यह wikiHow आपको सिखाता है कि Microsoft Excel में डेटा की रिपोर्टिंग को स्वचालित कैसे करें। बाहरी डेटा के लिए, यह विकिहाउ आपको एक्सेल प्लगइन्स का उपयोग करके किसी भी बाहरी डेटा स्रोत (MySQL, Postgres, Oracle, आदि) से क्वेरी करना और रिपोर्ट बनाना सिखाएगा, जो आपकी वर्कशीट को बाहरी डेटा स्रोतों से लिंक करते हैं।
एक्सेल वर्कशीट में पहले से संग्रहीत डेटा के लिए, हम मैक्रोज़ का उपयोग रिपोर्ट बनाने और उन्हें एक कुंजी के प्रेस के साथ विभिन्न प्रकार के फ़ाइल प्रकारों में निर्यात करने के लिए करेंगे। सौभाग्य से, एक्सेल एक बिल्ट-इन स्टेप रिकॉर्डर के साथ आता है जिसका अर्थ है कि आपको मैक्रोज़ को स्वयं कोड नहीं करना होगा।
कदम
विधि 1 में से 2: डेटा के लिए पहले से ही एक्सेल में
चरण 1. यदि आपको जिस डेटा की रिपोर्ट करने की आवश्यकता है, वह पहले से ही एक्सेल में संग्रहीत, अद्यतन और बनाए रखा गया है, तो आप मैक्रोज़ का उपयोग करके रिपोर्टिंग वर्कफ़्लो को स्वचालित कर सकते हैं।
मैक्रोज़ एक अंतर्निहित फ़ंक्शन है जो आपको जटिल और दोहराए जाने वाले कार्यों को स्वचालित करने की अनुमति देता है।
चरण 2. एक्सेल खोलें।
हरे रंग की पृष्ठभूमि पर सफेद "X" जैसा दिखने वाले एक्सेल ऐप आइकन पर डबल-क्लिक करें (या यदि आप मैक पर हैं तो क्लिक करें), फिर क्लिक करें खाली कार्यपुस्तिका टेम्प्लेट पेज पर।
- मैक पर, आपको क्लिक करना पड़ सकता है फ़ाइल और फिर क्लिक करें नई खाली कार्यपुस्तिका परिणामी ड्रॉप-डाउन मेनू में।
- यदि आपके पास पहले से एक एक्सेल रिपोर्ट है जिसे आप स्वचालित करना चाहते हैं, तो इसके बजाय आप रिपोर्ट की फ़ाइल को एक्सेल में खोलने के लिए उस पर डबल-क्लिक करेंगे।
चरण 3. यदि आवश्यक हो तो अपनी स्प्रैडशीट का डेटा दर्ज करें।
यदि आपने कॉलम लेबल और नंबर नहीं जोड़े हैं जिसके लिए आप परिणाम स्वचालित करना चाहते हैं, तो आगे बढ़ने से पहले ऐसा करें।
चरण 4. डेवलपर टैब सक्षम करें।
डिफ़ॉल्ट रूप से, डेवलपर टैब एक्सेल विंडो के शीर्ष पर दिखाई नहीं देता है। आप अपने ऑपरेटिंग सिस्टम के आधार पर निम्न कार्य करके इसे सक्षम कर सकते हैं:
- विंडोज़ - क्लिक करें फ़ाइल क्लिक करें विकल्प क्लिक करें रिबन को अनुकूलित करें विंडो के बाईं ओर, विंडो के निचले-दाईं ओर "डेवलपर" बॉक्स को चेक करें (आपको पहले नीचे स्क्रॉल करना पड़ सकता है), और क्लिक करें ठीक है.
- मैक - क्लिक एक्सेल क्लिक करें पसंद… क्लिक करें रिबन और टूलबार, "मुख्य टैब" सूची में "डेवलपर" बॉक्स को चेक करें, और क्लिक करें सहेजें.
चरण 5. डेवलपर पर क्लिक करें।
यह टैब अब एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर होना चाहिए। ऐसा करने से एक्सेल विंडो में सबसे ऊपर एक टूलबार खुल जाएगा।
चरण 6. रिकॉर्ड मैक्रो पर क्लिक करें।
यह टूलबार में है। एक पॉप अप विंडो दिखाई देगा।
चरण 7. मैक्रो के लिए एक नाम दर्ज करें।
"मैक्रो नाम" टेक्स्ट बॉक्स में, अपने मैक्रो के लिए नाम टाइप करें। यह आपको बाद में मैक्रो की पहचान करने में मदद करेगा।
उदाहरण के लिए, यदि आप एक मैक्रो बना रहे हैं जो आपके उपलब्ध डेटा से एक चार्ट बनाएगा, तो आप इसे "चार्ट1" या इससे मिलते-जुलते नाम दे सकते हैं।
चरण 8. मैक्रो के लिए एक शॉर्टकट कुंजी संयोजन बनाएं।
कीबोर्ड शॉर्टकट बनाने के लिए ⇧ Shift कुंजी को दूसरी कुंजी (जैसे, T कुंजी) के साथ दबाएं। इसका उपयोग आप बाद में अपने मैक्रो को चलाने के लिए करेंगे।
मैक पर, शॉर्टकट कुंजी संयोजन ⌥ विकल्प + ⌘ कमांड और आपकी कुंजी (उदाहरण के लिए, विकल्प + ⌘ कमांड + टी) हो जाएगा।
चरण 9. मैक्रो को वर्तमान एक्सेल दस्तावेज़ में संग्रहीत करें।
"मैक्रो इन स्टोर करें" ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें, फिर क्लिक करें यह कार्यपुस्तिका यह सुनिश्चित करने के लिए कि कार्यपुस्तिका खोलने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए मैक्रो उपलब्ध होगा।
मैक्रो को सेव करने के लिए आपको एक्सेल फाइल को एक विशेष फॉर्मेट में सेव करना होगा।
चरण 10. ठीक क्लिक करें।
यह खिड़की के नीचे है। ऐसा करने से आपकी मैक्रो सेटिंग्स सेव हो जाएंगी और आप रिकॉर्ड मोड में आ जाएंगे। अब से लेकर जब तक आप रिकॉर्डिंग बंद नहीं करेंगे, तब तक आप जो भी कदम उठाएंगे, उन्हें रिकॉर्ड किया जाएगा।
चरण 11. उन चरणों का पालन करें जिन्हें आप स्वचालित करना चाहते हैं।
एक्सेल आपके द्वारा दर्ज किए गए प्रत्येक क्लिक, कीस्ट्रोक और फ़ॉर्मेटिंग विकल्प को ट्रैक करेगा और उन्हें मैक्रो की सूची में जोड़ देगा।
- उदाहरण के लिए, डेटा का चयन करने और उसमें से एक चार्ट बनाने के लिए, आप अपने डेटा को हाइलाइट करेंगे, क्लिक करें डालने एक्सेल विंडो के शीर्ष पर, एक चार्ट प्रकार पर क्लिक करें, उस चार्ट प्रारूप पर क्लिक करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और चार्ट को आवश्यकतानुसार संपादित करें।
- यदि आप कोशिकाओं से मान जोड़ने के लिए मैक्रो का उपयोग करना चाहते हैं ए 1 के माध्यम से ए12, आप एक खाली सेल पर क्लिक करेंगे, =SUM(A1:A12) टाइप करें, और ↵ Enter दबाएँ।
चरण 12. स्टॉप रिकॉर्डिंग पर क्लिक करें।
यह में है डेवलपर टैब का टूलबार। यह आपकी रिकॉर्डिंग को रोक देगा और एक व्यक्तिगत मैक्रो के रूप में रिकॉर्डिंग के दौरान आपके द्वारा उठाए गए किसी भी कदम को सहेज लेगा।
चरण 13. अपनी एक्सेल शीट को मैक्रो-सक्षम फ़ाइल के रूप में सहेजें।
क्लिक फ़ाइल क्लिक करें के रूप रक्षित करें, और फ़ाइल स्वरूप को बदल दें xlsm की बजाय xls. फिर आप एक फ़ाइल नाम दर्ज कर सकते हैं, एक फ़ाइल स्थान का चयन कर सकते हैं और क्लिक कर सकते हैं सहेजें.
यदि आप ऐसा नहीं करते हैं, तो मैक्रो को स्प्रैडशीट के भाग के रूप में सहेजा नहीं जाएगा, जिसका अर्थ है कि यदि आप उन्हें कार्यपुस्तिका भेजते हैं तो विभिन्न कंप्यूटर पर अन्य लोग आपके मैक्रो का उपयोग नहीं कर पाएंगे।
चरण 14. अपना मैक्रो चलाएँ।
ऐसा करने के लिए मैक्रो के हिस्से के रूप में आपके द्वारा बनाए गए कुंजी संयोजन को दबाएं। आपको अपनी स्प्रैडशीट को अपने मैक्रो के चरणों के अनुसार स्वचालित होते देखना चाहिए।
आप क्लिक करके मैक्रो भी चला सकते हैं मैक्रो में डेवलपर टैब, अपने मैक्रो का नाम चुनकर, और क्लिक करें Daud.
विधि २ का २: बाहरी डेटा के लिए (MySQL, Postgres, Oracle, आदि)
चरण 1. Microsoft AppSource से Kloudio का एक्सेल प्लगइन डाउनलोड करें।
यह आपको बाहरी डेटाबेस या डेटा स्रोत और आपकी कार्यपुस्तिका के बीच एक सतत कनेक्शन बनाने की अनुमति देगा। यह प्लगइन गूगल शीट्स के साथ भी काम करता है।
चरण 2. Kloudio पोर्टल पर + बटन पर क्लिक करके अपनी वर्कशीट और अपने बाहरी डेटा स्रोत के बीच एक कनेक्शन बनाएं।
अपने डेटाबेस (डेटाबेस प्रकार, क्रेडेंशियल्स) के विवरण में टाइप करें और गोपनीय या कंपनी डेटा के साथ काम करते समय किसी भी सुरक्षा/एन्क्रिप्शन विकल्प का चयन करें।
चरण 3. एक बार जब आप अपनी वर्कशीट और अपने डेटाबेस के बीच एक कनेक्शन बना लेते हैं, तो आप एक्सेल को छोड़े बिना बाहरी डेटा से क्वेरी और रिपोर्ट बनाने में सक्षम होंगे।
क्लाउडियो पोर्टल से अपनी कस्टम रिपोर्ट बनाएं और फिर एक्सेल में ड्रॉप-डाउन मेनू से उनका चयन करें। फिर आप कोई भी अतिरिक्त फ़िल्टर लागू कर सकते हैं और आवृत्ति चुन सकते हैं कि रिपोर्ट ताज़ा हो जाएगी (ताकि आप अपनी बिक्री स्प्रैडशीट को हर हफ्ते, दिन या घंटे में स्वचालित रूप से अपडेट कर सकें।)
चरण 4। इसके अलावा, आप अपने कनेक्टेड वर्कशीट में भी डेटा इनपुट कर सकते हैं और डेटा को अपने बाहरी डेटा स्रोत को अपडेट कर सकते हैं।
क्लाउडियो पोर्टल से एक अपलोड टेम्प्लेट बनाएं और आप अपने बाहरी डेटा स्रोत पर अपनी स्प्रेडशीट में मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से परिवर्तन अपलोड करने में सक्षम होंगे।
वीडियो - इस सेवा का उपयोग करके, कुछ जानकारी YouTube के साथ साझा की जा सकती है।
टिप्स
- Microsoft AppSource से केवल Excel प्लगइन्स डाउनलोड करें, जब तक कि आप तृतीय पक्ष प्रदाता पर भरोसा न करें।
- मैक्रोज़ का उपयोग साधारण कार्यों (जैसे, मान जोड़ना या चार्ट बनाना) से लेकर जटिल कार्यों तक (जैसे, अपने सेल के मूल्यों की गणना करना, परिणामों से चार्ट बनाना, चार्ट को लेबल करना और परिणाम को प्रिंट करना) के लिए किया जा सकता है।
- अपने मैक्रो के साथ एक स्प्रेडशीट खोलते समय, आपको क्लिक करना पड़ सकता है सामग्री को सक्षम करें मैक्रो का उपयोग करने से पहले विंडो के शीर्ष पर एक पीले बैनर में।
चेतावनी
- मैक्रोज़ का दुर्भावनापूर्ण रूप से उपयोग किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, आपके कंप्यूटर पर फ़ाइलों को हटाने के लिए)। अविश्वसनीय स्रोतों से मैक्रोज़ न चलाएं।
- मैक्रोज़ रिकॉर्डिंग के दौरान आपके द्वारा किए गए हर कदम को शाब्दिक रूप से लागू करेंगे। सुनिश्चित करें कि आपने गलती से गलत मान दर्ज नहीं किया है, एक प्रोग्राम खोलें जिसे आप उपयोग नहीं करना चाहते हैं, या किसी फ़ाइल को हटा दें।
