यदि आपके पास पर्याप्त सुरक्षा उपायों के बिना डेटाबेस में डेटा दर्ज करने वाले कई लोग हैं तो डुप्लिकेट रिकॉर्ड दिखाई दे सकते हैं। कई डेटाबेस को एक साथ मर्ज करने से डुप्लीकेट भी हो सकते हैं। एक्सेस आपके डेटाबेस में डुप्लीकेट खोजने के लिए एक क्वेरी टूल प्रदान करता है। फिर आप उन्हें हटा या मर्ज कर सकते हैं, जिससे आपका डेटाबेस पढ़ने में आसान और अधिक प्रभावी हो जाएगा।
कदम
चरण 1. जानें कि डेटा "डुप्लिकेट" क्या बनाता है।
डुप्लिकेट डेटा का मतलब यह नहीं है कि सभी फ़ील्ड समान हैं। उदाहरण के लिए, एक ग्राहक जिसे डेटाबेस में दो बार दर्ज किया गया था, उसकी दो अलग-अलग आईडी और संभावित रूप से भिन्न वर्तनी हो सकती हैं। दूसरी ओर, यदि नाम सामान्य है तो यह दो अलग-अलग ग्राहक हो सकते हैं। आपको उपलब्ध डेटा की तुलना करनी होगी और यह निर्धारित करने के लिए प्रत्येक परिणाम की सावधानीपूर्वक जांच करनी होगी कि क्या डुप्लिकेट है और क्या नहीं।
चरण 2. अपने डेटाबेस का बैकअप लें।
यह अनुशंसा की जाती है कि आप बड़े परिवर्तन करने से पहले एक नया बैकअप बनाएं। इस तरह यदि आप गलती से गलत प्रविष्टियों को हटा देते हैं तो आप डेटाबेस को पुनर्स्थापित कर सकते हैं।
- फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" या "सहेजें और प्रकाशित करें" चुनें।
- उन्नत अनुभाग में "बैकअप डेटाबेस" पर क्लिक करें। अपने डेटाबेस का बैकअप लेने के लिए संकेतों का पालन करें।
चरण 3. अन्य उपयोगकर्ताओं को सूचित करें कि आप परिवर्तन करने वाले हैं।
डेटा विरोध से बचने के लिए, यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि कोई अन्य उपयोगकर्ता डेटाबेस में डेटा नहीं जोड़ रहा है। यह आवश्यक नहीं है, लेकिन अगर चीजें गलत हो जाती हैं तो बाद में आपको कुछ सिरदर्द से बचा सकता है।
यदि आप कर सकते हैं तो अपने डेटाबेस को विशिष्ट मोड पर सेट करें। यह अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा किए जाने वाले किसी भी परिवर्तन को रोक देगा। फ़ाइल मेनू पर क्लिक करें और "विकल्प" चुनें, फिर "क्लाइंट सेटिंग्स" चुनें। "डिफ़ॉल्ट ओपन मोड" अनुभाग में, "अनन्य" चुनें। यदि आपके पास डेटाबेस का उपयोग करने वाले बहुत से लोग नहीं हैं, तो आपको आमतौर पर इसके बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 4. क्वेरी विज़ार्ड खोलें।
क्वेरी टूल डुप्लिकेट सामग्री वाली प्रविष्टियां ढूंढ सकता है। विज़ार्ड प्रारंभ करने की प्रक्रिया आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे एक्सेस के संस्करण के आधार पर भिन्न होती है:
- 2013/2010 - "बनाएँ" टैब पर क्लिक करें और फिर "क्वेरी विज़ार्ड" पर क्लिक करें।
- 2007 - "इन्सर्ट" या "क्रिएट" टैब पर क्लिक करें और "क्वेरी विजार्ड" चुनें।
- 2003 - डेटाबेस विंडो खोलें और "क्वेरी" टैब चुनें। "नया" बटन पर क्लिक करें।
चरण 5. "डुप्लिकेट क्वेरी विज़ार्ड खोजें" का चयन करें।
यह क्वेरी डुप्लिकेट प्रविष्टियों को खोजने के लिए फ़ील्ड की तुलना करती है।
चरण 6. वह तालिका चुनें जिसे आप खोजना चाहते हैं।
आपके डेटाबेस की सभी तालिकाएँ सूचीबद्ध होंगी। उस तालिका का चयन करें जिसे आप डुप्लिकेट के लिए जांचना चाहते हैं।
अधिकांश डुप्लिकेट जाँच के लिए, आप "टेबल्स" दृश्य को चयनित रखना चाहेंगे।
चरण 7. उन फ़ील्ड का चयन करें जिनके बारे में आपको लगता है कि डुप्लिकेट हैं।
उन सभी फ़ील्ड का चयन करें जिनकी आप डुप्लिकेट डेटा के लिए तुलना करना चाहते हैं। निर्णय लेने के लिए पर्याप्त फ़ील्ड शामिल करें। डुप्लिकेट केवल तभी लौटाए जाते हैं जब फ़ील्ड वर्ण के लिए वर्ण से मेल खाते हों। आंशिक मिलान खोजने के लिए आप अभिव्यक्तियों का उपयोग कर सकते हैं।
- सामान्य क्षेत्रों का उपयोग करने से बचें। प्रविष्टियों की तुलना करते समय अव्यवस्था को कम करने के लिए दिनांक या स्थान जैसे क्षेत्रों का उपयोग करने से बचें।
- रिकॉर्ड के बीच अंतर करने के लिए पर्याप्त फ़ील्ड के बिना, या बहुत सामान्य फ़ील्ड के साथ, आपको बहुत सारे डुप्लिकेट परिणाम मिलेंगे।
चरण 8. देखने के लिए अतिरिक्त फ़ील्ड चुनें।
एक अतिरिक्त फ़ील्ड या दो यह तय करने में आपकी सहायता कर सकते हैं कि डेटा वास्तव में डुप्लिकेट है या नहीं। उदाहरण के लिए, एक ऑर्डर आईडी फ़ील्ड यह निर्धारित करने में आपकी सहायता करेगी कि क्या एक ही नाम दो बार अलग-अलग प्रविष्टियां हैं। इस अंतर को बनाने और आकस्मिक डेटा हानि को रोकने में मदद करने के लिए कम से कम एक फ़ील्ड शामिल करें।
चरण 9. क्वेरी बनाएँ।
आपको क्वेरी को एक नाम देने के लिए कहा जाएगा। परिणाम देखने के लिए "समाप्त करें" पर क्लिक करें।
चरण 10. अपने परिणामों की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें।
आपके मानदंड के आधार पर कोई भी संभावित डुप्लिकेट प्रदर्शित किया जाएगा। प्रत्येक परिणाम के माध्यम से जाएं और अपनी कंपनी के बारे में अपने ज्ञान का उपयोग करके यह तय करें कि प्रविष्टि एक डुप्लिकेट है या नहीं। किसी रिकॉर्ड को हटाने से पहले सुनिश्चित कर लें कि वह डुप्लीकेट है।
यदि आप निर्णय नहीं ले सकते हैं, तो अपना निर्णय लेने में सहायता के लिए एक अतिरिक्त फ़ील्ड के साथ क्वेरी को फिर से बनाएँ।
चरण 11. डुप्लिकेट रिकॉर्ड हटाएं।
बाएं कॉलम पर राइट-क्लिक करें और डुप्लिकेट को हटाने के लिए "रिकॉर्ड हटाएं" चुनें। आप उन सभी को एक साथ हटाने के लिए एकाधिक रिकॉर्ड का चयन कर सकते हैं।
- हो सकता है कि आप किसी एक डुप्लिकेट रिकॉर्ड से कुछ डेटा को उस रिकॉर्ड में मर्ज करना चाहें जिसे आप रखना चाहते हैं।
- सुनिश्चित करें कि डुप्लिकेट परिणाम सूची में दिखाई देने वाले सभी रिकॉर्ड को हटाना नहीं है, या आपके पास कोई मूल रिकॉर्ड नहीं रहेगा।
