एक्सेस एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजर है जो आपको एक या एक से अधिक एक्सेल डेटाबेस को अपने सिस्टम में आयात करने की अनुमति देता है ताकि आप उनके बीच या उनके बीच के सामान्य क्षेत्रों का मिलान कर सकें। चूंकि एक एकल एक्सेस फ़ाइल में एकाधिक एक्सेल स्प्रेडशीट हो सकती हैं, इसलिए प्रोग्राम बड़ी मात्रा में जानकारी एकत्र करने या विश्लेषण करने का भी एक शानदार तरीका है। सबसे पहले, हालांकि, आपको एक्सेल स्प्रेडशीट को एक्सेस में आयात करने की आवश्यकता है। इसके लिए केवल कुछ महत्वपूर्ण चरणों की आवश्यकता है।
कदम
3 का भाग 1: एक्सेल को एक्सेस में आयात करने की तैयारी
चरण 1. अपने कंप्यूटर पर दोनों प्रोग्राम खोलें।
आपको एक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस पैकेज खरीदना और डाउनलोड करना होगा जिसमें एक्सेल और एक्सेस दोनों शामिल हों। आप इसे Microsoft साइट के माध्यम से ऑनलाइन कर सकते हैं।
- एक बार प्रोग्राम डाउनलोड हो जाने के बाद, विंडोज़ में "स्टार्ट" पर क्लिक करें और "ऑल प्रोग्राम्स" चुनें।
- "माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस" पर क्लिक करें और फिर ड्रॉप-डाउन मेनू से "एक्सेस" (या "एक्सेल") चुनें। हो सकता है कि आपके पास पहले से एक एक्सेल स्प्रैडशीट बनाई गई हो जिसे किसी और ने आपको भेजा हो या जिसे आपने कहीं और से डाउनलोड किया हो। आपके कंप्यूटर पर Office होने से आप इसे खोल सकते हैं।
चरण 2. एक्सेस में आयात करने से पहले अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को साफ करें।
यदि आप एक्सेल स्प्रेडशीट को एक्सेस में आयात करने से पहले कुछ सरल कदम उठाते हैं तो यह आसान हो जाएगा। कुंजी यह है कि आपका डेटा आयातित स्प्रैडशीट के बीच संगत होना चाहिए।
- यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि एक्सेल स्प्रेडशीट की पहली पंक्ति में आपके कॉलम हेडर (या फ़ील्ड नाम) हैं, और ये बहुत स्पष्ट और समझने में आसान हैं। उदाहरण के लिए, लोगों के उपनाम वाले कॉलम के लिए, आप कॉलम हेडर/फ़ील्ड नाम को "अंतिम नाम" कह सकते हैं। स्पष्ट और सटीक रहें क्योंकि जब आप एक एक्सेल शीट में कॉलम हेडर को दूसरे के साथ मिलाने की कोशिश करेंगे तो यह आसान हो जाएगा।
- एक्सेस आपको सामान्य फ़ील्ड को दो या कई स्प्रेडशीट के बीच लिंक करने की अनुमति देता है। मान लें कि आपके पास एक एक्सेल शीट है जिसमें पेरोल जानकारी है। इसमें लोगों के पहले और अंतिम नाम, पते और वेतन शामिल हैं। आइए तर्क के लिए कहें कि आप उस शीट को दूसरी एक्सेल शीट तक पहुंच के भीतर मिलान करना चाहते हैं जिसमें अभियान वित्त योगदान के बारे में जानकारी शामिल है। इस दूसरी शीट में लोगों के नाम, पते और दान शामिल हैं। एक्सेस आपको अलग-अलग कॉलम हेडर को एक दूसरे से मिलाने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, दोनों डेटाबेस में एक ही नाम के कौन से लोग दिखाई देते हैं, यह देखने के लिए आप नाम शीर्षलेख लिंक कर सकते हैं।
- यह सुनिश्चित करने के लिए एक्सेल शीट्स को स्कैन करें कि प्रत्येक प्रकार के डेटा को उसी तरह से संभाला जाता है, और इसे एक्सेस में आयात करने से पहले साफ करें। यह वही होना चाहिए जिसे एक्सेस "रिलेशनल" कहता है। उदाहरण के लिए, यदि पेरोल के लिए काल्पनिक स्प्रेडशीट में एक कॉलम में पहला नाम, अंतिम नाम और मध्य नाम शामिल है, लेकिन दूसरी स्प्रेडशीट में अलग-अलग कॉलम में केवल पहला नाम और अंतिम नाम है, तो एक्सेस इसे बिना किसी मिलान के पंजीकृत करेगा। मेल खाने वाले कॉलम हेडर/फ़ील्ड होने चाहिए।
चरण 3. एक्सेल में एक कॉलम के भीतर जानकारी विभाजित करें।
इस समस्या से निपटने के लिए, आप एक्सेल के भीतर एक कॉलम में जानकारी को विभाजित करना चाह सकते हैं, ताकि यह गलती से एक्सेस में "नो मैच" के रूप में पंजीकृत न हो।
- उदाहरण के तौर पर, आप पहले नाम को अपने कॉलम में, मध्य नाम को अपने कॉलम में और अंतिम नाम को अपने कॉलम में विभाजित करना चाह सकते हैं। यदि यह दूसरी स्प्रैडशीट में पहले से ही उसी तरह किया गया है, जब आप एक्सेस में अंतिम नाम के साथ अंतिम नाम लिंक करते हैं, तो नाम समान होने पर मिलान उत्पन्न करना चाहिए।
- एक्सेल में एक कॉलम को विभाजित करने के लिए, उस कॉलम को हाइलाइट करें जिसमें वह जानकारी है जिसे आप उसमें विभाजित करना चाहते हैं। एक्सेल प्रोग्राम में टूलबार में "डेटा" पर क्लिक करें। "टेक्स्ट टू कॉलम" पर क्लिक करें। आम तौर पर, आप "सीमांकित" विकल्प चुनेंगे। अगला पर क्लिक करें।
चरण 4. मर्ज किए गए स्तंभों को विभाजित करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग जारी रखें।
अब आप मर्ज की गई जानकारी को एक कॉलम में कई कॉलम में विभाजित करने की प्रक्रिया को पूरा करने के लिए तैयार हैं।
- चुनें कि कॉलम में डेटा "सीमांकित" कैसे है। इसका मतलब यह है कि कॉलम में प्रत्येक जानकारी को किसी चीज़ से अलग किया जाता है। सबसे आम विकल्पों में एक स्थान, अल्पविराम या अर्ध-बृहदान्त्र शामिल हैं। अक्सर जानकारी को केवल एक स्थान से अलग किया जाता है। जैसा कि निम्नलिखित उदाहरण में है: मान लें कि "जॉन ए डो" नाम एक कॉलम में दिखाई देता है। पहला नाम जॉन को मध्य प्रारंभिक ए से एक स्थान से अलग किया गया है। अंतिम नाम डो को मध्य प्रारंभिक ए से एक स्थान से अलग किया गया है। इसलिए सीमांकित विजार्ड में स्थान चुनें।
- अगला पर क्लिक करें। समाप्त क्लिक करें। कार्यक्रम को जॉन, ए, और डो को तीन कॉलम में विभाजित करना चाहिए। फिर आप नए कॉलम को नए हेडर नाम दे सकते हैं ताकि उनमें रखी गई जानकारी (अंतिम नाम, प्रथम नाम, आदि) को इंगित किया जा सके। ऐसा करने से पहले आप जिस डेटा को विभाजित कर रहे हैं उसके दाईं ओर कई खाली कॉलम बनाना एक अच्छा विचार है क्योंकि यह डेटा को नए रिक्त कॉलम में धकेल देगा (उन कॉलम के बजाय जिनमें पहले से जानकारी है)।
भाग 2 का 3: एक्सेल को एक्सेस में आयात करना
चरण 1. अपने कंप्यूटर पर एक्सेस प्रोग्राम खोलें।
स्टार्ट मेन्यू में जाएं, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस चुनें और माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस पर क्लिक करें। एक्सेल शीट को इसमें आयात करने के लिए आपको एक नया रिक्त एक्सेस डेटाबेस खोलना होगा।
- एक्सेस प्रोग्राम के भीतर एक नया डेटाबेस बनाने के लिए "रिक्त डेस्कटॉप डेटाबेस" चुनें।
- आप चाहें तो इसे नया नाम दें। "बनाएं" पर क्लिक करें।
चरण 2. एक एक्सेल स्प्रेडशीट को एक्सेस में आयात करें।
अगला कदम एक्सेल स्प्रेडशीट (या एक से अधिक) को एक्सेस डेटाबेस में खींचना है।
- एक बार जब आप एक्सेस डेटाबेस मैनेजर के भीतर हों तो टूलबार में "बाहरी डेटा" पर क्लिक करें। "एक्सेल" चुनें। एक्सेस के कुछ संस्करणों में, आपको यह फ़ंक्शन टूलबार में "फ़ाइल" और "बाहरी डेटा प्राप्त करें" पर क्लिक करके मिलेगा।
- जहां यह कहता है "फ़ाइल का नाम," "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें। यह आपको अपने कंप्यूटर पर अपनी एक्सेल शीट खोजने की अनुमति देगा।
- "वर्तमान डेटाबेस में एक नई तालिका में स्रोत डेटा आयात करें" कहने वाले बॉक्स को चेक करें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से जांचा जाएगा।
- जब आपको वह एक्सेल स्प्रेडशीट मिल जाए जिसे आप अपने कंप्यूटर पर आयात करना चाहते हैं, तो उस पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें।" यह आपको एक्सेल को एक्सेस में आयात करने के लिए विज़ार्ड में ले जाएगा।
3 का भाग 3: आयात प्रक्रिया को पूरा करने के लिए विज़ार्ड का उपयोग करना
चरण 1। एक्सेस के भीतर दिखाई देने वाले विज़ार्ड के चरणों के माध्यम से जाएं।
अपनी स्प्रैडशीट आयात करने की प्रक्रिया को पूरा करने के लिए, आपको विज़ार्ड के चरणों को पूरा करना होगा।
- Excel स्प्रेडशीट में वह कार्यपत्रक चुनें जिसे आप आयात करना चाहते हैं। कभी-कभी, यह आसान होता है क्योंकि एक्सेल स्प्रेडशीट सिर्फ एक शीट होती है। हालांकि, कभी-कभी लोग एक एक्सेल स्प्रैडशीट के भीतर कई पेज बनाते हैं, जिसे आप स्प्रैडशीट के नीचे स्थित टैब पर क्लिक करके देख सकते हैं। यदि ऐसा है, तो आपको एक्सेस विज़ार्ड को बताना होगा कि आप कौन सी स्प्रेडशीट चुन रहे हैं। अगला पर क्लिक करें।
- अगले पेज में एक बॉक्स होता है जिसमें पूछा जाता है कि एक्सेल शीट की पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग हैं या नहीं। इसका अर्थ है एक स्प्रेडशीट में पंक्ति जो प्रत्येक कॉलम (जैसे अंतिम नाम, पता, वेतन, आदि) में डेटा की पहचान करती है। यह एक अच्छा विचार है यदि आपने यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी एक्सेल शीट को पहले साफ कर लिया है कि पहली पंक्ति में स्पष्ट रूप से कॉलम शीर्षकों को परिभाषित किया गया है। फिर, बस हाँ जांचें कि पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग हैं। यह सबसे सरल उपाय है। अगला पर क्लिक करें।
- यदि आपकी पहली पंक्ति में कॉलम हेडिंग नहीं है, तो अगला पेज आपसे पूछता है कि क्या आप एक्सेस में "फ़ील्ड" कहलाने वाले नाम का नाम बदलना चाहते हैं (ये कॉलम हेडिंग हैं)। यदि आपने आयात (अनुशंसित) से पहले प्रत्येक फ़ील्ड को कुछ स्पष्ट और पहचानने में आसान नाम नहीं दिया है, तो आप इसे यहां कर सकते हैं।
चरण 2. आयात प्रक्रिया समाप्त करें।
आयात प्रक्रिया में कुछ ही चरण शेष हैं। विज़ार्ड में अगला पृष्ठ पूछेगा कि क्या आप प्राथमिक कुंजी की पहचान करना चाहते हैं।
- आपको ऐसा करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन आप कर सकते हैं। एक प्राथमिक कुंजी का अर्थ है कि कंप्यूटर प्रोग्राम सूचना की प्रत्येक पंक्ति को एक अद्वितीय संख्या प्रदान करेगा। यह बाद में डेटा को सॉर्ट करते समय मददगार हो सकता है। अगला पर क्लिक करें।
- विज़ार्ड में अंतिम स्क्रीन में एक डिफ़ॉल्ट नाम प्रदान करने वाला स्थान होता है। आप अपने द्वारा आयात की जा रही एक्सेल शीट का नाम बदल सकते हैं (जब आप इसे आयात करना समाप्त कर लेंगे तो यह पृष्ठ के बाईं ओर एक्सेस में "टेबल" बन जाएगी)।
- "आयात" पर क्लिक करें। "बंद करें" पर क्लिक करें। आप स्क्रीन के बाईं ओर अपनी तालिका देखेंगे। इसे अब एक्सेस के भीतर आयात किया जाता है।
- यदि आप एक से अधिक डेटा सेट को लिंक करना चाहते हैं, तो इस प्रक्रिया को किसी अन्य या एकाधिक एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ दोहराएं। अब, आप एक्सेस के भीतर शीट में डेटा का मिलान करने के लिए तैयार हैं।
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चेतावनी
- यदि एक्सेल फ़ाइल एक्सेस के अलावा कार्यालय के किसी भिन्न संस्करण से है, तो आपको फ़ाइलों को सुचारू रूप से आयात करने में समस्या हो सकती है।
- इसे पर्याप्त रूप से रेखांकित नहीं किया जा सकता: आयात करने से पहले आपको अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट को साफ करना होगा। आंशिक रूप से इसका अर्थ है समस्याओं के लिए आपके पास मौजूद डेटा का विश्लेषण करना।
- अपनी मूल स्प्रैडशीट की एक प्रति हमेशा अपने पास रखें, ताकि यदि आप उनमें गड़बड़ी करते हैं, तो आप प्रक्रिया को दोहरा सकते हैं।
- आप एक्सेस में 255 से अधिक फ़ील्ड आयात नहीं कर सकते हैं।
