यह आसान लगता है, लेकिन है ना? क्या आप सही कदम उठा रहे हैं? Microsoft आउटलुक मेल फोल्डर्स का उपयोग करके ईमेल को प्रबंधित करने का एक तरीका है, लेकिन यह हमेशा स्पष्ट नहीं होता है कि इसे प्रभावी ढंग से कैसे किया जाए।
कदम
चरण 1. उन व्यक्तियों या लोगों के समूहों की पहचान करें जिनसे आप नियमित रूप से ईमेल प्राप्त करते हैं।
चरण 2। आउटलुक मेल, क्रिया, नियम और अलर्ट से, प्रत्येक व्यक्तिगत समूह या व्यक्ति के लिए नए नियम बनाएं जिनसे आप नियमित रूप से ईमेल प्राप्त करते हैं और इन ईमेल को इनबॉक्स फ़ोल्डर के तहत एक विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाने के लिए निर्देशित करते हैं।
चरण 3. निर्धारित करें कि क्या आप चाहते हैं कि ए) जब आप इस व्यक्ति या समूह से एक विशेष संदेश प्राप्त करते हैं तो सतर्क रहें और/या बी) इसे तुरंत पढ़ा गया के रूप में चिह्नित करें।
अन्य क्रिया विकल्पों की समीक्षा करके देखें कि क्या वे आगे आपकी सहायता कर सकते हैं।
चरण 4। प्रत्येक व्यक्तिगत समूह या व्यक्ति के लिए नए नियम बनाएं जिन्हें आप नियमित रूप से ईमेल भेजते हैं और इन ईमेल को उस ईमेल की एक प्रति के रूप में स्थानांतरित करने के लिए निर्देशित करते हैं जिसे आप भेजे गए फ़ोल्डर के तहत एक विशिष्ट फ़ोल्डर में भेज रहे हैं।
चरण 5. प्राथमिकता के आधार पर, तय करें कि आप कब और किस क्रम में किसी नियम को संसाधित करना बंद करना चाहते हैं।
यह उन नियमों के साथ काम करते समय विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जो आपको ईमेल से संबंधित करते हैं भेजना -- नहीं तो आप एक ही ईमेल की कई प्रतियां सहेज रहे होंगे।
चरण 6. सभी भेजे गए नियमों के नीचे एक नियम भेजा गया है जिसमें प्रसंस्करण रोकें।
यह नियम उन सभी ईमेल को पकड़ लेगा जो अलग-अलग सबफ़ोल्डर में नहीं रखे गए थे।
चरण 7. निरंतर आधार पर, भेजे गए ईमेल का मूल्यांकन करें जो भेजे गए फ़ोल्डर में जाते हैं जो किसी अन्य सबफ़ोल्डर में स्थानांतरित नहीं होते हैं।
में संदेशों की संख्या भेज दिया फ़ोल्डर इंगित कर सकता है कि भेजे गए ईमेल की नई उपश्रेणियाँ बनाने का समय कब है।
चरण 8. निरंतर आधार पर, इनबॉक्स ईमेल का मूल्यांकन करें जो इनबॉक्स में जाते हैं और किसी अन्य उपश्रेणी में स्थानांतरित नहीं होते हैं।
मुख्य में संदेशों की संख्या इनबॉक्स फ़ोल्डर यह निर्धारित कर सकता है कि प्राप्त ईमेल की नई उपश्रेणियाँ बनाने का समय कब है।
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टिप्स
- Microsoft आउटलुक का उपयोग करके ईमेल को प्रबंधित करने की कुंजी यह सीख रही है कि ईमेल श्रेणियां कैसे बनाएं और अपने ईमेल को प्राथमिकता दें - इसे अपने ईमेल गार्डन की छंटाई और निराई के रूप में सोचें - ताकि आप अपने पास उपलब्ध जानकारी के फलने-फूलने का लाभ उठा सकें।
- अपठित वस्तुओं की कुल संख्या के बजाय आइटम की कुल संख्या दिखाने के लिए फ़ोल्डरों के गुणों को बदलने पर विचार करें, खासकर, यदि आपको पहले से ही महत्वपूर्ण नए संदेश प्राप्त होने के लिए अलर्ट मिल रहे हैं।
- आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डरों के लिए भेज दिया मेल, दृश्य को समायोजित करें (फ़ोल्डर के प्रदर्शन/सॉर्ट बार पर राइट क्लिक करें, वर्तमान दृश्य, फ़ील्ड, आदि को अनुकूलित करें) को हटाने के लिए से तथा प्राप्त और जोड़ें प्रति तथा भेज दिया खेत।
- एक बार भेज दिया तथा प्राप्त ईमेल को वर्गीकृत किया जाता है, यह देखना आसान है कि "ईमेल वृद्धि" कहां से आ रही है और यह तय करना है कि कहां से नई शाखाएं बनाना और बनाना है।
- उदाहरण के लिए, विज्ञापन ईमेल पहली बार आने पर समीक्षा के लायक हो सकते हैं, लेकिन वे जल्द ही पुराने हो जाते हैं और उन्हें हटाया जा सकता है। बैंक नोटिस और रसीदें जिन्हें आप लंबे समय तक रखना चाहते हैं।
- आप अपने फ़ोल्डर के दृश्य में अन्य उपयोगी फ़ील्ड भी जोड़ना चाह सकते हैं। आकार आपको संदेश के आकार के अनुसार देखने और क्रमबद्ध करने की अनुमति देता है। आप बड़े ईमेल के अपने ईमेल फ़ोल्डरों को हटाने और उन्हें ईमेल के बाहर प्रबंधित करने का निर्णय ले सकते हैं (यानी, महत्वपूर्ण अनुलग्नकों को सहेजना या संपूर्ण ईमेल को आउटलुक के बाहर स्थान पर सहेजना)।
- आउटलुक में स्पैम के लिए मदद चाहिए? स्पैमबाय। यह जल्दी है। यह आसान है। यह निःशुल्क है।
चेतावनी
- जब किसी फ़ोल्डर में संदेशों की संख्या एक निश्चित संख्या (50? 100? 200?) तक पहुंच जाती है, तो उस फ़ोल्डर में अपने ईमेल को निराई, छंटाई, उप-वर्गीकृत करने का मूल्यांकन करने का समय आ गया है।
- आउटलुक के अपने वर्क वर्जन में बदलाव करने से पहले आपको आउटलुक के अपने होम वर्जन को आउटलुक ईमेल नियम बनाने के लिए टेस्ट केस बनाना चाहिए (या इसके विपरीत, जिसके आधार पर आप अधिक ध्यान रखते हैं)।
