एक दोस्ताना रिमाइंडर ईमेल लिखना मुश्किल हो सकता है। आप धक्का-मुक्की या अधीर के रूप में सामने नहीं आना चाहते हैं, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आप अपना संदेश पहुँचाएँ। अभिवादन और कोमल भावों के साथ अपने ईमेल में एक दोस्ताना स्वर सेट करें। अपने रिमाइंडर ईमेल की ज़रूरतों को पूरा करें ताकि प्राप्तकर्ता स्पष्ट रूप से जान सके कि आप क्या चाहते हैं। एक त्रुटि मुक्त ईमेल सुनिश्चित करें ताकि आप न केवल मित्रवत, बल्कि पेशेवर भी बन सकें।
कदम
3 का भाग 1: एक अनुकूल स्वर सेट करना
चरण 1. प्राप्तकर्ता को नमस्कार करें।
व्यावसायिक स्थितियों में, आपको एक मानक अभिवादन का उपयोग करना पड़ सकता है, जैसे "प्रिय फलां।" हालाँकि, अधिक से अधिक, वैयक्तिकृत ईमेल मानक होते जा रहे हैं। कुछ ईमेल अभिवादन जो शुरुआत से ही एक दोस्ताना लहजे में आपकी मदद कर सकते हैं, उनमें शामिल हैं:
- हाय जॉन
- नमस्ते
- बहुत समय से मिले नहीं
- अरे!
चरण 2. प्राप्तकर्ता को अपने कनेक्शन का संदर्भ दें।
यदि आप केवल रिमाइंडर से चिपके रहते हैं, तो आपका संदेश ठंडा लग सकता है। अपनी दोस्ती और साझा अनुभवों को प्रतिबिंबित करने वाले वाक्यांशों को शामिल करके प्राप्तकर्ता के साथ अपने व्यक्तिगत कनेक्शन का संदर्भ लें। इनमें शामिल हो सकते हैं:
- स्कूल कैसा चल रहा है?
- मेरे दोस्त, तुम कैसे हो?
- पिछले सप्ताहांत में आपके साथ मेरा इतना अच्छा समय था।
- एक महीने पहले हमने आखिरी बार कब बात की थी?
- वह यात्रा जो हमने साथ की थी, वह एक धमाका था! हमें इसे जल्द ही फिर से करना होगा।
चरण 3. अपने भावों को नरम करें।
यह ईमेल के रिमाइंडर भाग के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि आपको प्राप्तकर्ता के संपर्क में आए कुछ समय हो गया है, तो यह केवल एक अनुस्मारक के लिए संपर्क करने के लिए एक हल्की माफी या बहाना देने के लिए उपयुक्त हो सकता है। नरम अभिव्यक्तियों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- मुझे पता है कि हमें बात किए हुए काफी समय हो गया है, लेकिन मैं आपको इसके बारे में याद दिलाना चाहता था …
- नए बच्चे के साथ चीजें इतनी व्यस्त हो गई हैं, मुझे केवल आपको याद दिलाने के लिए याद आया …
- मुझे पता है कि आप व्यस्त हैं, इसलिए मैं आपको परेशान नहीं करना चाहता था, लेकिन मैं एक रिमाइंडर भेजना चाहता था…
चरण 4. विनम्र रहें।
यदि रिमाइंडर महत्वपूर्ण है, तो अत्यधिक सशक्त रूप से सामने आना आसान है। ध्यान रखें कि प्राप्तकर्ता के जीवन में चीजें चल रही हैं। "कृपया" और "धन्यवाद" और समान अभिव्यक्तियों को भी कहना याद रखें। आप जैसे विनम्र वाक्यांश शामिल कर सकते हैं:
- आपको परेशान करने के लिए खेद है, लेकिन मैं यह सुनिश्चित करना चाहता था…
- यदि आपके पास समय मिले तो कृपया इस ईमेल का उत्तर दें…
- इस रिमाइंडर के किसी भी उत्तर को पढ़ने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। मैं इसकी सराहना करता हूं।
- मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार रहेगा।
3 का भाग 2: आवश्यक वस्तुओं को कवर करना
चरण 1. एक विषय पंक्ति का प्रयोग करें।
आपको एक चतुर विषय पंक्ति लिखने की आवश्यकता नहीं है। जो स्पष्ट और स्पष्ट हैं वे सबसे अधिक उपयोगी होंगे। ये प्राप्तकर्ता को एक नज़र में ईमेल के उद्देश्य को जानने की अनुमति देंगे। मित्रवत ईमेल अनुस्मारक के लिए कुछ सामान्य विकल्पों में निम्न शामिल हो सकते हैं:
- चेकइन करते हुए
- इसके बारे में त्वरित अनुस्मारक…
- आगामी यात्रा/घटना/आदि।
- यात्रा/कार्यक्रम/आदि के लिए कर्मचारियों की संख्या।
चरण 2. अपना रिमाइंडर शामिल करना न भूलें।
जब आप मिलनसार और विनम्र होने के लिए इतना कठिन प्रयास कर रहे हों, तो वास्तविक अनुस्मारक जैसी किसी महत्वपूर्ण चीज़ को छोड़ना आसान हो सकता है। ग्रीटिंग और एक संक्षिप्त व्यक्तिगत कनेक्शन के तुरंत बाद, अपना अनुस्मारक ईमेल की शुरुआत के पास रखें। उदाहरण के लिए:
- "नमस्ते, हमें बात किए हुए कुछ समय हो गया है, बेन। आपकी पत्नी और बच्चे कैसे हैं? मेरा मुझे बहुत व्यस्त रखता है, लेकिन मैं आपके साथ इस बारे में जांच करना चाहता था…"
-
अरे!
दादी, मैं आपको एक संदेश भेजने के लिए कह रहा हूं। क्षमा करें मैं बहुत व्यस्त रहा हूँ। मैं आपको हमारी लंच डेट के बारे में याद दिलाना चाहता था…"
चरण 3. संक्षिप्त भाषा नियोजित करें।
यह आम तौर पर सच है कि विनम्र भाषा लंबी अभिव्यक्तियों का उपयोग करती है। उदाहरण के लिए, वाक्यांश "कड़ी मेहनत करें" विनम्र होगा क्योंकि "यह एक अच्छा विचार हो सकता है यदि आप अधिक मेहनत करते हैं।" विनम्र होते हुए भी, ये लंबी अभिव्यक्तियाँ आपके ईमेल के फ़ोकस को इंगित करना कठिन बना सकती हैं।
अपने ईमेल के लिए एक सरलीकृत संरचना का प्रयोग करें। यह कुछ इस तरह दिख सकता है: अभिवादन (उद्घाटन) → व्यक्तिगत कनेक्शन → अनुस्मारक → स्वागत (समापन)
चरण 4. अनावश्यक जानकारी संपादित करें।
प्रत्येक वाक्य और प्रत्येक वाक्य के प्रत्येक भाग के लिए, अपने आप से पूछें, "क्या यह आवश्यक है?" कुछ मामलों में, "ज़रूरी" का मतलब इतना व्यापक हो सकता है कि "यह आवश्यक है ताकि मेरा ईमेल ठंडा न लगे।" ईमेल के अनावश्यक हिस्सों को हटा दें।
आम तौर पर, क्रियाविशेषण (जैसे "बहुत," "वास्तव में," "सचमुच," "बेहद," और "निश्चित रूप से") को आपके संदेश को अधिक संक्षिप्त बनाने के लिए हटाया जा सकता है।
चरण 5. ईमेल को एक मान्यता के साथ बंद करें।
"वैलेडिक्शन" एक फैंसी शब्द है जिसका अर्थ है "विदाई कहना।" मान्यताओं में "सर्वश्रेष्ठ," "सादर," "तुम्हारा सच में," और "ईमानदारी से" जैसे भाव शामिल हैं। आपके हस्ताक्षर को आपकी मान्यता का पालन करना चाहिए। हालाँकि, ये सामान्य मान्यताएँ अवैयक्तिक के रूप में सामने आ सकती हैं। आप कुछ इस तरह की कोशिश कर सकते हैं:
- तुम्हारा मित्र
- चियर्स
- शुभकामनाएं
- आपका दिन अच्छा रहे
- टैग, यू आर इट
- आपके जवाब का इंतज़ार रहेगा
3 का भाग 3: त्रुटि रहित ईमेल सुनिश्चित करना
चरण 1. अपने ईमेल को प्रूफरीड करें।
यहां तक कि एक या दो बार अपने ईमेल को जल्दी से देखने से कई सरल त्रुटियां समाप्त हो जाएंगी जो इसे लिखते समय चुपके से हो सकती हैं। रचना समाप्त करने के बाद, वर्तनी और व्याकरण के लिए अपने ईमेल को प्रूफरीड करें।
- कई ईमेल सेवाओं में एक निःशुल्क व्याकरण और वर्तनी परीक्षक होता है। इनकी गुणवत्ता आपके ईमेल प्रदाता पर निर्भर करेगी। कुछ मामलों में, ये चेकर्स बहुत सटीक नहीं हो सकते हैं।
- अपनी विषय पंक्ति, अपने अभिवादन, और अपनी मान्यता (समापन) की जाँच करना याद रखें। इन पर प्रकाश डालना और केवल अपने ईमेल के मुख्य भाग पर ध्यान केंद्रित करना आसान है।
चरण 2. अपना ईमेल जोर से पढ़ें।
यदि आप एक महत्वपूर्ण ईमेल लिख रहे हैं, या यदि आप वास्तव में किसी के साथ विशेष रूप से मित्रवत या विनम्र होना चाहते हैं, तो अपना ईमेल शुरू से अंत तक ज़ोर से पढ़ें। क्या यह संवादी लगता है? यदि हां, तो आपका ईमेल भेजने के लिए तैयार है।
उन वाक्यों या अंशों को फिर से लिखें जो भद्दे लगते हैं। इसका मूल्यांकन करते समय अपने सर्वोत्तम निर्णय का प्रयोग करें। यह आपकी बोलने की शैली के आधार पर एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में भिन्न होगा।
चरण 3. किसी अन्य व्यक्ति से ईमेल देखने के लिए कहें।
महत्वपूर्ण संचारों के लिए, जैसे कि व्यवसाय के लिए अभिप्रेत संचार, आप चाहते हैं कि कोई अन्य व्यक्ति रिमाइंडर भेजने से पहले उसकी जाँच करे। यदि आपने एक संक्षिप्त ईमेल लिखा है, तो इसमें आम तौर पर थोड़ा समय लगता है और छोटी-छोटी त्रुटियों को भी पकड़ने में मदद मिल सकती है।
- अपनी ऑनलाइन संदेश सेवा की जाँच करें। किसी मित्र को ऑनलाइन संदेश भेजकर कुछ ऐसा पूछें, "अरे, क्या आप एक छोटा ईमेल पढ़ सकते हैं जिसे मुझे भेजना है? इसमें केवल एक मिनट लगेगा।"
- आपके ईमेल पर पढ़ने वाले किसी भी व्यक्ति के प्रति अपना आभार व्यक्त करना याद रखें। वे आप पर उपकार कर रहे हैं, आखिर।
