हालांकि लोग पहले की तुलना में कम आवृत्ति वाले दस्तावेज़ फ़ैक्स कर रहे हैं, फिर भी आपको समय-समय पर फ़ैक्स भेजने की आवश्यकता हो सकती है। फ़ैक्स भेजने के लिए अभी भी कई अच्छे कारण हैं, खासकर यदि आप अनुबंध भेज रहे हैं या यदि आपके प्राप्तकर्ता के पास किसी अन्य तरीके से कागजात प्रसारित करने के लिए आवश्यक तकनीक या उपकरण नहीं है। सौभाग्य से, आप फ़ैक्स मशीन, कंप्यूटर या स्मार्ट फ़ोन का उपयोग करके दस्तावेज़ों को फ़ैक्स कर सकते हैं।
कदम
विधि 1 में से 3: फ़ैक्स मशीन का उपयोग करना
चरण 1. अपनी फ़ैक्स मशीन सेट करें।
फ़ैक्स मशीन का उपयोग करके फ़ैक्स भेजने और प्राप्त करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपकी फ़ैक्स मशीन प्लग इन है और आपके लैंडलाइन फ़ोन कनेक्शन से कनेक्ट है।
- यदि आप बार-बार फैक्स करने की योजना बनाते हैं तो एक समर्पित लाइन की सिफारिश की जाती है क्योंकि आप एक ही समय में फैक्स मशीन और फोन का उपयोग नहीं कर पाएंगे।
- यदि आप फ़ैक्स प्राप्त करने की योजना बना रहे हैं तो आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आपकी फ़ैक्स मशीन में टोनर और पेपर है।
- यदि आपके पास घर पर या कार्यस्थल पर फैक्स मशीन नहीं है, तो आप अपने स्थानीय सार्वजनिक पुस्तकालय से इसे मुफ्त में भेज सकते हैं। आप शुल्क के लिए अपने दस्तावेज़ फ़ैक्स करने के लिए किंको या यूपीएस स्टोर जैसे स्टोर पर भी जा सकते हैं। यदि आप बार-बार फ़ैक्स भेजने की अपेक्षा नहीं करते हैं तो ये विकल्प सर्वोत्तम कार्य करते हैं।
चरण 2. अपनी सेटिंग्स समायोजित करें।
सभी फ़ैक्स मशीनें अलग हैं, लेकिन आपके पास आमतौर पर कुछ सेटिंग्स को समायोजित करने का विकल्प होगा। अपनी मशीन पर उपलब्ध विशिष्ट सुविधाओं के बारे में अधिक जानने के लिए अपना उपयोगकर्ता पुस्तिका पढ़ें।
- यदि आप सुनिश्चित रूप से जानना चाहते हैं कि आपका फ़ैक्स सफलतापूर्वक प्रेषित किया गया था, तो पुष्टिकरण पृष्ठ सेटिंग चालू करें। जब यह सुविधा चालू होती है, तो आपके द्वारा फ़ैक्स भेजने के बाद मशीन एक पेज प्रिंट करेगी, जो आपको बताएगी कि यह सफलतापूर्वक ट्रांसमिट हुआ या नहीं।
- आप एक फ़ैक्स हेडर भी सेट कर सकते हैं, जो पाठ की एक पंक्ति है जो आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक दस्तावेज़ के शीर्ष पर दिखाई देगी। इसमें आमतौर पर बुनियादी जानकारी शामिल होती है कि फ़ैक्स किससे है।
- यदि आप फ़ैक्स प्राप्त करने की भी योजना बना रहे हैं, तो आप स्वचालित प्राप्त मोड या मैन्युअल प्राप्त मोड के बीच चयन कर सकते हैं, जिसके लिए आपको प्रत्येक आने वाले फ़ैक्स को स्वीकार करना होगा।
चरण 3. अपने दस्तावेज़ इकट्ठा करें।
फोटोकॉपी के बजाय मूल दस्तावेजों का उपयोग करने से प्राप्तकर्ता को एक ऐसा दस्तावेज मिलेगा जो साफ-सुथरा और पढ़ने में आसान होगा।
जिन पेजों को आप फैक्स करेंगे, उनके ऊपर एक कवर शीट का इस्तेमाल करें। कवर शीट में प्रेषक का नाम और फैक्स नंबर, प्राप्तकर्ता का नाम और फैक्स नंबर, तिथि और फैक्स में शामिल पृष्ठों की संख्या जैसी जानकारी होनी चाहिए।
चरण 4. अपने दस्तावेज़ों को मशीन में रखें।
कई मशीनों में पेपर फीडर और फ्लैटबेड स्क्रीन दोनों होते हैं। यदि आपके पास केवल एक पृष्ठ है, तो आप किसी भी फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपके पास एकाधिक पृष्ठ हैं, तो पेपर फीडर आमतौर पर बेहतर काम करता है।
- पेपर फीडर का उपयोग करते समय, आप अपने सभी पेज एक साथ सम्मिलित कर सकते हैं। आपकी फ़ैक्स मशीन में एक आइकन होना चाहिए जो इंगित करता है कि पेपर फीडर में पेपर किस दिशा में होना चाहिए। कुछ फ़ैक्स मशीनें दस्तावेज़ के दोनों किनारों को स्कैन और फ़ैक्स करने का विकल्प भी प्रदान करती हैं, इसलिए यह देखने के लिए अपने उपयोगकर्ता पुस्तिका की जाँच करें कि क्या यह आपकी मशीन पर संभव है।
- फ्लैटबेड स्क्रीन का उपयोग करते समय, मशीन के शीर्ष पर ढक्कन उठाएं और अपने दस्तावेज़ को ग्लास स्क्रीन पर नीचे की ओर रखें। अपने दस्तावेज़ को स्क्रीन पर दिए गए चिह्नों के साथ पंक्तिबद्ध करना सुनिश्चित करें और जारी रखने से पहले ढक्कन को बंद कर दें।
चरण 5. फैक्स नंबर दर्ज करें।
नंबर दर्ज करते समय, क्षेत्र कोड, देश कोड और किसी भी नंबर को शामिल करना सुनिश्चित करें जिसे आपको डायल करने की आवश्यकता है। यदि आप किसी फ़ोन का उपयोग करके उस नंबर पर कॉल कर रहे थे, तो आपको ठीक वैसे ही नंबर दर्ज करना चाहिए जैसे आप करेंगे।
चरण 6. भेजें बटन दबाएं।
कुछ सेकंड के बाद, आप सुनेंगे कि मशीन फैक्स भेजना शुरू कर देती है और कागज फैक्स मशीन में फीड होने लगेंगे।
आपकी मशीन का बटन "भेजें" के बजाय "गो" या "फ़ैक्स" कह सकता है।
चरण 7. एक पुष्टिकरण संदेश देखें।
कुछ मशीनें आपको यह बताने के लिए स्क्रीन पर एक संदेश प्रदर्शित करेंगी कि क्या आपका फ़ैक्स सफलतापूर्वक प्रेषित किया गया था। यदि आपने मुद्रित पुष्टिकरण प्राप्त करने के लिए अपनी सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर किया है, तो आपकी मशीन एक पृष्ठ प्रिंट करेगी जो आपके फ़ैक्स की स्थिति का विवरण देगा।
विधि 2 का 3: कंप्यूटर से फ़ैक्स करना
चरण 1. एक कार्यक्रम चुनें।
कंप्यूटर से फ़ैक्स भेजते समय, आपके पास सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का विकल्प होगा जो आपके कंप्यूटर या ऑनलाइन सेवा पर स्थापित है।
- कुछ ऑपरेटिंग सिस्टम प्रोग्राम के साथ आते हैं जो आपको फैक्स भेजने की अनुमति देते हैं। उदाहरण के लिए, विंडोज 7 में फ़ैक्स और स्कैन नामक एक उपकरण है, जो आपको फ़ैक्स मशीन के बिना फ़ैक्स भेजने की अनुमति देता है।
- कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए, आपको अपने कंप्यूटर को फ़ोन लाइन से कनेक्ट करना होगा। यदि यह संभव नहीं है, तो इसके बजाय किसी ऑनलाइन सेवा का उपयोग करने का प्रयास करें।
- MyFax, eFax और FaxZero सहित कई ऑनलाइन सेवाएं उपलब्ध हैं। कुछ मुफ्त हैं, कुछ को सदस्यता या सदस्यता की आवश्यकता है, और कुछ सेवाएं आपको प्रति फैक्स भुगतान करने के लिए कहेंगी।
चरण 2. प्रोग्राम खोलें और एक नया फ़ैक्स बनाएँ।
प्रत्येक कार्यक्रम अद्वितीय है, लेकिन आपको "नया फ़ैक्स बनाएं" या कुछ इसी तरह का एक विकल्प देखना चाहिए।
चरण 3. अपने दस्तावेज़ संलग्न करें।
कंप्यूटर का उपयोग करके दस्तावेज़ फ़ैक्स करने के लिए, आपको उन्हें अपने संदेश में अपलोड करना होगा। आपको एक बटन देखना चाहिए जो कहता है "दस्तावेज़ अपलोड करें" या ऐसा ही कुछ।
- यदि आपके पास इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ हैं, तो आप उन्हें अपने कंप्यूटर पर खोज सकते हैं और उन्हें अपने संदेश में संलग्न कर सकते हैं।
- यदि आपके पास कागजी दस्तावेज़ हैं, तो आपको उन्हें डिजिटाइज़ करने के लिए एक स्कैनर का उपयोग करना होगा। यदि आपके पास स्कैनर नहीं है, तो आप दस्तावेज़ों की एक तस्वीर भी ले सकते हैं और या तो इसे स्वयं को ईमेल कर सकते हैं या चित्र को सीधे अपने कंप्यूटर पर अपलोड कर सकते हैं।
चरण 4. फ़ैक्स नंबर और एक संदेश दर्ज करें।
स्क्रीन पर दिए गए स्थान में अपने प्राप्तकर्ता को एक संक्षिप्त संदेश टाइप करें, ठीक वैसे ही जैसे आप एक ईमेल भेज रहे थे। यह आपकी कवर शीट के रूप में काम करेगा, इसलिए अलग कवर शीट संलग्न करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आपको TO फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर भी दर्ज करना होगा।
यह साबित करने के लिए कि आप रोबोट नहीं हैं, आपको एक पुष्टिकरण कोड टाइप करने के लिए भी कहा जा सकता है।
चरण 5. हिट भेजें।
एक बार जब आपने अपने दस्तावेज़ संलग्न कर लिए, अपना संदेश टाइप किया, और प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर दर्ज किया, तो भेजें बटन दबाएं, और आपका काम हो गया।
विधि 3 में से 3: मोबाइल फ़ोन या टैबलेट का उपयोग करना
चरण 1. एक ऐप डाउनलोड करें।
फ़ोन और टैबलेट के लिए कई प्रकार के मोबाइल ऐप उपलब्ध हैं जो आपको वैसे ही फ़ैक्स भेजने की अनुमति देते हैं जैसे आप अपने कंप्यूटर से करते हैं। कुछ ऐप्स निःशुल्क हैं, जबकि अन्य शुल्क ले सकते हैं। लोकप्रिय ऐप्स में फ़ाइलें कहीं भी, फ़ैक्स बर्नर और JotNot फ़ैक्स शामिल हैं।
कुछ ऐप आपको एक अस्थायी फ़ैक्स नंबर देंगे, जो कि आदर्श नहीं हो सकता है यदि आप अक्सर भेजने और प्राप्त करने की योजना बनाते हैं।
चरण 2. ऐप खोलें और अपना दस्तावेज़ चुनें।
एक बार जब आप अपने मोबाइल डिवाइस पर ऐप खोलते हैं, तो आपको एक नया फ़ैक्स बनाने के लिए कहा जाएगा। पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह उस दस्तावेज़ का चयन करना है जिसे आप फ़ैक्स करना चाहते हैं।
- यदि आपका दस्तावेज़ आपके डिवाइस पर, आपके ईमेल में, या ड्रॉपबॉक्स जैसी क्लाउड स्टोरेज सेवा में स्थानीय रूप से सहेजा गया है, तो आपको ऐप से अपना दस्तावेज़ खोजने और अपलोड करने में सक्षम होना चाहिए।
- यदि आपके पास एक कागजी दस्तावेज़ है, तो आप अपने दस्तावेज़ की तस्वीर लेने और उसे अपने संदेश में संलग्न करने के लिए अपने फ़ोन या टैबलेट का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 3. फैक्स नंबर और एक संदेश दर्ज करें।
अपने प्राप्तकर्ता को एक संदेश टाइप करें, ठीक वैसे ही जैसे आप किसी कंप्यूटर से फ़ैक्स भेज रहे थे। अपने संदेश के TO फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर दर्ज करना सुनिश्चित करें।
चरण 4. हिट भेजें।
एक बार जब आपने अपने दस्तावेज़ संलग्न कर लिए, अपना संदेश टाइप किया, और प्राप्तकर्ता का फ़ैक्स नंबर दर्ज किया, तो भेजें बटन दबाएं, और आपका फ़ैक्स भेज दिया जाएगा।
टिप्स
- यदि आप सॉफ़्टवेयर डाउनलोड किए बिना, किसी वेबसाइट पर दस्तावेज़ अपलोड किए बिना, या एक अलग फ़ैक्स मशीन ख़रीदे बिना अपने घर या कार्यालय से फ़ैक्स करने में सक्षम होना चाहते हैं, तो एक ऑल-इन-वन प्रिंटर में अपग्रेड करें। आपको अभी भी एक फ़ोन कनेक्शन की आवश्यकता होगी।
- यदि आपके पास रिंगसेंट्रल या ईफैक्स जैसी ऑनलाइन फ़ैक्स सेवा वाला खाता है, तो आप सीधे जीमेल से फ़ैक्स भेजने के लिए अपने खाते का उपयोग कर सकते हैं। आपको बस इतना करना है कि आप जिस फैक्स नंबर को भेजना चाहते हैं, उसके बाद TO क्षेत्र में @domainname.com दर्ज करें। उदाहरण के लिए, यदि आप eFax का उपयोग करते हैं, तो आप [email protected] दर्ज करेंगे।
- फ़ैक्स मशीनें कभी-कभी जाम हो जाती हैं और पृष्ठ कभी-कभी आपस में चिपक जाते हैं। यदि ऐसा होता है, तो आपको अपना दस्तावेज़ फिर से भेजना होगा।
