ईमेल, संचार के अन्य रूपों की तरह, अपने स्वयं के शिष्टाचार और सामाजिक प्रोटोकॉल हैं। यदि आपको काम पर या स्कूल में, या लिखित पांडुलिपि पर प्रतिक्रिया के लिए एक ईमेल लिखने की आवश्यकता है, तो आपको अपने ईमेल को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए वाक्यांश, समय और संरचना पर विचार करना चाहिए। अपने ईमेल में विनम्र, समय का पाबंद और विशिष्ट होने से आपको आवश्यक फ़ीडबैक प्राप्त करने में सहायता मिल सकती है.
कदम
विधि 1: 4 में से: काम पर प्रतिक्रिया मांगना
चरण 1. अपने काम पर टिप्पणी करने के लिए सबसे योग्य व्यक्ति को संबोधित करें।
अक्सर यह आपके ठीक ऊपर का प्रबंधक होगा। किसी भी मामले में, आपको उनके साथ, या अधिक वरिष्ठ सहयोगी या सहकर्मी के साथ शुरुआत करनी चाहिए। उनके पास आपकी मदद करने और आपको वह फीडबैक देने का अनुभव होगा जो आपको चाहिए।
चरण 2. ईमेल में विनम्र और विनम्र रहें।
आपको ईमेल के लिए अपने कार्यालय में मानदंडों का पालन करना चाहिए। प्रतिक्रिया माँगने में विनम्रता बहुत बड़ी भूमिका निभाती है, लेकिन इतना विनम्र मत बनो कि आपके बॉस या प्रबंधक को लगे कि आप अपनी नौकरी के बारे में कुछ नहीं जानते हैं। इसके बजाय, प्रश्नों को ऐसे तरीके से तैयार करें जो किसी प्रोजेक्ट या कार्य पर आपकी प्रगति को दर्शाता हो। इससे बॉस को पता चल जाएगा कि आप फीडबैक के इंतजार में हाथ जोड़कर नहीं बैठे हैं। निम्नलिखित युक्तियों को भी ध्यान में रखें।
- आप कह सकते हैं, "मैं कल के लिए प्रस्तुति पर काम कर रहा था, जब मैं प्रारूप के साथ एक रोड़ा में फंस गया-मुझे यकीन नहीं है कि मैं कंपनी के मानक का पालन कर रहा हूं। मैंने प्रस्तुति संलग्न की है। क्या आपके पास प्रारूप के लिए कोई सुझाव है? इसए लिए तुम्हारी मदद के लिए धन्यवाद।"
- ईमेल में उन्हें धन्यवाद देना न भूलें।
चरण 3. अपने फ़ीडबैक अनुरोध में विशिष्ट बनें।
यह आपको अत्यधिक व्यापक फीडबैक से बचने में मदद कर सकता है जो आपके काम में आपकी मदद करने की संभावना नहीं है। जब तक आवश्यक न हो, हाँ या ना के प्रश्नों से बचें। इसके बजाय एक परियोजना के विशिष्ट भागों पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें काम की आवश्यकता है। कोशिश करें कि अपने बॉस या सहकर्मी पर उन सभी सवालों की बौछार न करें जो आपके काम के बारे में एक ही बार में हो सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "मुझे यकीन नहीं था कि ईस्टमैन फ़ाइल के साथ कैसे आगे बढ़ना है। क्लाइंट ने मेरे ईमेल का जवाब नहीं दिया है, और चूंकि यह एक उच्च-प्राथमिकता वाला असाइनमेंट है, इसलिए मैंने आपको यह देखने के लिए ईमेल करना सबसे अच्छा समझा कि मुझे क्या करना चाहिए।”
- यदि आप समीक्षा या रिपोर्ट के रूप में अधिक सामान्य प्रतिक्रिया की तलाश में हैं, तो विशेष रूप से अनुरोध करें। विनम्र, संक्षिप्त और यथासंभव विशिष्ट होने से आपको मदद मिलेगी। उदाहरण के लिए आप अपनी दक्षता या रचनात्मकता पर रिपोर्ट मांग सकते हैं। यदि आप उन लोगों से प्रतिक्रिया मांग रहे हैं जो आपको रिपोर्ट करते हैं, तो आपको एक अनाम सर्वेक्षण करने की आवश्यकता हो सकती है।
विशेषज्ञ टिप
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
एलिसन गैरिडो, पीसीसी
कार्यस्थल कोच
जब आप सामान्य प्रतिक्रिया का अनुरोध कर रहे KISS विधि का प्रयास करें।
<P> KISS मॉडल एक शानदार तरीका मदद करने के लिए लोगों को आप उचित कार्रवाई योग्य प्रतिक्रिया दे, है। व्यक्ति से पूछो,"
रखना? मुझे क्या करना चाहिए सुधारें? मुझे क्या करना चाहिए प्रारंभ? और मुझे क्या करना चाहिए विराम?"
चरण ४. उनके द्वारा उत्तर दिए जाने के बाद एक धन्यवाद ईमेल भेजें।
यदि फीडबैक ने सुझाव दिया है कि आपको बहुत सुधार की आवश्यकता है या आपका काम बराबर नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे कैसे ठीक करेंगे, इसका एक संक्षिप्त विवरण शामिल करें। तुरंत प्रतिक्रिया देने से पहले भावनाओं को संसाधित करने के लिए खुद को समय दें।
सुनिश्चित करें कि आप अधिक से अधिक 1-2 दिनों के भीतर उत्तर दें।
विधि 2 का 4: स्कूल में फीडबैक मांगना
चरण 1. खुद को पहचानें।
आपके शिक्षक के पास सैकड़ों छात्र हो सकते हैं, खासकर यदि वे कॉलेज के प्रोफेसर हैं। आपको अपना नाम (प्रथम और अंतिम), अपनी कक्षा और अनुभाग शामिल करना होगा। यदि आप अभी भी हाई स्कूल में हैं, तो इसका मतलब आपकी अवधि या समय स्लॉट हो सकता है। इस तरह आप शिक्षक को यह पता लगाने में समय बर्बाद नहीं करेंगे कि आप कौन हैं, और वे आपके लिए आवश्यक फीडबैक पर अधिक समय व्यतीत करेंगे।
चरण 2. इसे औपचारिक रखें।
कभी-कभी छात्र शिक्षकों को पहली बार ईमेल करते समय इससे जूझते हैं। आप "हाय डॉ. स्मिथ" या "प्रिय सुश्री टर्नर" कह सकते हैं। यदि आपके शिक्षक ने आपको ईमेल किया है, तो उनसे कम औपचारिक न बनें। स्वर पेशेवर रखें। इसके बजाय, "अरे, तुम मेरे पेपर के बारे में क्या सोचते हो? यह सबसे बड़ा नहीं है," कहते हैं, "मुझे यकीन नहीं है कि मैं असाइनमेंट को समझता हूं। पेपर के संबंध में मेरे कुछ विशिष्ट प्रश्न थे।”
चरण 3. इसे संक्षिप्त रखें।
अपने प्रश्नों के सभी संदर्भों की व्याख्या करने की चिंता न करें, जब तक कि उन प्रश्नों के लिए संदर्भ आवश्यक न हो। उदाहरण के लिए, यदि आप संभावित विस्तार पर प्रतिक्रिया का अनुरोध कर रहे हैं, तो आपके शिक्षक को संदर्भ की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन यदि आप केवल एक असाइनमेंट के बारे में एक प्रश्न पूछने की कोशिश कर रहे हैं, तो उन्हें यह कहानी न बताएं कि आपके कुत्ते ने आपको देर से कैसे चलाया और क्यों आप अभी ईमेल कर रहे हैं (जब तक कि यह असाइनमेंट समय के बहुत करीब न हो), या कुछ और जो हाथ में असाइनमेंट के लिए अप्रासंगिक हो।
चरण 4। परीक्षा या नियत तारीख से पहले रात तक प्रतिक्रिया मांगने की प्रतीक्षा न करें।
न केवल आपके शिक्षक द्वारा आपको प्रतिक्रिया देने की संभावना है कि नियत तारीख के करीब, वे चिढ़ होने की संभावना है कि आपने प्रतिक्रिया के लिए आखिरी मिनट तक इंतजार किया है। यदि आपको अंतिम मिनट के प्रश्न भेजने हैं, तो संक्षिप्त, विशिष्ट और क्षमाप्रार्थी बनें। यह मानते हुए कि वे समय पर ईमेल देखते हैं, यह शिक्षक को जवाब देने की अधिक संभावना देगा।
चरण 5. आपके शिक्षक द्वारा अनुरोधित फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग करें।
अक्सर, शिक्षक आपको पाठ्यक्रम पर बताएंगे कि वे असाइनमेंट के लिए या ईमेल में कौन से फ़ाइल स्वरूप स्वीकार करेंगे। उदाहरण के लिए, यदि आपका शिक्षक.doc फ़ाइल निर्दिष्ट करता है, तो.pdf या.pages फ़ाइल न भेजें। यदि आप अनिश्चित हैं, तो आप एक.rtf या.pdf फ़ाइल भेज सकते हैं, या बस पूछ सकते हैं।
चरण 6. एक पेपर या परीक्षा पर प्रतिक्रिया के लिए पूछें जो आप पहले ही कर चुके हैं।
आपको बस प्रोफेसर को ईमेल करने और विनम्र होने की जरूरत है। यदि प्रोफेसर के पास कार्यालय समय है, तो आप उन पर जा सकते हैं, या मिलने का समय निर्धारित कर सकते हैं। आप कह सकते हैं, "प्रिय प्रोफेसर स्मिथ, मैंने अपनी परीक्षा में उतना अच्छा प्रदर्शन नहीं किया जितना मुझे उम्मीद थी। क्या आप मेरी कुछ गलतियों को सुधारने में मेरी मदद कर सकते हैं ताकि मैं अगली परीक्षा में बेहतर कर सकूं?" आपके प्रोफेसर को आमतौर पर इस तरह के अनुरोध पर अनुकूल प्रतिक्रिया देनी चाहिए।
विधि 3 में से 4: पाण्डुलिपि पर प्रतिक्रिया मांगना
चरण 1. किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करें जिसे आप पहले जानते हैं।
यदि आप चौकस प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो इसे देने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति वह है जिसे आप जानते हैं, अधिमानतः कोई मित्र या सहकर्मी। फीडबैक के लिए किसी ऐसे व्यक्ति को ईमेल करते समय, जिसे आप जानते हैं, सुनिश्चित करें कि आप उन्हें ईमेल करते हैं कि आप आमतौर पर कैसे करते हैं। यदि आप आमतौर पर उन्हें कॉल करते हैं, तो आपको शायद इसके बजाय ऐसा करना चाहिए। पहले ईमेल में पांडुलिपि न भेजें, जब तक कि आप नहीं जानते कि वे हां कहने की संभावना रखते हैं (कोई व्यक्ति जिसके लिए आपने पांडुलिपि पढ़ी है, या कोई व्यक्ति जिसे आपकी पढ़ने की पेशकश की गई है)।
आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, वह मित्र है या सहकर्मी, इस पर निर्भर करते हुए आप एक संक्षिप्त विवरण या सार शामिल कर सकते हैं।
चरण 2. किसी विशेषज्ञ को ईमेल करें।
यदि आपको वास्तव में विशेषज्ञ सलाह की आवश्यकता है, तो किसी ऐसे विशेषज्ञ को ईमेल भेजें जिसे आप जानते हैं और अपनी परियोजना की व्याख्या करें और आपको प्रतिक्रिया की आवश्यकता क्यों है। धक्का-मुक्की न करें, बल्कि कृपया उन्हें उनके विचार के लिए धन्यवाद दें, और कहें, "मैं समझता हूँ कि अगर आपके पास मुझे प्रतिक्रिया देने के लिए समय नहीं है।" आप यह भी पूछना चाह सकते हैं कि क्या वे किसी ऐसे व्यक्ति को जानते हैं जो समय और विशेषज्ञता के साथ आपकी मदद कर सकता है यदि वे नहीं कर सकते हैं।
चरण 3. किसी को पांडुलिपि को कोल्ड-ईमेल न करें।
इसका अनुत्तरित होने की संभावना है, जब तक कि आप उन्हें विशेष रूप से नहीं बताते कि आप उनकी मदद के लिए भुगतान करेंगे। यदि वे एक प्रसिद्ध लेखक हैं, तो वे इस तरह के ईमेल का जवाब देने की संभावना नहीं रखते हैं क्योंकि उन्हें इस तरह के एक टन ईमेल प्राप्त होते हैं। इसके बजाय, पहले अपने दोस्तों, सहकर्मियों, प्रोफेसरों आदि से पूछें। वे आपकी मदद करने में सक्षम होने की अधिक संभावना रखते हैं, और आपकी मदद करने की अधिक संभावना रखते हैं।
चरण ४. इस बारे में विशिष्ट रहें कि आप उनकी प्रतिक्रिया से क्या चाहते हैं।
यदि आप केवल सकारात्मक प्रतिक्रिया चाहते हैं, तो उन्हें ऐसा बताएं। उन्हें बताएं कि क्या आप विस्तृत प्रतिक्रिया, स्थानीय या वैश्विक प्रतिक्रिया चाहते हैं, और क्या आप सौंदर्य, व्याकरणिक या संरचनात्मक प्रतिक्रिया चाहते हैं। यह आपके पाठक को यह जानने में बहुत मदद कर सकता है कि आप उनसे क्या चाहते हैं।
- सकारात्मक प्रतिक्रिया को गैर-रचनात्मक नहीं होना चाहिए। यदि वे समझाते हैं कि उन्हें जो पसंद है वह उन्हें क्यों पसंद है, तो आप अपनी पांडुलिपि के बारे में बहुत कुछ सीख सकते हैं।
- अगर आपको नकारात्मक प्रतिक्रिया मिलती है, तो प्रतिक्रिया देने के लिए खुद को समय दें। अगर वे आपके दोस्त हैं, तो वे शायद केवल मदद करना चाहते हैं। यदि वे एक प्रोफेसर हैं, तो आप चाहे कितना भी क्रोधित या परेशान हों, आपको उस तरह से प्रतिक्रिया नहीं देनी चाहिए। इसके बजाय, उनकी मदद के लिए उन्हें धन्यवाद दें और आगे बढ़ें। कुछ समय बाद आप पाएंगे कि फीडबैक मददगार था, भले ही जिस तरीके से इसे दिया गया था वह नहीं था।
चरण 5. अपने पाठक को प्रतिक्रिया देने का समय दें।
यदि आपने किसी उपन्यास पांडुलिपि पर विस्तृत प्रतिक्रिया मांगी है, तो एक दिन या एक सप्ताह के भीतर प्रतिक्रिया की अपेक्षा न करें। इतनी लंबाई की पांडुलिपि को संपादित करने में समय लगता है। यदि आपके पास एक समय सीमा है जिस पर आप काम कर रहे हैं, तो अपने पाठक को यह बताएं। आप उनसे बस यह भी पूछ सकते हैं कि क्या वे एक निश्चित तिथि तक संपादन कर सकते हैं। याद रखें कि उनका अपना जीवन और दायित्व हैं।
चरण 6. उनकी मदद के लिए उन्हें धन्यवाद।
अगर यह एक दोस्त है, तो आप उन्हें चॉकलेट के डिब्बे की तरह एक उपहार खरीदना चाहते हैं, या बस समय पर एहसान वापस कर सकते हैं। यदि यह एक प्रोफेसर है, तो आप उन्हें यह बताने के लिए धन्यवाद ईमेल लिखना चाह सकते हैं कि आप उनके काम और समय की सराहना करते हैं। अपने पाठक को धन्यवाद देना भूल जाने से वे इस्तेमाल और/या अप्रसन्न महसूस कर सकते हैं, और भविष्य में आपकी मदद करने की संभावना कम कर सकते हैं।
विधि 4 में से 4: ग्राहकों से प्रतिक्रिया मांगना
चरण 1. बहुत अधिक प्रश्न न पूछें।
ग्राहक लगभग हर व्यवसाय के सर्वेक्षणों से अभिभूत हैं। यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि कोई ग्राहक आपके ईमेल को पढ़ने पर स्वचालित रूप से हटा देता है, तो इसे ढेर सारे प्रश्नों से भरें। यदि आप ग्राहक को रुचिकर रखना चाहते हैं, तो एक या दो प्रश्न पूछें और उसे वहीं छोड़ दें।
चरण 2. ओपन एंडेड प्रश्न पूछें।
हां/नहीं के प्रश्नों का उपयोग करने के बजाय, ऐसे प्रश्न पूछें जो अधिक पूर्ण उत्तर प्राप्त करें। पूछने के बजाय, "क्या आप हमें किसी मित्र को सलाह देंगे?", पूछें "आप हमें किसी मित्र के बारे में कैसे बताएंगे?" इस प्रकार के प्रश्न आपको एक साधारण हां/नहीं प्रश्न की तुलना में उत्तरों में अधिक जानकारी देते हैं।
चरण 3. ग्राहक को बताएं कि आप उनसे शीघ्रता से संपर्क करेंगे।
इससे ग्राहक को यह महसूस होता है कि उनकी राय किसी बड़े इनबॉक्स में नहीं जा रही है, जहां इसे पढ़ा या माना जा सकता है या नहीं। यदि आप जानते हैं कि आप जवाब देंगे तो आपको अधिक स्पष्ट प्रतिक्रिया मिलने की भी संभावना है।
जब आप जवाब दें, तो स्पष्टवादी और पेशेवर बनें। आज की वायरल इंटरनेट संस्कृति में, आप एक कंपनी की प्रतिष्ठा को एक सेकंड में बर्बाद कर सकते हैं यदि आप व्यावसायिकता और ईमानदारी के अलावा किसी और चीज का जवाब देते हैं।
चरण 4। फ्लैश या अन्य धीमी गति से लोड करने की सुविधाओं को शामिल न करें।
यदि किसी ग्राहक का कनेक्शन धीमा है, तो संभावित रूप से वे ईमेल को लोड होने में विफल होने पर तुरंत हटा देंगे। याद रखें कि फीडबैक अक्सर आपके लिए उनसे ज्यादा महत्वपूर्ण होता है।
चरण 5. अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए फ़ॉन्ट और प्रारूप का उपयोग करें।
आप चाहते हैं कि आपका ईमेल साफ और पेशेवर दिखे। घटिया ग्राफिक्स या कॉमिक सेन्स फॉन्ट वाला ईमेल आपके ग्राहकों को प्रभावित करने की संभावना नहीं है। इसके बजाय, यदि आप किसी फ़ॉन्ट के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो टाइम्स न्यू रोमन या एरियल जैसे मानक फोंट का उपयोग करें, और अतिरिक्त ग्राफिक्स को न्यूनतम रखें।
चरण 6. सुनिश्चित करें कि ईमेल डिवाइस के अनुकूल है।
एकल-स्तंभ प्रारूप बहु-स्तंभ डिज़ाइनों की तुलना में अधिक लचीला होता है। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके फ़ॉन्ट बहुत छोटे न हों। आप चाहते हैं कि ईमेल लैपटॉप, फ़ोन और टैबलेट पर लाभ के लिए दिखाई दे। इतने सारे लोग अपने फोन पर अपने ईमेल की जांच कर रहे हैं, यह जरूरी है कि आप अपने ईमेल को उसी के अनुसार प्रारूपित करें।
ईमेल-लेखन सहायता
फीडबैक मांगने वाले ईमेल में शामिल करने के लिए चीजें
ईमेल में फीडबैक मांगने से बचने के लिए चीजें
प्रतिक्रिया के लिए पूछे जाने वाले एनोटेट ईमेल
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टिप्स
- फीडबैक के लिए लोगों को बदनाम न करें।
- स्थिति के लिए उचित ईमेल शिष्टाचार बनाए रखें।
- थोड़ी सी विनम्रता बहुत आगे बढ़ जाती है।
