यदि आपको कार्यालय से कुछ समय के लिए छोड़ना है, या आप छुट्टी पर जाने की योजना बना रहे हैं, तो आप उन लोगों को बताना चाहेंगे जो आपको ईमेल भेजते हैं कि आप दूर हैं। यदि आपके पास एक एक्सचेंज खाता है, तो आउटलुक अंतर्निहित कार्यक्षमता के साथ आता है। यदि आपके पास एक्सचेंज खाता नहीं है, तो भी आप कुछ नियम बनाकर ईमेल का स्वचालित रूप से जवाब दे सकते हैं। अपने स्वचालित उत्तरों को सेट करने के लिए इस मार्गदर्शिका का पालन करें, चाहे आपके पास एक्सचेंज खाता हो या नहीं।
कदम
विधि 1: 4 में से: आउटलुक 2010/2013
चरण 1. स्वचालित उत्तरों को चालू करें।
एक एक्सचेंज फ़ोल्डर का चयन करें। अपने संदेश स्टोर से फ़ोल्डर का चयन करें। स्वचालित उत्तर विकल्प देखने के लिए आपके पास एक एक्सचेंज फ़ोल्डर चयनित होना चाहिए। स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर) मेनू खोलें। आप इसे फ़ाइल टैब पर क्लिक करके और फिर जानकारी टैब का चयन करके पा सकते हैं।
चरण 2. अपने उत्तरों को कॉन्फ़िगर करें।
स्वचालित उत्तर मेनू में, स्वचालित उत्तर भेजें लेबल वाले बॉक्स को चेक करें। आप बॉक्स को चेक करके और समय और दिनांक सीमा सेट करके सहायक के सक्रिय होने के समय को समायोजित कर सकते हैं।
चरण 3. अपने उत्तर लिखें।
आपके एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त ईमेल के जवाबों के लिए, मेरे संगठन के बाहर टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हो जाएं, तो ठीक पर क्लिक करें।
चरण 4. स्वचालित उत्तर अक्षम करें।
यदि आप अपने स्वचालित उत्तरों के लिए दिनांक सीमा निर्धारित करते हैं, तो दिनांक सीमा समाप्त होने पर सहायक स्वचालित रूप से समाप्त हो जाएगा। यदि आपने कोई सीमा निर्धारित नहीं की है, तो यह तब तक जारी रहेगी जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "स्वचालित उत्तर न भेजें" चुनें।
विधि 2 का 4: आउटलुक 2007
चरण 1. कार्यालय सहायक चालू करें।
टूल्स टैब पर क्लिक करें। टूल्स मेनू में, ऑफिस असिस्टेंट से बाहर का चयन करें। "कार्यालय से ऑटो-उत्तर भेजें" लेबल वाले बॉक्स को चेक करें। आप बॉक्स को चेक करके और समय और दिनांक सीमा सेट करके सहायक के सक्रिय होने के समय को समायोजित कर सकते हैं।
चरण 2. अपने उत्तर लिखें।
आपके एक्सचेंज सर्वर से भेजे गए ईमेल के लिए, इनसाइड माई ऑर्गनाइजेशन टैब का उपयोग करें। किसी और से प्राप्त ईमेल के जवाबों के लिए, मेरे संगठन के बाहर टैब का उपयोग करें। एक बार जब आप अपने उत्तरों से संतुष्ट हो जाएं, तो ठीक पर क्लिक करें।
चरण 3. कार्यालय सहायक से बाहर अक्षम करें।
यदि आप अपने स्वचालित उत्तरों के लिए दिनांक सीमा निर्धारित करते हैं, तो दिनांक सीमा समाप्त होने पर सहायक स्वचालित रूप से समाप्त हो जाएगा। यदि आपने कोई सीमा निर्धारित नहीं की है, तो यह तब तक जारी रहेगी जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर न भेजें" का चयन करें।
विधि 3 का 4: आउटलुक 2003
चरण 1. कार्यालय सहायक चालू करें।
टूल्स मेनू में, ऑफिस असिस्टेंट से बाहर का चयन करें। "मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूं" लेबल वाले बॉक्स को चेक करें।
चरण 2. अपने उत्तर लिखें।
"निम्नलिखित पाठ के साथ प्रत्येक प्रेषक को केवल एक बार स्वतः उत्तर दें:" लेबल वाले बॉक्स में वह उत्तर दर्ज करें जिसके साथ आप उत्तर देना चाहते हैं।
चरण 3. नियम जोड़ें।
आप अपनी Assistant में नियम जोड़ सकते हैं, जैसे कुछ प्रेषकों के संदेशों को दूसरे प्राप्तकर्ता को अग्रेषित करना। कस्टम नियम को कॉन्फ़िगर करने के लिए नियम जोड़ें… बटन पर क्लिक करें। उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो किसी विशिष्ट क्लाइंट से आपके सहयोगी को मेल अग्रेषित करेगा ताकि आपके दूर रहने के दौरान महत्वपूर्ण ईमेल छूटे नहीं।
चरण 4. कार्यालय सहायक से बाहर अक्षम करें।
कार्यालय से बाहर सहायक तब तक जारी रहेगा जब तक आप स्वचालित उत्तर मेनू नहीं खोलते और "कार्यालय से बाहर ऑटो-उत्तर न भेजें" का चयन करें।
विधि 4 का 4: एक एक्सचेंज खाते के बिना एक ऑटो-उत्तर भेजें
चरण 1. अपना टेम्पलेट बनाएं।
एक एक्सचेंज खाते के बिना, स्वचालित उत्तर विकल्प उपलब्ध नहीं हैं। टेम्प्लेट और कुछ नियमों का उपयोग करके स्वचालित प्रतिक्रिया सेट करना अभी भी संभव है। एक नया ईमेल बनाकर शुरू करें। यह आपकी स्वचालित प्रतिक्रिया का खाका होगा।
- एक ऐसा विषय चुनें जो संक्षेप में स्थिति की व्याख्या करे। उदाहरण के लिए "कार्यालय से बाहर तक"। आप प्राप्तकर्ता को तुरंत यह बताने के लिए विषय में "ऑटो-रिप्लाई" शब्द भी लिख सकते हैं कि प्रतिक्रिया स्वचालित है।
- एक संक्षिप्त संदेश लिखें। ईमेल के मुख्य भाग में, एक सामान्य संदेश लिखें जो इसे प्राप्त करने वाले किसी भी व्यक्ति पर लागू हो सकता है। प्राप्तकर्ता को बताएं कि आप तक कैसे पहुंचना है, या किसी और से संपर्क करना है।
चरण 2. अपना टेम्पलेट सहेजें।
एक बार जब आप संदेश से खुश हो जाते हैं, तो इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें… "इस प्रकार सहेजें" ड्रॉपडाउन मेनू में, आउटलुक टेम्पलेट का चयन करें। यह फ़ाइल को एक टेम्पलेट के रूप में सहेजेगा जो आउटलुक में लोड होता है।
चरण 3. नियम बनाएँ।
ऑटो-प्रतिक्रिया को सही ढंग से काम करने के लिए, आपको प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए कुछ नियमों को परिभाषित करने की आवश्यकता होगी। Office 2003/2007 में, टूल्स मेनू पर क्लिक करें और नियम और अलर्ट चुनें। Office 2010/2013 में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, जानकारी का चयन करें और फिर नियम और अलर्ट पर क्लिक करें। इससे ई-मेल रूल्स मेन्यू खुल जाएगा।
- न्यू रूल बटन पर क्लिक करें। आपको एक टेम्प्लेट चुनने के लिए कहा जाएगा। "रिक्त नियम से प्रारंभ करें" अनुभाग से, "संदेश आने पर जांचें" चुनें। अगला पर क्लिक करें।
- परिभाषित करें कि किन संदेशों का जवाब दिया जाएगा। यदि आप अपने इनबॉक्स में प्राप्त होने वाले प्रत्येक संदेश का जवाब देना चाहते हैं, तो "जहां मेरा नाम प्रति बॉक्स में है" के लिए बॉक्स को चेक करें। आप विषय या मुख्य भाग में विशिष्ट शब्दों के साथ विशिष्ट प्रेषण, या ईमेल निर्दिष्ट करके इसे कम कर सकते हैं। अपना चयन करने के बाद अगला क्लिक करें
- अपना टेम्प्लेट लोड करें। आपके द्वारा पहले बनाए गए संदेश को लोड करने के लिए अगली विंडो में "एक विशिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें" बॉक्स का चयन करें। "एक विशिष्ट टेम्पलेट" के लिए बॉक्स विवरण में लिंक पर क्लिक करें। यह एक संवाद खोलेगा जिसमें पूछा जाएगा कि टेम्प्लेट कहां देखना है। "फाइल सिस्टम में उपयोगकर्ता टेम्पलेट" चुनें। आपके द्वारा पहले बनाए गए संदेश को खोलें।
- अपने अपवाद सेट करें। एक बार टेम्प्लेट लोड हो जाने के बाद, आप उन उदाहरणों को परिभाषित कर सकते हैं जब आप नहीं चाहते कि उत्तर भेजा जाए, जैसे कि किसी विशिष्ट प्राप्तकर्ता को, या विशिष्ट प्रकार के संदेशों के लिए। अपना चयन करने के बाद अगला क्लिक करें।
- अपने नियम को नाम दें। समाप्त करने से पहले, आपको अपने नियम के लिए एक नाम सेट करना होगा। उपयोगकर्ता कुछ ऐसा है जिसे याद रखना आसान है ताकि आप भविष्य में नियम को जल्दी से अक्षम कर सकें। नियम को सक्रिय करने के लिए "इस नियम को चालू करें" बॉक्स को चेक करें, फिर समाप्त पर क्लिक करें।
चरण 4. नियम को अक्षम करें।
जब आप कार्यालय लौट आए हैं, तो आप नियम और अलर्ट मेनू को फिर से खोलकर नियम को अक्षम कर सकते हैं। अपने सक्रिय नियमों की सूची से आपके द्वारा बनाए गए कार्यालय से बाहर नियम का चयन करें, और फिर हटाएँ बटन पर क्लिक करें।
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टिप्स
- संगठन को आमतौर पर आपकी कंपनी के रूप में परिभाषित किया जाता है और इसमें वे लोग शामिल होते हैं जिनके पास आपके ई-मेल सिस्टम पर एक्सचेंज सर्वर खाता होता है।
- मुख्य आउटलुक विंडो पर टूल्स मेनू दिखाई देता है। मुख्य विंडो वही विंडो है जो आपके द्वारा आउटलुक शुरू करने पर दिखाई देती है और इसमें फाइल, एडिट, व्यू, गो, टूल्स, एक्शन और हेल्प मेन्यू शामिल हैं। विंडोज़ में कोई टूल मेनू नहीं है जहाँ आप ई-मेल संदेश, संपर्क, या कार्य जैसे आइटम बनाते या देखते हैं।
- जब मेरे संगठन से बाहर के लोगों को स्वतः-प्रत्युत्तर चेक बॉक्स का चयन किया जाता है, तो मेरे संगठन के बाहर टैब टैब नाम के आगे (चालू) प्रदर्शित होता है।
- संपर्क आपके एक्सचेंज सर्वर संपर्क फ़ोल्डर में मौजूद होना चाहिए। यदि संपर्क केवल उस फ़ोल्डर में मौजूद है जो व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल (.pst) का एक भाग है, तो स्वतः-उत्तर संदेश नहीं भेजा जाएगा।
