अपना ईमेल इनबॉक्स खोलना पेंडोरा के अपर्याप्त व्याकरण, खराब वर्तनी और खराब स्वाद के बॉक्स को खोलने जैसा हो सकता है। विचार करें कि आपके ईमेल दूसरों पर क्या प्रभाव डालते हैं; अपने ईमेल को पैक से अलग करने का यह हमेशा सही समय होता है। इन चरणों का पालन करें और अपने ईमेल शिष्टाचार में सुधार करें।
कदम
चरण 1. अपने ईमेल को संक्षिप्त, संवादी और केंद्रित रखें।
कागज़ की शीट की तुलना में कंप्यूटर स्क्रीन पर अक्षरों को पढ़ना कठिन है, इसलिए ईमेल को संक्षिप्त और सटीक रखें। जबकि कोई आदर्श ईमेल लंबाई नहीं है, वाक्यों को छोटा रखें, लगभग 8-12 शब्द और पैराग्राफ के बीच एक जगह छोड़ दें।
एक कार्य ईमेल में, सीधे इस बिंदु पर पहुंचें: "मुझे आशा है कि आप…" "मुझे लगता है कि हमें करना चाहिए…।" आदि ठीक सामने, निम्नलिखित पंक्तियों में मामला बनाते हुए। बहुत से लोग प्रतिक्रिया देने या बाद के लिए बचत करने का निर्णय लेने से पहले केवल पहली कुछ पंक्तियों को ही पढ़ते हैं। एक सूचित निर्णय की अनुमति देने के लिए उन पंक्तियों को पर्याप्त "मांस" देना चाहिए। व्यक्तिगत ईमेल के लिए, अपने ईमेल के मुख्य बिंदु पर जाने से पहले एक संक्षिप्त व्यक्तिगत नोट के साथ खोलना अक्सर एक अच्छा विचार होता है।
चरण 2. फैंसी स्वरूपण से बचें।
फ़ॉन्ट और रंग बदलना, बुलेट सूचियाँ सम्मिलित करना, या HTML का उपयोग करना ईमेल को विचित्र बना सकता है या प्राप्तकर्ता के लिए इसे अपठनीय बना सकता है, भले ही स्वरूपण आपके कंप्यूटर पर ठीक लगे। इसे सरल रखें।
चरण 3. संलग्नक सीमित करें।
जब तक वास्तव में आवश्यक न हो तब तक कोई अटैचमेंट न जोड़ें। अटैचमेंट को जितना हो सके छोटा रखें। अधिकांश ईमेल एप्लिकेशन 1 एमबी तक के अटैचमेंट भेज और प्राप्त कर सकते हैं, लेकिन इससे अधिक कुछ भी आपके या प्राप्तकर्ता के लिए परेशानी का सबब बन सकता है, और प्राप्तकर्ता का ईमेल कनेक्शन धीमा होने पर छोटी फाइलें भी खुलने में लंबा समय ले सकती हैं। यदि आपको एक बड़ी फ़ाइल भेजने की आवश्यकता है, तो उसे संपीड़ित करें या ज़िप करें या ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करें जो आपको बड़ी फ़ाइलें जैसे YouSendIt.com भेजने में मदद करेंगी। यदि आपको कई पृष्ठ भेजने की आवश्यकता है, जैसे कि बैठक की योजना या बड़े पाठ सुधार, एक पत्र में फैक्स या पृष्ठों का एक टाइप किया हुआ सेट भेजें।
- जब तक आवश्यक न हो ईमेल अटैचमेंट को ज़िप न करें। जब तक कि कोई अनुलग्नक भेजने के लिए बहुत बड़ा न हो, आप अपने प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद करने का जोखिम उठाते हैं और संभवतः उन्हें अपने अनुलग्नकों तक पहुँचने से रोकते हैं। कई मोबाइल डिवाइस ज़िप फ़ाइलों को असम्पीडित करने में असमर्थ हैं। इसके अतिरिक्त यह अनावश्यक है क्योंकि.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word और Powerpoint) जैसी कई सामान्य फ़ाइलें पहले से ही एक संपीड़ित प्रारूप में हैं।
- ध्यान रखें कि बहुत से लोग या व्यवसाय किसी ऐसे व्यक्ति के अटैचमेंट नहीं खोलेंगे जिसे वे नहीं जानते हैं, और कुछ ईमेल खाते स्पैम फ़ोल्डर में अटैचमेंट वाले ईमेल को स्वचालित रूप से भेजने के लिए सेट किए जाते हैं, इसलिए यदि आप नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, सुनिश्चित करें कि आप अनुलग्नकों के संबंध में प्राप्तकर्ता के निर्देशों का पालन करते हैं। यदि कोई निर्देश नहीं दिया गया है, तो प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए एक अन्य ईमेल भेजें कि आप एक अनुलग्नक के साथ एक ईमेल भेज रहे हैं।
चरण 4. भेजने से पहले सोचें।
जब आप भावुक हों तो ई-मेल न भेजें। बेझिझक ईमेल का विषय और टेक्स्ट लिखें, फिर उसे सेव करें। आप जो भेज रहे हैं उसके बारे में सोचने के लिए समय मिलने के बाद ही प्राप्तकर्ताओं को जोड़ें और भेजें; आप अपना विचार बदल सकते हैं और इसके लिए बेहतर हो सकते हैं।
ईमेल भी लोगों से ऐसी बातें पूछने या बताने का एक उपकरण बन गया है जो आप आम तौर पर कभी आमने-सामने नहीं कहेंगे (कभी आश्चर्य होता है कि आप सहज रूप से ऑनलाइन एक अलग व्यक्ति क्यों बन जाते हैं?) अगर आप किसी को भेज रहे हैं कुछ भी, इसे फिर से पढ़ें और अपने आप से पूछें कि क्या आप उनसे यह कहेंगे कि क्या वे आपके ठीक बगल में थे, या आमने-सामने थे। यदि यह एक मार्मिक विषय पर है, तो इसे दो बार पढ़ें।
चरण 5. संक्षिप्ताक्षरों और इमोटिकॉन्स का उपयोग करने में सावधानी बरतें।
यह एक अनौपचारिक ई-मेल में स्वीकार्य हो सकता है जैसे किसी मित्र के साथ। हालाँकि, एक औपचारिक पत्र में आपको किसी को यह बताने की ज़रूरत नहीं होगी कि आप "ज़ोर से हँस रहे हैं", लोगों को यह अनुचित लग सकता है, और आपको लग सकता है कि आप तुच्छ हैं।
"बाय द वे" के लिए "बीटीडब्ल्यू" जैसे कुछ संक्षिप्ताक्षर आमतौर पर ईमेल में उपयोग किए जाते हैं और औपचारिक, पेशेवर ईमेल को छोड़कर आम तौर पर स्वीकार्य होते हैं।
विधि 1 में से 3: नए ई-मेल लिखना
चरण 1. प्राप्तकर्ता फ़ील्ड का सही उपयोग करें।
"टू" फ़ील्ड में संबोधित करने वालों से कार्रवाई करने की उम्मीद की जाती है, और "सीसी" पर वे सहकर्मियों या मालिकों को सूचित रखने के लिए हैं।
- "प्रति:" फ़ील्ड में एक से अधिक व्यक्तियों से कार्रवाई का अनुरोध करने में सावधान रहें। इससे एक ही कार्य के लिए कई प्रयास हो सकते हैं, या कोई प्रयास नहीं हो सकता है क्योंकि ऐसा माना जाता है कि कोई अन्य व्यक्ति अनुरोध को संभाल रहा है।
- यदि आप उन लोगों की सूची में ई-मेल भेज रहे हैं जिनके पते आप निजी रखना चाहते हैं, तो उन सभी को बीसीसी फ़ील्ड में रखें और अपना पता "टू" फ़ील्ड में डालें।
- यदि आप किसी को थ्रेड से बाहर करना चाहते हैं (उदाहरण के लिए, यदि उन्होंने आपको किसी और से मिलवाया है, और अब आप और वह व्यक्ति कुछ विवरणों पर काम कर रहे हैं और आप परिचयकर्ता के इनबॉक्स को बंद नहीं करना चाहते हैं) व्यक्ति का पता "से" या सीसी फ़ील्ड से लेकर बीसीसी फ़ील्ड तक।
चरण 2. विषय पंक्ति को उपयोगी बनाएं।
एक अच्छी विषय पंक्ति ईमेल की सामग्री का एक उपयोगी सारांश प्रदान करती है, पाठक को शीघ्रता से तैयार करती है। ईमेल इनबॉक्स अक्सर बदल जाते हैं, इसलिए एक अच्छी विषय पंक्ति प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल की प्राथमिकता निर्धारित करने में मदद करती है। यह आपके ईमेल को पढ़ने से पहले ही डिलीट होने से रोकने में भी मदद करता है। चूंकि विषय पहली चीज है जिसे आपका प्राप्तकर्ता देखता है, इसे त्रुटि मुक्त, संक्षिप्त रखें, और सामान्य लाइनों जैसे "हाय," "व्हाट्स अप," या प्राप्तकर्ता का नाम (बाद वाले को एंटी-स्पैम फ़िल्टर द्वारा अवरुद्ध किया जा सकता है) से बचें।
प्राप्तकर्ता के लिए अपने संदेशों को प्राथमिकता देने से बचें। प्रत्येक ईमेल को "तत्काल!" के रूप में चिह्नित करने की आदत से बाहर निकलें। या "उच्च प्राथमिकता" या आपके ईमेल के साथ अंत में उस लड़के की तरह व्यवहार किया जाएगा जो भेड़िया रोया और उन सभी को अनदेखा कर दिया जाएगा। यह मानना परेशान और अभिमानी है कि आपका ई-मेल अनुरोध किसी और की तुलना में कतार में अधिक है, खासकर में एक कार्य संदर्भ। अपने संदेश को प्राथमिकता देने के तरीके के लिए स्वयं के लिए काम करने के लिए रिसीवर को श्रेय देने के लिए पर्याप्त अनुग्रह करें।
विधि 2 का 3: ई-मेल का उत्तर देना
चरण 1. सावधान रहें कि आप उत्तरों पर किसे कॉपी करते हैं।
यदि आप किसी संदेश का उत्तर देते हैं और फिर सीसी: एक तृतीय-पक्ष जिसे मूल प्रेषक ने शामिल नहीं किया है, तो अपने मन में निश्चित रहें कि मूल प्रेषक इससे परेशान नहीं होगा। यह जानकारी "केवल आपकी आंखों के लिए" हो सकती है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि मूल प्रेषक आपका कार्य पर्यवेक्षक है। बीसीसी का उपयोग करने के बारे में सावधान रहें:। यह बैकफ़ायर हो सकता है यदि वह व्यक्ति जो बीसीसी है:' जवाब देता है, यह देखे बिना कि उनकी कॉपी अंधी थी।
चरण 2. निर्धारित करें कि आपको किसे उत्तर देना चाहिए।
आपको भेजे गए ईमेल में केवल यह आवश्यक होता है कि आप केवल प्रेषक को ही उत्तर दें, लेकिन कई लोगों को भेजे गए ईमेल के लिए, आपको सभी को अपनी प्रतिक्रिया भेजने के लिए "सभी को उत्तर दें" विकल्प चुनने की आवश्यकता हो सकती है। विवेकपूर्ण बनें; हर समय "सभी का जवाब दें" का उपयोग करने से बहुतायत में रिटर्न मिलता है और कई लोगों के इन-बॉक्स में संदेश छूट जाते हैं। एक ईमेल प्राप्त करने के परिणामों पर विचार करें, सभी को उत्तर दें और यह बीस लोगों के पास जाता है और फिर उन बीस लोगों ने सभी को उत्तर मारा; यह बहुत तेज़ी से सैकड़ों हज़ारों ईमेल में संयोजित हो सकता है और सभी को लूप में रखने के साधन के रूप में "सभी को उत्तर दें" हिट करने के लिए मजबूर महसूस होता है क्योंकि कोई नहीं जानता कि इसे पढ़ने के लिए कौन है और कौन नहीं है।
चरण 3. केवल धन्यवाद कहने का उत्तर देने से पहले दो बार सोचें।
कुछ लोग ऐसा ईमेल नहीं चाहते जो "धन्यवाद" कहे। ईमेल को खोलने और इसे पढ़ने के लिए अतिरिक्त समय लगता है ताकि आप जो पहले से जानते हैं उसे पढ़ सकें। कुछ लोगों में एक पंक्ति शामिल होती है जो कहती है "NTN" - "नो थैंक्स नीडेड।"
चरण 4. लंबी चर्चाओं को सारांशित करें।
किसी चर्चा को समझने के लिए उत्तरों के पृष्ठों को स्क्रॉल करना कष्टप्रद होता है। किसी संदेश स्ट्रिंग को अग्रेषित करना जारी रखने के बजाय, अपने पाठक (पाठकों) के लिए इसे संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए एक मिनट का समय लें।
चरण 5. उस जानकारी को शामिल करना सुनिश्चित करें जिसका आप जवाब दे रहे हैं।
बहुत से लोग, और कंपनियाँ, प्रतिदिन सैकड़ों ईमेल लिखते और उनका उत्तर देते हैं। एक अस्पष्ट ईमेल भेजने से बचें जो केवल 'हां' कहता है। उस प्रश्न को शामिल करें जिसे प्राप्तकर्ता ने पूछा था ताकि वे जान सकें कि आप क्या जवाब दे रहे हैं। प्राप्तकर्ता को इतिहास में एक से अधिक संदेश नीचे स्क्रॉल करने से बचें।
चरण 6. तुरंत उत्तर दें।
यदि आपको किसी ईमेल का जवाब देने से पहले कुछ शोध या कुछ सोचने की ज़रूरत है, या यदि आप तुरंत पूर्ण प्रतिक्रिया लिखने में बहुत व्यस्त हैं, तो प्रेषक को यह बताने के लिए एक संक्षिप्त प्रतिक्रिया भेजें कि आपको ईमेल मिला है और सलाह दे रहा है कि आप कब जवाब देंगे.
चरण 7. सक्रिय रहें।
किसी ईमेल का उत्तर देते समय, आप किसी भी प्रश्न या चिंता का अनुमान लगाकर प्रत्येक व्यक्ति को कुछ समय बचा सकते हैं, जिससे आपका उत्तर प्राप्त हो सकता है। किसी को उनके बारे में पूछने के लिए एक नया ईमेल भेजने से पहले इन्हें अपने उत्तर में संबोधित करें।
विधि 3 का 3: कुछ मूलभूत बातें
चरण 1. निजी ईमेल अग्रेषित न करें।
उदाहरण के लिए, किसी रहस्य वाले ईमेल को अग्रेषित करने से बचें, खासकर यदि आप जिस व्यक्ति को ई-मेल कर रहे हैं वह नहीं चाहता कि आप ऐसा करें। ऐसा करने से प्राप्तकर्ता का आप पर से विश्वास उठ सकता है और आपका रिश्ता खराब हो सकता है। आप निश्चित रूप से नहीं चाहते कि ऐसा हो।
चरण 2. लोगों के बारे में अफवाहें न फैलाएं।
यदि आप ऐसा करने के लिए ललचाते हैं, तो अपने आप को दूसरे व्यक्ति के स्थान पर रखें, और सोचें कि यदि वह व्यक्ति आपके बारे में अफवाहें फैलाता है तो आपको कैसा लगेगा। उदाहरण के लिए, यदि आपके मित्र के पास मतलबी और घमंडी होने की प्रतिष्ठा है, तो इस बारे में सोचें कि यदि आपके मित्र ने आपके अन्य मित्रों को आपकी एक विचित्रता के बारे में बताया तो आपको कैसा लगेगा। आप बहुत खुश नहीं होंगे, है ना?
चरण 3. लोगों के निजी व्यवसाय पर चर्चा करने से बचें।
उदाहरण के लिए, अपने दोस्त को यह बताने से बचें कि उसके दोस्त ने एक पूर्व प्रेमी के साथ संबंध तोड़ लिया है। ईमेल पूरी तरह से निजी नहीं है, इसलिए यह संभव है कि जिस व्यक्ति के व्यवसाय के बारे में आप चर्चा कर रहे हैं, वह ईमेल देख सकता है और आप पर पागल हो सकता है और/या शर्मिंदा हो सकता है, और यह उस व्यक्ति के साथ आपके रिश्ते को खराब कर सकता है।
चरण 4. ज्वलन से बचें।
लपटें मूल रूप से आपको अपमानित करने के लिए ऑनलाइन भेजे गए अपमान हैं, इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि अन्य लोगों को लपटें न भेजें या ज्वाला युद्ध शुरू न करें। यह दूसरे व्यक्ति को पागल बना सकता है, और इसके लिए आप अपना खाता निलंबित भी कर सकते हैं।
चरण 5. बिना अनुमति के दूसरों की व्यक्तिगत जानकारी साझा करने से बचें।
यह किसी व्यक्ति की उम्र से लेकर उस स्कूल के नाम तक कुछ भी हो सकता है, जिसमें वह जाता है। अपने आप को दूसरे व्यक्ति के स्थान पर रखें - यदि कोई आपके मित्र को आपके घर का पता बताए तो आपको कैसा लगेगा? आप बहुत खुश नहीं होंगे, इसलिए ईमेल पर किसी की व्यक्तिगत जानकारी दूसरों के साथ साझा करने से पहले अनुमति प्राप्त करना सुनिश्चित करें, या ऐसा बिल्कुल भी न करें।
चरण 6. क्रोधित होने पर ईमेल न भेजें।
यह दिखाएगा कि आप गुस्से में हैं और आप उस व्यक्ति को परेशान कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप काम पर किसी से नाराज़ हैं, और आप उस व्यक्ति को सभी बड़े अक्षरों में एक बड़ा शेख़ी ईमेल करते हैं, तो इससे वह व्यक्ति चिढ़ सकता है जिसे आपने ईमेल किया था। ईमेल का जवाब देने के साथ भी यही बात है; यदि आप किसी विशेष संदेश भेजने के लिए किसी से नाराज़ हैं, तो जब तक आप शांत नहीं हो जाते, तब तक उत्तर देना बंद कर दें।
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टिप्स
- मानक फोंट आसान पढ़ने के लिए बनाते हैं। उदाहरण के लिए, एरियल, कंब्रिया और संकीर्ण। फ़ॉन्ट का आकार सामान्य रखें, आम तौर पर 15 से अधिक नहीं। यदि आपको विशेष या जोरदार तरीके से ध्यान आकर्षित करने की आवश्यकता है, तो बोल्ड या इटैलिक फोंट का उपयोग करें। यह सभी राजधानियों के माध्यम से चिल्लाने से असीम रूप से बेहतर है।
- यदि आपको लौ भेजी जाती है, तो ज्वाला युद्ध शुरू करने से बचने के लिए इसे तुरंत हटा दें।
- याद रखें कि आपका स्वर ई-मेल में नहीं सुना जा सकता है। क्या आपने कभी ई-मेल में कटाक्ष करने का प्रयास किया है, और प्राप्तकर्ता ने इसे गलत तरीके से लिया है? ई-मेल संदेश मौखिक संचार की बारीकियों को बताने में विफल रहता है। स्वर का अनुमान लगाने के प्रयास में, कुछ लोग इमोटिकॉन्स का उपयोग करते हैं, लेकिन उन्हें कम इस्तेमाल करते हैं ताकि आप गैर-पेशेवर न दिखें।
साथ ही, यह न मानें कि एक स्माइली इमोटिकॉन का उपयोग करने से एक कठिन संदेश वश में हो जाएगा।
- व्यक्तिगत संपर्क से बचने के साधन के रूप में ई-मेल का उपयोग करने से बचें। "हम आपको एक ईमेल भेजेंगे" अक्सर किसी के लिए सबसे अधिक क्रोधित करने वाला वाक्य हो सकता है। ई-मेलिंग को आमने-सामने संपर्क या फोन पर बातचीत के विचार से नहीं बचना चाहिए। माफी मांगने या गलती को छिपाने जैसी असहज स्थिति से बचने के लिए ई-मेल का उपयोग करने से भी बचना चाहिए।
- अपना ईमेल विनम्रता से समाप्त करें। "शुभकामनाएं," "शुभकामनाएं," या "आपकी मदद के लिए अग्रिम धन्यवाद" जैसे बयान के साथ समाप्त करना एक कठोर ईमेल को भी नरम कर सकता है और अधिक अनुकूल उत्तर प्राप्त कर सकता है।
- रसीद मांगने में सावधानी बरतें। हालांकि कुछ ऐसे उदाहरण हैं जब रसीद की आवश्यकता रिकॉर्ड रखने के उद्देश्यों या रसीद के प्रमाण के लिए आवश्यक हो सकती है, अधिकांश बार यह सिर्फ परेशान करने वाला होता है और पाठक को आपके ईमेल से निपटने के लिए अतिरिक्त कार्रवाई करने के लिए मजबूर करता है। अगर कुछ वास्तव में जरूरी है, या आपको वास्तव में यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि प्राप्तकर्ता के पास आपका संदेश है, तो टेलीफोन उठाएं और इसके बजाय इसका इस्तेमाल करें।
- यदि आपको कोई ऐसी चीज़ भेजी जाती है जो आपको असहज करती है, जैसे कि अग्रेषित अफवाह, तो उसे हटा दें। आपको इसका हिस्सा नहीं बनना चाहिए।
चेतावनी
- साइबरबुलिंग से बचें। यह अवैध है, और यह अन्य लोगों, विशेष रूप से किशोरों को अत्यधिक प्रभावित कर सकता है (उदाहरण के लिए, यह आत्महत्या का कारण बन सकता है)।
- सभी कैप का प्रयोग न करें। यह एक अनावश्यक अभ्यास है और यह आपके प्राप्तकर्ता को परेशान कर सकता है, बदले में आपको एक ज्वाला पत्र अर्जित कर सकता है। सभी राजधानियों को "चिल्लाने" के बराबर माना जाता है।
- चेन मेल फॉरवर्ड करने से बचें। बहुत कम लोग होंगे जो लगातार अनावश्यक संदेश प्राप्त करने का आनंद लेते हैं। इस प्रकार के ई-मेल खतरनाक और हानिकारक वायरसों को दागदार करने के लिए कुख्यात रहे हैं जिन्हें कंप्यूटर में और उनसे स्थानांतरित किया जा सकता है। केवल उन संदेशों को अग्रेषित करने का लक्ष्य रखें जो आपको सीधे बातचीत करने वालों से प्राप्त हुए हैं।
- व्यक्तिगत ईमेल के लिए अपने कार्य हस्ताक्षर का उपयोग न करें - यह आपको अमित्र प्रतीत होगा।
