ईमेल विषय पंक्तियाँ अक्सर पाठक यह तय करने के लिए उपयोग करते हैं कि आपका ईमेल खोलना है या नहीं। आपके प्राप्तकर्ता को आपके ईमेल को पढ़े बिना भी उसे हटाने से रोकने के लिए इन रिक्त स्थान को संक्षिप्त, टू-द-पॉइंट और विवरण-उन्मुख भाषा से भरने की आवश्यकता है। यदि आप स्पष्ट रूप से निर्दिष्ट करते हैं कि आपके पाठक को आपकी विषय पंक्तियों में विवरण का उपयोग करके यह देखना चाहिए कि आपको क्या कहना है, तो आपको अपने ईमेल पर तेजी से और अधिक लगातार प्रतिक्रियाओं का आनंद लेना चाहिए।
कदम
3 का भाग 1: अपनी विषय पंक्तियों को फ़ॉर्मेट करना
चरण 1. सब्जेक्ट लाइन को खाली छोड़ने से बचें।
जब आप किसी विषय पंक्ति को शामिल नहीं करना चुनते हैं, तो आप उस अवसर का लाभ नहीं उठा रहे हैं जो यह आपके पाठक को आकर्षित करने के लिए प्रदान करता है। खाली सब्जेक्ट लाइन होने से आप आलसी भी दिखेंगे। सबसे महत्वपूर्ण बात, यह निश्चित रूप से आपके पाठक को ऐसा महसूस नहीं कराएगा कि उन्हें आपके ईमेल को जल्दी से खोलने या उसका जवाब देने की आवश्यकता है।
चरण 2. अपना ईमेल लिखने से पहले अपनी विषय पंक्ति लिखें।
आपकी विषय पंक्ति एक बाद के विचार की तरह लग सकती है जो आपके ईमेल की वास्तविक सामग्री जितनी महत्वपूर्ण नहीं है। चूँकि यह पहली चीज़ है जिसे आपका पाठक देखता है, हालाँकि, यह उतना ही महत्वपूर्ण है - यदि ऐसा नहीं है! - जैसा अंदर है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपनी विषय पंक्ति पर पर्याप्त समय और ध्यान दें, कुछ और लिखने से पहले इसे लिखें।
चरण 3. ढिलाई से बचने के लिए मानक पूंजीकरण नियमों का पालन करें।
जब तक आप किसी ऐसे व्यक्ति को त्वरित नोट नहीं भेज रहे हैं जिसे आप अच्छी तरह जानते हैं, आपको अपने ईमेल को औपचारिक संचार की तरह व्यवहार करना चाहिए। अपनी विषय पंक्तियों को उसी तरह कैपिटलाइज़ करें जैसे आप अपनी प्रस्तुतियों के शीर्षकों को कैपिटलाइज़ करेंगे।
सही ढंग से पूंजीकरण करने में आपकी सहायता करने के लिए कुछ बुनियादी नियम याद रखें। उदाहरण के लिए, हमेशा अपनी विषय पंक्तियों के पहले और अंतिम शब्दों को बड़े अक्षरों में लिखें। आपको हमेशा संज्ञाओं (पर्वत, प्रस्तुति, भवन), सर्वनाम (वह, वह, वे), क्रिया (जाओ, बदलें), क्रियाविशेषण (जल्दी, धीरे-धीरे), और विशेषण (मैला, उत्कृष्ट) को कैपिटल करना चाहिए। आपको लेखों (a, a, the), पूर्वसर्गों (अंदर, बाहर), या संयोजन संयोजन (और, लेकिन) को कैपिटलाइज़ नहीं करना चाहिए।
चरण 4. अपनी विषय पंक्तियों को पूर्ण वाक्यों की तरह मानने से बचें।
जबकि आपकी विषय पंक्ति व्याकरणिक रूप से सही होनी चाहिए, उन्हें उन वाक्यों के बजाय शीर्षक के रूप में देखें जिन्हें हमेशा विराम चिह्न की आवश्यकता होती है। आपकी विषय पंक्तियों को अवधि, प्रश्न चिह्न या विस्मयादिबोधक चिह्न के साथ कैप करने की आवश्यकता नहीं है।
- ध्यान रखें कि कुछ स्पैम फ़िल्टर स्वचालित रूप से रद्दी मेल फ़िल्टर में विरामित विषय पंक्तियों वाले ईमेल को स्लेट कर देंगे।
- आप अपने पाठक का ध्यान खींचने के लिए कभी-कभी एक प्रश्न चिह्न का उपयोग करना चाह सकते हैं। इस रणनीति का अति प्रयोग न करें।
- विषय पंक्तियों में कई वाक्यांशों को डैश के साथ कनेक्ट करें। उदाहरण के लिए, विषय पंक्ति: "मंगलवार के लिए निर्धारित बैठक - आपकी उपस्थिति आवश्यक" में डैश से जुड़े दो अलग-अलग वाक्यांश हैं।
चरण ५. अपनी विषय पंक्तियों को लगभग ५० वर्णों के नीचे रखें।
आपकी विषय पंक्ति यथासंभव संक्षिप्त होनी चाहिए। इसके लिए आपको कभी-कभी दूसरों के पक्ष में कुछ विवरण छोड़ने की आवश्यकता हो सकती है। यह सबसे महत्वपूर्ण है कि आपके पाठक को पता चले कि जैसे ही वे आपकी विषय पंक्ति पढ़ते हैं, उन्हें क्या करना चाहिए।
अपनी विषय पंक्तियों को 50 या उससे कम वर्णों पर रखना हमेशा संभव नहीं हो सकता है। कभी-कभी, आप दस या उससे अधिक वर्णों को खत्म कर देंगे। हालाँकि, यदि आप 50-वर्ण के नियम के लिए शूट करना शुरू करते हैं, तो आप स्वतः ही छोटी विषय पंक्तियाँ लिखना शुरू कर देंगे।
चरण 6. पाठक का ध्यान खींचने के लिए महत्वपूर्ण शब्दों को पहले रखें।
आपके ईमेल के उद्देश्य के आधार पर ये शब्द अलग-अलग होंगे। आपके नाम और शीर्षक को कुछ ईमेल में सबसे पहले आने की आवश्यकता हो सकती है, जबकि आपके या पाठक द्वारा आवश्यक कार्रवाई दूसरों में सामने हो सकती है। इस बारे में सोचें कि आपके पाठक को आपका ईमेल खोलने की सबसे अधिक संभावना क्या होगी, और उस विषय से संबंधित शब्दों को विषय पंक्ति की शुरुआत में रखें।
आम तौर पर, आपको अपनी विषय पंक्ति को एक ऐसे शब्द से शुरू करना चाहिए जो इंगित करता है कि आप अपने पाठक से संपर्क क्यों कर रहे हैं। यदि आपने हाल ही में कार्यालय के नियमों को बदला है, उदाहरण के लिए, लिखें: "बदले गए कंपनी विनियम - आज आपकी समीक्षा की आवश्यकता है।"
चरण 7. ईमेल के उद्देश्य को संप्रेषित करने के लिए विशिष्ट संज्ञा और क्रिया चुनें।
अपनी विषय पंक्ति में अस्पष्ट या अस्पष्ट संज्ञा और क्रिया शामिल न करें। इसके बजाय, उन शब्दों का प्रयोग करें जो विशेष रूप से इंगित करते हैं कि आप अपने पाठक से क्या चाहते हैं। यह आपकी विषय पंक्ति में आवश्यक विवरण प्रदान करते हुए आपकी विषय पंक्ति की लंबाई में कटौती करेगा।
इसके बजाय: "नई जानकारी देखने के लिए आपसे संपर्क करना," लिखें: "संशोधित मानव संसाधन नियम - बुध द्वारा स्वीकृति की आवश्यकता है।" विषय पंक्ति के दूसरे संस्करण में, आपने स्पष्ट किया है कि "नई जानकारी" क्या है, और आप पाठक से संपर्क क्यों कर रहे हैं। आपने किसी भी भ्रम को ठीक कर दिया है कि क्या प्राप्तकर्ता को ईमेल पढ़ने की आवश्यकता है और इसे खोलने के बाद उन्हें क्या करने की आवश्यकता है।
3 का भाग 2: अपनी विषय पंक्तियों में विवरण प्रदान करना
चरण 1. अपने ईमेल का उद्देश्य निर्दिष्ट करें।
पाठक को बताएं कि आप उनसे संपर्क क्यों कर रहे हैं। जितना संभव हो विषय से जुड़े रहें। इससे पाठक को तुरंत पता चल जाएगा कि उन्हें आपका संदेश खोलना चाहिए या नहीं।
- सिफारिश या संदर्भ के पत्र के लिए पूछने वाली एक विषय पंक्ति इस तरह दिख सकती है: "तमारा जी के लिए अनुरोध संदर्भ शुक्रवार 6/2 तक।"
- यदि आप अपने पाठक को एक लाभ की पेशकश कर रहे हैं, तो कुछ ऐसा प्रयास करें: "इस सप्ताह केवल जिम के 50% पर अपना तेल बदलें।"
चरण 2. लिखें कि आप अपने पाठक से क्या कार्रवाई करना चाहते हैं।
जैसे ही वे आपका ईमेल देखेंगे, आपका पाठक जानना चाहेगा कि उन्हें क्या करना है। इस ज्ञान को तुरंत प्राप्त करने से आपका पाठक आपके नोट की सामग्री के भीतर और विवरण देखने के लिए तैयार हो जाएगा।
लिखने के बजाय, "रीचिंग आउट फॉर अ फेवर", अपनी विषय पंक्ति बनाएं: "अगले सप्ताह परियोजना प्रस्ताव लिखने में आपकी सहायता की आवश्यकता है।" यह पाठक को न केवल यह जानने देता है कि आप सहायता मांग रहे हैं, बल्कि यह भी स्पष्ट करता है कि पाठक आपके लिए क्या करेगा।
चरण 3. एक समय सीमा प्रदान करें ताकि पाठक को पता चले कि कब जवाब देना है।
यदि आप पाठक को यह नहीं बताते हैं कि आपको कार्रवाई करने या प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता कब है, तो हो सकता है कि वे कल, अगले सप्ताह या अगले महीने तक आपका ईमेल न खोलें। ऐसा इसलिए नहीं है क्योंकि आपका पाठक आपकी मदद नहीं करना चाहता। अधिकांश लोगों को प्रतिदिन दसियों या सैकड़ों ईमेल प्राप्त होते हैं, इसलिए स्पष्ट समय सीमा के बिना ईमेल आसानी से झुंड में खो जाते हैं।
यदि आपका ईमेल विशेष रूप से महत्वपूर्ण है और तत्काल उत्तर की आवश्यकता है, तो आप अपने पाठक को यह बताने के लिए "तत्काल," "महत्वपूर्ण," या "तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है" शब्दों का उपयोग कर सकते हैं कि उन्हें इस नोट पर विशेष ध्यान देना चाहिए।
चरण 4. बताएं कि आप कौन हैं यदि पाठक आपको पहले से नहीं जानता है।
कभी-कभी, आप उन लोगों को ईमेल करेंगे जिनसे आप पहले कभी नहीं मिले हैं। इन मामलों में, आपके लिए यह महत्वपूर्ण हो सकता है कि आप अपने पाठक को अपना शीर्षक, कंपनी या नाम प्रदान करें ताकि उनके पास आपका नोट खोलने का एक कारण हो। अन्यथा, आप केवल एक यादृच्छिक व्यक्ति प्रतीत हो सकते हैं जिसका ईमेल सीधे कूड़ेदान में जा सकता है!
हो सकता है कि आप एक स्कूल प्रोजेक्ट के लिए स्थानीय राजनेता के संपर्क में रहने वाले छात्र हों। लिखें: "हाई स्कूल सीनियर रिक्वेस्टिंग इंटरव्यू फॉर प्रोजेक्ट, देय 6/24।"
चरण 5. पाठक से मिलने का उल्लेख करें यदि वे हाल के परिचित हैं।
आप इस व्यक्ति के संपर्क में हो सकते हैं क्योंकि आप अभी मिले हैं और उनके साथ घनिष्ठ संबंध विकसित करने की उम्मीद कर रहे हैं। सब्जेक्ट लाइन में उनकी मेमोरी को जॉग करें ताकि वे आपसे मिलना याद रखें। यदि वे आपकी पिछली मुठभेड़ को याद करते हैं, तो उनके द्वारा अनुवर्ती कार्रवाई करने की संभावना अधिक होगी।
शायद आपने अपने कुछ पारस्परिक हितों के बारे में किसी सम्मेलन या रात्रिभोज में एक संक्षिप्त चर्चा की थी। अपनी विषय पंक्ति बनाएं: "लेखकों के सम्मेलन में हमारे चैट पर अनुवर्ती, 4/30।"
चरण 6. यदि पाठक से आपका परिचय कराया जा रहा है तो अपने पारस्परिक संपर्क को नाम दें।
यदि कोई अन्य व्यक्ति आपको आपके प्राप्तकर्ता के संपर्क में रखता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप उस तथ्य को स्पष्ट करें। आपके पाठक के पास एक विषय पंक्ति के साथ एक ईमेल खोलने की अधिक संभावना होगी जिसमें किसी ऐसे व्यक्ति का नाम शामिल होगा जिसे वे जानते हैं, न कि किसी अज्ञात व्यक्ति से जो वे कभी नहीं मिले हैं। आपका पाठक परिचय की पुष्टि करने के लिए आपके पारस्परिक संपर्क तक पहुंचने का विकल्प भी चुन सकता है।
उदाहरण के लिए, लिखिए, “डॉ. स्मिथ के छात्र @ हॉपकिंस, अगले महीने बैठक का अनुरोध कर रहे हैं।"
भाग ३ का ३: अपनी विषय पंक्तियों को सुव्यवस्थित और शुद्ध करना
चरण 1. भ्रम से बचने के लिए सरल भाषा का प्रयोग करें।
आप नहीं चाहते कि आपके पाठक को आपकी विषय पंक्ति को समझने में परेशानी हो। अधिक लंबे शब्दों और जटिल शब्दावली के प्रयोग से बचें। बहाना करें कि आप अपना ईमेल एक मध्य विद्यालय के छात्र को भेज रहे हैं, और अपने आप से पूछें कि क्या वे विषय पंक्ति के प्रत्येक शब्द को समझ सकते हैं।
जब एक सरल शब्द काम करेगा तो अस्पष्ट शब्दावली का उपयोग करने से बचें। चुनें: "नए कार्यालय नियम - समीक्षा करें और त्वरित प्रतिक्रिया दें," के बजाय "नए कार्यालय नियम - समीक्षा और प्रतिक्रिया के साथ प्रतिक्रिया करें।" "जल्दी" और "जल्दी के साथ" का मतलब एक ही है, लेकिन पहला विकल्प कम ऑफ-पुट और भ्रमित करने वाला है।
चरण 2. विषय पंक्तियों को छोटा करने के लिए प्रतीकों और संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करें।
पाठक को भ्रमित किए बिना कई शब्दों को छोटा किया जा सकता है। केवल सामान्य संक्षिप्ताक्षरों और प्रतीकों का उपयोग करें, और यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी विषय पंक्ति पढ़ें कि आपके ईमेल के उद्देश्य के बारे में कोई भ्रम नहीं है।
उदाहरण के लिए, सप्ताह के सभी दिनों को छोटा किया जा सकता है। "@" "at" के लिए एक सामान्य प्रतीक है। आप "आरई:" का अर्थ "के बारे में" के लिए भी कर सकते हैं। "ईओएम" का उपयोग "संदेश के अंत" के लिए किया जा सकता है, और "ईओडी" "दिन के अंत" के लिए खड़ा हो सकता है।
चरण 3. वर्तनी और व्याकरण संबंधी गलतियों की जाँच करें।
आपके ईमेल के किसी अन्य भाग की तरह, आपकी विषय पंक्ति को त्रुटियों से मुक्त होना चाहिए। यह सुनिश्चित करेगा कि आप अपने पाठक को अपना नोट खोलने का मौका देने से पहले, बल्ले से अव्यवसायिक या आलसी न दिखें।
- ईमेल वर्तनी-जांचकर्ता विषय पंक्तियों को कवर नहीं कर सकते हैं, इसलिए वर्तनी की गलतियों से विशेष रूप से सावधान रहें। यदि आप चिंतित हैं, तो विषय पंक्ति को किसी Word या Google दस्तावेज़ में कॉपी और पेस्ट करें और वहां वर्तनी जांच चलाएं।
- आपकी विषय पंक्ति को एक पूर्ण वाक्य होने की आवश्यकता नहीं हो सकती है। हालांकि, सामान्य व्याकरण संबंधी त्रुटियों से बचें, जैसे "वे हैं," "उनके," और "वहां" या "आप हैं" और "आपका" भ्रमित करना।
चरण 4. स्पष्टता की जांच के लिए अपनी विषय पंक्तियों को ज़ोर से पढ़ें।
यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपकी विषय पंक्तियाँ सरल, संक्षिप्त और सही ढंग से लिखी गई हैं, उन्हें अपने आप को ज़ोर से पढ़ना है। जब आप अपने बोले गए शब्दों को सुनते हैं, तो आप उन गलतियों को पकड़ लेंगे जो आप नहीं करेंगे यदि आपने उन्हें स्क्रीन पर अभी-अभी चेक किया है।
यदि आप किसी सार्वजनिक स्थान पर हैं, तो अपनी सांसों के नीचे शब्दों को धीरे से पढ़ें।
चेतावनी
- विस्मयादिबोधक चिह्नों के साथ नियमित ईमेल विषय पंक्तियाँ न लिखें !!! या सभी सीएपीएस। आप विश्वसनीयता खो देंगे।
- विषय पंक्ति में कभी भी एक वाक्य शुरू न करें जिसे आप अपने ईमेल की सामग्री में समाप्त करते हैं। उदाहरण के लिए, आप सब्जेक्ट लाइन में "आपसे एक एहसान माँगना जो मैं चाहता हूँ…" लिखना नहीं चाहेंगे, और फिर इस ईमेल को खोलें: "शुक्रवार तक करें।"
