Microsoft आउटलुक में कार्यालय से बाहर सहायक आपको एक स्वचालित उत्तर सेट करने की अनुमति देता है जो उन लोगों को भेजा जाता है जो आपके अनुपलब्ध या कार्यालय से बाहर होने पर आपको ईमेल करते हैं। कार्यालय से बाहर सुविधा केवल Microsoft Exchange खाते वाले उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है; हालांकि, गैर-विनिमय खातों वाले घरेलू उपयोगकर्ता कार्यालय से बाहर टेम्पलेट बना सकते हैं और आउटलुक को स्वचालित रूप से उत्तर भेजने के लिए एक नियम बना सकते हैं। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपके पास कौन सा खाता है, तो जान लें कि एक्सचेंज खाते आमतौर पर व्यवसाय या स्कूल खाते हैं। यह विकिहाउ आपको दिखाएगा कि आउटलुक में एक्सचेंज और नॉन-एक्सचेंज अकाउंट दोनों के साथ आउट-ऑफ-ऑफिस रिस्पॉन्स कैसे सेट करें।
कदम
विधि 1 में से 4: Outlook 2019-2010 और Office 365 के लिए Outlook का उपयोग करना
चरण 1. अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लॉन्च करें।
यह एप्लिकेशन आपको स्टार्ट मेन्यू में मिलेगा।
चरण 2. फ़ाइल टैब में जानकारी पर क्लिक करें।
आप इसे होम, भेजें/प्राप्त करें, फ़ोल्डर, दृश्य और समूह के साथ अपने इनबॉक्स के ऊपर रिबन में देखेंगे।
चरण 3. स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर) पर क्लिक करें।
यह स्वचालित उत्तर संवाद बॉक्स खोलेगा।
यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो हो सकता है कि आप एक गैर-विनिमय खाते का उपयोग कर रहे हों। गैर-विनिमय खातों के लिए स्वचालित उत्तर सक्षम करने के लिए इस आलेख में विधि का पालन करें।
चरण 4. "स्वचालित उत्तर भेजें" के बगल में स्थित बॉक्स को चुनने के लिए क्लिक करें।
” जब आप बॉक्स पर क्लिक करते हैं, तो यह इंगित करने के लिए एक चेकमार्क भरेगा कि इसे सक्षम किया गया है।
यदि आप कोई समय निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो "केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें" के बगल में स्थित बॉक्स को चुनने के लिए क्लिक करें, फिर प्रारंभ समय और समाप्ति समय चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आप दो सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाने की योजना बना रहे हैं, तो उस तिथि सीमा का चयन करें जिसके दौरान आप छुट्टी पर रहेंगे, इसलिए स्वचालित प्रतिक्रिया केवल आपके बाहर रहने के दौरान ही सक्रिय होगी।
चरण 5. मेरे संगठन के अंदर टैब पर क्लिक करें।
आप इसे बड़े, खाली टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
चरण 6. स्वचालित उत्तर टाइप करें जिसे आप उन लोगों को भेजना चाहते हैं जो आपको आपके कार्यालय या कंपनी से ईमेल करते हैं।
चरण 7. मेरे संगठन के बाहर टैब पर क्लिक करें।
आप इसे बड़े, खाली टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
चरण 8. वह स्वचालित उत्तर लिखें जो आप उन लोगों को भेजना चाहते हैं जो आपको आपके संगठन के बाहर से ईमेल करते हैं।
आपके संदेश में पाठ को प्रारूपित करने के लिए फ़ॉन्ट प्रकार और फ़ॉन्ट आकार के साथ-साथ बटन के लिए एक ड्रॉप-डाउन है।
चरण 9. ठीक क्लिक करें।
आपके कार्यालय से बाहर रहने के दौरान जो व्यक्ति आपको ईमेल करते हैं, उन्हें आपके द्वारा बनाए गए स्वचालित उत्तर प्राप्त होंगे। यदि आपने समय सीमा का चयन नहीं किया है, तो स्वचालित प्रतिक्रिया तब तक भेजी जाएगी जब तक आप सुविधा को बंद नहीं कर देते।
विधि 2 का 4: आउटलुक 2007 का उपयोग करना
चरण 1. अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लॉन्च करें।
यह आपको स्टार्ट मेन्यू में मिलेगा।
चरण 2. टूल्स टैब में आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट पर क्लिक करें।
आपको प्रोग्राम विंडो के ऊपर बाईं ओर मेनू में टूल्स टैब मिलेगा। आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो हो सकता है कि आप एक गैर-विनिमय खाते का उपयोग कर रहे हों। गैर-विनिमय खातों के लिए स्वचालित उत्तर सक्षम करने के लिए इस आलेख में विधि का पालन करें।
चरण 3. "कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर भेजें" के बगल में सर्कल का चयन करने के लिए क्लिक करें।
”
यदि आप कोई समय निर्दिष्ट करना चाहते हैं, तो "केवल इस समय सीमा के दौरान भेजें" के बगल में स्थित बॉक्स को चुनने के लिए क्लिक करें, फिर प्रारंभ समय और समाप्ति समय चुनें। उदाहरण के लिए, यदि आप दो सप्ताह के लिए छुट्टी पर जाने की योजना बना रहे हैं, तो उस तिथि सीमा का चयन करें जिसके दौरान आप छुट्टी पर रहेंगे, इसलिए स्वचालित प्रतिक्रिया केवल आपके बाहर रहने के दौरान ही सक्रिय होगी।
चरण 4. मेरे संगठन के अंदर टैब पर क्लिक करें।
आप इसे बड़े, खाली टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
चरण 5. स्वचालित उत्तर टाइप करें जिसे आप उन लोगों को भेजना चाहते हैं जो आपको आपके कार्यालय या कंपनी से ईमेल करते हैं।
चरण 6. मेरे संगठन के बाहर टैब पर क्लिक करें।
आप इसे बड़े, खाली टेक्स्ट बॉक्स के ऊपर देखेंगे।
चरण 7. स्वचालित उत्तर टाइप करें जिसे आप उन लोगों को भेजना चाहते हैं जो आपको आपके संगठन के बाहर से ईमेल करते हैं।
आपके संदेश में पाठ को प्रारूपित करने के लिए फ़ॉन्ट प्रकार और फ़ॉन्ट आकार के साथ-साथ बटन के लिए एक ड्रॉप-डाउन है।
चरण 8. ठीक क्लिक करें।
आपके कार्यालय से बाहर रहने के दौरान जो व्यक्ति आपको ईमेल करते हैं, उन्हें आपके द्वारा बनाए गए स्वचालित उत्तर प्राप्त होंगे। यदि आपने समय सीमा का चयन नहीं किया है, तो स्वचालित प्रतिक्रिया तब तक भेजी जाएगी जब तक आप सुविधा को बंद नहीं कर देते।
विधि 3 का 4: आउटलुक 2003 का उपयोग करना
चरण 1. अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लॉन्च करें।
यह प्रोग्राम आपको स्टार्ट मेन्यू में मिलेगा।
चरण 2. टूल्स टैब में आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट पर क्लिक करें।
आपको प्रोग्राम विंडो के ऊपर बाईं ओर मेनू में टूल्स टैब मिलेगा। आउट ऑफ ऑफिस असिस्टेंट डायलॉग बॉक्स खुलेगा।
यदि यह विकल्प उपलब्ध नहीं है, तो हो सकता है कि आप एक गैर-विनिमय खाते का उपयोग कर रहे हों। गैर-विनिमय खातों के लिए स्वचालित उत्तर सक्षम करने के लिए इस आलेख में विधि का पालन करें।
चरण 3. "मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं" के बगल में स्थित सर्कल का चयन करने के लिए क्लिक करें।
”
चरण 4. टेक्स्ट बॉक्स में एक संदेश टाइप करें।
जो व्यक्ति आपको ईमेल करते हैं, उन्हें आपका जवाब केवल एक बार तब तक प्राप्त होगा जब तक आप कार्यालय में वापस नहीं आ जाते।
चरण 5. ठीक क्लिक करें।
आपको ईमेल करने वाले सभी पक्षों को आपका कार्यालय से बाहर उत्तर अनिश्चित काल तक प्राप्त होगा, या जब तक आप "मैं वर्तमान में कार्यालय में हूं" का चयन नहीं करता।
विधि 4 का 4: गैर-विनिमय खातों का उपयोग करना
चरण 1. अपने पर्सनल कंप्यूटर पर माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक लॉन्च करें।
यह आपको स्टार्ट मेन्यू में मिलेगा।
स्टेप 2. होम टैब में न्यू ईमेल पर क्लिक करें।
आप अपने इनबॉक्स के ऊपर रिबन में फ़ाइल, भेजें/प्राप्त करें, फ़ोल्डर, दृश्य और समूह के साथ टैब देखेंगे। एक खाली ईमेल खुलेगा।
चरण 3. आउट-ऑफ़-ऑफ़िस टेम्पलेट ईमेल संपादित करें।
To… और CC… लाइनों को खाली छोड़ दें।
- ईमेल के लिए एक विषय टाइप करें, जैसे "कार्यालय से बाहर" ताकि लोगों को पता चले कि उन्हें आपसे एक स्वचालित प्रतिक्रिया मिल रही है।
- वह उत्तर टाइप करें जिसे आप स्वचालित रूप से उन लोगों को भेजना चाहते हैं जो आपको ईमेल संदेश के मुख्य भाग में ईमेल करते हैं। यह संदेश आपके "कार्यालय से बाहर" टेम्पलेट के रूप में उपयोग किया जाएगा।
चरण 4. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें।
यह "इस रूप में सहेजें" संवाद बॉक्स खोलेगा।
चरण 5. "इस प्रकार सहेजें" ड्रॉपडाउन मेनू से आउटलुक टेम्पलेट पर क्लिक करें।
चरण 6. संदेश टेम्पलेट के लिए एक नाम टाइप करें, फिर सहेजें पर क्लिक करें।
जब भी आप अपने व्यक्तिगत आउटलुक खाते पर ईमेल के माध्यम से उपलब्ध न हों तो इस टेम्पलेट का अब उपयोग किया जा सकता है।
चरण 7. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट प्रबंधित करें पर क्लिक करें।
आपके अनुपलब्ध होने पर आपका टेम्प्लेट उपयोगकर्ताओं को स्वचालित रूप से भेजे जाने के लिए, आपको एक नियम बनाना होगा जो आउटलुक को इस टेम्पलेट का उपयोग करके ईमेल का स्वचालित रूप से उत्तर देने का निर्देश देता है।
चरण 8. नया नियम क्लिक करें।
आप इसे ईमेल नियम टैब के अंतर्गत देखेंगे। एक नियम बनाने के माध्यम से आपको चलने के लिए एक नियम विज़ार्ड संवाद बॉक्स पॉप अप होगा।
चरण 9. "मुझे प्राप्त संदेशों पर नियम लागू करें" का चयन करने के लिए क्लिक करें।
” आप इसे "रिक्त नियम से प्रारंभ करें" शीर्षलेख के अंतर्गत देखेंगे।
क्लिक अगला नियम बनाने के लिए आगे बढ़ने के लिए दो बार। आप क्लिक करेंगे अगला विकल्प वाले पृष्ठ में, लेकिन आप अपने नियम के काम करने के लिए चरण 1 और 2 के लिए बॉक्स खाली छोड़ना चाहते हैं।
चरण 10. “एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें” के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें।
” आप इसे "आप संदेश के साथ क्या करना चाहते हैं?" शीर्षक के अंतर्गत देखेंगे।
चरण 11. चरण 2 में "एक विशिष्ट टेम्पलेट" लिंक पर क्लिक करें।
एक बॉक्स पॉप अप होगा।
चरण 12. "लुक इन" ड्रॉपडाउन मेनू से "फाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" चुनें।
अपने आउट-ऑफ़-ऑफ़िस स्वचालित उत्तर के रूप में उपयोग करने के लिए आपके द्वारा पहले बनाए गए टेम्पलेट का चयन करने के लिए डबल-क्लिक करें।
चरण 13. अगला क्लिक करें।
आपको नियम विज़ार्ड में अंतिम चरण पर निर्देशित किया जाता है जहां आप अपने नियम को नाम दे सकते हैं, अपवाद सेट कर सकते हैं और उसकी समीक्षा कर सकते हैं।
आपके द्वारा बनाए गए ऑटो-रिप्लाई नियम के लिए एक नाम टाइप करें।
चरण 14. समाप्त पर क्लिक करें।
कोई भी उपयोगकर्ता जो आपको ईमेल करता है, अब आपके द्वारा टेम्पलेट का उपयोग करके बनाए गए स्वचालित उत्तर प्राप्त करेगा।
