अधिकांश लोगों ने अनगिनत ईमेल लिखे हैं और सोचा है कि उन्हें प्रतिक्रिया के लिए लंबा इंतजार क्यों करना पड़ता है। एक ईमेल देना तात्कालिकता की भावना सरल है, लेकिन आपको अपने शब्दों को सावधानी से चुनने की आवश्यकता है। पाठक को तुरंत कार्रवाई करने का आह्वान करते हुए समय के प्रति संवेदनशील शब्दों पर भरोसा करें। जब तक आप अपने ईमेल को संक्षिप्त और स्वर में सुसंगत रखते हैं, तब तक आप किसी भी ईमेल को तत्काल ध्वनि बना सकते हैं।
कदम
3 का भाग 1: विषय पंक्ति बनाना
चरण 1. अपनी विषय पंक्ति में प्राप्तकर्ता को देखें।
यदि आप दूसरे व्यक्ति को सीधे संबोधित करते हैं, तो आपका ईमेल अधिक विशिष्ट होता है। आप व्यक्ति के नाम का उल्लेख करके या "आप" और "आपका" शब्दों का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। ये शब्द प्रत्यक्ष, संवादी हैं, और प्राप्तकर्ता को ईमेल खोलने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।
- उदाहरण के लिए, विषय पंक्ति की शुरुआत "हे बिल!" जैसे वाक्यांश से करें। या "क्या आपने अभी तक फोन किया?"
- यदि आप व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं, तो आप प्राप्तकर्ता के स्थान जैसे व्यक्तिगत विवरण का संदर्भ दे सकते हैं। उदाहरण के लिए, "आपके शहर के सर्वश्रेष्ठ रेस्तरां" कहें।
चरण 2. विषय पंक्ति में अत्यावश्यक भाषा का प्रयोग करें।
जितनी जल्दी हो सके तात्कालिकता को रिले करना महत्वपूर्ण है। कॉल टू एक्शन या कमी के संदर्भ को शामिल करके पाठक को ईमेल पर क्लिक करने के लिए प्रोत्साहित करें। इन युक्तियों से पता चलता है कि पाठक को ईमेल से लाभ उठाने के लिए तुरंत कार्य करने की आवश्यकता है।
- उदाहरण के लिए, "जल्दी करें!" जैसे शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें। या "24 घंटे शेष" पाठक को अभी कार्य करने के लिए बुलाने के लिए।
- संकेत दें कि कुछ सीमित है, जैसे कि "यह आइटम अलमारियों से उड़ रहा है" कहकर।
चरण 3. संकेत दें कि ईमेल के अंदर क्या है।
ईमेल के अंदर पाठक को क्या उम्मीद करनी चाहिए, इसकी स्पष्ट तस्वीर के साथ तत्काल शब्द का पालन करें। पाठक को कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए, यह सुझाव देने के लिए क्रिया-उन्मुख शब्दों का प्रयोग करें। सुनिश्चित करें कि आप विषय पंक्ति को स्पष्ट और संक्षिप्त रखते हैं ताकि शीर्षक भ्रमित न हो।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, “जल्दी करो! यह एक बिक्री है।"
- आप ईमेल को नंबरों के माध्यम से भी समझा सकते हैं। उदाहरण के लिए, "अपने बिजली के बिल को कम करने के 5 तरीके" कहें।
चरण 4। पाठक से आकर्षक होने के वैकल्पिक तरीके के लिए एक प्रश्न पूछें।
आपके ईमेल के अंदर क्या है, इस पर इशारा करने का एक प्रश्न एक शानदार तरीका हो सकता है। प्रश्न पाठक के लिए प्रासंगिक होना चाहिए। इसे एक जरूरी घटना या एक विषय का संदर्भ देना चाहिए जिसे पाठक को जानना चाहिए, जिससे उन्हें तुरंत ईमेल पढ़ने के लिए प्रोत्साहित किया जा सके।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, "आखिरी मौका - क्या आपने अभी तक अपने टिकट का ऑर्डर दिया है?"
- एक और उदाहरण है, "आज आप अधिक उत्पादक कैसे हो सकते हैं?"
3 का भाग 2: ईमेल के टेक्स्ट की संरचना करना
चरण 1. एक प्रासंगिक समस्या के समाधान के साथ नेतृत्व करें।
पाठ में स्पष्ट करें कि आप ईमेल क्यों भेज रहे हैं। पाठक को दिखाएं कि इस ईमेल को क्या जरूरी बनाता है और उन्हें जल्द से जल्द इसका जवाब क्यों देना चाहिए। यह सुझाव देने के लिए जितना संभव हो उतना विशिष्ट रहें कि दूसरे व्यक्ति को आपका ईमेल पढ़ने से क्या मिलता है।
- उदाहरण के लिए, आप कुछ ऐसा कह सकते हैं, “घिसे-पिटे जूतों पर घूमते-फिरते थक गए हैं? हमारी बिक्री में ब्रांड-नाम के जूते रॉक-बॉटम कीमतों पर हैं।”
- आप लिख सकते हैं, "समय सीमा के तहत आने के लिए क्लाइंट को आज ही कॉल करें।"
चरण 2. संक्षिप्त वाक्यों में ईमेल के उद्देश्य का वर्णन करें।
जरूरी ईमेल को लंबा और भ्रमित करने वाला बनाने से बचें। अपने आप को कुछ छोटे वाक्यों या अनुच्छेदों तक सीमित रखें। अपने संदेश को इस तरह से प्रसारित करें जो समझने में आसान हो और व्याकरणिक रूप से सही हो।
- अपने संदेश को बहुत लंबा बनाने से बचने के लिए, उन सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं की सूची बनाने का प्रयास करें जिन्हें आपको बनाने की आवश्यकता है।
- कई व्यवसायों में ईमेल में एक छवि शामिल होती है। एक बिक्री विज्ञापन ईमेल के उद्देश्य को कुशलता से समझाता है।
चरण 3. एक सौम्य और गैर-टकराव वाले स्वर का प्रयोग करें।
अत्यावश्यक ध्वनि करने की कोशिश करके, आप धक्का-मुक्की या डराने-धमकाने के रूप में सामने आ सकते हैं। यह माँग करने से बचें कि पाठक ध्यान देता है और प्रतिक्रिया देता है, क्योंकि यह अधिक बार उल्टा पड़ता है। इसके बजाय, समय से संबंधित शब्दों को उन कार्यों के सुझावों के साथ जोड़ें जिन्हें पाठक को लेना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, कहें, "विमान में 5 धब्बे बचे हैं। कृपया अपनी सीट आरक्षित करने के लिए आज ही कॉल करें।"
- डराने-धमकाने से बचने के लिए थोड़ा अप्रत्यक्ष रहें। उदाहरण के लिए, कहें, "पहचान की चोरी हर साल 5% बढ़ जाती है, जिससे आपकी व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा करना पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है।"
चरण 4. अंत में कॉल टू एक्शन शामिल करें।
अपने ईमेल के अंतिम वाक्य का उपयोग पाठक को उस कार्रवाई के लिए मार्गदर्शन करने के लिए करें जो आप उन्हें करना चाहते हैं। यह विशिष्ट होना चाहिए, इसलिए आपके ईमेल का जवाब देने के लिए आवश्यक कोई भी जानकारी शामिल करें। यह प्रेस करने के लिए एक बटन, एक वेबसाइट लिंक, या एक फ़ोन नंबर हो सकता है।
- उदाहरण के लिए, यदि आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति कॉल करे, तो कहें, "कृपया मुझे आज ही कॉल करें" और अपने फ़ोन नंबर के साथ फ़ॉलो अप करें।
- सटीक वेबसाइट लिंक प्रदान करें। यदि आप चाहते हैं कि कोई व्यक्ति किसी विशिष्ट उत्पाद को देखे, तो उत्पाद पृष्ठ पर लिंक पोस्ट करें, न कि संपूर्ण वेबसाइट पर।
- यदि आप किसी को किसी भौतिक स्थान पर निर्देशित करना चाहते हैं, तो यह दिशा-निर्देश, मानचित्र और अन्य संदर्भ प्रदान करने में मदद करता है।
3 का भाग 3: ईमेल को परिष्कृत करना
चरण 1. एक ऐसे ईमेल पते का उपयोग करें जिसे पहचानना आसान हो।
बहुत से लोग पहले ईमेल पता देखते हैं, और यदि यह पहचानने योग्य नहीं है, तो वे ईमेल को छोड़ सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आपका ईमेल पता बताता है कि दूसरा व्यक्ति ईमेल में क्या देखने की उम्मीद कर सकता है। अपने ईमेल को अधिक दृश्यमान बनाने के लिए अपने ईमेल पते को वैयक्तिकृत करें।
- उदाहरण के लिए, अपने नाम का प्रयोग करें। ईमेल कुछ इस तरह दिखना चाहिए, "जॉन स्मिथ, विकीहाउ" या "[email protected]।"
- यादृच्छिक संख्याओं और प्रतीकों का उपयोग करने से बचें, क्योंकि यह पेशेवर नहीं है और आपके ईमेल को स्पैम जैसा दिखता है।
चरण 2. ईमेल की प्रतिक्रिया के लिए एक समय सीमा बनाएं।
अत्यावश्यक ध्वनि के लिए, इस धारणा को छोड़ दें कि पाठक को अभी कार्य करने की आवश्यकता है। यहां तक कि अगर आपके पास कोई विशिष्ट समय सीमा नहीं है, तो दिखावा करें कि एक है। सुनिश्चित करें कि आप इस समय सीमा को ईमेल में जितनी बार संभव हो संदर्भित करते हैं।
- उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "यह सौदा कल समाप्त होगा।"
- यदि आपके पास कोई विशिष्ट समय सीमा नहीं है, तो "कृपया मंगलवार तक जवाब दें" या "यदि आप शाम 5:00 बजे तक जवाब देते हैं तो मैं इसकी सराहना करता हूं।"
चरण 3. यह सुनिश्चित करने के लिए ईमेल को फिर से पढ़ें कि इसका एक सुसंगत उद्देश्य है।
ईमेल में दी गई सभी जानकारी इसे भेजने के आपके उद्देश्य से संबंधित होनी चाहिए। इस उद्देश्य को विषय पंक्ति और पूरे पाठ में जोर देने की आवश्यकता है। प्रत्येक विवरण को उस उद्देश्य की ओर ले जाने की आवश्यकता होती है, पाठक को यह बताते हुए कि उस पर कार्य करने के लिए उन्हें क्या जानने की आवश्यकता है। किसी भी विवरण को संपादित करें जो फिट न हो, क्योंकि वे तत्काल स्वर से अलग हो जाते हैं।
- यदि आप कोई उत्पाद बेच रहे हैं, तो आप उत्पाद की विशेषताओं और सबसे बड़े लाभों को शामिल करेंगे। लंबी कहानियां या छोटे विवरण विचलित करने वाले हो सकते हैं।
- उदाहरण के लिए, यदि आप किसी ग्राहक से संपर्क कर रहे हैं, तो आप उन्हें बताना चाहेंगे, "मेरी नई वेबसाइट पर खरीदारी करने पर 20% की बचत करें।"
- इस बारे में सोचें कि व्यक्ति को क्या जानना चाहिए। यदि आप पहले ही किसी से संपर्क कर चुके हैं, तो आपको पहले कही गई बातों को दोहराने की आवश्यकता नहीं है।
चरण 4. बड़े अक्षरों या आशुलिपि में टाइप करने से बचें।
अच्छी टाइपिंग तकनीक और व्याकरण की समझ आपके ईमेल को समझने में बहुत आसान बनाती है। बहुत सारे विस्मयादिबोधक चिह्न या अनावश्यक बड़े अक्षरों का उपयोग करने से बचें। उचित भाषा का प्रयोग करें और सम्मानजनक बनें।
- "यू," "उर," "प्लज़," और इमोजी जैसे शॉर्टहैंड शब्दों से बचें।
- बहुत सारे विस्मयादिबोधक चिह्न, बड़े अक्षर या संख्याएं भी स्पैम फ़िल्टर को ट्रिगर कर सकती हैं, जिसका अर्थ है कि आपका ईमेल बिल्कुल भी नहीं देखा जा सकता है।
टिप्स
- अपने ईमेल को विषय पंक्ति से अंतिम वाक्य तक सुसंगत और कार्रवाई योग्य रखें।
- सुनिश्चित करें कि ईमेल उस पर केंद्रित है जिसे आप व्यक्त करना चाहते हैं। आपके संदेश के विरुद्ध जाने वाली किसी भी चीज़ को हटा दें।
- ईमेल भेजने से पहले उसे हमेशा दोबारा पढ़ें और संपादित करें। आपको अक्सर ऐसे स्पॉट मिलेंगे जिन्हें अधिक संक्षिप्त और जरूरी होने की आवश्यकता है।
