ATTN शब्द "ध्यान" का एक संक्षिप्त रूप है और आमतौर पर ईमेल और लिखित पत्राचार में इच्छित प्राप्तकर्ता को इंगित करने के लिए उपयोग किया जाता है। ईमेल पत्राचार में ATTN का उपयोग करने का सबसे अच्छा तरीका इसे विषय पंक्ति में शामिल करना है। इस तरह यह स्पष्ट है कि संदेश किसके लिए है और इस बात की अधिक संभावना है कि आपका ईमेल सही प्राप्तकर्ता द्वारा पढ़ा जाएगा।
कदम
विधि 1 का 3: ईमेल में ATTN जोड़ना
चरण 1. सब्जेक्ट लाइन की शुरुआत ATTN से करें।
कुछ मामलों में, जैसे नौकरी के लिए आवेदन, आपके पास किसी कंपनी के लिए केवल एक सामान्य ईमेल हो सकता है, लेकिन आप किसी विशेष व्यक्ति या विभाग का ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका विषय पंक्ति में "ATTN: जॉन स्मिथ" के रूप में लिखना है।
वैकल्पिक रूप से, यदि आप कोई नाम नहीं जानते हैं, तो आप "ATTN: हायरिंग मैनेजर" या "ATTN: मार्केटिंग विभाग" लिख सकते हैं।
चरण 2. विषय पंक्ति में अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल करें।
किसी विशेष व्यक्ति या लोगों के समूह का ध्यान आकर्षित करने के साथ-साथ आपको अपने ईमेल की सामग्री के बारे में कुछ महत्वपूर्ण विवरण भी शामिल करने चाहिए। यह इसे और अधिक प्रासंगिक बना देगा और संभवतः इसे खोला और तेजी से पढ़ा जाएगा।
उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं "ATTN: John Smith re: Content Marking position।"
चरण 3. विषय पंक्ति पूर्ण होने पर ATTN के साथ ईमेल का मुख्य भाग प्रारंभ करें।
आप ईमेल के मुख्य भाग में या संलग्न दस्तावेज़ में ATTN संदेश भी शामिल कर सकते हैं। इस तरह आप अभी भी संचार कर रहे हैं कि संदेश किसके लिए अभिप्रेत है और आप केवल ईमेल के उद्देश्य को इंगित करने के लिए विषय पंक्ति का उपयोग कर सकते हैं। यह तब आवश्यक हो सकता है जब आप किसी ईमेल का उत्तर दे रहे हों और विषय पंक्ति पहले ही बनाई जा चुकी हो।
- उदाहरण के लिए, आप "ATTN: संदीप कुमार" कहकर ईमेल का मुख्य भाग प्रारंभ कर सकते हैं
- आप ईमेल की विषय पंक्ति और मुख्य भाग दोनों में ATTN संकेतक शामिल करना चाह सकते हैं।
विधि 2 का 3: यह निर्धारित करना कि ईमेल में ATTN का उपयोग कब करना है
चरण 1. जब आपके पास वांछित प्राप्तकर्ता का ईमेल पता न हो तो ATTN का उपयोग करें।
यदि आप उस व्यक्ति या विभाग का प्रत्यक्ष ईमेल पता नहीं जानते हैं जिस तक आपको पहुंचने की आवश्यकता है, तो आप कंपनी की वेबसाइट पर दिए गए संपर्क पते पर एक ईमेल भेज सकते हैं। फिर, आपको एटीटीएन का उपयोग करते हुए विषय पंक्ति में इंगित करना चाहिए कि संदेश किसको निर्देशित किया जाना चाहिए।
चरण 2. आंतरिक संचार पर ATTN शामिल करें।
जब आप एक आंतरिक मेमो लिख रहे हों तो एटीटीएन का उपयोग करें जो आपके विभाग या समूह के कई लोगों के लिए प्रासंगिक हो सकता है, लेकिन एक या दो लोगों के सीधे ध्यान देने की आवश्यकता है। इस तरह आप अभी भी सभी को सूचित कर रहे हैं, लेकिन यह भी प्राथमिकता दे रहे हैं कि संदेश सीधे किससे बात करता है।
आप "ATTN: Mary Smith re: Sales target" लिख सकते हैं, लेकिन पूरी बिक्री टीम को संदेश भेज सकते हैं।
चरण 3. इंगित करें कि ATTN का उपयोग करके आपका ईमेल महत्वपूर्ण है।
आप अपनी विषय पंक्ति में संक्षिप्त नाम ATTN का उपयोग करके यह भी संकेत दे सकते हैं कि किसी चीज़ पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं "पेरोल स्टेटमेंट के लिए तत्काल एटीटीएन की आवश्यकता है।"
विधि 3 में से 3: सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल ध्यान आकर्षित करें
चरण 1. एक विषय पंक्ति शामिल करें।
जब आप ईमेल भेज रहे हों तो यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप हमेशा एक विषय पंक्ति शामिल करें। यह आपके लिए अपने ईमेल को विशिष्ट बनाने और ईमेल की सामग्री के बारे में कुछ विवरण प्रदान करने का एक अवसर है। एक ईमेल जिसमें विषय पंक्ति शामिल नहीं है, इनबॉक्स में हटाए जाने या खो जाने की अधिक संभावना है, या यह प्राप्तकर्ता को परेशान करेगा क्योंकि उन्हें यह पता लगाने के लिए ईमेल खोलने के लिए मजबूर किया जाता है कि यह किस बारे में है।
चरण 2. सब्जेक्ट लाइन को छोटा रखें।
अधिकांश ईमेल इनबॉक्स केवल विषय पंक्ति से लगभग 60 वर्णों को प्रकट करेंगे और एक मोबाइल फ़ोन केवल लगभग 25 से 30 वर्ण दिखाएगा। नतीजतन, आपको विषय पंक्ति को छोटा रखना चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पहले लिखनी चाहिए।
संक्षिप्त रूप, जैसे "ATTN" और "RE" विषय पंक्ति में अधिक जानकारी शामिल करना आसान बनाते हैं।
चरण 3. कुछ आकर्षक लिखें।
इनबॉक्स में अक्सर स्पैम और प्रचार सामग्री की भरमार होती है और कई लोग ईमेल खोलने से पहले ही उन्हें हटा देते हैं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं जिसे आप सीधे नहीं जानते हैं, तो आपके ईमेल का विशिष्ट होना महत्वपूर्ण है। आप एक आकर्षक और रचनात्मक विषय पंक्ति लिखकर प्राप्तकर्ताओं का ध्यान आकर्षित कर सकते हैं।
- आप लिख सकते हैं "मुझे आपसे कुछ नहीं चाहिए" यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं जिसकी आप प्रशंसा करते हैं, लेकिन व्यक्तिगत रूप से कभी नहीं मिले हैं। उदाहरण के लिए, यह एक पसंदीदा लेखक या कोई ऐसा व्यक्ति हो सकता है जिसे आप अपने उद्योग में देखते हैं।
- वैकल्पिक रूप से, आप कह सकते हैं "अपने ग्राहक आधार का विस्तार करके अधिक पैसा कमाएं।" यह उपयोगी होगा यदि आप व्यावसायिक संबंध बनाना चाहते हैं और अपने ईमेल खोलना चाहते हैं।
चरण 4. महत्वपूर्ण विवरण शामिल करें।
यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप हमेशा ईमेल की सामग्री के बारे में महत्वपूर्ण जानकारी शामिल करें। यदि आप किसी प्रोजेक्ट के बारे में किसी सह-कार्यकर्ता को ईमेल लिख रहे हैं, तो प्रोजेक्ट के शीर्षक को सब्जेक्ट लाइन में रखना सुनिश्चित करें। इस तरह आपके सहकर्मी को पता चल जाएगा कि यह किस बारे में है और आवश्यकतानुसार इसे प्राथमिकता दे सकता है।
- आप "प्रतिक्रिया आवश्यक" जैसा कुछ भी कह सकते हैं। यह संभवतः आपके ईमेल को अधिक प्राथमिकता देगा।
- वैकल्पिक रूप से, "क्विक क्वेश्चन री: लंच मीटिंग" लिखने पर संभवतः ध्यान आकर्षित होगा क्योंकि यह इंगित करता है कि यह एक आसान प्रतिक्रिया होगी।
