर सकते हैं। यदि मित्र या परिवार के सदस्य आपको किसी उपनाम से बुलाते हैं, तो जब आप साइन ऑफ करते हैं तो इसका उपयोग करना मजेदार और मैत्रीपूर्ण हो सकता है।
विधि 3 का 3: हस्ताक्षर ब्लॉक का उपयोग करना
चरण 1. तय करें कि हस्ताक्षर आवश्यक है या नहीं।
यदि आप एक व्यक्तिगत ईमेल भेज रहे हैं, तो हस्ताक्षर की कोई आवश्यकता नहीं है। एक हस्ताक्षर ब्लॉक में आपके शीर्षक, आपकी संपर्क जानकारी और आपकी कंपनी या संगठन की जानकारी सहित जानकारी शामिल होती है। यदि आप कोई अनौपचारिक या व्यक्तिगत ईमेल भेज रहे हैं तो इस जानकारी को शामिल करने के बारे में चिंता न करें। इसके बजाय, बस अपने नाम पर हस्ताक्षर करें।
- अक्सर, आपकी कंपनी या संगठन को एक हस्ताक्षर की आवश्यकता होगी और वे आपको बताएंगे कि उन्हें किस जानकारी की आवश्यकता है। अपनी कंपनी से पूछें कि क्या उनके पास एक मानकीकृत हस्ताक्षर ब्लॉक है जो वे चाहते हैं कि आप उपयोग करें।
- यदि आपकी कंपनी एक मानक हस्ताक्षर ब्लॉक प्रदान नहीं करती है, तो आप अपने संगठन में किसी अन्य व्यक्ति के ब्लॉक की प्रतिलिपि भी बना सकते हैं और उनके संपर्क विवरण को अपने साथ बदल सकते हैं।
चरण 2. अपनी जानकारी जोड़ें।
आपके सिग्नेचर ब्लॉक में कुछ बुनियादी चीजें शामिल होनी चाहिए। कम से कम, इसमें आपका पहला और अंतिम नाम, आपका शीर्षक, आपका फोन नंबर और आपका ईमेल पता होना चाहिए। आप अपनी कंपनी या संगठन के लोगो, वेबसाइट और लिंक्डइन, यूट्यूब और फेसबुक जैसे सोशल मीडिया के लिंक भी शामिल करना चुन सकते हैं।.
- यदि आपकी कंपनी या संगठन के पास मानक हस्ताक्षर प्रारूप नहीं है, तो इस मूल प्रवाह का पालन करें: अपना नाम पहले रखें, उसके बाद अगली पंक्ति में अपना शीर्षक रखें। फिर, अपना ईमेल और फ़ोन नंबर जोड़ें, और अपनी कंपनी या समूह की जानकारी को अंतिम रखें।
- अपने हस्ताक्षर को छोटा और सरल रखने का प्रयास करें। पाठ की तीन या चार पंक्तियों का प्रयोग करें। अपनी कंपनी का नाम टाइप करने के बजाय एक लोगो जोड़ें, और URL टाइप करने के बजाय सोशल नेटवर्क आइकन की एक श्रृंखला का उपयोग करें।
- बहुत अधिक सोशल मीडिया जानकारी शामिल करने से सावधान रहें। लिंक आपकी कंपनी की सोशल मीडिया जानकारी पर जाने चाहिए। यदि आपकी कंपनी के पास सोशल मीडिया खाते नहीं हैं, तो आमतौर पर अपने स्वयं के खातों से लिंक करना उचित नहीं है जब तक कि ऐसा करने के लिए स्पष्ट रूप से कहा न जाए।
चरण 3. बार-बार उपयोग के लिए अपना हस्ताक्षर सहेजें।
जीमेल और आउटलुक सहित अधिकांश ईमेल क्लाइंट आपको अपना हस्ताक्षर सहेजने की अनुमति देते हैं ताकि आप इसे टाइप करने के बजाय एक क्लिक से जोड़ सकें। अपना हस्ताक्षर सेट करने के लिए अपनी ईमेल सेटिंग के अंतर्गत जांचें।
