यदि आपके आईबीएम नोट्स ईमेल में जगह कम हो रही है, लेकिन ईमेल को हटाने के लिए तैयार नहीं हैं, तो उन्हें संग्रहीत करने पर विचार करें। ईमेल को संग्रहीत करने का अर्थ है संदेशों को अपने कंप्यूटर पर किसी भिन्न स्थान पर कॉपी करना। मूल ईमेल सहेजते समय आईबीएम नोट्स को अपने खाते में खाली स्थान पर संग्रहीत करना सीखना। यह आपके कंप्यूटर और सॉफ़्टवेयर को शीर्ष प्रदर्शन पर चलाने में भी मदद करता है।
कदम
चरण 1. अपनी मेल फ़ाइल का आकार सीमित करें।
अपनी मेल फ़ाइल का आकार 500MB से कम रखें। (कुछ संगठनों को एक सख्त सीमा की आवश्यकता हो सकती है, जैसे कि 200MB।)
- फ़ाइल, डेटाबेस, गुण पर जाकर अपने डेटा का आकार जांचें। लोटस 8 में फाइल, एप्लिकेशन, प्रॉपर्टीज पर जाएं।
- "मैं" टैब पर क्लिक करें। "डिस्क स्पेस" के बाद की संख्या आईबीएम नोट्स पर आपके पास वर्तमान में कितना डेटा है।
चरण 2. अपने संगठन की पूर्व निर्धारित सेटिंग्स को जानें।
यदि आप स्कूल या कार्य के लिए IBM Notes का उपयोग करते हैं, तो हो सकता है कि पहले से ही संग्रह सेटिंग्स मौजूद हों। यह संगठनों को प्रति उपयोगकर्ता ईमेल की मात्रा, साथ ही संगठन के भीतर कंप्यूटर के सामान्य प्रदर्शन को नियंत्रित करने में मदद करता है। यदि संग्रह सेटिंग्स पहले से स्थापित हैं, तो अपने तकनीकी सिस्टम स्टाफ से बात करके देखें कि क्या उन्हें संशोधित किया जा सकता है।
चरण 3. अपनी इच्छित संग्रह सेटिंग निर्धारित करें।
आप सभी आईबीएम नोट्स ईमेल को संग्रहित कर सकते हैं या विशिष्ट लोगों का चयन कर सकते हैं। आपको यह भी तय करना होगा कि आप आईबीएम नोट्स को कितनी बार संग्रहीत करना चाहते हैं।
- उपयुक्त एप्लिकेशन (मेल) खोलें।
- क्रियाएँ, संग्रह, सेटिंग्स पर जाएँ।
- मानदंड टैब पर जाएं और सुनिश्चित करें कि "अंतिम संशोधित के लिए डिफ़ॉल्ट" चुना गया है।
- परिवर्तनों को सहेजने के लिए "ओके" पर क्लिक करें।
- सुनिश्चित करें कि मानदंड सक्षम है।
चरण 4. स्वचालित संग्रह शेड्यूल करें।
स्वचालित संग्रह शेड्यूल करना सुनिश्चित करता है कि आप नियमित रूप से और लगातार संग्रह कर रहे हैं। यह आपका समय भी बचाता है।
- उपयुक्त एप्लिकेशन (मेल) खोलें।
- क्रियाएँ, संग्रह, सेटिंग्स पर जाएँ।
- शेड्यूल टैब पर जाएं। सुनिश्चित करें कि "शेड्यूल संग्रह" चुना गया है।
- वह उपयुक्त समय और दिन चुनें, जब आप चाहते हैं कि आपका कंप्यूटर आपकी फ़ाइलों को संग्रहीत करे।
चरण 5. आईबीएम नोट्स को मैन्युअल रूप से संग्रहित करें।
भले ही आप स्वचालित संग्रह को शेड्यूल करते हैं, फिर भी आप किसी भी समय मैन्युअल रूप से संग्रह कर सकते हैं।
- उपयुक्त एप्लिकेशन (मेल) खोलें।
- वह मेल या फोल्डर खोलें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
- क्रियाएँ पर जाएँ, संग्रह करें, अभी संग्रहीत करें।
- अपनी पूर्व निर्धारित सेटिंग्स के अनुसार संग्रह करने के लिए हाँ क्लिक करें।
चरण 6. ड्रैग एंड ड्रॉप विधि का उपयोग करके संग्रह करें।
यह आईबीएम नोट्स को मैन्युअल रूप से संग्रहित करने का एक और तरीका है।
- उपयुक्त एप्लिकेशन (मेल) खोलें।
- वह मेल या फोल्डर खोलें जिसे आप आर्काइव करना चाहते हैं।
- उपयुक्त संदेश (संदेशों) का चयन करें।
- संदेश(संदेशों) को अपने नेविगेशन फलक में आवश्यक संग्रह में खींचें।
चरण 7. संग्रहीत संदेश देखें।
यद्यपि आपने एक ईमेल संग्रहीत किया है, फिर भी आपको समय-समय पर उस तक पहुंचने की आवश्यकता हो सकती है। आपकी संग्रह फ़ाइल आपके IBM नोट्स खाते में आपके द्वारा सेट किए गए फ़ोल्डर की नकल करेगी। सब कुछ व्यवस्थित रहेगा जिस तरह से आपने इसे डिज़ाइन किया है।
- उपयुक्त एप्लिकेशन (मेल) खोलें।
- अपने नेविगेशन फलक में संग्रह पर क्लिक करें।
- उपयुक्त संग्रह का चयन करें (यानी, अंतिम संशोधित के लिए डिफ़ॉल्ट)।
टिप्स
- महत्वपूर्ण ईमेल का बैकअप लें। यदि आपके पास आईबीएम नोट्स में महत्वपूर्ण ईमेल हैं, तो इन्हें किसी अन्य स्थान पर कॉपी करना सुनिश्चित करें, जैसे सीडी या डीवीडी। सर्वर या आपके व्यक्तिगत कंप्यूटर पर संग्रहीत प्रतिलिपि के साथ कुछ होने की स्थिति में यह आपको एक अतिरिक्त प्रति प्रदान करता है।
- पुराने और अनावश्यक संदेशों को हटा दें, खासकर यदि उनमें अटैचमेंट हों। यह आपके डेटा के आकार को कम करने में भी मदद करेगा और आपके कंप्यूटर के प्रदर्शन में मदद करेगा।
