यह विकिहाउ आपको सिखाता है कि जब आप विंडोज या मैकओएस का इस्तेमाल कर रहे हों तो एक्सेल स्प्रेडशीट में डेटा को कैसे साफ करें। वर्तनी जांच चलाना, डुप्लिकेट डेटा निकालना, ढूँढें और बदलें का उपयोग करना, और एक सुसंगत मामला प्रारूप पर स्विच करना सभी आपकी कार्यपुस्तिका की गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं।
कदम
विधि 1: 4 में से: वर्तनी जांच का उपयोग करना
चरण 1. एक्सेल में अपनी स्प्रेडशीट खोलें।
आप अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल पर डबल-क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट में परिवर्तन करने से पहले आपको हमेशा सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास एक बैकअप है।
चरण 2. कीबोर्ड पर F7 कुंजी दबाएं।
इससे स्पेलिंग विंडो खुल जाती है, जो स्प्रैडशीट में पहली संभावित गलती को प्रदर्शित करती है।
चरण 3. एक गलती सुधारें।
यदि त्रुटि कुछ ऐसी है जिसे आप ठीक करना चाहते हैं, तो ऐसा करने के कई तरीके हैं:
- यदि आप “सुझाव” बॉक्स में सही सुधार देखते हैं, तो उसे चुनें, फिर क्लिक करें परिवर्तन.
- यदि आप सही वर्तनी जानते हैं, तो आप विंडो के शीर्ष पर स्थित बॉक्स में सुधार टाइप कर सकते हैं, फिर क्लिक करें परिवर्तन.
- उपयोग करने में सावधान रहें सभी परिवर्तन, जैसा कि आप कुछ ऐसा बदल सकते हैं जिसे बदलने की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि आपने "से" के सभी उदाहरणों को "फ़ॉर्म" में बदल दिया है, तो आप उस वाक्य को गड़बड़ कर सकते हैं जिसके लिए "से" शब्द की आवश्यकता है।
चरण 4. तय करें कि उस शब्द का क्या करना है जो वास्तव में सही है।
एक्सेल एक ऐसे शब्द का सामना कर सकता है जो एक उचित संज्ञा, विशेष या कठबोली शब्द, या किसी अन्य भाषा में कुछ है जिसे सुधार की आवश्यकता नहीं है। इससे निपटने के लिए आपके पास कुछ विकल्प हैं:
- क्लिक ध्यान न देना अगली त्रुटि पर जाने के लिए, या सभी की अनदेखी करें इस शब्द के सभी उदाहरणों को छोड़ने के लिए।
- क्लिक शब्दकोश में जोड़ें यह सुनिश्चित करने के लिए कि एक्सेल भविष्य में इस शब्द/वर्तनी को सही समझे।
विधि 2 का 4: डुप्लिकेट मान निकालना
चरण 1. एक्सेल में अपनी स्प्रेडशीट खोलें।
आप अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल पर डबल-क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट में परिवर्तन करने से पहले आपको हमेशा सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास एक बैकअप है।
चरण 2. डेटा टैब पर क्लिक करें।
यह एक्सेल के शीर्ष पर है।
चरण 3. डुप्लिकेट निकालें पर क्लिक करें।
यह एक्सेल के शीर्ष पर रिबन बार में "डेटा टूल्स" समूह में है। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
चरण 4. उन स्तंभों का चयन करें जिन्हें आप जांचना चाहते हैं।
डुप्लिकेट मानों के लिए उस कॉलम की जाँच करने के लिए प्रत्येक कॉलम नाम के आगे वाले बॉक्स को चेक करें।
- एक साथ सभी कॉलमों को शीघ्रता से चुनने के लिए, "सभी का चयन करें" के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें।
- सभी स्तंभों को अचयनित करने के लिए, "सभी का चयन रद्द करें" के बगल में स्थित बॉक्स पर क्लिक करें।
चरण 5. ठीक क्लिक करें।
आपको एक संदेश दिखाई देगा जो सूचीबद्ध करेगा कि कितने डुप्लिकेट निकाले गए थे। यदि कोई डुप्लिकेट नहीं मिला, तो आपको एक संदेश दिखाई देगा जिसमें लिखा होगा कि कोई डुप्लिकेट मान नहीं निकाला गया था।
चरण 6. ठीक क्लिक करें।
इससे विंडो बंद हो जाती है।
विधि 3 का 4: टेक्स्ट ढूंढना और बदलना
चरण 1. एक्सेल में अपनी स्प्रेडशीट खोलें।
आप अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल पर डबल-क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
- पाठ की एक स्ट्रिंग की खोज करने के लिए इस पद्धति का उपयोग करें और इसे किसी अन्य चीज़ से बदलें।
- स्प्रैडशीट में परिवर्तन करने से पहले आपको हमेशा सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास एक बैकअप है।
चरण 2. Ctrl+F. दबाएं (विंडोज) या कमांड + एफ (मैकोज़)।
यह ढूँढें और बदलें विंडो खोलता है।
चरण 3. बदलें टैब पर क्लिक करें।
यह विंडो के शीर्ष पर दूसरा टैब है।
चरण 4. जो आप खोज रहे हैं उसे "क्या खोजें" बॉक्स में टाइप करें।
यदि लागू हो तो रिक्त स्थान शामिल करना सुनिश्चित करें। इसके अलावा, शर्तों से पहले या बाद में बाहरी जगहों से बचें।
- आप वाइल्डकार्ड जैसे * और ? का उपयोग कर सकते हैं। आपकी खोज में।
- उदाहरण: किसी भी शब्द को खोजने के लिए s*d टाइप करें जो "s" से शुरू होता है और "d" के साथ समाप्त होता है (उदा। उदास, प्रारंभ, छोड़ा गया)।
- उदाहरण: "s" से शुरू होने वाले किसी भी शब्द को खोजने के लिए s?d टाइप करें, "d" के साथ समाप्त होता है और बीच में एक अक्षर होता है (उदा। उदास, सिड, sod)।
चरण 5. प्रतिस्थापन टेक्स्ट को "इससे बदलें" फ़ील्ड में टाइप करें।
प्रतिस्थापन पाठ के लिए समान नियम लागू होते हैं।
चरण 6. अतिरिक्त फ़िल्टर सेट करने के लिए विकल्प क्लिक करें।
इस स्क्रीन पर, आप कार्यपुस्तिका में केवल कुछ पंक्तियों, स्तंभों या शीटों को खोजना चुन सकते हैं। यह वैकल्पिक है।
चरण 7. अगला खोजें क्लिक करें।
यह पहला मैच प्रदर्शित करता है, यदि कोई हो।
चरण 8. खोज शब्द को प्रतिस्थापन पाठ से बदलने के लिए बदलें पर क्लिक करें।
आप चाहें तो क्लिक कर सकते हैं सबको बदली करें प्रतिस्थापन पाठ के साथ पाए गए पाठ के सभी उदाहरणों को बदलने के लिए।
से सावधान रहें सबको बदली करें, क्योंकि आप गलती से कुछ ऐसा सुधार सकते हैं जिसमें सुधार की आवश्यकता नहीं है।
विधि 4 में से 4: टेक्स्ट केस बदलना
चरण 1. एक्सेल में अपनी स्प्रेडशीट खोलें।
आप अपने कंप्यूटर पर फ़ाइल पर डबल-क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं।
- इस पद्धति का उपयोग करें यदि आपके डेटा में कैपिटलाइज़ेशन त्रुटियां हैं, जैसे कि सभी बड़े अक्षर, सभी लोअरकेस अक्षर, या कुछ अन्य गलत कॉन्फ़िगरेशन।
- स्प्रैडशीट में परिवर्तन करने से पहले आपको हमेशा सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके पास एक बैकअप है।
चरण 2. उस डेटा के आगे एक अस्थायी कॉलम बनाएं जिसे आप बदलना चाहते हैं।
यदि आपके डेटा में कॉलम हेडर हैं, तो अस्थायी कॉलम के पहले सेल में हेडर टाइप करना सुनिश्चित करें।
चरण 3. पहले सेल में केस फंक्शन के लिए फॉर्मूला टाइप करें।
यदि कोई कॉलम हेडर है, तो उसके ठीक नीचे सेल में फॉर्मूला टाइप करें। आप जो करना चाहते हैं उसके आधार पर सूत्र भिन्न होता है:
- सेल वैल्यू के केस को उचित केस (जैसे नाम, नस्ल, पता) में बदलने के लिए =PROPER(cell) टाइप करें। "सेल" को पहले सेल नंबर से बदलें जिसे आप बदलना चाहते हैं (जैसे बी 2)।
- सेल वैल्यू के केस को सभी बड़े अक्षरों (जैसे NAME, BREED, ADDRESS) में बदलने के लिए =UPPER(cell) टाइप करें। "सेल" को पहले सेल नंबर से बदलें जिसे आप बदलना चाहते हैं (जैसे बी 2)।
- #* टाइप करें =LOWER(cell) सेल वैल्यू के केस को सभी लोअरकेस अक्षरों (जैसे नाम, नस्ल, पता) में बदलने के लिए। "सेल" को पहले सेल नंबर से बदलें जिसे आप बदलना चाहते हैं (जैसे बी 2)।
चरण 4. Enter. दबाएं या वापसी।
सूत्र वाले कक्ष में अब कक्ष के लिए नया मामला स्वरूप शामिल है।
चरण 5. सेल पर क्लिक करें।
सेल अब हाइलाइट किया गया है और एक बॉक्स से घिरा हुआ है।
चरण 6. कॉलम डेटा के अंत तक बॉक्स के निचले-दाएं कोने को नीचे खींचें।
यह सूत्र कॉलम के अन्य सभी कक्षों पर लागू होता है।
