आप Microsoft Outlook में ईमेल के माध्यम से ईवेंट में आमंत्रित करके उपकरण, कमरे और सेवाओं को शेड्यूल करने और बुक करने के लिए संसाधन खातों का उपयोग कर सकते हैं। संसाधन खाते कार्यस्थल में आरक्षण उपकरण को एक आसान और संगठित प्रक्रिया बनाते हैं। यदि कोई विशिष्ट संसाधन पहले से ही किसी विशिष्ट समय के लिए बुक किया गया है, तो खाते को शेड्यूलिंग अनुरोधों को स्वचालित रूप से स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए सेट किया जा सकता है। Microsoft Outlook में संसाधन खाता बनाने के तरीके के बारे में यहाँ कुछ चरण दिए गए हैं।
कदम
3 में से विधि 1 संसाधन के लिए एक ईमेल खाता बनाएँ। अपने संसाधन को एक ईमेल खाता और संसाधन का वर्णनात्मक नाम दें; जैसे "टेलीविजन" या "उत्तर सम्मेलन कक्ष।"
विधि 2 का 3: Microsoft Outlook 97 में एक संसाधन खाता बनाएँ
चरण 1. "टूल" मेनू से, "विकल्प" पर क्लिक करें।
चरण 2. "ईमेल" टैब पर क्लिक करें।
"मेल के स्वचालित प्रसंस्करण के लिए सेटिंग्स" के तहत, "प्रक्रिया अनुरोध और आगमन पर प्रतिक्रियाएं" चुनें, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 3. "कैलेंडर" टैब पर "उन्नत समय-निर्धारण" पर क्लिक करें।
- "मीटिंग अनुरोधों का प्रसंस्करण" नामक अनुभाग में अपने इच्छित विकल्पों का चयन करें।
- डायलॉग बॉक्स को बंद करने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
चरण 4. "प्रतिनिधि" टैब पर क्लिक करें।
"जोड़ें" पर क्लिक करें और प्रतिनिधि खाते का नाम टाइप करें।
- "प्रतिनिधि अनुमति" बॉक्स में, "कैलेंडर सूची में संपादक" पर क्लिक करें और "प्रतिनिधि मुझे भेजे गए मीटिंग-संबंधित संदेशों की प्रतियां प्राप्त करता है" चुनें, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- "मीटिंग अनुरोध और प्रतिक्रियाएं केवल मेरे प्रतिनिधि को भेजें, मुझे नहीं" पर क्लिक करें और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
विधि 3 का 3: Microsoft Outlook 98 और 2010 में एक संसाधन खाता बनाएँ।
चरण 1. "टूल्स" मेनू पर जाएं।
"विकल्प" पर क्लिक करें।
चरण 2. "कैलेंडर विकल्प" पर क्लिक करें, फिर "संसाधन निर्धारण" पर क्लिक करें।
- "मीटिंग अनुरोधों की प्रक्रिया" के लिए अनुभाग में अपने इच्छित विकल्पों का चयन करें, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- कैलेंडर अनुभाग की शुरुआत में "डिफ़ॉल्ट अनुस्मारक" के आगे चेक-चिह्न हटा दें।
चरण 3. "प्रतिनिधि" टैब पर जाएं।
"जोड़ें" पर क्लिक करें और प्रतिनिधि खाते का नाम टाइप करें।
- प्रतिनिधि अनुमति बॉक्स में, "कैलेंडर सूची में संपादक" पर क्लिक करें और "प्रतिनिधि मुझे भेजे गए मीटिंग-संबंधित संदेशों की प्रतियां प्राप्त करता है" का चयन करें, फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- चयन करने के लिए क्लिक करें, "मीटिंग अनुरोध और प्रतिक्रियाएं केवल मेरे प्रतिनिधि को भेजें, मुझे नहीं" फिर "ओके" पर क्लिक करें।
टिप्स
- संसाधन बनाने के बाद, आपके Microsoft Exchange सर्वर की प्रोसेसिंग गति के आधार पर अपडेट होने में कुछ मिनट लग सकते हैं। प्रसंस्करण होने देने के लिए, अपने स्थानीय कंप्यूटर को कम से कम 30 सेकंड के लिए निष्क्रिय रहने दें।
- इससे पहले कि आप आउटलुक में एक नया संसाधन बना सकें, आपके पास पहले से ही प्रतिनिधि के लिए एक ईमेल खाता होना चाहिए। आप या तो किसी मौजूदा ईमेल खाते का उपयोग कर सकते हैं या प्रतिनिधि के लिए एक समर्पित खाता सेट कर सकते हैं।
- आप स्वचालित रूप से मीटिंग अनुरोधों का जवाब देने के लिए संसाधन खातों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। यह "उन्नत समय-निर्धारण" के अंतर्गत "कैलेंडर" टैब पर किया जा सकता है।
- एकाधिक संसाधनों के प्रबंधन को सरल बनाने के लिए, आप एक समर्पित कंप्यूटर सेट कर सकते हैं जो माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में प्रतिनिधि खाते में लॉग इन है। इस तरह, आप एक साथ कई अलग-अलग संसाधनों की बुकिंग आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।
