सही ग्रीटिंग के साथ ईमेल शुरू करना मुश्किल हो सकता है। जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को पेशेवर ईमेल भेजते हैं या लिखते हैं जिसे आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो आपका सबसे अच्छा दांव आमतौर पर व्यक्ति को उनके अंतिम नाम से संबोधित करने से पहले "हाय" जैसा सरल, बहुमुखी अभिवादन चुनना होगा। यदि आप किसी मित्र, परिवार के सदस्य, या किसी अन्य व्यक्ति को लिख रहे हैं, जिसके साथ आपका अधिक आकस्मिक संबंध है, तो बस उन्हें उनके पहले नाम से संदर्भित करना ठीक है।
कदम
विधि 1: 4 में से एक उपयुक्त अभिवादन का चयन
चरण 1. अपना ईमेल एक दोस्ताना नोट पर शुरू करने के लिए "नमस्ते" कहें।
एक साधारण "नमस्ते" व्यक्ति के नाम के बाद अधिकांश ईमेल के लिए ठीक काम करेगा। यह अत्यधिक औपचारिक या आकस्मिक महसूस किए बिना आराम से और व्यक्तिगत है। और चूंकि यह बहुत छोटा और सीधा है, इसलिए यह आपके पाठक को विचलित नहीं करेगा या जगह से बाहर नहीं दिखेगा।
आप एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करते समय "नमस्ते" का भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे "सभी को नमस्कार।"
युक्ति:
चाहे आपका ईमेल किसी मित्र, पर्यवेक्षक या किसी अजनबी के लिए अभिप्रेत हो, "नमस्ते" एक बहुत ही व्यर्थ, सर्व-उद्देश्यीय अभिवादन करता है।
चरण 2. अधिक औपचारिक संदेशों के लिए "प्रिय" के साथ खोलें।
"प्रिय" एक बहुमुखी अभिवादन है - यह "हाय" से अधिक उचित है, लेकिन फिर भी इसमें एक गर्म, सुखद पुराने जमाने की अंगूठी है। यह करीबी प्रियजनों और उन लोगों के साथ पत्राचार आमंत्रित करने का एक सही तरीका है जिन्हें आप बहुत अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।
इस ग्रीटिंग का इस्तेमाल दोस्तों और परिवार के लिए भी किया जा सकता है।
चरण 1।
- शब्द "प्रिय" इसके साथ औचित्य और सम्मान का एक नोट भी है जो कम औपचारिक अभिवादन नहीं करता है।
- इस सलामी बल्लेबाज का एक नुकसान यह है कि इसे कुछ लोगों के लिए थोड़ा औपचारिक माना जा सकता है, खासकर व्यावसायिक सेटिंग में।
चरण २। यदि आप अपने प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो एक अनाम अभिवादन का उपयोग करें।
"अभिवादन" और "जिनके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है" दो सबसे आम, अप्रभावी अनाम अभिवादन हैं। वे उस समय के लिए एक सुरक्षित शर्त हैं जब आप सुनिश्चित नहीं हैं कि आपका संदेश कौन पढ़ रहा होगा।
- आप कुछ अस्पष्ट भी आज़मा सकते हैं, जैसे, "प्रिय महोदय या महोदया," हालांकि यह सबसे औपचारिक ईमेल को छोड़कर सभी में थोड़ा भरा हुआ लग सकता है।
- व्यक्तियों के बजाय व्यवसायों और संगठनों जैसे समूहों को लिखते समय अनाम अभिवादन का उपयोग अक्सर किया जाता है।
चरण ३. यदि आप बिंदु पर सही होना चाहते हैं तो व्यक्ति का नाम अपने आप में रखें।
यदि आप इस बात को लेकर असमंजस में हैं कि किस ग्रीटिंग का उपयोग करना है या आप अपने संदेश को केंद्र स्तर पर ले जाने देना चाहते हैं, तो अपने प्राप्तकर्ता का नाम बताना और उस पर छोड़ देना पूरी तरह से ठीक है। बस एक अल्पविराम जोड़ें, एक पंक्ति छोड़ें और कहें कि आप क्या कहना चाहते हैं।
- "एमएस। थॉम्पसन" "हाय सुश्री थॉम्पसन" की तुलना में अधिक या कम औपचारिक नहीं लगता है, और यह आपको सबसे उपयुक्त ग्रीटिंग चुनने के अनिर्णय को बायपास करने की अनुमति देता है।
- ग्रीटिंग के रूप में व्यक्ति के नाम का उपयोग करना अनुवर्ती पत्राचार में भी सहायक हो सकता है जब आप जरूरी नहीं कि हर बार एक नया ग्रीटिंग चुनना चाहते हों।
विधि 2 का 4: अपने प्राप्तकर्ता को संबोधित करना
चरण 1. व्यक्ति को उनके पहले नाम से बुलाएं यदि आप उन्हें अच्छी तरह से जानते हैं।
यह नियम बहुत सरल है: यदि आप किसी के साथ पहले नाम के आधार पर हैं, तो उनके पहले नाम का उपयोग करना ठीक है। अन्यथा, अभिमानी होने और संभावित रूप से उन्हें गलत तरीके से रगड़ने से बचने के लिए उनके अंतिम नाम से चिपके रहना एक अच्छा विचार है।
किसी जाने-माने परिचित को लिखते समय, आप या तो उनके नाम के साथ आगे बढ़ सकते हैं या परिचय के रूप में अधिक आकस्मिक अभिवादन संलग्न कर सकते हैं (यानी "हे जैकी")।
चेतावनी:
कभी भी किसी ऐसे व्यक्ति का उल्लेख न करें जिससे आप उनके दिए गए नाम से नहीं मिले हैं, जब तक कि वे आपको विशेष रूप से यह नहीं बताते कि ऐसा करना ठीक है। यह सिर्फ विनम्र नहीं है!
चरण 2. पेशेवर और अज्ञात संपर्कों को उनके अंतिम नाम से देखें।
एक उपयुक्त अभिवादन चुनें (याद रखें, "नमस्ते," "प्रिय," और "अभिवादन" सभी विभिन्न स्थितियों के लिए उपयोगी हैं), फिर व्यक्ति के परिवार के नाम पर विचार करें। आपके द्वारा भेजे जाने वाले अधिकांश ईमेल संभवतः आपके प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम से शुरू होंगे, खासकर यदि वे काम से संबंधित हों।
- यदि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं वह महिला है, तो उपसर्ग "सुश्री" के साथ जाएं। "श्रीमती" के बजाय जब तक आप इस तथ्य के बारे में नहीं जानते कि वह विवाहित है।
- अपने प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम का उपयोग करने का एक बिंदु बनाना पत्राचार के पालन के लिए एक विनम्र और सम्मानजनक स्वर स्थापित करता है।
चरण 3. एक से अधिक प्राप्तकर्ता का अभिवादन करते समय "सभी" जैसे शब्द का प्रयोग करें।
बड़े समूहों में कई अलग-अलग प्रकार के लोग हो सकते हैं, और आप उनके लिंग या परिचित के स्तर के बारे में कोई धारणा नहीं बनाना चाहते हैं। चूंकि "दोस्तों" और "देवियों और सज्जनों" जैसे शब्दों की व्याख्या लिंग-प्रतिबंधक के रूप में की जा सकती है, इसलिए उन्हें कुछ अधिक समावेशी के पक्ष में पारित किया जाता है।
- "लोगों" या "आप सभी" जैसे अत्यधिक आकस्मिक अभिवादन से भी बचना सुनिश्चित करें।
- गलत सामूहिक सर्वनाम को फेंकने से आपका कोई पाठक हाशिए पर या पूरी तरह से उपेक्षित महसूस कर सकता है।
चरण 4. व्यक्ति के शीर्षक या स्थिति का उल्लेख करें यदि यह आपके संदेश के लिए प्रासंगिक है।
सामान्य परिस्थितियों में, "मुख्य ग्राहक सेवा प्रतिनिधि अभिवादन" के साथ एक ईमेल शुरू करना अजीब लग सकता है। यदि व्यक्ति की स्थिति सीधे आपके लिखने के कारण से संबंधित है, हालांकि, यह एक प्रश्न, अनुरोध या शिकायत के लिए उन्हें प्रमुख बनाने का एक अच्छा तरीका हो सकता है।
- "श्रीमान" के बजाय "संचार के प्रत्यक्ष" को एक ईमेल को संबोधित करना। एवरेट" आपके प्राप्तकर्ता को यह बताएगा कि मामला उनके व्यक्तिगत कर्तव्यों के प्रदर्शन से संबंधित है।
- इसी तरह, किसी संगठन के नेता के संपर्क में आने पर, आप "प्रिय साल्ट लेक सिटी यूनियन ऑर्गनाइज़र" जैसे अभिवादन के साथ चीजों को समाप्त कर सकते हैं।
विधि ३ का ४: सामान्य अभिवादन गलतियों से बचना
चरण 1. हमेशा एक अभिवादन शामिल करना याद रखें।
ईमेल ग्रीटिंग लिखने का नंबर एक नियम यह सुनिश्चित करना है कि वहां एक है। एक ईमेल खोलना और बिना किसी परिचय या व्यक्तिगत आनंद के पाठ के एक ब्लॉक के साथ सामना करना पड़ सकता है, और आपके संचार के इरादे को समेटने के लिए कुछ शब्दों को टाइप करने में केवल कुछ सेकंड लगते हैं।
ग्रीटिंग के बिना एक ईमेल कई लोगों द्वारा अधूरा के रूप में देखा जाएगा। नतीजतन, यह आप पर या प्रभावी ढंग से संवाद करने की आपकी क्षमता पर खराब प्रभाव डाल सकता है।
युक्ति:
इस पर अधिक विचार न करें-यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि और क्या रखा जाए, तो एक साधारण "नमस्ते" का विकल्प चुनें और अपने शेष ईमेल को लिखने के लिए अपनी दिमागी शक्ति को चैनल करें।
चरण 2. "अरे" से बचें, जब तक कि आप उस व्यक्ति के करीब न हों जिसे आप लिख रहे हैं।
"अरे" उतना ही आकस्मिक है जितना इसे मिलता है। इस कारण से, यह आपके सबसे अच्छे दोस्त या समान रैंकिंग के सहकर्मी को ईमेल भेजने का एक स्वीकार्य तरीका है, लेकिन उच्च-अप या किसी ऐसे व्यक्ति को नहीं जिससे आप पहली बार संवाद कर रहे हैं।
- हालांकि वे हानिरहित लग सकते हैं, "अरे" जैसे अत्यधिक अनौपचारिक अभिवादन अनजाने में आपके प्राप्तकर्ता के लिए सम्मान की कमी का संकेत दे सकते हैं।
- पते के अन्य निर्धारित तरीके, जैसे "व्हाट्स अप" या "यो", ईमेल में कभी भी उपयोग नहीं किए जाने चाहिए। ये अभिवादन पाठ संदेश आदान-प्रदान के लिए बेहतर आरक्षित हैं।
चरण 3. "गुड आफ्टरनून" जैसे समय-विशिष्ट अभिवादन का उपयोग करते समय सावधान रहें।
आपके द्वारा लिखे जा रहे समय का संदर्भ देना आपके ईमेल को अधिक व्यक्तिगत अनुभव दे सकता है और आपको अपने प्राप्तकर्ता से बेहतर संबंध बनाने की अनुमति देता है। हालाँकि, आपको ऐसा केवल तभी करना चाहिए जब आप सुनिश्चित हों कि वे एक ही समय क्षेत्र में हैं। यदि आप नहीं हैं, तो आप अंत में अनजान या असंगत दिख सकते हैं।
- दुनिया के दूसरी तरफ रहने वाले किसी व्यक्ति को "गुड मॉर्निंग" कहना भ्रम पैदा कर सकता है, खासकर अगर आपके ईमेल में समय-संवेदी जानकारी है।
- यदि आपने इनमें से किसी एक अभिवादन का उपयोग करने के लिए अपना दिल लगा दिया है, तो यह देखने के लिए एक पल के लिए दुख नहीं होगा कि यह उस स्थान पर है जहां आपका प्राप्तकर्ता आपका संदेश पढ़ रहा होगा।
चरण 4. अपने विराम चिह्नों को सरल और उपयुक्त रखें।
किसी भी ग्रीटिंग को प्रारूपित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आप अपनी पसंद का अभिवादन और आप प्राप्तकर्ता का नाम टाइप करें, फिर ईमेल के मुख्य भाग में उनकी आँखों के संक्रमण में मदद करने के लिए अल्पविराम डालें। आप सोच सकते हैं कि विस्मयादिबोधक अधिक अभिव्यंजक है, लेकिन एक मौका है कि इसे किशोर या गैर-पेशेवर के रूप में पढ़ा जा सकता है।
- कुछ मामलों में, आप क्रमशः अधिक औपचारिक या आकस्मिक प्रभाव के लिए अपने अभिवादन को कोलन या डैश के साथ समाप्त कर सकते हैं।
- बहुत अधिक उत्साह व्यक्त करना उस व्यक्ति को भी परेशान कर सकता है जिसे आप लिख रहे हैं यदि वे आपके उत्साह को साझा नहीं करते हैं।
चरण 5. सुनिश्चित करें कि आपने अपने प्राप्तकर्ता के नाम की सही वर्तनी की है।
"भेजें" हिट करने से पहले व्यक्ति के नाम की वर्तनी की दोबारा जांच करें क्योंकि यह पिछले ईमेल या मूल दस्तावेज़ पर दिखाई देता है। एक निर्दोष गलत वर्तनी शब्द का अंत नहीं है, लेकिन एक ही त्रुटि को एक से अधिक बार करना यह कहता है कि आप इसे ठीक करने के लिए पर्याप्त परवाह नहीं करते हैं।
- यदि आप किसी विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण या असामान्य नाम का सामना करते हैं, तो देखें कि क्या आप इसे किसी बाहरी स्रोत से सीधे अपने ईमेल में कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।
- आप अपने पाठक के नाम को गलत तरीके से गलत तरीके से लिखने से अपने पाठक को अलग-थलग करने का जोखिम उठाते हैं।
विधि ४ का ४: अपने ईमेल की प्रारंभिक पंक्ति को तैयार करना
चरण 1. तुरंत अपने ईमेल का उद्देश्य बताएं।
अपने प्राप्तकर्ता को यह बताने के लिए अपने पहले वाक्य का प्रयोग करें कि आप वास्तव में क्यों लिख रहे हैं। इस तरह, उन्हें फांसी पर नहीं छोड़ा जाएगा। यह आमतौर पर उतना ही सरल है जितना कि आप अपने संदेश के मुख्य भाग में एक केंद्रीय विचार में चर्चा कर रहे हैं और इसे एक संक्षिप्त परिचय में बदल रहे हैं।
- आपके ईमेल के लिए एक ठोस शुरुआत हो सकती है, "मैं पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं …" या, "मैं आपकी राय प्राप्त करना चाहता था …"
- अपने प्राप्तकर्ता को लंबी-चौड़ी प्रस्तावना या अनावश्यक जानकारी से बोर न करें। झाड़ी के चारों ओर मारने की कोई जरूरत नहीं है-बस इसमें कूदो।
चरण 2. यदि आप कोई प्रतिक्रिया लिख रहे हैं तो अपने प्राप्तकर्ता को धन्यवाद दें।
जब आप किसी को उनके द्वारा भेजे गए संदेश के बारे में वापस मिल रहे हैं, तो धन्यवाद कहने के लिए कुछ समय निकालने की प्रथा है। किसी चीज़ के लिए धन्यवाद देना बहुत संतुष्टिदायक हो सकता है, और कृतज्ञता की एक छोटी सी अभिव्यक्ति आपको यह सुनिश्चित करने में मदद करेगी कि आपका पत्राचार दाहिने पैर से शुरू हो रहा है।
- अपना पहला वाक्य लिखते समय, मूल ईमेल के उद्देश्य को स्वीकार या सारांशित करना सुनिश्चित करें, जैसे "आपके हाल के अनुभव के बारे में Acme Corporation से संपर्क करने के लिए धन्यवाद", या, "इतनी जल्दी उत्तर देने के लिए धन्यवाद।"
- यदि आपका पत्राचार व्यवसाय से संबंधित नहीं है, तो आप कुछ इस तरह से खोल सकते हैं, “पहुंचने के लिए धन्यवाद। हमें बात करते हुए बहुत समय हो गया है!"
चरण 3. अधिक व्यक्तिगत नोट के साथ करीबी संपर्कों का अभिवादन करें।
यदि आप अपने प्राप्तकर्ता को उचित रूप से अच्छी तरह से जानते हैं, तो आप उन पर चेक इन करके या उनके जीवन के बारे में अपडेट मांगकर अधिक भावुक दृष्टिकोण अपनाना चुन सकते हैं। व्यक्तिगत अभिवादन में एक अंतरंग अनुभव होता है और एक दोस्ताना, हार्दिक गतिशील स्थापित करने का काम करता है।
- आप एक लीड लाइन का उपयोग कर सकते हैं, जैसे "नए बच्चे को बधाई!" या "मैं अभी ब्रुकलिन में था और इसने बहुत सारी अच्छी यादें वापस लाईं" एक रिश्तेदार या छोटे कार्यालय के साथी को याद दिलाने के लिए कि वे आपके विचारों में हैं।
- सुनिश्चित करें कि आप जो भी व्यक्तिगत टिप्पणियां या प्रश्न शामिल करते हैं, वे आपके प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध को देखते हुए उपयुक्त हैं। पूछते हुए, "आप अपने नए अपार्टमेंट को कैसे पसंद कर रहे हैं?" किसी ऐसे व्यक्ति से बाहर निकल सकते हैं जिससे आप केवल एक या दो बार मिले हैं।
चरण 4. ध्यान खींचने वाले आइसब्रेकर के रूप में थोड़ा हास्य में काम करें।
जबकि पेशेवर दुनिया में हास्य को अक्सर हतोत्साहित किया जाता है, यह विवेकपूर्ण तरीके से उपयोग किए जाने पर व्यावहारिक दिन-प्रतिदिन के संचार की दयनीय प्रकृति से स्वागत योग्य राहत प्रदान कर सकता है। अधिकांश लोगों को सूखे, टू-द-पॉइंट ईमेल को स्किम करने के लिए उपयोग किया जाता है, इसलिए मजाकिया अभिवादन आपके पाठक को जोड़ने और उन्हें अधिक व्यस्त बनाने का प्रभाव डाल सकता है।
"यदि आप चीजों को थोड़ा हल्का करना चाहते हैं, तो एक प्रारंभिक पंक्ति का प्रयास करें, जैसे "क्या अभी शुक्रवार है?" या, "मुझे पता है कि आप सुबह सबसे पहले मुझसे सुनना कितना पसंद करते हैं।"
चेतावनी:
बेरंग पेशेवर ईमेल को जीवंत बनाने के लिए एक त्वरित-समझदार चुटकी या मूर्खतापूर्ण वर्डप्ले उपयोगी हो सकता है, लेकिन केवल तभी जब स्थिति इसकी मांग करे।
टिप्स
- संक्षिप्त होने के बावजूद, ग्रीटिंग एक व्यावसायिक ईमेल के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक है। यह अनिवार्य रूप से आपके प्राप्तकर्ता को आपके और पेशेवर व्यवहार की पहली छाप देता है।
- अधिकांश लोगों के दिए गए या पसंदीदा नाम उनके प्रेषक की जानकारी, या उनके ईमेल पते में ही मिल सकते हैं।
- यदि आप अपने प्रारंभिक ईमेल के बाद किसी अज्ञात प्राप्तकर्ता का नाम सीखते हैं, तो परिवर्तन को स्वीकार करने और अधिक व्यक्तिगत राग पर प्रहार करने के लिए इसे बाद के संदेशों में शामिल करना सुनिश्चित करें।
