यदि आपको Word से Excel में डेटा की सूची या तालिका को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है, तो आपको स्प्रेडशीट में प्रत्येक व्यक्तिगत जानकारी को अपने स्वयं के सेल में कॉपी और पेस्ट करने की आवश्यकता नहीं है। पहले अपने वर्ड दस्तावेज़ को ठीक से स्वरूपित करके, आप कुछ ही क्लिक के साथ पूरे दस्तावेज़ को एक्सेल में आसानी से आयात कर सकते हैं।
कदम
2 में से विधि 1 सूची को परिवर्तित करना
चरण 1. समझें कि दस्तावेज़ को कैसे परिवर्तित किया जाएगा।
जब आप एक्सेल में एक दस्तावेज़ आयात करते हैं, तो कुछ वर्णों का उपयोग यह निर्धारित करने के लिए किया जाएगा कि एक्सेल स्प्रेडशीट में प्रत्येक सेल में कौन सा डेटा जाता है। आयात करने से पहले कुछ स्वरूपण चरणों का पालन करके, आप अंतिम स्प्रैडशीट के प्रकट होने के तरीके को नियंत्रित करने में सक्षम होंगे और आपके द्वारा निष्पादित की जाने वाली मैन्युअल स्वरूपण की मात्रा को कम कर पाएंगे। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप किसी Word दस्तावेज़ से Excel में एक बड़ी सूची आयात कर रहे हैं।
यह विधि सबसे अच्छा काम करती है जब आपके पास कई प्रविष्टियों की सूची होती है, प्रत्येक को समान स्वरूपित किया जाता है (पते, फोन नंबर, ईमेल पते, आदि की सूची)।
चरण 2. किसी भी स्वरूपण त्रुटि के लिए दस्तावेज़ को स्कैन करें।
रूपांतरण प्रक्रिया शुरू करने से पहले, आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि प्रत्येक प्रविष्टि उसी तरह स्वरूपित हो। इसका मतलब है कि किसी भी विराम चिह्न त्रुटियों को ठीक करना या किसी भी प्रविष्टि को पुनर्व्यवस्थित करना जो बाकी से मेल नहीं खाती। यह सुनिश्चित करेगा कि डेटा ठीक से स्थानांतरित हो।
चरण 3. अपने Word दस्तावेज़ में स्वरूपण वर्ण प्रदर्शित करें।
सामान्य रूप से छिपे हुए स्वरूपण वर्णों को प्रदर्शित करने से आपको प्रविष्टियों को विभाजित करने का सबसे अच्छा तरीका निर्धारित करने में मदद मिलेगी। आप होम टैब में "शो / हाइड पैराग्राफ मार्क्स" बटन पर क्लिक करके या Ctrl + ⇧ Shift + * दबाकर उन्हें प्रदर्शित कर सकते हैं।
अधिकांश सूचियों में या तो प्रत्येक पंक्ति के अंत में एक अनुच्छेद चिह्न होगा, या पंक्ति के अंत में एक और प्रविष्टियों के बीच रिक्त पंक्ति में एक होगा। आप सेल के बीच अंतर करने के लिए एक्सेल द्वारा उपयोग किए गए वर्णों को सम्मिलित करने के लिए चिह्नों का उपयोग करेंगे।
चरण 4. अतिरिक्त स्थान से छुटकारा पाने के लिए प्रत्येक प्रविष्टि के बीच अनुच्छेद चिह्नों को बदलें।
एक्सेल पंक्तियों को निर्धारित करने के लिए प्रविष्टियों के बीच स्थान का उपयोग करेगा, लेकिन स्वरूपण प्रक्रिया में सहायता के लिए आपको अभी से इससे छुटकारा पाना होगा। चिंता न करें, आप इसे थोड़ी देर में वापस जोड़ देंगे। यह सबसे अच्छा तब काम करता है जब आपके पास एक प्रविष्टि के अंत में एक पैराग्राफ चिह्न होता है और एक प्रविष्टि के बीच की जगह (एक पंक्ति में दो) के बीच होता है।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl + H दबाएं।
- फाइंड फील्ड में ^p^p टाइप करें। यह एक पंक्ति में दो अनुच्छेद चिह्नों के लिए कोड है। यदि प्रत्येक प्रविष्टि एकल पंक्ति है और उनके बीच कोई रिक्त रेखा नहीं है, तो इसके बजाय एकल ^p का उपयोग करें।
- बदलें फ़ील्ड में एक परिसीमन वर्ण दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि यह कोई ऐसा वर्ण नहीं है जो दस्तावेज़ में कहीं भी दिखाई देता है, जैसे ~.
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। आप देखेंगे कि प्रविष्टियाँ आपस में जुड़ सकती हैं, लेकिन यह अभी कोई चिंता का विषय नहीं है जब तक कि परिसीमन वर्ण सही जगह पर है (प्रत्येक प्रविष्टि के बीच)
चरण 5. प्रत्येक प्रविष्टि को अलग-अलग क्षेत्रों में अलग करें।
अब जबकि आपकी प्रविष्टियां अलग हो गई हैं ताकि वे बाद की पंक्तियों में दिखाई दें, आप यह परिभाषित करना चाहेंगे कि प्रत्येक फ़ील्ड में कौन सा डेटा दिखाई देगा। उदाहरण के लिए, यदि प्रत्येक प्रविष्टि पहली पंक्ति पर एक नाम है, दूसरी पंक्ति पर एक सड़क का पता और तीसरी पंक्ति पर एक राज्य और ज़िप कोड है, तो आप कर सकते हैं
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl + H दबाएं।
- ढूँढें फ़ील्ड में ^p चिह्नों में से एक को हटा दें।
- बदलें फ़ील्ड में वर्ण को अल्पविराम में बदलें।
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। यह शेष पैराग्राफ प्रतीकों को अल्पविराम विभाजक से बदल देगा, जो प्रत्येक पंक्ति को एक फ़ील्ड में अलग कर देगा।
चरण 6. स्वरूपण प्रक्रिया को समाप्त करने के लिए परिसीमन वर्ण को बदलें।
एक बार जब आप ऊपर दो ढूँढें और बदलें चरणों को पूरा कर लें, तो आपकी सूची अब सूची की तरह नहीं दिखेगी। डेटा के हर टुकड़े के बीच अल्पविराम के साथ सब कुछ एक ही लाइन पर होगा। यह अंतिम ढूँढें और बदलें चरण फ़ील्ड को परिभाषित करने वाले अल्पविरामों को रखते हुए आपके डेटा को एक सूची में लौटा देगा।
- फाइंड एंड रिप्लेस विंडो खोलने के लिए Ctrl+H दबाएं।
- फाइंड फील्ड में ~ (या जो भी कैरेक्टर आपने मूल रूप से चुना है) दर्ज करें।
- बदलें फ़ील्ड में ^p दर्ज करें।
- सभी को बदलें पर क्लिक करें। यह आपकी प्रविष्टियों को कॉमा द्वारा अलग किए गए अलग-अलग समूहों में वापस तोड़ देगा।
चरण 7. फ़ाइल को सादे पाठ फ़ाइल के रूप में सहेजें।
अब जब आपका स्वरूपण पूरा हो गया है, तो आप दस्तावेज़ को टेक्स्ट फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं। यह एक्सेल को आपके डेटा को पढ़ने और पार्स करने की अनुमति देगा ताकि यह सही क्षेत्रों में चला जाए।
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और "इस रूप में सहेजें" चुनें।
- "Save as type" ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और "सादा टेक्स्ट" चुनें।
- फ़ाइल को अपनी पसंद के अनुसार नाम दें और सहेजें पर क्लिक करें।
- यदि फ़ाइल रूपांतरण विंडो प्रकट होती है, तो बस ठीक क्लिक करें।
चरण 8. फ़ाइल को एक्सेल में खोलें।
अब जब आपने फ़ाइल को सादे पाठ में सहेज लिया है, तो आप इसे एक्सेल में खोल सकते हैं।
- फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और ओपन चुनें।
- "ऑल एक्सेल फाइल्स" ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और "टेक्स्ट फाइल्स" चुनें।
- टेक्स्ट आयात विज़ार्ड विंडो में अगला > क्लिक करें।
- सीमांकक सूची में "अल्पविराम" चुनें। नीचे पूर्वावलोकन में आप देख सकते हैं कि प्रविष्टियों को कैसे अलग किया जाएगा। अगला> क्लिक करें।
- प्रत्येक कॉलम के लिए डेटा प्रारूप का चयन करें और समाप्त पर क्लिक करें।
विधि २ का २: एक तालिका को परिवर्तित करना
चरण 1. अपने डेटा के साथ वर्ड में एक टेबल बनाएं।
यदि आपके पास Word में डेटा की एक सूची है, तो आप इसे Word में एक तालिका प्रारूप में परिवर्तित कर सकते हैं और फिर उस तालिका को Excel में तुरंत कॉपी कर सकते हैं। यदि आपका डेटा पहले से ही तालिका प्रारूप में है, तो अगले चरण पर जाएं।
- उस सभी टेक्स्ट का चयन करें जिसे आप तालिका में बदलना चाहते हैं।
- सम्मिलित करें टैब पर क्लिक करें और फिर तालिका बटन पर क्लिक करें।
- "टेक्स्ट को टेबल में बदलें" चुनें।
- "स्तंभों की संख्या" फ़ील्ड में प्रति रिकॉर्ड पंक्तियों की संख्या दर्ज करें। यदि आपके पास प्रत्येक रिकॉर्ड के बीच एक रिक्त रेखा है, तो कुल में एक जोड़ें।
- ओके पर क्लिक करें ।
चरण 2. अपनी तालिका के स्वरूपण की जाँच करें।
Word आपकी सेटिंग्स के आधार पर एक तालिका तैयार करेगा। यह सुनिश्चित करने के लिए इसे दोबारा जांचें कि सब कुछ वहीं है जहां इसे होना चाहिए।
चरण 3. तालिका के ऊपरी-बाएँ कोने में दिखाई देने वाले छोटे "+" बटन पर क्लिक करें।
यह तब दिखाई देगा जब आप माउस को टेबल पर मँडरा रहे हों। इस पर क्लिक करने से टेबल का सारा डेटा सेलेक्ट हो जाएगा।
चरण 4. दबाएं।
Ctrl+C डेटा कॉपी करने के लिए।
आप होम टैब में "कॉपी करें" बटन पर भी क्लिक कर सकते हैं।
चरण 5. एक्सेल खोलें।
एक बार डेटा कॉपी हो जाने के बाद, आप एक्सेल खोल सकते हैं। यदि आप डेटा को किसी मौजूदा स्प्रेडशीट में रखना चाहते हैं, तो उसे लोड करें। अपने कर्सर को उस सेल में रखें जिसमें आप टेबल के ऊपरी-बाएँ सेल को दिखाना चाहते हैं।
चरण 6. दबाएँ।
Ctrl+V डेटा पेस्ट करने के लिए।
Word तालिका से अलग-अलग कक्षों को Excel स्प्रेडशीट में अलग-अलग कक्षों में रखा जाएगा।
चरण 7. किसी भी शेष कॉलम को विभाजित करें।
आपके द्वारा आयात किए जा रहे डेटा के प्रकार के आधार पर, आपको कुछ अतिरिक्त स्वरूपण करने की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि आप शहर के पते आयात कर रहे हैं, तो राज्य का संक्षिप्त नाम और ज़िप कोड सभी एक ही सेल में हो सकते हैं। आप एक्सेल को इन्हें स्वचालित रूप से विभाजित कर सकते हैं।
- उस कॉलम के कॉलम हेडिंग पर क्लिक करें जिसे आप पूरे कॉलम को चुनने के लिए विभाजित करना चाहते हैं।
- "डेटा" टैब चुनें और "टेक्स्ट टू कॉलम" बटन पर क्लिक करें।
- अगला > क्लिक करें और फिर सीमांकक क्षेत्र में "अल्पविराम" चुनें। यदि आप उपरोक्त उदाहरण का उपयोग कर रहे हैं, तो यह शहर को राज्य के संक्षिप्त नाम और ज़िप कोड से अलग कर देगा।
- परिवर्तनों को सहेजने के लिए समाप्त पर क्लिक करें।
- उस कॉलम का चयन करें जिसे अभी भी विभाजित करने की आवश्यकता है और प्रक्रिया को दोहराएं, "कॉमा" के बजाय "स्पेस" को सीमांकक के रूप में चुनें। यह राज्य के संक्षिप्त नाम को ज़िप कोड से अलग कर देगा।
