यदि आप कुछ समय से काम कर रहे हैं, तो आप शायद जानते हैं कि ईमेल कितने महत्वपूर्ण हैं। चूंकि इंटरनेट पर टोन या बॉडी लैंग्वेज को व्यक्त करने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए जब आप किसी के संदेश को स्क्रीन पर देखते हैं तो उसका गलत अर्थ निकालना आसान होता है। यह जानने के लिए पढ़ते रहें कि आप पेशेवर सेटिंग में स्पष्ट, संक्षिप्त और प्रभावी ईमेल कैसे लिख सकते हैं।
कदम
१० में से विधि १: जब आप ध्यान केंद्रित कर सकते हैं तो ईमेल लिखें।
चरण 1। यदि आप विचलित हैं, तो हो सकता है कि आपका ईमेल एक साथ न हो।
जब आपके पास लिखने के लिए एक ईमेल हो, तब बिना रुके बैठने की कोशिश करें जब आप एक लाख अन्य चीजों के बारे में नहीं सोच रहे हों। आपका लेखन स्पष्ट होगा और आप अपने व्याकरण, स्वर और समग्र संदेश पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे।
- यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपका ईमेल कई लोगों के पास जा रहा है।
- एक शांत कमरे में ईमेल लिखें और अपने फोन और अन्य विकर्षणों को दूर रखें।
१० में से विधि २: अपने पहले कुछ शब्दों के साथ स्वर सेट करें।
चरण 1. आपके शुरुआती वाक्यांश का बड़ा प्रभाव हो सकता है।
यदि आप चाहते हैं कि आपका लहजा हल्का और आकस्मिक हो, तो कुछ ऐसा बोलें, "हाय जेसिका! उम्मीद है कि आपका सप्ताहांत अच्छा था।" अगर आप इसे थोड़ा और पेशेवर रखना चाहते हैं, तो बस "हाय डेविड" जैसा कुछ कहें।
"प्रिय रॉबर्ट" जैसी किसी भी चीज़ से बचने की कोशिश करें। यह थोड़ा अवैयक्तिक लगता है।
विधि ३ का १०: अपने ईमेल को छोटा रखें।
चरण 1. लंबे समय तक चलने वाले संदेश आपके प्राप्तकर्ता को भ्रमित करते हैं।
यदि संभव हो तो संक्षिप्त और संक्षिप्त होने का प्रयास करें। अपने वाक्यों को छोटा रखें, और बहुत अधिक विवरण न जोड़ें-यदि आप स्वयं को 1 या 2 से अधिक पैराग्राफ लिखते हुए पाते हैं, तो आपको शायद लोगों को वीडियो चैट या व्यक्तिगत रूप से जानकारी देनी चाहिए।
- जल्दी से मुद्दे पर पहुँचने की कोशिश करें, और ढेर सारी खुशियाँ लिखने से बचें।
- लोग ईमेल को शॉर्ट बर्स्ट में पढ़ते हैं। यदि आप बहुत अधिक जानकारी जोड़ते हैं, तो संभावना है कि इसमें से कुछ खो जाएगा।
- अपने ईमेल संक्षिप्त रखें, लेकिन स्पष्ट वाक्यों या एक-शब्द के उत्तरों से बचने का प्रयास करें। वे थोड़े असभ्य लग सकते हैं, खासकर कंप्यूटर स्क्रीन पर।
विधि ४ का १०: स्पष्ट रूप से बताएं कि आपको क्या चाहिए।
चरण 1. यदि आप कुछ अनुरोध कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि यह समझ में आता है।
झाड़ी-राज्य के चारों ओर मत मारो जो आपको स्पष्ट रूप से और सीधे चाहिए ताकि कोई गलतफहमी न हो। यदि कोई समयरेखा है, तो उसे भी शामिल करना सुनिश्चित करें। हालाँकि, अपने स्वर को हल्का रखना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए:
- "मुझे सोमवार शाम तक अपने इनबॉक्स में वह मासिक प्रगति रिपोर्ट चाहिए।"
- "यदि आप सप्ताह के अंत तक मुझे वह टीम फीडबैक फॉर्म प्राप्त कर सकते हैं, तो यह बहुत अच्छा होगा।"
विधि ५ का १०: पैराग्राफ के साथ अपने विचारों को व्यवस्थित करें।
चरण 1. यह लोगों को आसानी से जानकारी पढ़ने में मदद करेगा।
जब आप किसी नए विषय पर जाते हैं, तो उसे एक नए पैराग्राफ से अलग करें ताकि आपका ईमेल स्किमेबल हो। यह आपके पाठक को उनके लिए सबसे अधिक प्रासंगिक भागों को खोजने के लिए संदेश को जल्दी से स्कैन करने में मदद करेगा।
अपने पैराग्राफ को शुरू करने के लिए "भी," "अगला," और "आखिरी" जैसे शब्दों का प्रयोग करें।
विधि ६ का १०: एक विशिष्ट विषय पंक्ति जोड़ें।
चरण 1. लोगों को बताएं कि ईमेल वास्तव में क्या है।
सुनिश्चित करें कि आपका विषय विशिष्ट है; उदाहरण के लिए, "रिपोर्ट" लिखने के बजाय, "मासिक प्लानिंग रिपोर्ट: जून 2021" जैसा कुछ प्रयास करें। यदि आपके सहकर्मियों को पता है कि यह उनके लिए महत्वपूर्ण और प्रासंगिक है, तो उनके इसे खोलने और इसे पढ़ने की अधिक संभावना होगी।
यह आपके ईमेल को स्पैम फ़ोल्डर से बाहर रखने में भी मदद करता है।
विधि ७ का १०: टाइपो के लिए प्रूफरीड।
चरण 1. गलतियाँ वास्तव में आपके संदेश को खराब कर सकती हैं।
जबकि अधिकांश वर्तनी-जांचकर्ता गलत वर्तनी वाले शब्दों को पकड़ लेंगे, वे गलत शब्द चयन या किसी के गलत वर्तनी वाले नाम को नहीं पकड़ पाएंगे। आपको लापता विराम चिह्न या व्याकरण संबंधी त्रुटियों के लिए भी पढ़ना चाहिए, क्योंकि वे पाठक को यह सोच सकते हैं कि आपको परवाह नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई स्पष्ट रूप से स्पष्ट त्रुटियां तो नहीं हैं, इसे भेजने से पहले अपने ईमेल को पढ़ने में 2 से 3 मिनट का समय दें।
एक पेशेवर सेटिंग में, किसी के नाम की सही वर्तनी करना बहुत महत्वपूर्ण है। भविष्य में किसी भी तरह की परेशानी से बचने के लिए इसे भेजने से पहले दोबारा जांच लें कि यह आपके पास है या नहीं।
विधि ८ का १०: टोन के लिए अपने ईमेल दोबारा पढ़ें।
चरण 1. इस बारे में सोचें कि आपके प्राप्तकर्ता आपका संदेश कैसे पढ़ेंगे।
कुछ ऐसा, "चलो बाद में बात करते हैं," आपको निर्दोष लग सकता है, लेकिन इसे पढ़ने वाला आपका सहकर्मी सोच सकता है कि वे परेशानी में हैं या आप गुस्से में हैं। इसे कुछ इस तरह बदलें, "क्या आपके पास रिपोर्ट में आने वाले परिवर्तनों के बारे में बाद में बात करने का समय है?" थोड़ा स्पष्ट होने के लिए।
- अपने ईमेल में कभी भी सभी कैप का उपयोग न करें! कैप्स लॉक में वाक्य लिखना आमतौर पर कंप्यूटर स्क्रीन के माध्यम से किसी पर चिल्लाने के रूप में देखा जाता है।
- "कल सुबह तक अपने परिवर्तन सबमिट करें" जैसी किसी चीज़ के बजाय। कुछ इस तरह का प्रयास करें, "चूंकि समय सीमा कल दोपहर है, मुझे कल सुबह तक आपके परिवर्तनों की आवश्यकता होगी। मुझे बताएं कि क्या वह समयरेखा आपके लिए काम करती है।”
विधि ९ का १०: भड़काऊ ईमेल का जवाब देने से पहले रुकें।
चरण 1. यदि आपको कोई ईमेल मिलता है जो आपको गुस्सा दिलाता है, तो सांस लेने के लिए एक सेकंड का समय लें।
एक काटने का जवाब तैयार करने के बजाय, जब तक आप शांत महसूस न करें तब तक १० (या १,०००) तक गिनें। फिर, यह देखने के लिए ईमेल को दोबारा पढ़ें कि यह वास्तव में अपमानजनक है या नहीं। संभावना है, आपने संदेश को थोड़ा गलत समझा होगा, और यह वास्तव में उतना बुरा नहीं है।
यदि आप अभी भी गुस्से में जवाब तैयार करने की आवश्यकता महसूस करते हैं, तो इसे भेजने से पहले 24 घंटे तक प्रतीक्षा करें। फिर, यह देखने के लिए कि आप अभी भी इसे भेजना चाहते हैं या नहीं, एक दिन के बाद अपने उत्तर पर दोबारा गौर करें।
विधि १० का १०: लोगों को संदेह का लाभ दें।
चरण 1. ईमेल में सकारात्मक स्वर देना कठिन है।
यदि आप कुछ पढ़ते हैं जो किसी सहकर्मी ने आपको भेजा है और आप तुरंत नाराज हो जाते हैं, तो एक कदम पीछे हटें और उन्होंने जो लिखा है उसे दोबारा पढ़ें। अपने आप से यह पूछने की कोशिश करें कि क्या कोई अन्य तरीका है जिससे स्वर की व्याख्या की जा सकती है-क्या यह ईमेल वास्तव में असभ्य है, या वे सिर्फ कुंद हो रहे हैं?
उदाहरण के लिए, कोई लिख सकता है, "मुझे आज रात तक वह रिपोर्ट चाहिए।" पहली नज़र में, यह थोड़ा ठंडा और भावहीन लगता है। हालाँकि, यह आवश्यक रूप से असभ्य नहीं है, यह केवल तथ्यात्मक और संक्षिप्त है।
टिप्स
ईमेल को अक्सर गैर-जरूरी के रूप में देखा जाता है। यदि आपको तुरंत उत्तर की आवश्यकता है, तो अपने सहकर्मी से व्यक्तिगत रूप से या वीडियो चैट के माध्यम से बात करने का प्रयास करें।
चेतावनी
- भले ही इमोजी और इमोटिकॉन्स टोन का संकेत देते हैं, लेकिन पेशेवर ईमेल के लिए उनका उपयोग न करें।
- अपमानजनक या भड़काऊ ईमेल न भेजें, खासकर किसी ऐसे व्यक्ति को जिसे आप बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।
