एक पावती ईमेल से किसी अन्य व्यक्ति को पता चलता है कि आपको एक संदेश या अनुरोध प्राप्त हुआ है, भले ही आप तुरंत पूर्ण प्रतिक्रिया देने में सक्षम न हों। जबकि आपको प्राप्त होने वाले प्रत्येक व्यक्तिगत ईमेल के लिए आपको एक पावती भेजने की आवश्यकता नहीं है, जब आपको सीधे संबोधित किया जाता है तो आपको एक पेशेवर या व्यावसायिक सेटिंग में जवाब देना चाहिए। यदि आपको केवल दूसरे व्यक्ति को यह बताना है कि आपको उनका ईमेल प्राप्त हुआ है, तो उन्हें बताने के लिए एक संक्षिप्त पावती भेजें। यदि व्यक्ति ने किसी सेवा का अनुरोध किया है या उत्पाद का आदेश दिया है, तो इस बारे में अधिक जानकारी प्रदान करें कि उत्तर की अपेक्षा कब की जाए या किसी समस्या का समाधान कैसे किया जाए।
कदम
विधि 1 में से 2: पुष्टि करना कि आपको एक ईमेल प्राप्त हुआ है
चरण 1. यदि आप प्रति: पंक्ति में सूचीबद्ध हैं या संदेश में नामित हैं तो प्रतिक्रिया दें।
ईमेल के शीर्ष पर यह देखने के लिए जांचें कि क्या प्रेषक ने आपका ईमेल पता "टू:" लाइन में सूचीबद्ध किया है। यदि आप वहां सूचीबद्ध नहीं हैं, तो ईमेल के मुख्य भाग को स्कैन करके देखें कि क्या आपका नाम वहां कहीं दिखाई देता है। यदि आप अपना नाम देखते हैं, तो एक पावती भेजना सुनिश्चित करें क्योंकि आपको सीधे संबोधित किया गया था।
यदि आपका ईमेल पता केवल ईमेल की "CC" पंक्ति में सूचीबद्ध है, लेकिन आपका उल्लेख मुख्य भाग में नहीं है, तो आपको एक पावती भेजने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि संदेश संभवतः लोगों के एक बड़े समूह को भेजा गया था।
चेतावनी:
स्पैम संदेशों को स्वीकार करने से बचें क्योंकि यदि आप जवाब देते हैं तो वे आपको ईमेल भेजना जारी रख सकते हैं।
चरण 2. अभिवादन में प्रेषक को नाम से संबोधित करें।
अपने ईमेल के शीर्ष पर अपना अभिवादन शुरू करें ताकि दूसरे व्यक्ति इसे खोलने पर तुरंत इसे देख सकें। औपचारिक अभिवादन का प्रयोग करें, जैसे "नमस्ते" या "प्रिय," उनके नाम के बाद। यदि आप किसी वरिष्ठ या किसी ऐसे व्यक्ति को जवाब दे रहे हैं जिससे आप परिचित नहीं हैं, तो उनके शीर्षक के बाद उनके उपनाम का उपयोग करें। यदि आप दूसरे व्यक्ति को अच्छी तरह जानते हैं, तो आप उनके प्रथम नाम का उपयोग कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "नमस्ते श्रीमती डेविस," या "प्रिय जोनाथन," आपके अभिवादन के रूप में।
चरण 3. संक्षेप में उल्लेख करें कि आपने ईमेल के माध्यम से पढ़ा है।
अपनी स्वीकृति के लिए केवल कुछ वाक्यों का उपयोग करें ताकि यह बहुत अधिक चिंताजनक न लगे। ईमेल भेजने के लिए व्यक्ति को धन्यवाद दें या उन्हें बताएं कि आपको उनका संदेश प्राप्त हुआ है। यदि कोई विशिष्ट विवरण हैं, तो उन्हें अपने शुरुआती वाक्यों में यह दिखाने के लिए पुन: स्थापित करें कि आप उनके संदेश के माध्यम से पढ़े गए थे।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा लिख सकते हैं, "अगले सप्ताह की बैठक के बारे में मुझे एक संदेश भेजने के लिए धन्यवाद," या "मुझे हमारे नए संभावित ग्राहक के संबंध में आपका ईमेल प्राप्त हुआ और पढ़ा गया।"
- यदि आपके पास ईमेल पढ़ने का समय नहीं है, तो आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, “मुझ तक पहुंचने के लिए धन्यवाद। मुझे आपका संदेश मिल गया है और जैसे ही मैं सक्षम होऊंगा, मैं इसे पढ़ूंगा।"
चरण 4. प्रतिक्रिया के लिए अनुमानित समय दें यदि ईमेल में कोई अनुरोध या प्रश्न है।
अगर आपके पास तुरंत पूरी तरह से जवाब देने का समय है, तो यह दिखाने में मदद करने के लिए जितनी जल्दी हो सके इसे करें कि आप भरोसेमंद और भरोसेमंद हैं। अन्यथा, एक समय-सीमा प्रदान करें जहाँ दूसरा व्यक्ति आपसे किसी अन्य संदेश की अपेक्षा कर सके ताकि वे यह न सोचें कि आप उन्हें अनदेखा कर रहे हैं। सावधान रहें कि यदि आपको लगता है कि इसमें अधिक समय लग सकता है तो आप कितनी जल्दी प्रतिक्रिया दे सकते हैं, इस पर अधिक वादा न करें।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मैं आपको 2 दिनों के भीतर वह जानकारी प्राप्त कर लूंगा," या, "मैं इस मुद्दे पर आगे चर्चा करने के लिए आज बाद में फिर से संपर्क करूंगा।"
- यदि आप नहीं जानते कि जवाब देने में कितना समय लगेगा, तो "मैं किसी भी प्रश्न या टिप्पणी के साथ जल्द से जल्द आपसे संपर्क करूंगा" का उपयोग करें।
- यदि कोई अनुरोध या समस्या नहीं है जिसे आपको ईमेल में संबोधित करने की आवश्यकता है, तो आपको समय सीमा के साथ जवाब देने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 5. ईमेल को भेजने से पहले एक समापन और अपने नाम के साथ समाप्त करें।
अपने ईमेल में औपचारिक समापन का उपयोग करें, जैसे कि "सर्वश्रेष्ठ," या "फिर से धन्यवाद," संदेश को अधिक पेशेवर लगने में मदद करने के लिए। अपने संदेश को समाप्त करने के लिए अपने समापन के बाद अपना नाम लिखें। सुनिश्चित करें कि भेजें बटन पर क्लिक करने से पहले सब कुछ सही ढंग से लिखा गया है।
- उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, "बेस्ट, बेथ" या "थैंक्स अगेन, ट्रैविस।"
- यदि आप दूसरे व्यक्ति को आपसे संपर्क करने का एक अलग तरीका देना चाहते हैं, तो आप अपने नाम के बाद एक फ़ोन नंबर या एक वैकल्पिक ईमेल पता भी प्रदान कर सकते हैं।
चरण 6. जितनी जल्दी हो सके एक पूर्ण प्रतिक्रिया ईमेल का पालन करें।
यदि मूल ईमेल में कोई अनुरोध या प्रश्न था, तो जब आप सक्षम हों तो एक पूर्ण प्रतिक्रिया लिखने के लिए समय निकालें। यह दिखाने के लिए कि आपने उनके संदेश पर विचार करने के लिए समय लिया है, संदेश में सभी चिंताओं या प्रश्नों का पूरा समाधान करें। उनके साथ एक अच्छा प्रदर्शनों की सूची बनाए रखने के लिए पूरे संदेश में एक विनम्र और सकारात्मक स्वर बनाए रखें।
यदि आपको अधिक समय चाहिए, जैसे कि यदि आप किसी रिपोर्ट या दस्तावेज़ की प्रतीक्षा कर रहे हैं, तो अपडेट और नई समय-सीमा के साथ एक अनुवर्ती ईमेल भेजने का प्रयास करें ताकि दूसरे व्यक्ति को यह न लगे कि आप उनके बारे में भूल गए हैं।
विधि 2 का 2: व्यावसायिक सेवाओं और आदेशों का जवाब देना
चरण 1. ईमेल के शीर्ष पर उस व्यक्ति का नाम लिखें जिससे आप संपर्क कर रहे हैं।
अपने संदेश में एक पेशेवर स्वर बनाए रखने के लिए औपचारिक अभिवादन, जैसे "नमस्ते" या "प्रिय" से शुरू करें। यदि आप व्यक्ति को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो औपचारिक रहने के लिए उनके शीर्षक के बाद उनके अंतिम नाम का उपयोग करें। यदि आप उस व्यक्ति से अधिक परिचित हैं या वे अपना पहला नाम प्रदान करते हैं, तो आप इसके बजाय उन्हें इसके द्वारा संबोधित कर सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप अपने अभिवादन के रूप में लिख सकते हैं, "प्रिय श्रीमान क्रिस्टेंसन," या "हैलो दाना"।
चरण 2. उस व्यक्ति को धन्यवाद दें और उनके द्वारा अनुरोधित उत्पाद या सेवा का उल्लेख करें।
अपने ईमेल के शुरुआती वाक्य में व्यक्ति के प्रति वास्तविक आभार व्यक्त करें। उसी वाक्य में, उस उत्पाद को फिर से बताएं जिसे व्यक्ति ने आदेश दिया था या पूर्व पत्राचार में उन्होंने किन मुद्दों या चिंताओं का उल्लेख किया था। इस तरह, व्यक्ति यह पहचान लेगा कि आपने उनके पिछले संदेशों को पढ़ने या संसाधित करने में समय लिया है।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "हमारे स्टोर से चॉकलेट के 2 बॉक्स ऑर्डर करने के लिए धन्यवाद" या, "हम आपके द्वारा आवेदन की गई नौकरी के उद्घाटन के संबंध में आपकी सराहना करते हैं।"
चरण 3. व्यक्ति को उत्तर या वितरण की अपेक्षा करने के लिए एक समय सीमा दें।
अगले वाक्य में उल्लेख करें कि दूसरे व्यक्ति को आपकी बात सुनने में कितना समय लगेगा ताकि उन्हें ऐसा न लगे कि आप उनके बारे में भूल गए हैं। सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली समय सीमा सटीक और ईमानदार है, अन्यथा यदि वे आपकी ओर से कोई जवाब नहीं देते हैं तो वे परेशान हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "आप 3 व्यावसायिक दिनों में अपने पैकेज की उम्मीद कर सकते हैं," या, "कृपया हमें जवाब देने के लिए 1-2 व्यावसायिक दिनों की अनुमति दें।"
उतार - चढ़ाव:
अगर आपको नहीं पता कि जवाब देने में कितना समय लगेगा, तो ऐसा कुछ कहें, "हम आपकी चिंताओं को दूर करने के लिए जल्द से जल्द आपसे संपर्क करेंगे।"
चरण 4. यदि कोई समस्या है जिसे आप ईमेल के माध्यम से हल नहीं कर सकते हैं तो सुझाव दें।
यदि आप सीधे उनकी समस्या का समाधान नहीं कर सकते हैं, तो अन्य विकल्पों की सिफारिश करने का प्रयास करें जो अधिक सहायक हो सकते हैं। पूरे संदेश में एक विनम्र और समझदार स्वर बनाए रखें ताकि यह नकारात्मक न लगे या कपटपूर्ण न लगे। व्यक्ति को यथासंभव अधिक से अधिक विवरण देने का प्रयास करें ताकि वे अपने मुद्दों को हल करने के लिए अगले कदम उठा सकें।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मुझे यह जानकर खेद है कि आपके चेकिंग खाते में पैसे ट्रांसफर करने में कोई समस्या है। यह देखने के लिए कि क्या आपकी समस्या का समाधान किया गया है, हमारे अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों को देखने का प्रयास करें। अन्यथा, आपको अपने लेन-देन की पुष्टि करने के लिए अपने बैंक जाने और अपने खाता प्रबंधक से बात करने की आवश्यकता हो सकती है।"
चरण 5. ईमेल के नीचे संपर्क जानकारी छोड़ दें।
अपने ईमेल को औपचारिक समापन के साथ समाप्त करें, जैसे "सर्वश्रेष्ठ" या "फिर से धन्यवाद", ताकि आप संदेश को एक अच्छे नोट पर समाप्त कर सकें। समापन के बाद अपना नाम अवश्य शामिल करें। यदि आप दूसरे व्यक्ति को आपसे संपर्क करने के विकल्प देना चाहते हैं, तो आप अपने नाम के बाद एक फ़ोन नंबर, वैकल्पिक ईमेल पता या वेबसाइट भी छोड़ सकते हैं।
