यदि आप Microsoft Excel से बहुत परिचित नहीं हैं, तो यह उपयोग करने के लिए एक डराने वाला प्रोग्राम लग सकता है। सौभाग्य से, आरंभ करना आसान है। आप डेटा टाइप कर सकते हैं, इसे अन्य दस्तावेज़ों से कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं, और इसे कुछ ही क्लिक के साथ प्रारूपित कर सकते हैं। थोड़े से अभ्यास से, आप Microsoft Excel में डेटा को शीघ्रता से दर्ज, संपादित और प्रबंधित करने में सक्षम होंगे।
कदम
3 का भाग 1: डेटा दर्ज करना और चुनना
चरण 1. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल लॉन्च करें।
आप "प्रारंभ" मेनू पर क्लिक करके, "सभी प्रोग्राम" का चयन करके, "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" का चयन करके और फिर "माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल" चुनकर एक्सेल का पता लगा सकते हैं। एक्सेल उत्पादों के माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सूट के साथ आता है जो आमतौर पर विंडोज कंप्यूटर और नोटबुक के साथ पैक किया जाता है।
मैक उपयोगकर्ता जिन्होंने मैक के लिए एक्सेल खरीदा है, वे "फाइंडर" खोलकर और फिर "एप्लिकेशन" का चयन करके अपने डॉक में या बीच में स्थित प्रोग्राम पाएंगे।
चरण 2. एक स्प्रेडशीट खोलें।
एक्सेल खोलने पर एक खाली "कार्यपुस्तिका" स्वचालित रूप से दिखाई दे सकती है। अन्यथा, आपको एक "टेम्पलेट गैलरी" दिखाई देगी जिससे आप या तो एक नई रिक्त कार्यपुस्तिका या विशेष रूप से स्वरूपित टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं।
Excel में किसी अन्य कार्यपुस्तिका पर कार्य करते समय आप हमेशा एक नई स्प्रेडशीट खोल सकते हैं। बस मेनू बार से "फ़ाइल" पर क्लिक करें और "नई कार्यपुस्तिका" विकल्प चुनें।
चरण 3. वांछित कक्षों में डेटा दर्ज करें।
आप किसी भी सेल में नंबर, शब्द, समीकरण, फॉर्मूले या फंक्शन्स को सेलेक्ट करके और उस पर क्लिक करने के बाद टाइप कर सकते हैं।
- किसी दिए गए सेल के साथ समाप्त होने पर, क्षैतिज रूप से अगले सेल में स्वचालित रूप से जाने के लिए ↵ Enter या Tab दबाएं।
- आप सेल के भीतर एक नई लाइन भी बना सकते हैं जिस पर और टेक्स्ट जोड़ना है। Alt+↵ Enter दबाकर बस एक "लाइन ब्रेक" दर्ज करें।
चरण 4. अपने कॉलम के लिए शीर्षक बनाएं।
अपने डेटा के लिए कॉलम शीर्षक बनाने के लिए पंक्ति 1 में टेक्स्ट दर्ज करें। उदाहरण के लिए, सेल A1 में "नाम" और सेल B1 में "दिनांक" दर्ज करें और नाम और तारीख की जानकारी ट्रैक करने के लिए इन्हें अपने कॉलम हेडर के रूप में काम करने दें।
चरण 5. एक अनुक्रमित डेटा श्रृंखला बनाएं।
एक्सेल आपके डेटा को अंतर्निहित पैटर्न सीखने में सक्षम है और फिर आपको समय और ऊर्जा बचाने के लिए उन पैटर्न के आधार पर डेटा भरता है। लगातार कोशिकाओं में एक पैटर्न स्थापित करके शुरू करें (उदाहरण के लिए एक सेल में "जनवरी" टाइप करना और अगले में "फरवरी")। फिर आबादी वाले कक्षों का चयन करें और पैटर्न को नए कक्षों में विस्तारित करने के लिए अपने चयनित आयत के निचले दाएं कोने पर क्लिक करें और खींचें। एक्सेल स्वचालित रूप से आपके स्थापित पैटर्न को पहचान लेगा और "मार्च", "अप्रैल" आदि के साथ बाद की कोशिकाओं को भर देगा।
एक्सेल कई सामान्य पैटर्न को पहचान सकता है जैसे सप्ताह के दिन, समान रूप से दूरी वाली तिथियां, लगातार संख्याएं और कई अन्य।
चरण 6. कक्षों की श्रेणी का चयन करें।
अपने माउस के माध्यम से कोशिकाओं की एक श्रृंखला का चयन करने के लिए (डेटा की बड़ी मात्रा को प्रारूपित या संपादित करने के लिए), बस डेटा श्रेणी की शुरुआत या अंत पर क्लिक करें और उचित टेक्स्ट को हाइलाइट करने के लिए अपने कर्सर को अपनी वांछित दिशा में खींचें। नीचे कई उपयोगी कीबोर्ड शॉर्टकट भी दिए गए हैं।
- Ctrl और स्पेसबार दबाने से पूरे कॉलम में चयन बढ़ जाता है जहां मूल सेल स्थित है।
- ⇧ शिफ्ट और स्पेसबार दबाने से चयन पूरी पंक्ति में फैल जाता है जहां मूल सेल स्थित है।
- Ctrl+⇧ Shift और स्पेसबार या Ctrl+A दबाने पर पूरी वर्कशीट सेलेक्ट हो जाएगी।
चरण 7. पंक्ति डालें।
एक पंक्ति संख्या पर क्लिक करके शुरू करें (यह पूरी पंक्ति का चयन करेगा)। उस पंक्ति का चयन करें जिसके ऊपर आप अपनी नई पंक्ति चाहते हैं। राइट-क्लिक करें (मैक पर कंट्रोल + क्लिक करें) और दिखाई देने वाले मेनू से "इन्सर्ट" चुनें।
- यह फ़ंक्शन "होम" टैब से "सेल" से "इन्सर्ट" और फिर "इन्सर्ट शीट रो" का चयन करके भी उपलब्ध है।
- एकाधिक पंक्तियों को सम्मिलित करने के लिए आपको उस स्थान के ऊपर कई पंक्तियों का चयन करना होगा जिसमें आप नई पंक्तियाँ रखना चाहते हैं। बस उतनी ही पंक्तियों का चयन करें, जितनी आप नीचे सम्मिलित करना चाहते हैं।
चरण 8. कॉलम डालें।
एक कॉलम अक्षर पर क्लिक करके शुरू करें (यह पूरे कॉलम का चयन करेगा)। वह कॉलम चुनें, जिसके बाईं ओर आप अपने नए कॉलम में जाना चाहते हैं। राइट-क्लिक करें (मैक पर कंट्रोल + क्लिक करें) और दिखाई देने वाले मेनू से "इन्सर्ट" चुनें।
- यह फ़ंक्शन "होम" टैब से "सेल" से "सम्मिलित करें" और फिर "शीट पंक्तियाँ सम्मिलित करें" का चयन करके भी उपलब्ध है।
- एकाधिक कॉलम सम्मिलित करने के लिए आपको उस स्थान के दाईं ओर एकाधिक कॉलम चुनने की आवश्यकता होती है जिसमें आप नए कॉलम रखना चाहते हैं। बस उतने ही स्तंभों का चयन करें, जिन्हें आप बाईं ओर सम्मिलित करना चाहते हैं।
3 का भाग 2: डेटा संपादित करना
चरण 1. एक या अधिक कक्षों की प्रतिलिपि बनाएँ।
जिस सेल को आप कॉपी करना चाहते हैं उसे चुनने के बाद, राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से "कॉपी करें" चुनें। वैकल्पिक रूप से Ctrl+C (या Mac उपयोगकर्ताओं के लिए Command+C) दबाएँ। यह चयनित डेटा को आपके क्लिपबोर्ड में जोड़ देगा।
चरण 2. एक या अधिक कक्षों को काटें।
आप जिस सेल को काटना चाहते हैं उसे चुनने के बाद, राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से "कट" चुनें। वैकल्पिक रूप से Ctrl+X (या Mac उपयोगकर्ताओं के लिए Command+X) दबाएं। यह चयनित डेटा को आपके क्लिपबोर्ड में जोड़ देगा।
चरण 3. एक या अधिक कक्ष चिपकाएँ।
जिस सेल में आप अपना डेटा पेस्ट करना चाहते हैं, उसे चुनने के बाद, राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से "पेस्ट" चुनें। वैकल्पिक रूप से, Ctrl+V (या Mac उपयोगकर्ताओं के लिए Command+V) दबाएँ। यह कॉपी किए गए या कटे हुए सेल (सेलों) की सामग्री को पेस्ट कर देगा।
यदि आपके सेल में कोई सूत्र है, तो "चिपकाएँ" सूत्र को सूत्र का परिकलित मान नहीं चिपकाएगा। सेल मानों को "पेस्ट" करने के लिए, "पेस्ट स्पेशल" का उपयोग करें
चरण 4. सूत्रों के बजाय सेल मान चिपकाएँ।
"होम" टैब से "संपादित करें" का चयन करके और "पेस्ट स्पेशल" पर क्लिक करके शुरू करें। पेस्ट करने के लिए विशेषताओं की सूची से "मान" चुनें।
एक्सेल के आपके संस्करण के आधार पर, "पेस्ट स्पेशल" में अन्य विकल्पों में "टिप्पणियां" (पाठ टिप्पणियां जिन्हें अलग-अलग कक्षों में जोड़ा जा सकता है), "प्रारूप" (सभी टेक्स्ट स्वरूपण चयन), या "सभी" सब कुछ पेस्ट करने के लिए शामिल हो सकते हैं एक बार।
चरण 5. सेल सामग्री हटाएं।
बस उस सेल का चयन करें जिसमें आप टेक्स्ट हटाना चाहते हैं और डेल दबाएं या राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से "हटाएं" चुनें।
चरण 6. कक्षों, पंक्तियों या स्तंभों को स्थानांतरित करें।
अपने चुने हुए सेल को हाइलाइट करें और "मूव पॉइंटर" को सक्रिय करें (विंडोज उपयोगकर्ताओं के लिए चार दिशात्मक तीरों के रूप में या मैक उपयोगकर्ताओं के लिए एक हैंड आइकन के रूप में)। किसी भी मौजूदा डेटा को उन कक्षों से बदलने के लिए अपने पसंदीदा स्थान पर खींचें जिन्हें आपने स्थानांतरित करने का निर्णय लिया है
चरण 7. एक सूत्र का प्रयोग करें।
एक्सेल एक सेल के भीतर गणना करने के लिए "सूत्रों" का उपयोग करता है और उस गणना के हिस्से के रूप में अन्य कोशिकाओं को संदर्भित कर सकता है। उस सेल पर क्लिक करें जिसमें आप सूत्र दर्ज करना चाहते हैं और फिर "=" टाइप करके शुरू करें। अब एक गणितीय सूत्र टाइप करें और "एंटर" पर क्लिक करें। एक्सेल परिणाम प्रदर्शित करेगा (सूत्र स्वयं नहीं)।
आप Microsoft Excel में फ़ॉर्मूला कैसे टाइप करें, इसके बारे में और भी जान सकते हैं
चरण 8. अन्य कक्षों से संदर्भ मान।
सूत्र अन्य कोशिकाओं और उनके मूल्यों का संदर्भ दे सकते हैं। सूत्र टाइप करते समय, बस एक सेल या सेल की एक श्रृंखला पर क्लिक करें और एक्सेल स्वचालित रूप से सेल के नाम (जैसे बी 2, डी 5) को आपके फॉर्मूले में पॉप्युलेट कर देगा। अब आपका सूत्र उस विशिष्ट सेल को संदर्भित करता है और इससे लगातार एक मान प्राप्त करेगा। यदि संदर्भित सेल में मान बदलता है, तो आपके सूत्र के परिणाम भी होंगे।
आप अन्य कार्यपत्रकों से मूल्यों को भी संदर्भित कर सकते हैं। उस सेल का चयन करके प्रारंभ करें जिसमें आप किसी मान को संदर्भित करना चाहते हैं, सूत्र बार में "=' टाइप करें और फिर "=" के तुरंत बाद अपना वांछित सूत्र टाइप करें। संदर्भ देना चाहते हैं और फिर वांछित डेटा श्रेणी का चयन करें जिसे आप सूत्र में दर्ज करना चाहते हैं।
चरण 9. अपने परिवर्तनों को ट्रैक करें।
आप मेन्यू बार से "टूल्स" चुनकर और फिर "ट्रैक चेंजेस" पर क्लिक करके परिवर्तनों को ट्रैक कर सकते हैं। अंत में, "हाइलाइट चेंजेस" चुनें।
यदि यह विकल्प अनुपलब्ध है, तो आप केवल-पढ़ने के प्रारूप में हैं। "परिवर्तन ट्रैक करें" के अंतर्गत, "संपादित करते समय परिवर्तनों को ट्रैक करें" के आगे वाले विकल्प को चेक करें। यह आपकी कार्यपुस्तिका को भी साझा करता है। एक बार जब यह विकल्प चुना जाता है, तो आप इस विकल्प को फिर से चुनकर और "हाइलाइट चेंजेस" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करके परिवर्तन कर सकते हैं और उन परिवर्तनों को देख सकते हैं।
चरण 10. टिप्पणियाँ जोड़ें।
एक्सेल स्प्रेडशीट पर किए गए संपादनों पर चर्चा करने का यह एक उपयोगी तरीका हो सकता है। सेल (सेलों) का चयन करके शुरू करें, जिस पर आप टिप्पणी करना चाहते हैं। फिर मेनू बार से "इन्सर्ट" चुनें और दिखाई देने वाले मेनू से "इन्सर्ट कमेंट" पर क्लिक करें। आपके इच्छित स्थान पर एक टेक्स्ट बॉक्स दिखाई देगा और आपको एक टिप्पणी छोड़ने की अनुमति देगा।
चरण 11. अपने परिवर्तन सहेजें।
मेनू बार से "फ़ाइल" चुनें और "सहेजें" पर क्लिक करें। फिर "सेव इन" ड्रॉप-डाउन सूची बटन का चयन करें और अपना पसंदीदा फ़ोल्डर चुनें। यदि आप अपने सबसे हाल के परिवर्तनों को सहेजने से पहले एक्सेल से बाहर निकलने का प्रयास करते हैं, तो एक संवाद बॉक्स दिखाई देगा और पूछेगा कि क्या आप अपने परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं। आप अपनी पसंद के आधार पर या तो "सहेजें" या "सहेजें नहीं" पर क्लिक कर सकते हैं।
भाग ३ का ३: स्वरूपण डेटा
चरण 1. "प्रारूप" रिबन देखें।
सुनिश्चित करें कि "प्रारूप" रिबन दिखाई दे रहा है ताकि आप आसानी से और जल्दी से विभिन्न स्वरूपण विकल्पों तक पहुंच सकें। इसे विस्तृत करने के लिए "फ़ॉर्मेट" रिबन के दाईं ओर नीचे की ओर इंगित करने वाले तीर पर क्लिक करें। यह आपको टेक्स्ट को इटैलिक, बोल्ड या रेखांकित करते हुए फ़ॉन्ट शैली और आकार को समायोजित करने की अनुमति देगा। यह आपको नीचे उल्लिखित स्वरूपण चरणों में चर्चा किए गए कई कार्यों के लिए शॉर्टकट एक्सेस भी देता है।
किसी सेल या सेलों के समूह पर राइट-क्लिक करने से फ़ॉर्मेटिंग विकल्प भी सामने आते हैं। सेल पर राइट-क्लिक करने के बाद, "फॉर्मेट सेल" चुनें। यह आपको संख्या (शैली), संरेखण, फ़ॉन्ट, बॉर्डर, पैटर्न और सुरक्षा के संबंध में कई विकल्प प्रदान करेगा।
चरण 2. अपना टेक्स्ट लपेटें।
यह पाठ को चारों ओर लपेटने और एक सेल के भीतर दिखाई देने के बजाय पीछे हटने और अगले सेल द्वारा अस्पष्ट होने का कारण बनेगा। उन कक्षों को हाइलाइट करके प्रारंभ करें जिन्हें आप समायोजित करना चाहते हैं। फिर, "होम" टैब के अंतर्गत, बटनों के "संरेखण" समूह को देखें और "रैप टेक्स्ट" विकल्प चुनें।
आप सेल में फिट होने के लिए अपने टेक्स्ट को भी समायोजित कर सकते हैं ताकि कॉलम और पंक्तियाँ सेल के भीतर सामग्री को समायोजित करने के लिए स्वचालित रूप से अपनी चौड़ाई या ऊंचाई (क्रमशः) समायोजित कर सकें। "होम" टैब के अंतर्गत, बटनों के "सेल" समूह को देखें और "प्रारूप" पर क्लिक करें। "प्रारूप" मेनू से, "सेल आकार" चुनें और "ऑटोफिट कॉलम चौड़ाई" या "ऑटोफिट पंक्ति ऊंचाई" पर क्लिक करें।
चरण 3. अपना टेक्स्ट संरेखित करें।
यह आपके पाठ को कक्षों के बाएँ, दाएँ या मध्य भाग पर उचित ठहराएगा। उन कक्षों को हाइलाइट करके प्रारंभ करें जिन्हें आप समायोजित करना चाहते हैं। फिर, "होम" टैब के अंतर्गत, उपयुक्त संरेखण का चयन करें। आपको लाइनों के साथ तीन बटन दिखाई देंगे ताकि सेल के किनारे को प्रदर्शित किया जा सके जिसमें टेक्स्ट शुरू होगा।
चरण 4. डेटा की संख्यात्मक शैली बदलें।
आपको "फ़ॉर्मेट" टूलबार पर ही कई बुनियादी नंबरिंग शैलियाँ मिलेंगी। बस उस सेल का चयन करें जिसे आप प्रारूपित करना चाहते हैं और फिर टूलबार पर स्थित उपयुक्त संख्यात्मक शैली पर क्लिक करें। अतिरिक्त शैलियों तक पहुँचने के लिए, चयनित सेल (सेलों) पर राइट-क्लिक करें, "फॉर्मेट सेल" पर क्लिक करें और फिर "नंबर" टैब चुनें। आपको "श्रेणी" के अंतर्गत सूचीबद्ध कई विकल्प दिखाई देंगे।
चरण 5. अपने टेक्स्ट का रंग बदलें।
उस सेल का चयन करें जिसके लिए आप टेक्स्ट का रंग समायोजित करना चाहते हैं। फिर, "फ़ॉर्मेट" टूलबार से, "फ़ॉन्ट कलर" के बगल में नीचे की ओर इंगित करने वाले तीर पर क्लिक करें। यह वह विकल्प है जो "ए" अक्षर की तरह दिखता है जिसके नीचे एक रंगीन रेखा होती है। विभिन्न रंग विकल्पों के साथ एक मेनू प्रदर्शित करने वाले तीर पर क्लिक करना।
चरण 6. अपनी पृष्ठभूमि का रंग बदलें।
उस सेल का चयन करें जिसके लिए आप पृष्ठभूमि का रंग समायोजित करना चाहते हैं। फिर, "फ़ॉर्मेट" टूलबार से, "रंग भरें" के आगे नीचे की ओर इंगित करने वाले तीर पर क्लिक करें। यह वह विकल्प है जो एक लेटर पेंट की तरह दिखता है जिसके नीचे एक रंगीन रेखा होती है। विभिन्न रंग विकल्पों के साथ एक मेनू प्रदर्शित करने वाले तीर पर क्लिक करना।
टिप्स
- Ctrl+⇧ Shift और उपयुक्त डायरेक्शनल एरो दबाने से चयन मूल सेल के समान कॉलम या पंक्ति में अंतिम पॉपुलेटेड सेल तक विस्तृत हो जाता है।
- Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home दबाने से सिलेक्शन वर्कशीट की शुरुआत में ही हो जाता है।
- Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn दबाने से वर्तमान शीट और उसके बाद आने वाली अगली शीट के माध्यम से चयन का विस्तार होता है।
- Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp दबाने से मौजूदा शीट और उससे पहले आने वाली पिछली शीट के माध्यम से चयन का विस्तार होता है।
- आप कॉलम की चौड़ाई और सेल की ऊंचाई को मैन्युअल रूप से भी समायोजित कर सकते हैं। बस दो कोशिकाओं को अलग करने वाली रेखा पर क्लिक करें और इसे तब तक दबाए रखें जब तक कि दो विरोधी तीर दिखाई न दें। फिर एक पंक्ति या स्तंभ को सिकोड़ने या विस्तारित करने के लिए उन तीरों को पसंदीदा दिशा में खींचें।
- आप विशिष्ट कक्षों (या कक्षों की श्रेणियों) के लिए सशर्त स्वरूपण भी बना सकते हैं। "होम" टैब के अंतर्गत, बटनों के "शैलियों" समूह से "सशर्त स्वरूपण" चुनें।
