यह विकिहाउ आपको सिखाएगा कि विंडोज और मैक दोनों कंप्यूटरों पर माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल स्प्रेडशीट में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे जोड़ें। सशर्त स्वरूपण उन कक्षों को हाइलाइट करेगा जिनमें आपके द्वारा स्वरूपण के लिए सेट किए गए पैरामीटर से मेल खाने वाला डेटा होता है।
कदम
चरण 1. एक्सेल में अपना दस्तावेज़ खोलें।
उस एक्सेल स्प्रेडशीट पर डबल-क्लिक करें जिसे आप फॉर्मेट करना चाहते हैं।
यदि आपने अभी तक अपना दस्तावेज़ नहीं बनाया है, तो Excel में एक नई रिक्त स्प्रेडशीट खोलें और जारी रखने से पहले अपना डेटा दर्ज करें।
चरण 2. अपना डेटा चुनें।
अपने माउस को अपने डेटा समूह में ऊपरी-बाएँ सेल से अपने डेटा समूह में नीचे-दाएँ सेल पर क्लिक करें और खींचें। आपका डेटा अब हाइलाइट किया जाना चाहिए।
चरण 3. होम टैब पर क्लिक करें।
यह एक्सेल विंडो के शीर्ष पर है। यह वह जगह है जहाँ आपको सशर्त स्वरूपण विकल्प मिलेगा।
चरण 4. सशर्त स्वरूपण पर क्लिक करें।
आप इसे "शैलियाँ" अनुभाग में पाएंगे घर उपकरण पट्टी इसे क्लिक करने से एक ड्रॉप-डाउन मेनू दिखाई देने का संकेत देता है।
चरण 5. नया नियम पर क्लिक करें…।
यह ड्रॉप-डाउन मेनू के निचले भाग के पास है। ऐसा करने से कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग विंडो खुल जाती है।
चरण 6. एक नियम प्रकार चुनें।
"नियम प्रकार चुनें" अनुभाग में, निम्न में से किसी एक नियम पर क्लिक करें:
- सभी कोशिकाओं को उनके मूल्यों के आधार पर प्रारूपित करें - आपके डेटा के प्रत्येक सेल में सशर्त स्वरूपण लागू करता है। औसत आदि के आधार पर डेटा व्यवस्थित करते समय विज़ुअल ग्रेडिएंट बनाने के लिए यह सबसे अच्छा विकल्प है।
- केवल उन कक्षों को प्रारूपित करें जिनमें - सशर्त स्वरूपण केवल आपके निर्दिष्ट पैरामीटर वाले कक्षों पर लागू होता है (उदा., 100 से अधिक संख्याएं)।
- केवल शीर्ष या निचले क्रम के मानों को प्रारूपित करें - सशर्त स्वरूपण को निर्दिष्ट शीर्ष- या नीचे-रैंक वाली संख्या (या प्रतिशत) कक्षों पर लागू करता है।
- केवल उन मानों को प्रारूपित करें जो औसत से ऊपर या नीचे हैं - एक्सेल द्वारा परिकलित औसत से ऊपर या नीचे गिरने वाले सेल पर सशर्त स्वरूपण लागू करता है।
- केवल अद्वितीय या डुप्लिकेट मानों को प्रारूपित करें - सशर्त स्वरूपण को अद्वितीय या डुप्लिकेट मानों पर लागू करता है।
- यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कक्षों को प्रारूपित करना है, एक सूत्र का उपयोग करें - आपके द्वारा दर्ज किए जाने वाले सूत्र के आधार पर कक्षों पर सशर्त स्वरूपण लागू करता है।
चरण 7. अपना नियम संपादित करें।
आपके द्वारा चुने गए नियम के आधार पर यह चरण अलग-अलग होगा:
- सभी कोशिकाओं को उनके मूल्यों के आधार पर प्रारूपित करें - ड्रॉप-डाउन बॉक्स का उपयोग करके "न्यूनतम" और "अधिकतम" मान चुनें। आप "रंग" ड्रॉप-डाउन बॉक्स में प्रत्येक मान के लिए उपयोग किए गए रंग को भी बदल सकते हैं।
- केवल उन कक्षों को प्रारूपित करें जिनमें - उस सेल के प्रकार का चयन करें जिसे आप प्रारूपित करना चाहते हैं, फिर ड्रॉप-डाउन बॉक्स में अन्य नियमों का चयन करें जो आपकी पसंद के आधार पर दिखाई देते हैं।
- केवल शीर्ष या निचले क्रम के मानों को प्रारूपित करें - या तो चुनें शीर्ष या नीचे, फिर फ़ॉर्मेट करने के लिए कई सेल दर्ज करें। आप एक प्रतिशत संख्या भी दर्ज कर सकते हैं और "चयनित श्रेणी का%" बॉक्स को चेक कर सकते हैं।
- केवल उन मानों को प्रारूपित करें जो औसत से ऊपर या नीचे हैं - औसत से ऊपर या नीचे के मान का चयन करें।
- केवल अद्वितीय या डुप्लिकेट मानों को प्रारूपित करें - या तो चुनें डुप्लिकेट या अनोखा ड्रॉप डाउन बॉक्स में।
- यह निर्धारित करने के लिए कि कौन से कक्षों को प्रारूपित करना है, एक सूत्र का उपयोग करें - टेक्स्ट बॉक्स में अपना पसंदीदा फॉर्मूला दर्ज करें।
चरण 8. प्रारूप पर क्लिक करें…।
यह विंडो के निचले दाएं हिस्से में है। एक नयी विंडो खुलेगी।
स्टेप 9. फिल टैब पर क्लिक करें।
यह टैब नई विंडो के ऊपरी दाएं भाग में है।
चरण 10. एक रंग चुनें।
उस रंग पर क्लिक करें जिसे आप सशर्त स्वरूपण के लिए उपयोग करना चाहते हैं। यह वह रंग है जो आपके स्वरूपण मापदंडों से मेल खाने वाली कोशिकाओं को प्रदर्शित करेगा।
हल्के रंगों (जैसे, पीला, हल्का-हरा, हल्का-नीला) के पक्ष में त्रुटि करें, क्योंकि गहरे रंग कोशिकाओं में पाठ को अस्पष्ट करते हैं-खासकर यदि आप दस्तावेज़ को बाद में प्रिंट करते हैं।
चरण 11. ठीक क्लिक करें।
यह खिड़की के नीचे है। ऐसा करने से "Format" विंडो बंद हो जाती है।
चरण 12. स्वरूपण लागू करने के लिए ठीक क्लिक करें।
आपको अपने स्वरूपण मानदंड से मेल खाने वाले किसी भी सेल को आपके चुने हुए रंग के साथ हाइलाइट होते देखना चाहिए।
यदि आप तय करते हैं कि आप स्वरूपण को मिटाना और फिर से शुरू करना चाहते हैं, तो क्लिक करें सशर्त फॉर्मेटिंग, चुनते हैं स्पष्ट नियम, और क्लिक करें संपूर्ण पत्रक से स्पष्ट नियम.
चरण 13. अपनी स्प्रेडशीट सहेजें।
क्लिक फ़ाइल, तब दबायें सहेजें अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए, या Ctrl+S (या Mac पर Command+S) दबाएँ। यदि आप इस दस्तावेज़ को एक नए दस्तावेज़ के रूप में सहेजना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:
- खिड़कियाँ - क्लिक फ़ाइल क्लिक करें के रूप रक्षित करें, डबल क्लिक करें यह पीसी विंडो के बाईं ओर एक सेव लोकेशन पर क्लिक करें, "फाइल नेम" टेक्स्ट बॉक्स में दस्तावेज़ का नाम टाइप करें, और क्लिक करें सहेजें.
- Mac - क्लिक फ़ाइल क्लिक करें के रूप रक्षित करें…, "इस रूप में सहेजें" फ़ील्ड में दस्तावेज़ का नाम दर्ज करें, "कहां" बॉक्स पर क्लिक करके और एक फ़ोल्डर पर क्लिक करके एक स्थान सहेजें चुनें, और क्लिक करें सहेजें.
टिप्स
- NS सशर्त फॉर्मेटिंग ड्रॉप-डाउन मेनू में कई शॉर्टकट विकल्प हैं (उदा., सेल नियमों को हाइलाइट करें) जिसका उपयोग आप अपने डेटा को शीघ्रता से प्रारूपित करने के लिए कर सकते हैं।
- सशर्त स्वरूपण का एक व्यावहारिक उपयोग बजट में ऋणात्मक संख्याओं वाले कक्षों की पहचान करने के लिए इसका उपयोग कर रहा है (या स्टोर इन्वेंट्री शीट में शून्य, आदि) ताकि आपको विसंगतियों के लिए मैन्युअल रूप से शिकार न करना पड़े।
