माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2007 में आर्काइविंग और ऑटोआर्काइव ऐसी विशेषताएं हैं जो आपको पुराने आइटम को निर्धारित अंतराल पर एक संग्रह स्थान पर ले जाने की अनुमति देती हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक 2007 स्वचालित रूप से हर 14 दिनों में आइटम संग्रहीत करता है, लेकिन आप या तो अपने दम पर आइटम को मैन्युअल रूप से संग्रहित करना चुन सकते हैं, या अपने द्वारा निर्दिष्ट शेड्यूल पर आइटम संग्रहीत करने के लिए ऑटोआर्काइव को अनुकूलित कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 2: मैन्युअल रूप से फ़ाइलें संग्रहीत करना
चरण 1. अपने आउटलुक 2007 सत्र के शीर्ष पर "फाइल" पर क्लिक करें और "आर्काइव" चुनें।
” इससे आर्काइव डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा।
चरण 2. "इस फ़ोल्डर और सभी सबफ़ोल्डरों को संग्रहीत करें" के बगल में स्थित रेडियो बटन का चयन करें।
”
चरण 3. “इससे पुराने आइटम संग्रहीत करें” के बगल में स्थित ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें और अपनी पसंद की तिथि चुनें।
चयनित तिथि से पुराने सभी आइटम संग्रहीत किए जाएंगे।
चरण 4। "ब्राउज़ करें" पर क्लिक करें, फिर चुनें कि आप अपने कंप्यूटर पर संग्रह फ़ोल्डर कहाँ संग्रहीत करना चाहते हैं।
चरण 5. "ओके" पर क्लिक करें।
” Outlook में निर्दिष्ट तिथि से पुराने सभी आइटम अब संग्रहीत किए जाएंगे।
विधि २ में से २: स्वतः संग्रह को अनुकूलित करना
चरण 1. अपने आउटलुक 2007 सत्र के शीर्ष पर "टूल्स" पर क्लिक करें और "विकल्प" चुनें।
” यह विकल्प संवाद बॉक्स खोलेगा।
चरण 2. "अन्य" टैब पर क्लिक करें, फिर "ऑटोआर्काइव" पर क्लिक करें।
”
चरण 3. "प्रत्येक स्वतः संग्रह चलाएँ" के आगे एक चेकमार्क रखें, फिर चुनें कि आप ड्रॉपडाउन मेनू से कितनी बार आइटम स्वचालित रूप से संग्रहीत करना चाहते हैं।
डिफ़ॉल्ट रूप से, आउटलुक 2007 पुराने आइटम्स के लिए हर 14 दिनों में स्कैन करता है।
चरण 4. अपनी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के आधार पर निम्नलिखित में से एक या अधिक विकल्पों के आगे चेकमार्क लगाएं:
- स्वत: संग्रह चलने से पहले संकेत: यह सुविधा स्वचालित रूप से आइटम संग्रहीत करने से पहले एक अनुस्मारक संदेश प्रदर्शित करती है, और आपको उस विशेष स्वत: संग्रह सत्र को रद्द करने का विकल्प देती है।
- समय सीमा समाप्त आइटम हटाएं: यह सुविधा आउटलुक को आइटम को स्वचालित रूप से हटाने की अनुमति देती है जब उनकी उम्र बढ़ने की अवधि समाप्त हो जाती है।
- पुरानी वस्तुओं को संग्रहित करें या हटाएं: यह विकल्प आपको उन चुनिंदा वस्तुओं को संग्रहित करने या हटाने की अनुमति देता है, जब उनकी उम्र बढ़ने की अवधि समाप्त हो गई हो।
- फ़ोल्डर सूची में संग्रह फ़ोल्डर दिखाएँ: सक्षम होने पर, यह सुविधा Outlook के बाएँ नेविगेशन फलक में संग्रह फ़ोल्डर प्रदर्शित करती है ताकि आप आसानी से संग्रहीत वस्तुओं तक पहुँच सकें।
- इससे पुराने आइटम साफ़ करें: यह सेटिंग आपको यह चुनने की अनुमति देती है कि आप आयु के आधार पर कब संग्रहित किए गए आइटम चाहते हैं। आप एक दिन और 60 महीने के बीच के सभी आइटम संग्रहित करना चुन सकते हैं।
- पुरानी वस्तुओं को इसमें ले जाएं: यह सुविधा आपको अपने कंप्यूटर पर एक स्थान का चयन करने की अनुमति देती है जिसमें आप संग्रहीत वस्तुओं को संग्रहीत करना चाहते हैं।
- आइटम को स्थायी रूप से हटाएं: सक्षम होने पर, यह विकल्प पुराने आइटम को संग्रहीत किए बिना स्वचालित रूप से हटा देता है।
चरण 5. "ओके" पर क्लिक करें।
” आपकी नई स्वतः संग्रह सेटिंग अब सहेजी और सक्षम की जाएंगी.
