कई कंपनियां विभाग या कंपनी के समग्र खर्चों को ट्रैक करने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का उपयोग करती हैं। चूंकि एक्सेल अब अक्सर व्यक्तिगत कंप्यूटरों के साथ बंडल किया जाता है जो विंडोज ऑपरेटिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं, यदि आपके घर के कंप्यूटर पर एक्सेल है, तो आप इसका उपयोग अपने बिलों को ट्रैक करने के लिए कर सकते हैं। Microsoft और अन्य वेबसाइटों से आपके खर्चों पर नज़र रखने के लिए कई टेम्पलेट उपलब्ध हैं, और Excel के हाल के संस्करणों में पहले से इंस्टॉल किए गए टेम्प्लेट के बीच आपके बिलों को ट्रैक करने के लिए एक टेम्प्लेट शामिल है। आप एक्सेल में अपने बिलों को ट्रैक करने के लिए अपनी खुद की स्प्रेडशीट भी सेट कर सकते हैं। दोनों दृष्टिकोणों के लिए निर्देश निम्नलिखित हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: एक्सेल टेम्पलेट के साथ कार्य करना
चरण 1. एक पूर्व-स्थापित टेम्पलेट चुनें।
एक्सेल के हाल के संस्करणों में सामान्य व्यावसायिक अनुप्रयोगों के लिए टेम्प्लेट के साथ-साथ व्यक्तिगत खर्चों पर नज़र रखने के लिए एक टेम्प्लेट शामिल है। आप इन टेम्प्लेट तक पहुंच सकते हैं और एक्सेल में अपने बिलों को ट्रैक करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं।
- Excel 2003 में, "फ़ाइल" मेनू से "नया" चुनें। "टेम्पलेट्स" संवाद बॉक्स देखने के लिए "नई कार्यपुस्तिका" कार्य फलक से "मेरे कंप्यूटर पर" चुनें।
- एक्सेल 2007 में, "फाइल" बटन मेनू से "नया" चुनें। यह "नई कार्यपुस्तिका" संवाद बॉक्स प्रदर्शित करता है। बाएँ फलक में "टेम्पलेट्स" मेनू से "इंस्टॉल किए गए टेम्प्लेट" चुनें। केंद्र फलक में "इंस्टॉल किए गए टेम्प्लेट" से "व्यक्तिगत मासिक बजट" चुनें और "बनाएं" पर क्लिक करें।
- एक्सेल 2010 में, "फाइल" टैब पर क्लिक करें, फिर "फाइल" मेनू से "नया" चुनें। "उपलब्ध टेम्पलेट" फलक के शीर्ष भाग से "नमूना टेम्पलेट" चुनें, फिर नमूना टेम्प्लेट के प्रदर्शन से "व्यक्तिगत मासिक बजट" चुनें और "बनाएं" पर क्लिक करें।
चरण 2. एक ऑनलाइन टेम्पलेट चुनें।
यदि Microsoft Excel के साथ पूर्व-स्थापित व्यक्तिगत बजट टेम्प्लेट आपके खर्चों पर नज़र रखने के लिए काम नहीं करता है, तो आप ऑनलाइन टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं। आप या तो किसी तृतीय-पक्ष साइट से टेम्पलेट डाउनलोड कर सकते हैं या Microsoft Office ऑनलाइन से कनेक्ट करने के लिए Excel का उपयोग कर सकते हैं।
- Excel 2003 के लिए, आप https://office.microsoft.com/en-us/templates/ पर Microsoft Office ऑनलाइन लाइब्रेरी से उपयुक्त टेम्पलेट का चयन कर सकते हैं। (आप यहां एक्सेल के बाद के संस्करणों के लिए इच्छित टेम्पलेट भी पा सकते हैं।)
- Excel 2007 में, "नई कार्यपुस्तिका" संवाद बॉक्स के Microsoft Office ऑनलाइन अनुभाग से "बजट" चुनें। Office ऑनलाइन टेम्पलेट लाइब्रेरी से कनेक्ट करने के लिए आपके पास एक कार्यशील इंटरनेट कनेक्शन होना चाहिए।
- Excel 2010 में, उपलब्ध टेम्पलेट फलक के Office.com अनुभाग से "बजट" चुनें। Office ऑनलाइन टेम्पलेट लाइब्रेरी से कनेक्ट करने के लिए आपके पास एक कार्यशील इंटरनेट कनेक्शन होना चाहिए।
चरण 3. उपयुक्त सेल में अपनी जानकारी दर्ज करें।
सटीक जानकारी आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे स्प्रैडशीट टेम्प्लेट पर निर्भर करती है.
चरण 4. अपनी स्प्रेडशीट सहेजें।
आप या तो उस नाम का उपयोग कर सकते हैं जो टेम्पलेट आपकी स्प्रैडशीट के लिए प्रदान करता है या इसे कुछ अधिक अर्थपूर्ण में बदल सकता है। मौजूदा फ़ाइल नाम में अपना नाम और वर्ष जोड़ना पर्याप्त होना चाहिए।
विधि 2 में से 2: अपना स्वयं का व्यय-ट्रैकिंग स्प्रेडशीट डिज़ाइन करना
चरण 1. एक्सेल खोलें।
चरण 2. सेल A1 में स्प्रेडशीट के लिए एक नाम दर्ज करें।
एक सार्थक नाम का प्रयोग करें जैसे "व्यक्तिगत बजट," "व्यक्तिगत व्यय ट्रैकिंग," या ऐसा ही कुछ। (नाम दर्ज करते समय उद्धरणों को छोड़ दें; उनका उपयोग यहां केवल यह दिखाने के लिए किया जाता है कि नाम उदाहरण हैं।)
चरण 3. पंक्ति 2 में स्तंभ शीर्षक दर्ज करें।
सुझाए गए शीर्षक और आदेश "दिनांक," "प्राप्तकर्ता श्रेणी" (या "भुगतान करें"), "मेमो," "व्यय," "राजस्व" (या "आय" या "जमा"), और "शेष" हैं। इन शीर्षकों को कक्ष A2 से G2 में दर्ज करें; आपको लंबे कॉलम शीर्षक या प्रविष्टियों को समायोजित करने के लिए कॉलम की चौड़ाई को समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।
एक बार जब आप स्प्रैडशीट शीर्षक और कॉलम शीर्षक सेट कर लेते हैं, तो अपनी प्रविष्टियों में स्क्रॉल करते समय इन शीर्षकों को प्रदर्शन के शीर्ष पर रखने के लिए "फ़्रीज़ पैन" सुविधा का उपयोग करें। फ्रीज पैन एक्सेल 2003 और इससे पहले के "व्यू" मेनू पर और एक्सेल 2007 और 2010 में "व्यू" मेनू रिबन के "विंडो" समूह में स्थित है।
चरण ४. पंक्ति ३ के कक्षों में अपना पहला व्यय आइटम दर्ज करें।
चरण 5. सेल G3 में बैलेंस फॉर्मूला दर्ज करें।
चूंकि यह पहली शेष प्रविष्टि है, शेष राशि का निर्धारण व्यय और राजस्व के बीच के अंतर को लेकर किया जाएगा। आप इसे कैसे सेट अप करते हैं, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप खर्चों को देखना चाहते हैं या कैश ऑन हैंड।
- यदि आप मुख्य रूप से अपने खर्चों को देखने के लिए स्प्रेडशीट सेट कर रहे हैं, तो शेष सूत्र =E3-F3 होगा, जहां E3 व्यय का प्रतिनिधित्व करने वाला सेल है और F3 राजस्व का प्रतिनिधित्व करने वाला सेल है। इस तरह से फ़ॉर्मूला सेट करने से आपके कुल ख़र्चों की संख्या सकारात्मक हो जाएगी, जिसे समझना आसान हो जाएगा।
- यदि आप अपने कैश ऑन हैंड पर एक चालू टैब रखने के लिए स्प्रेडशीट सेट कर रहे हैं, तो बैलेंस फॉर्मूला =F3-E3 होगा। स्प्रैडशीट को इस तरह से सेट करना शेष राशि को सकारात्मक दिखाएगा जब आपका नकदी प्रवाह आपके खर्चों से अधिक हो और नकारात्मक जब आपके पास राजस्व से अधिक खर्च हो।
चरण 6. पंक्ति 4 की कोशिकाओं में अपना दूसरा व्यय आइटम दर्ज करें।
चरण 7. सेल G4 में बैलेंस फॉर्मूला दर्ज करें।
क्योंकि दूसरी और बाद की प्रविष्टियां एक चालू संतुलन बनाए रखेंगी, आपको व्यय और राजस्व के बीच के अंतर के परिणाम को पिछली प्रविष्टि के लिए शेष राशि के मूल्य में जोड़ना होगा।
- यदि आप मुख्य रूप से अपने खर्चों को देखने के लिए स्प्रेडशीट सेट कर रहे हैं, तो शेष सूत्र =G3+(E4-F4) होगा, जहां G3 पिछली शेष राशि का प्रतिनिधित्व करने वाला सेल है, E4 व्यय का प्रतिनिधित्व करने वाला सेल है और F4 सेल है राजस्व का प्रतिनिधित्व करते हैं।
- यदि आप अपने कैश ऑन हैंड पर एक चालू टैब रखने के लिए स्प्रैडशीट सेट कर रहे हैं, तो शेष राशि सूत्र =G3+(F4-E4) होगा।
- सेल के चारों ओर कोष्ठक व्यय और राजस्व के बीच अंतर का प्रतिनिधित्व करने वाले आवश्यक नहीं हैं; उन्हें केवल सूत्र अवधारणा को थोड़ा स्पष्ट करने के लिए शामिल किया गया है।
- यदि आप पूर्ण प्रविष्टि किए जाने तक शेष राशि वाले सेल को खाली रखना चाहते हैं, तो आप सूत्र में एक IF स्टेटमेंट का उपयोग कर सकते हैं ताकि यदि कोई तिथि दर्ज नहीं की गई है, तो बैलेंस सेल एक मान प्रदर्शित नहीं करेगा। दूसरी प्रविष्टि के लिए इसका सूत्र =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)) पढ़ता है यदि आप खर्चों को ट्रैक करने के लिए स्प्रेडशीट सेट कर रहे हैं, और यह पढ़ता है =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)) अगर आप हाथ में नकदी दिखाने के लिए स्प्रेडशीट सेट कर रहे हैं। (आप व्यय और राजस्व का प्रतिनिधित्व करने वाले कक्षों के चारों ओर कोष्ठक छोड़ सकते हैं, लेकिन कोष्ठक के बाहरी सेट को नहीं।)
चरण 8. कॉलम जी (बैलेंस कॉलम) में अन्य कक्षों में बैलेंस फॉर्मूला की प्रतिलिपि बनाएँ।
सेल G3 पर राइट-क्लिक करें और पॉपअप मेनू से "कॉपी करें" चुनें; फिर स्तंभ में इसके नीचे के कक्षों को चुनने के लिए खींचें। चयनित कक्षों पर राइट-क्लिक करें, और चयनित कक्षों में सूत्र चिपकाने के लिए पॉपअप मेनू से "चिपकाएँ" चुनें। (एक्सेल 2010 में, पॉपअप मेनू पर "पेस्ट" या "पेस्ट फॉर्मूला" विकल्प चुनें।) फॉर्मूला स्वचालित रूप से वर्तमान पंक्ति से व्यय, राजस्व और दिनांक (यदि उपयोग किया जाता है) संदर्भों को इंगित करने के लिए सेल संदर्भों को अपडेट करेगा और वर्तमान पंक्ति के ऊपर की पंक्ति से शेष संदर्भ।
चरण 9. स्प्रेडशीट सहेजें।
स्प्रैडशीट को एक सार्थक नाम दें, जैसे "व्यय ट्रैकिंग.xls" या "व्यक्तिगत बजट.xls।" टेम्पलेट-आधारित बजट स्प्रेडशीट की तरह, आप फ़ाइल नाम में अपना नाम और वर्ष शामिल करना चाह सकते हैं। (फिर से, ध्यान दें कि उद्धरण चिह्नों का उपयोग केवल उदाहरण के नाम दिखाने के लिए किया जाता है और उन्हें टाइप नहीं किया जाना चाहिए। आप फ़ाइल प्रत्यय में भी टाइप नहीं करते हैं; एक्सेल इसे आपके लिए प्रदान करता है।)
Excel 2003 और पुराने स्प्रेडशीट फ़ाइलों को पुराने ".xls" प्रारूप में सहेजते हैं, जबकि Excel 2007 और 2010 नए XML-आधारित ".xlsx" प्रारूप में स्प्रैडशीट सहेजते हैं, लेकिन पुराने ".xls" प्रारूप में भी स्प्रेडशीट को पढ़ और सहेज सकते हैं. यदि आपके पास कई कंप्यूटर हैं और उन सभी पर इस स्प्रैडशीट को रखने की योजना है, तो पुराने प्रारूप का उपयोग करें यदि आपके किसी कंप्यूटर में Excel 2003 या उससे पुराना है और यदि आपके सभी कंप्यूटरों में कम से कम Excel 2007 है तो नए प्रारूप का उपयोग करें।
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टिप्स
- लगातार वर्तनी सुनिश्चित करने के लिए व्यय और राजस्व श्रेणियों पर "स्वतः पूर्ण" का उपयोग करें।
- भुगतान किए गए बिलों को अवैतनिक लेकिन प्रत्याशित खर्चों से अलग करने के लिए, आप भुगतान किए गए बिलों के टेक्स्ट को बोल्ड या कलर कर सकते हैं या सेल शेडिंग का उपयोग कर सकते हैं।
- किसी सूत्र या स्तंभ शीर्षलेख को गलती से बदलने से बचने के लिए, आप उन कक्षों को परिवर्तनों से सुरक्षित रखना चाह सकते हैं। उन कक्षों का चयन करें जिन्हें आप बदलना चाहते हैं (दिनांक, प्राप्तकर्ता श्रेणी, व्यय, आय और ज्ञापन मान), और उन कक्षों को अनलॉक करें, फिर संपूर्ण स्प्रेडशीट पर सुरक्षा लागू करें।
