यह wikiHow आपको सिखाता है कि बिलिंग इनवॉइस बनाने के लिए Microsoft Word का उपयोग कैसे करें। इनवॉइस बेचे गए उत्पादों या प्रदान की गई सेवाओं की एक मदबद्ध सूची है जिसका उपयोग आप अपने ग्राहकों को बिल करने के लिए कर सकते हैं। आरंभ करने का सबसे आसान तरीका माइक्रोसॉफ्ट के मुफ्त चालान टेम्पलेट्स में से एक का उपयोग करना है, लेकिन आप एक खाली दस्तावेज़ से भी एक बना सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: एक निःशुल्क टेम्पलेट डाउनलोड करना
चरण 1. विंडोज या मैकओएस के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें।
आप इसे स्टार्ट मेन्यू में के तहत पाएंगे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक पीसी पर, और में अनुप्रयोग मैक पर फ़ोल्डर।
- पूर्व-निर्मित टेम्प्लेट से इनवॉइस को जल्दी और आसानी से बनाने के लिए इस पद्धति का उपयोग करें। टेम्प्लेट आपको यह पता लगाने की परेशानी से बचाते हैं कि क्या शामिल करना है, लेकिन आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है।
- आप माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टेम्पलेट साइट से मुफ्त वर्ड टेम्पलेट भी डाउनलोड कर सकते हैं। अन्य वेबसाइटों से टेम्प्लेट डाउनलोड नहीं करना सबसे अच्छा है, क्योंकि कुछ में वायरस हो सकते हैं।
चरण 2. टेम्प्लेट सर्च बार का पता लगाएँ और नया चुनें।
ओपनिंग वर्ड को स्वचालित रूप से "नई" स्क्रीन प्रदर्शित करनी चाहिए - यह स्क्रीन शीर्ष पर "नया" कहती है और अंदर "ऑनलाइन टेम्प्लेट खोजें" टेक्स्ट के साथ एक खोज बार प्रदर्शित करती है। यदि आपको यह खोज बार दिखाई नहीं देता है, तो क्लिक करें फ़ाइल शीर्ष-बाईं ओर मेनू, फिर चुनें नया इसे ऊपर लाने के लिए।
स्टेप 3. सर्च बार में इनवॉइस टाइप करें और एंटर दबाएं।
मिलान परिणामों की एक सूची दिखाई देगी।
चरण 4. पूर्वावलोकन देखने के लिए चालान पर क्लिक करें।
संक्षिप्त विवरण के साथ चालान का एक बड़ा संस्करण दिखाई देगा।
- यदि आप टेम्पलेट का उपयोग नहीं करने का निर्णय लेते हैं, तो क्लिक करें एक्स सूची में लौटने के लिए विंडो के शीर्ष पर।
- कुछ अच्छे, सरल विकल्प हैं चालान (कालातीत) और वह जिसे अभी कहा जाता है बीजक.
चरण 5. टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए बनाएँ पर क्लिक करें।
यह टेम्प्लेट की पूर्वावलोकन विंडो पर है। यह टेम्पलेट डाउनलोड करता है और इसे स्वचालित रूप से खोलता है।
चरण 6. पहले से भरी हुई जानकारी को अपने से बदलें।
प्रत्येक फ़ील्ड में आम तौर पर कुछ टेक्स्ट होता है जो चालान भरने में आपका मार्गदर्शन करने के लिए होता है। आप थोड़ी सी जानकारी से पहले माउस को क्लिक कर सकते हैं, जो कुछ है उससे छुटकारा पाने के लिए ← बैकस्पेस या डिलीट दबाएं, और अपनी खुद की जानकारी टाइप करें।
रिक्त स्थान भरने के अलावा, आप इनवॉइस में अधिक विवरण भी जोड़ सकते हैं, जैसे कि लोगो, अतिरिक्त फ़ील्ड, या विशेष लाइनें और रंग।
चरण 7. अपना पूरा चालान सहेजें।
ऐसा करने के लिए, क्लिक करें फ़ाइल मेनू, चुनें के रूप रक्षित करें, और फिर फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर वांछित स्थान पर सहेजें। इनवॉइस बनाने के बाद, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं या अपने क्लाइंट को ईमेल कर सकते हैं।
विधि 2 का 2: स्क्रैच से एक चालान बनाना
चरण 1. विंडोज या मैकओएस के लिए माइक्रोसॉफ्ट वर्ड खोलें।
आप इसे स्टार्ट मेन्यू में के तहत पाएंगे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक पीसी पर, और में अनुप्रयोग मैक पर फ़ोल्डर।
- यदि आप शुरू से ही इनवॉइस डिज़ाइन करना चाहते हैं तो इस विधि का उपयोग करें। यह विधि उन लोगों के लिए सर्वोत्तम है जो वर्ड सुविधाओं का उपयोग करने में कुशल हैं, जिसमें हेडर और टेबल बनाना शामिल है।
- अपना खुद का टेम्प्लेट बनाने से पहले, शुरू करने से पहले कुछ ऑनलाइन चालान उदाहरण देखें। यदि आपका चालान आपके व्यवसाय के लिए विशिष्ट है, तो अपने व्यवसाय के प्रकार और विशिष्ट उदाहरणों के लिए "नमूना चालान" शब्द खोजने का प्रयास करें (उदाहरण के लिए, नमूना डॉक्टर चालान, स्वतंत्र लेखक चालान नमूना)।
चरण 2. "नई" स्क्रीन पर रिक्त दस्तावेज़ पर क्लिक करें।
यदि आप "नई" स्क्रीन नहीं देखते हैं, तो क्लिक करें फ़ाइल मेनू और चुनें नया अभी।
चरण 3. एक चालान शीर्षक बनाएँ।
एक शीर्षक जिसमें आपके व्यवसाय का नाम, संपर्क जानकारी और "चालान" शब्द शामिल है, दस्तावेज़ के शीर्ष के पास कहीं दिखाई देना चाहिए। आप इस जानकारी को अपनी इच्छानुसार डिज़ाइन और शैलीबद्ध कर सकते हैं, लेकिन इसे अपनी अन्य व्यावसायिक सामग्री के साथ सरल और सुसंगत रखने का प्रयास करें।
चरण 4. इनवॉइस दिनांक प्रदर्शित करें।
जारी करने और देय तिथि (यदि लागू हो) दस्तावेज़ के शीर्ष के पास दिखाई देनी चाहिए, अधिमानतः "चालान" शब्द के बहुत करीब।
आज की तारीख जल्दी से डालने के लिए, क्लिक करें सम्मिलित करें Word के शीर्ष पर स्थित टैब पर क्लिक करें दिनांक समय, और फिर दिनांक स्वरूप चुनें। "स्वचालित रूप से अपडेट करें" बॉक्स से चेक मार्क को हटाना सुनिश्चित करें ताकि हर बार किसी के द्वारा फ़ाइल खोलने पर तिथि परिवर्तित न हो।
चरण 5. चालान को नंबर दें।
प्रत्येक चालान में आपके रिकॉर्ड के लिए एक अद्वितीय संख्या (एक क्रम में) होनी चाहिए। अनुक्रम वैश्विक (सभी ग्राहकों के लिए) या प्रति ग्राहक हो सकता है। आप चाहें तो इसे हेडर में जोड़ सकते हैं, लेकिन इसे वास्तव में कहीं भी रखा जा सकता है।
यदि प्रत्येक ग्राहक का अपना चालान क्रमांकन अनुक्रम होगा, तो आप ग्राहक के नाम को संख्या के भाग के रूप में शामिल करना चाह सकते हैं (उदाहरण के लिए, wikiHow1, wikiHow2 यदि ग्राहक wikiHow है)।
चरण 6. ग्राहक का पता या संपर्क जानकारी जोड़ें।
इसे "टू" (या कुछ इसी तरह) शब्द के साथ पेश करें जो यह स्पष्ट करता है कि किस पर आरोप लगाया जा रहा है।
आप किसी कंपनी के किसी विशिष्ट व्यक्ति या देय लेखा विभाग को सीधे इनवॉइस को संबोधित करना चाह सकते हैं।
चरण 7. बेचे गए उत्पादों या प्रदान की गई सेवाओं की एक मदबद्ध सूची बनाएं।
ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका कई पंक्तियों और नामित स्तंभों के साथ एक तालिका बनाना है। तालिकाओं के साथ आरंभ करने के लिए Microsoft Word में एक साधारण तालिका कैसे बनाएं देखें।
मात्रा, आइटम/सेवा का नाम या विवरण, इकाई मूल्य/दर, और खरीदी गई मात्रा के लिए कुल मूल्य के लिए कॉलम बनाएं। इन कॉलमों को हेडर के साथ लेबल करना सुनिश्चित करें ताकि क्लाइंट शुल्कों को समझ सके।
चरण 8. कुल बिल राशि प्रदर्शित करें।
यह आइटमयुक्त शुल्कों की सूची के ठीक नीचे दिखाई देना चाहिए, अधिमानतः एक बोल्ड-फेस प्रकार में ताकि इसे देखना आसान हो।
- यदि आप बिक्री कर चार्ज कर रहे हैं, तो आपको आइटम शुल्क का एक उप-योग प्रदर्शित करना चाहिए, इसके नीचे सूचीबद्ध कर के साथ, कर डॉलर राशि के बाईं ओर प्रतिशत के साथ, फिर उसके नीचे समायोजित कुल।
- यह सुनिश्चित करने के लिए अपने गणित को दोबारा जांचें कि यह सटीक है।
चरण 9. भुगतान की शर्तें शामिल करें।
आप बिलिंग जानकारी के ऊपर या नीचे भुगतान की शर्तें प्रदर्शित कर सकते हैं। भुगतान की सामान्य शर्तें "रसीद पर देय", "14 दिनों के भीतर देय", "30 दिनों के भीतर देय" या "60 दिनों के भीतर देय" हैं।
आप भुगतान के तरीकों, सामान्य जानकारी, या अपनी सेवाओं का उपयोग करने के लिए क्लाइंट को केवल एक धन्यवाद को कवर करने वाले एक मेमो को शामिल करना चाह सकते हैं।
चरण 10. अपना पूरा चालान सहेजें।
ऐसा करने के लिए, क्लिक करें फ़ाइल मेनू, चुनें के रूप रक्षित करें, और फिर फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर वांछित स्थान पर सहेजें। इनवॉइस बनाने के बाद, आप इसे प्रिंट कर सकते हैं या अपने क्लाइंट को ईमेल कर सकते हैं।
टिप्स
- एक बार जब आप एक चालान दस्तावेज़ सहेज लेते हैं, तो आप एक नया चालान बनाते समय "मौजूदा से नया" विकल्प का उपयोग करके अन्य चालान बनाने के लिए एक टेम्पलेट के रूप में इसका उपयोग कर सकते हैं। आप भविष्य के टेम्पलेट उपयोग के लिए दस्तावेज़ को.dot या.dotx टेम्पलेट के रूप में भी सहेज सकते हैं।
- बिलिंग और कुल जानकारी प्रदर्शित करने का दूसरा तरीका यह है कि इसे Microsoft Excel कार्यपुस्तिका में सेट किया जाए और फिर अपने Word इनवॉइस में इसका लिंक चिपकाया जाए। जब भी आप स्प्रैडशीट को अपडेट करते हैं, एम्बेडेड स्प्रेडशीट पर राइट-क्लिक करें और संशोधन देखने के लिए "अपडेट लिंक" चुनें।
