ईमेल भेजना आज जीवित लगभग हर पेशेवर, छात्र और कामकाजी व्यक्ति के जीवन का एक हिस्सा है। हालांकि कुछ ईमेल ठंडे के रूप में आ सकते हैं, अन्य स्पष्ट रूप से असभ्य हो सकते हैं और उन्हें संबोधित करने की आवश्यकता हो सकती है। आप शांत रहकर, योजना बनाने के बाद जवाब देकर और अपने दिन को आगे बढ़ाकर ऐसे ईमेल से निपट सकते हैं।
कदम
भाग 1 का 3: शांत रहना और योजना बनाना
चरण 1. विचार करें कि क्या ईमेल असभ्य होने के लिए है।
यह बताना मुश्किल हो सकता है कि कोई ईमेल पर असभ्य हो रहा है या नहीं, खासकर जब से आप उनके चेहरे के भाव नहीं देख सकते हैं या निर्णय लेने में आपकी मदद करने के लिए उनकी आवाज़ का स्वर नहीं सुन सकते हैं। किसी ईमेल पर आपकी प्रतिक्रिया से पहले जो आपको असभ्य लगता है, विचार करें कि क्या अशिष्टता एक गलत संचार हो सकती है।
आमने-सामने या फोन पर बात करके उस व्यक्ति से सीधे पूछने की कोशिश करें कि उनका क्या मतलब है। यह एक साधारण गलत संचार के कारण किसी समस्या को दूर करने में मदद कर सकता है।
चरण 2. तुरंत प्रतिक्रिया न दें।
हालांकि इस ईमेल के प्रत्युत्तर में कई अर्थपूर्ण या आहत करने वाले शब्दों को तुरंत एक साथ जोड़ना आकर्षक हो सकता है, लेकिन हर कीमत पर ऐसा करने से बचें। आपको बाद में इसका पछतावा होने की संभावना है। इसके बजाय, ईमेल से दूर हटें, अपना ब्राउज़र बंद करें, और अपने विचार एकत्र करने के लिए कुछ समय निकालें।
- जब तक आप शांत महसूस न करें तब तक कुछ मिनट टहलें।
- कुछ गहरी सांसें लें और थोड़ा पानी पिएं।
चरण 3. एक ड्राफ्ट ईमेल में वेंट करें, लेकिन इसे न भेजें।
कुछ नकारात्मक ऊर्जा को रचनात्मक रूप से बाहर निकालने का एक और तरीका है कि व्यक्ति को एक ईमेल का मसौदा तैयार किया जाए, लेकिन उसे न भेजें। इस तरह, आप अपने शुरुआती विचारों को इकट्ठा करना शुरू कर सकते हैं, चाहे कितना भी तीव्र क्यों न हो, साथ ही खुद को बाद में परिष्कृत करने, सुधारने और उन्हें जोड़ने के लिए समय दें।
- एक अलग ईमेल प्राप्त करें और एक प्राप्तकर्ता को इनपुट किए बिना एक प्रतिक्रिया टाइप करें ताकि आप गलती से इसे बाहर न भेजें। या आप प्राप्तकर्ता के रूप में अपना खुद का ईमेल सूचीबद्ध कर सकते हैं।
- हर समय इस बारे में सोचें कि आपने किसी चीज़ पर तुरंत प्रतिक्रिया दी है और फिर बाद में उन सभी चतुर या सोची-समझी बातों पर पछताया जो आप कह सकते थे। यह आपको इस तरह के विकास और अफसोस को रोकने के लिए समय देगा।
चरण 4. जब आवश्यक हो जिम्मेदारी स्वीकार करें।
ईमेल पढ़ने में, आपने इसे असभ्य समझा होगा क्योंकि इसका कुछ भाग सत्य है, और सत्य आहत कर सकता है। हालांकि यह उन्हें स्थिति में उनके अपराध बोध से मुक्त नहीं करता है, यह आपको आत्म-सुधार और ईमानदारी के लिए, स्वयं और ईमेल भेजने वाले दोनों के लिए कुछ जगह देता है।
उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आपके बॉस ने आपको काम पर देर से आने के बारे में एक असभ्य ईमेल भेजा हो। हालांकि शब्दों को कठोर होने की आवश्यकता नहीं थी, आपको अपनी विलंबता को स्वीकार करना और सुधारना चाहिए।
चरण 5. उनके बुरे व्यवहार का अनुकरण न करें।
जब कोई आपके प्रति असभ्य होता है, तो एहसान वापस करना बहुत लुभावना हो सकता है। दोबारा, नकारात्मक प्रतिक्रिया देने से बचना चाहिए, लेकिन निष्क्रिय आक्रामक या अशिष्ट व्यवहार से भी बचना चाहिए, अगर आप उन्हें जवाब देने से पहले व्यक्तिगत रूप से देखते हैं। अगर वे आपसे बात करते हैं तो उन्हें गंदी नज़र न दें या उन्हें नज़रअंदाज़ न करें।
- इसके बजाय, दयालुता का अभ्यास करें। उन्हें नमस्ते कहो और चलते रहो।
- जब तक आवश्यक न हो उनके आसपास समय न बिताएं, लेकिन सक्रिय रूप से उनसे बचें भी नहीं।
चरण 6. जड़ पर विचार करें।
कभी-कभी, एक असभ्य ईमेल का आपसे या उसके आस-पास की परिस्थितियों से बहुत कम संबंध होता है। किसी को फटकारना कभी ठीक नहीं होता, लेकिन कभी-कभी ईमेल भेजने वाला व्यक्ति जितना संभाल सकता है उससे थोड़ा अधिक हो सकता है और आपको निराशा से बाहर भेज सकता है जो आपको शामिल नहीं करता है। हो सकता है कि उन्हें इस बात का एहसास भी न हो कि वे असभ्य हैं। यह उन्हें माफ नहीं करता है, लेकिन किसी व्यक्ति की वर्तमान स्थिति और प्रेरणाओं को समझने से कदम आगे बढ़ने में मदद मिल सकती है।
- उदाहरण के लिए, यदि उन्हें वैवाहिक समस्याएँ हो रही हैं या यदि उनके परिवार में किसी की हाल ही में मृत्यु हो गई है, तो यह उनकी अशिष्टता को समझा सकता है।
- यह भी संभव है कि उनका दिन खराब चल रहा हो।
3 का भाग 2: ईमेल का जवाब देना
चरण 1. किसी मित्र की सहायता लें।
मित्र या सहकर्मी विशेष रूप से एक असभ्य या अप्रिय ईमेल का जवाब तैयार करने में आपकी सहायता करने में सहायक हो सकते हैं, और वे स्थिति पर दूसरी राय भी प्रदान कर सकते हैं। इस समय के दौरान, अपने उन दोस्तों से पूछने से बचना चाहिए जो मदद करने के लिए व्याकुल हैं; इसके बजाय उन लोगों तक पहुंचें जो शांत, चतुर और समाधान-केंद्रित हैं।
यदि संभव हो, तो उनके द्वारा भेजे गए असभ्य ईमेल के किसी भी पिछले जवाब को देखने के लिए कहें।
चरण 2. उनकी अशिष्टता को स्वीकार करें।
जब आप अपना ईमेल प्रारूपित कर रहे हों, तो आपके लिए यह स्वीकार करना आवश्यक होगा कि वे कितने असभ्य थे। हो सकता है कि वे इस बात से अनजान हों कि उनकी बातें बेहूदा निकलेगी, लेकिन परवाह किए बिना, आपको इस पर ध्यान देना चाहिए।
- कुछ ऐसा कहो "इससे पहले कि मैं एक प्रतिक्रिया के साथ शुरू करूं, मैं आपके ईमेल में प्रदर्शित अशिष्टता को स्वीकार करना चाहता हूं, विशेष रूप से आपकी आरोप लगाने वाली और अपमानजनक टिप्पणियों के आसपास।"
- प्रत्यक्ष होना आपके और दूसरे व्यक्ति के लिए मददगार है और यह उसी स्थिति की पुनरावृत्ति को रोकने में मदद कर सकता है।
चरण 3. उनकी हताशा को स्वीकार करें।
हालांकि उनका ईमेल अशिष्ट था, शायद उनकी निराशा एक बहुत ही वास्तविक जगह से आ रही थी। यदि ऐसा है, तो उस निराशा को स्वीकार करें और समझ को व्यक्त करें, यदि केवल मामूली। यह उन्हें आप बनाम उनकी मानसिकता को कम महसूस करने की अनुमति देगा और आप दोनों को संभावित शांति-निर्माण की ओर ले जाएगा।
- कुछ ऐसा कहें "आपके ईमेल ने संकेत दिया कि आप निराश हैं।"
- इस बात पर ध्यान देना सुनिश्चित करें कि उनके ईमेल ने क्या कहा और व्यक्तिगत रूप से नहीं।
चरण 4. पूछें क्यों।
कभी-कभी, हालांकि, आप पूरी तरह से अनजान हो सकते हैं कि किसी ने आपको बहुत आत्म-प्रतिबिंब और दूसरों के परामर्श के बाद ऐसा ईमेल भेजने का फैसला क्यों किया है। इस घटना में, आपको प्रेषक से एक सरल 'क्यों' पूछना चाहिए ताकि आप समझ हासिल कर सकें और समस्या का बेहतर समाधान कर सकें।
आप कह सकते हैं "मैंने आपके ईमेल के बारे में ध्यान से सोचा है और इसे भेजने के आपके औचित्य पर अभी भी थोड़ा उलझन में हूं, इसलिए मैं जानना चाहता हूं कि यह किस कारण से प्रेरित हुआ।"
चरण 5. एक समाधान या स्पष्टीकरण प्रदान करें।
एक बार जब आप ईमेल में अपनी कुछ प्रारंभिक चिंताओं और बिंदुओं को संबोधित कर लेते हैं, तो आपको समाधान खोजना शुरू कर देना चाहिए और यदि वे मौजूद हैं तो उनकी चिंताओं का जवाब देना शुरू कर देना चाहिए। उन्हें बताएं कि आप क्या करने को तैयार हैं, समझौता करने के लिए क्षेत्रों का पता लगाएं, और इसके माध्यम से काम करने की इच्छा व्यक्त करें।
- मीटिंग सेट करना भी फायदेमंद हो सकता है। कंप्यूटर स्क्रीन के पीछे छिपने की तुलना में लोग व्यक्ति के प्रति अधिक दयालु होते हैं।
- आप कुछ ऐसा कह सकते हैं "आपने गुस्सा व्यक्त किया कि मैं कल 15 मिनट देर से दोपहर के भोजन से वापस आया था, लेकिन मुझे अपनी बीमार बेटी को स्कूल से लेना था। हालांकि मैं निश्चित रूप से इसे भविष्य में समय पर वापस लाने की कोशिश कर सकता हूं, लेकिन ऐसे समय होंगे जो अपरिहार्य हैं।”
चरण 6. सीमाएं स्थापित करें।
आपके द्वारा सफलतापूर्वक समाधान प्रस्तुत करने के बाद, अब किसी भी निरंतर बातचीत के लिए कुछ बुनियादी नियम स्थापित करने का समय आ गया है। उन्हें बताएं कि आप भविष्य में इस तरह की अशिष्टता को बर्दाश्त नहीं करेंगे और ऐसा करने से एक साथ मिलकर काम करना जारी रखना असंभव नहीं तो बहुत मुश्किल हो जाएगा।
- उन्हें बताएं कि आप अपमान या अनुचित आरोप स्वीकार नहीं करेंगे।
- बंदूक उछालने से पहले उन्हें चिंताओं और दया के साथ आपके पास आने के लिए कहें।
चरण 7. यदि आवश्यक हो तो इसे हटा दें।
आप पा सकते हैं कि आप ईमेल को बार-बार पढ़ते और पढ़ते हैं और इसके बारे में नकारात्मक भावनाओं में फंस जाते हैं। हालांकि, यह आपको आगे बढ़ने में मदद नहीं करेगा और संभवतः आपको और अधिक पागल और निराश कर देगा। यदि अत्यंत आवश्यक हो, तो अपने इनबॉक्स से ईमेल को हटा दें ताकि आपके पास उस तक पहुंच न हो।
यदि आपको लगता है कि भविष्य में आपको ईमेल की फिर से आवश्यकता हो सकती है, तो इसे किसी ऐसे व्यक्ति को भेजें जिस पर आप भरोसा करते हैं, लेकिन इसे अपने इनबॉक्स से हटा दें।
भाग ३ का ३: अपने दिन के साथ आगे बढ़ना
चरण 1. उत्पादक बने रहें।
हालाँकि इस ईमेल ने आपका दिन बर्बाद कर दिया हो सकता है, इसे अस्वीकार करने के लिए अपनी शक्ति के भीतर सब कुछ करें। अपनी दिनचर्या के साथ जारी रखें, एक टू-डू सूची बनाएं और सभी आवश्यक कार्यों को पूरा करें। अपने दिन या अपनी प्रगति को एक भी झटके में बाधित न होने दें।
अपने आप को व्यस्त रखने से आपको इस बात पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलेगी कि आपके लिए क्या महत्वपूर्ण है और एक ईमेल पर अफवाह फैलाने से बचें।
चरण 2. अपनी गति बनाए रखने के लिए छोटे लक्ष्य निर्धारित करें।
अपनी दिनचर्या को ध्यान में रखते हुए, छोटे, प्राप्त करने योग्य लक्ष्य निर्धारित करें जो आप उस दिन के लिए कर सकते हैं। उन्हें पूरा करने से आपको प्राप्त होने वाले असभ्य ईमेल से अधिक निपुण और बाद में कम प्रभावित महसूस करने में मदद मिलेगी।
"अन्य सभी ईमेल का जवाब दें" या "जिम जाना" जैसे लक्ष्य निर्धारित करने पर विचार करें।
चरण 3. अपने आप को विचलित करें।
कभी-कभी, किसी चीज़ से आगे बढ़ने के लिए, आपको थोड़ा ध्यान भटकाने की ज़रूरत होती है। संगीत सुनने के लिए एक ब्रेक लें, दोपहर का भोजन करें, या ईमेल के अलावा किसी अन्य चीज़ के बारे में बात करने के लिए किसी मित्र को कॉल करें। अपने दिमाग को चीजों से हटाने से आपको एक बहुत ही आवश्यक और रेचन ब्रेक मिल सकता है।
चरण 4. यदि आवश्यक हो, तो उनकी रिपोर्ट करने पर विचार करें।
दिन के अंत में, कभी-कभी आगे बढ़ने का सबसे अच्छा तरीका समस्या को स्थायी रूप से संभालना होता है। यदि ईमेल में कोई धमकी या कोई अपमान है जिसे अभद्र भाषा के रूप में माना जा सकता है, तो इस व्यक्ति को सही लोगों को रिपोर्ट करें, जो आपके काम पर मानव संसाधन विभाग या आपके स्कूल में छात्र आचरण हो सकता है। आप उन्हें भविष्य में आपको ईमेल भेजने से भी रोक सकते हैं।
- यदि वे आपके खिलाफ शारीरिक धमकी दे रहे हैं तो उन्हें अधिकारियों को सूचित करें।
- क्या हो रहा है, यह बताने के लिए पहले अपने प्रबंधक को ईमेल करने का प्रयास करें। अगर वे इस मुद्दे का समाधान नहीं करते हैं, तो इसे एचआर के पास ले जाएं।
