ईमेल अब टेक्स्ट मैसेज, फोन कॉल और इंस्टेंट-मैसेजिंग एप्लिकेशन के साथ संचार के सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले रूपों में से एक है। ईमेल के साथ पत्राचार इतना आम हो गया है कि बहुत से लोग भूल गए हैं कि एक को ठीक से कैसे बनाया जाए। एक अच्छी तरह से बनाया गया ईमेल संदेश में व्यावसायिकता और ईमानदारी को दर्शाता है, इसलिए यह नितांत आवश्यक है कि किसी को पता होना चाहिए कि ईमेल संदेश को कैसे प्रारूपित किया जाए।
कदम
चरण 1. अपने ईमेल का विषय लिखें।
एक ईमेल संदेश की विषय पंक्ति संदेश के बारे में संक्षिप्त सारांश के रूप में कार्य करती है। आपकी विषय पंक्ति सीधी और संक्षिप्त होनी चाहिए कि यह प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल के विषय के बारे में कुछ सरल शब्दों में एक विचार देने में सक्षम हो।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी व्यवसाय के बारे में किसी को लिख रहे हैं, तो विषय पंक्ति को बहुत अधिक विवरणों के साथ जटिल न करें जैसे "मुझे वह कार पसंद है जिसे आप चला रहे हैं। मुझे इसका नीला रंग पसंद है और पहिए बहुत खूबसूरत हैं।"
- सीधे सब्जेक्ट लाइन पर अपने मकसद को स्पष्ट रूप से बताएं। उदाहरण के लिए: "आपकी नीली पालकी का इच्छुक खरीदार।"
चरण 2. उचित अभिवादन शामिल करें।
आपको जो कहना है, उसके साथ तुरंत ईमेल शुरू न करें। "नमस्ते" या "अच्छे दिन" जैसे सामान्य अभिवादन शामिल करें। आप नहीं चाहेंगे कि एक यादृच्छिक व्यक्ति ऊपर जाए और बिना आपका अभिवादन किए तुरंत आपसे बात करे, है ना? यह ईमेल के लिए समान है।
अपने अभिवादन को और अधिक व्यक्तिगत बनाने के लिए, अपने अभिवादन में अपने प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम शामिल करें।
चरण 3. अपने संदेश का मुख्य भाग लिखें।
आप जिस प्रकार का संदेश लिख रहे हैं और जिसे आप उसे भेज रहे हैं, उसके आधार पर आप इसे अपनी इच्छानुसार लिख सकते हैं।
- यदि आप अपने किसी करीबी को लिख रहे हैं, तो आप अपने ईमेल को व्यक्तिगत बना सकते हैं; लेकिन अगर आप एक व्यावसायिक पत्र लिख रहे हैं, तो आपको ईमेल को यथासंभव पेशेवर रखना होगा।
- आपको अपने संदेश के प्रारूप को भी ध्यान में रखना होगा। पढ़ने में मुश्किल फ़ॉन्ट शैलियों, आकारों और प्रारूपों का उपयोग न करें और बड़े अक्षरों का उपयोग करने से बचें। डिजिटल दुनिया में बड़े अक्षर, चिल्लाने की तरह होते हैं।
चरण 4. एक समापन टिप्पणी शामिल करें।
अपना ईमेल केवल वहीं समाप्त न करें जहां आपका संदेश समाप्त होता है। "ईमानदारी से," "सर्वश्रेष्ठ संबंध," या कुछ भी जो आपको लगता है कि आपके द्वारा लिखे जा रहे ईमेल के साथ सबसे अच्छा होगा जैसे समापन टिप्पणी लिखें।
समापन टिप्पणी निश्चित रूप से आपके ईमेल के साथ अच्छी होनी चाहिए। क्यों? क्योंकि यदि आप एक व्यावसायिक संदेश लिख रहे हैं, तो आप अपने पत्र के समापन टिप्पणी के रूप में "लवली यॉर्स" नहीं लिखना चाहेंगे; यह अनुचित होगा।
चरण 5. एक हस्ताक्षर जोड़ें।
यद्यपि आपके ईमेल पते में आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल पर आपका नाम पहले से ही शामिल है, फिर भी यह अनुशंसा की जाती है कि आप अपने द्वारा लिखे गए प्रत्येक संदेश के साथ एक हस्ताक्षर शामिल करें। हस्ताक्षर सिर्फ सादा पाठ हो सकते हैं या, यदि आप रचनात्मक बनना चाहते हैं, तो चित्र (जैसे लोगो, ब्रांड चिह्न, आदि)।
अपने खुद के हस्ताक्षर बनाने के लिए जो भी वेबमेल या ईमेल क्लाइंट एप्लिकेशन के हस्ताक्षर विकल्प का उपयोग करें।
टिप्स
- ईमेल संदेशों को प्रारूपित करने के अलावा, आपको ठीक से नामित ईमेल पते का भी उपयोग करना चाहिए। "[email protected]" का उपयोग करके अपने बचपन के मित्र को संदेश भेजना ठीक है, लेकिन जब आप अपने बॉस को व्यावसायिक ईमेल भेज रहे हों तो यह इतना अच्छा विचार नहीं है।
- ईमेल बनाते समय उचित इंटरनेट शिष्टाचार का प्रयोग करें। अनजान संपर्कों को स्पैम मेल या संदेश न भेजें।
- एक प्राप्तकर्ता को एक से अधिक संदेश भेजने से बचने के लिए हमेशा अपने ईमेल संदेश को भेजने से पहले उसकी दोबारा जांच करें। यदि आप ऐसा करते हैं तो आपके संदेशों को स्पैम के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।
