यह हमेशा निराशाजनक होता है जब आपको प्रतिक्रिया के लिए इधर-उधर इंतजार करना पड़ता है, चाहे वह नौकरी के लिए साक्षात्कार के लिए हो, व्यावसायिक प्रस्ताव के लिए हो या किसी मित्र के साथ योजना बनाने के लिए हो। एक अनुवर्ती ईमेल भेजना उस प्रतिक्रिया को प्राप्त करने में बहुत प्रभावी हो सकता है, खासकर यदि आप उचित प्रतीक्षा के बाद अपना अनुरोध करते हैं और इसे स्पष्ट, संक्षिप्त और सम्मानपूर्वक लिखते हैं। अपनी सफलता की संभावनाओं को और बेहतर बनाने के लिए, अपने प्राप्तकर्ता के लिए चीजों को आसान बनाने के लिए जितना हो सके "लेग वर्क" करें।
कदम
3 में से विधि 1: फॉलो-अप कब और कहाँ भेजना है, यह चुनना
चरण 1. फॉलो-अप भेजने के लिए कम से कम 3 कार्यदिवस प्रतीक्षा करें।
अनुवर्ती ईमेल भेजने से पहले आपको कितने समय तक प्रतीक्षा करनी चाहिए, इसके लिए कोई सार्वभौमिक नियम नहीं है। अंगूठे का एक अच्छा नियम 3 कार्यदिवस है, जब तक कि आपके संपर्क व्यक्ति ने एक विशिष्ट तिथि नहीं दी जब वे जवाब देंगे। उस स्थिति में, उस तिथि के बाद कम से कम 1 कार्यदिवस प्रतीक्षा करें।
- उदाहरण के लिए, यदि व्यक्ति ने कहा है कि वे 19 तारीख से पहले या मंगलवार को जवाब देंगे, तो उत्तर देने के लिए कम से कम बुधवार 20 तारीख तक प्रतीक्षा करें।
- नौकरी के लिए इंटरव्यू फॉलो-अप के लिए, आमतौर पर कम से कम 5 व्यावसायिक दिनों तक प्रतीक्षा करना बेहतर होता है।
- व्यक्तिगत क्षमता में पालन करते समय केवल व्यावसायिक दिनों (यानी सप्ताहांत और छुट्टियों को छोड़ना) की गणना करना आवश्यक नहीं है।
- यह मत मानिए कि आपको नौकरी नहीं मिली या वे आपके व्यवसाय प्रस्ताव में दिलचस्पी नहीं ले रहे हैं-सिर्फ इसलिए कि आपको त्वरित प्रतिक्रिया नहीं मिली। आपका संपर्क व्यक्ति वास्तव में व्यस्त हो सकता है!
चरण 2. ईमेल को सीधे अपने संपर्क व्यक्ति को संबोधित करें।
यह हमेशा व्यक्तिगत ईमेल के मामले में होता है, और आमतौर पर व्यावसायिक अनुवर्ती के लिए सबसे अच्छी रणनीति होती है। यदि व्यक्ति ने आपको अपनी संपर्क जानकारी दी है या आपको उनके साथ अनुवर्ती कार्रवाई के लिए आमंत्रित किया है, तो हमेशा संदेश सीधे उन्हें (और केवल उन्हें) भेजें।
- यदि उस व्यक्ति ने आपको अपनी संपर्क जानकारी नहीं दी है या आपको उनके साथ अनुवर्ती कार्रवाई के लिए आमंत्रित नहीं किया है, तो अपना ईमेल अपने निर्देशित संपर्क व्यक्ति (जैसे एक प्रशासनिक सहायक या भर्ती समन्वयक) को भेजें। विषय पंक्ति में अनुरोध करें कि संदेश उस व्यक्ति को निर्देशित किया जाए जिसे आपने पहले निपटाया था।
- यदि आपका ईमेल द्वारा व्यक्ति के साथ पूर्व संपर्क रहा है, तो पहले की तरह ही "से" और "प्रेषक" ईमेल पतों का उपयोग करें।
चरण 3. कुल 2 से अधिक अनुवर्ती ईमेल न भेजें।
यह जानना काफी कठिन है कि फॉलो-अप कब भेजना है, तो फॉलो-अप के लिए फॉलो-अप के बारे में क्या? यदि आपकी पहली अनुवर्ती अनुत्तरित हो जाती है, तो दूसरा अनुवर्ती भेजने के लिए कम से कम 1-2 कार्यदिवस प्रतीक्षा करें। यदि यह दूसरा संदेश अनुत्तरित हो जाता है, तो या तो अनुसरण करना बंद कर दें या व्यवसाय में किसी अन्य व्यक्ति से संपर्क करें।
- जब आप चाहें तो एक नया फॉलो-अप संदेश बना सकते हैं, वही संदेश आपके मूल फॉलो-अप के रूप में भेजने के लिए भी ठीक है, लेकिन निम्न की तरह शीर्ष पर एक नोट जोड़ें: "(टॉम: मैंने यह फॉलो-अप भेजा है) मंगलवार को और मैं पिछले गुरुवार को हमने जिस व्यावसायिक अवसर पर चर्चा की, उसके बारे में आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं। धन्यवाद, जनवरी)"
- अंगूठे के एक सामान्य नियम के रूप में, अगर आपको 1 फॉलो-अप भेजना है, तो बिल्कुल भी चिंता न करें (नौकरी न मिलने के बारे में, आदि)। अगर आपको 2 फॉलो-अप भेजने हैं तो थोड़ी चिंता करें। यदि आप दूसरी अनुवर्ती कार्रवाई के बाद कोई जवाब नहीं देते हैं, तो थोड़ी अधिक चिंता करना शुरू करें!
चरण 4। धन्यवाद ईमेल के साथ अनुवर्ती कार्रवाई की आवश्यकता को पूर्व-खाली करें।
किसी भी व्यावसायिक बैठक के अगले दिन धन्यवाद ईमेल भेजना हमेशा विनम्र होता है-विशेष रूप से, लेकिन न केवल, नौकरी के लिए साक्षात्कार के साथ-साथ कई व्यक्तिगत संपर्क परिदृश्यों के बाद भी। यदि आप इस धन्यवाद में एक अनुवर्ती उल्लेख को मोड़ते हैं, तो आप कुछ दिनों बाद एक अलग अनुवर्ती भेजने के बिना प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करने में सक्षम हो सकते हैं।
- धन्यवाद ईमेल लगभग उसी प्रारूप और सामग्री का उपयोग अनुवर्ती ईमेल के रूप में कर सकता है, बस उस व्यक्ति को धन्यवाद देने के लिए समर्पित थोड़ा और स्थान और प्रतिक्रिया का अनुरोध करने में थोड़ा कम खर्च होता है।
- यह एक "आधिकारिक" अनुवर्ती के रूप में नहीं गिना जाता है, हालांकि, यदि आवश्यक हो तो आप अभी भी 2 "वास्तविक" अनुवर्ती भेज सकते हैं!
विधि 2 का 3: अनुवर्ती ईमेल स्वरूपण
चरण 1. विषय पंक्ति में सीधे अपने पूर्व संपर्क का संदर्भ लें।
यदि आपकी विषय पंक्ति अस्पष्ट या अप्रासंगिक है, तो आपकी अनुवर्ती कार्रवाई अपठित या कूड़ेदान में समाप्त हो सकती है। अपने शब्दों को ध्यान से चुनें ताकि विषय पंक्ति तुरंत और स्पष्ट रूप से प्राप्तकर्ता के साथ आपकी बातचीत से जुड़ जाए।
- एक रणनीति यह है कि अपनी पिछली बातचीत के विवरण में "आरई:" जोड़ें ताकि यह उस घटना की निरंतरता की तरह पढ़ सके: "आरई: साक्षात्कार शुक्रवार 9/23 सुबह 11 बजे।"
- एक अन्य विकल्प यह है कि आप अपना नाम, एक संक्षिप्त और प्रत्यक्ष विवरणक, और अपने ईमेल का कारण शामिल करें: "टेरी रेगुला 9/23 साक्षात्कार अनुवर्ती।"
- यह कभी न मानें कि वह व्यक्ति आपके ईमेल पते को पहचान लेगा और संदेश को खोल देगा। अपने लाभ के लिए विषय पंक्ति का प्रयोग करें।
चरण 2. अपने अभिवादन में प्राप्तकर्ता का नाम दें और अपने समापन में उन्हें धन्यवाद दें।
जबकि आप व्यक्तिगत अनुवर्ती ईमेल के लिए उचित रूप से अनौपचारिक हो सकते हैं, एक व्यावसायिक अनुवर्ती को सम्मानजनक औपचारिकता और आपकी पूर्व बातचीत से उत्पन्न परिचितता को संतुलित करना चाहिए। ज्यादातर मामलों में, उदाहरण के लिए, आप व्यक्ति को उनके पहले नाम से बधाई दे सकते हैं-जब तक कि उन्होंने खुद को "जो सेल्मन" के रूप में पेश किया या कहा "मुझे बार्ब कहते हैं।"
- आपका अभिवादन आम तौर पर इस तरह दिख सकता है: "प्रिय जो," या "प्रिय बार्ब," जब तक कि आपको अधिक औपचारिकता उचित न लगे: "प्रिय श्रीमान सेलमन," या "प्रिय डॉ बेनेट।"
- समापन के लिए, उन्हें अंतिम बार धन्यवाद दें और अपने पहले और अंतिम नाम का उपयोग करें: "धन्यवाद, स्टीव कैरावे।"
चरण ३। ३-४ पैराग्राफ से अधिक का प्रयोग न करें, प्रत्येक २-३ वाक्य लंबा।
जब फॉलो-अप लिखने की बात आती है, तो मुद्दे पर पहुंचें और वहां तेजी से पहुंचें! इसका मतलब सिर्फ एक वाक्य लिखना नहीं है, बल्कि इसका मतलब बिना किसी अतिरिक्त सामग्री के एक सुव्यवस्थित ईमेल बनाना है। निम्नलिखित पंक्तियों (या इसी तरह) के साथ दुबले, साफ पैराग्राफ बनाएं:
- शुभकामना
- पैराग्राफ 1: एक धन्यवाद और एक स्पष्ट बयान जिसका आप अनुसरण कर रहे हैं।
- पैराग्राफ 2: आपके संपर्क के विवरण का एक त्वरित पुनर्कथन।
- पैराग्राफ ३: आपकी रुचि या उत्सुकता की तीव्र पुन: पुष्टि।
- पैराग्राफ 4: एक बयान कि आप एक अद्यतन के लिए "आगे देख रहे हैं" या यह "सराहना होगा।"
- समापन
चरण 4. प्राप्तकर्ता को आवश्यक सभी प्रासंगिक जानकारी प्रदान करें।
सुनिश्चित करें कि दूसरे व्यक्ति को आपको फॉलो-अप देने के लिए जितना संभव हो उतना कम करना है। एकमात्र कारण यह है कि वे अभी तक आपके पास वापस नहीं आए हैं, शायद इसलिए कि वे व्यस्त हैं। इसलिए, यदि उन्हें आपकी पिछली बातचीत के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए अपने नोट्स या फ़ाइलों के माध्यम से वापस देखना है, तो वे यह तय करने की अधिक संभावना रखते हैं कि अब आपके पास वापस आने के लिए उनके समय के लायक नहीं है।
- यदि आपका कोई साक्षात्कार था, तो विशिष्ट तिथि और समय, पद का नाम, और या तो साक्षात्कार का एक बहुत ही त्वरित पुनर्कथन या उसमें से एक चयनित उपाख्यान या एपिसोड का उल्लेख करें। उदाहरण के लिए: "मैं पिछले सोमवार 23 तारीख को दोपहर में हमारे साक्षात्कार पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए लिख रहा हूं। आपको शायद याद होगा कि मैं बिक्री प्रबंधक की स्थिति के बारे में बात करने के लिए इतना उत्सुक था कि मैंने लगभग अपनी कॉफी आपके डेस्क पर गिरा दी!
- प्रत्येक प्रकार के संपर्क के लिए स्पष्ट जानकारी प्रदान करना सुनिश्चित करें जिसे आप चाहते हैं कि उनके पास उपयोग करने का विकल्प हो: ईमेल, फोन/टेक्स्ट, मेल इत्यादि।
विधि 3 का 3: स्पष्ट, संक्षिप्त और सम्मानजनक होना
चरण 1. प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें और बताएं कि आप शुरुआत में ही अनुसरण कर रहे हैं।
इस तथ्य को दफन न करें कि आप ईमेल के बीच में एक अनुवर्ती लिख रहे हैं। इसके बजाय, उस व्यक्ति को तुरंत बताएं कि आप उनके पास क्यों पहुंच रहे हैं-और जब आप इस पर हों तो उन्हें कुछ प्रशंसा दिखाएं!
कुछ इस तरह से कोशिश करें: “पिछले गुरुवार को मुझसे मिलने के लिए समय निकालने के लिए फिर से धन्यवाद। मैं उस बैठक पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए लिख रहा हूं और मेरे प्रस्ताव पर आपके विचार।"
चरण 2. अपनी बातचीत को फिर से कैप करें और अपनी रुचि की तुरंत पुष्टि करें।
व्यक्ति को अपने पूर्व संपर्क पर एक पुनश्चर्या दें, विशेष रूप से एक व्यावसायिक परिदृश्य में जब आप जानते हैं कि दूसरा व्यक्ति कई साक्षात्कारों, बैठकों आदि को संभाल रहा है। सुनिश्चित करें कि वे तुरंत याद रखें कि आप कौन हैं और आपने क्या चर्चा की।
उदाहरण के लिए: "आपके बिलिंग कार्यों को सुव्यवस्थित करने के लिए मेरी योजना को प्रस्तुत करना एक खुशी की बात थी, और मुझे आशा है कि आप इसे लागू करने के लिए मिलकर काम करने के लिए मेरे उत्साह को साझा करेंगे।"
चरण 3. प्रत्यक्ष और विनम्र बनें, धक्का-मुक्की, क्षमाप्रार्थी या निष्क्रिय-आक्रामक नहीं।
अनुवर्ती के लिए शर्मिंदा मत हो! अपनी रुचि और यह जानने की आपकी इच्छा की पुष्टि करना एक अच्छी बात है कि आप कहां खड़े हैं, जब तक आप ऐसा विनम्रता और सम्मानपूर्वक करते हैं। याद रखें कि आप पर अपनी शर्तों पर कोई प्रतिक्रिया नहीं है, हालांकि-एक अनुरोध करें, मांग नहीं।
- इस तरह के एक स्वर का प्रयोग करें: "मैं यह सुनने के लिए उत्सुक हूं कि समुदाय की पहुंच की स्थिति के संबंध में मैं कहां खड़ा हूं।"
- धक्का-मुक्की न करें: "आपने कल तक जवाब देने का वादा किया था, और मुझे आपसे जल्द से जल्द जवाब सुनने की जरूरत है।"
- निष्क्रिय-आक्रामक मत बनो, या तो: "मुझे लगता है कि मुझे नौकरी नहीं मिली क्योंकि आप मेरे पास कभी वापस नहीं आए, लेकिन मुझे इसकी पुष्टि चाहिए।"
चरण 4. प्राप्तकर्ता को दिखाएं और बताएं कि आप उनके समय को महत्व देते हैं।
एक स्पष्ट विषय पंक्ति का उपयोग करना और तुरंत अपने ईमेल तक पहुंचना दूसरे व्यक्ति के समय के प्रति सम्मान दर्शाता है। संदेश में एक या दो बार विशेष रूप से यह बताना भी एक अच्छा विचार है कि आप उस समय की सराहना करते हैं जो वे आपको समर्पित कर रहे हैं। चापलूसी के साथ इसे अति करना आवश्यक या सहायक भी नहीं है, लेकिन कुछ सम्मान दिखाने से आपके त्वरित प्रतिक्रिया की संभावना में हमेशा सुधार होता है।
- उदाहरण के लिए: "मुझे पता है कि आप वर्ष के इस समय में वास्तव में व्यस्त हैं और आपने मेरे साथ बातचीत करने में जो समय बिताया है, मैं उसकी सराहना करता हूं।"
- या: “पिछले गुरुवार को मेरे सवालों का जवाब देने के लिए समय निकालने के लिए फिर से धन्यवाद। मेरा बस एक और त्वरित अनुरोध है।"
- यदि वह व्यक्ति आपके पास वापस आने के लिए बहुत व्यस्त है, तो उसे दिखाना और बताना कि आप उसके समय को कितना महत्व देते हैं, उसे प्रतिक्रिया देने के लिए मनाने का एक शानदार तरीका है!
