ईमेल लिखना काफी सरल है, लेकिन एक सामान्य प्रारूप है जिसे आपको ध्यान में रखना चाहिए। अनौपचारिक और औपचारिक ईमेल के बीच अंतर से भी अवगत रहें। यहां आपको जानने की जरूरत है।
सर्वश्रेष्ठ ईमेल कैसे लिखें स्लाइड शो
कदम
5 का भाग 1: ईमेल अनिवार्यताएं
चरण 1. एक ईमेल पता सेट करें।
यदि आपके पास पहले से कोई ईमेल पता नहीं है, तो आगे बढ़ने से पहले आपको एक ईमेल प्रदाता के साथ साइन अप करना होगा। शुक्र है, कई मुफ्त वेब-आधारित ईमेल प्रदाता हैं जिन्हें आप बिना किसी लागत के एक निःशुल्क ईमेल पता प्राप्त कर सकते हैं। सबसे लोकप्रिय लोगों में से कुछ में शामिल हैं:
- जीमेल लगीं
- हॉटमेल
- Yahoo mail
चरण 2. "लिखें" या "नया" पर क्लिक करें।
"इससे पहले कि आप एक ईमेल लिख सकें, आपको अपना ईमेल लिखने के लिए एक नया, खाली संदेश बॉक्स खोलना होगा। सटीक विधि आपके द्वारा उपयोग की जाने वाली सेवा के आधार पर भिन्न होती है, लेकिन आमतौर पर पृष्ठ के शीर्ष की ओर एक बटन होगा जिसमें "लिखें," "नया," या "नया संदेश" जैसा लेबल।
यदि आप इस बारे में अनिश्चित हैं कि नया संदेश कैसे बनाया जाए, तो इसके बारे में अधिक विस्तार से जानने के लिए अपनी ईमेल सेवा के लिए सहायता पृष्ठ देखें।
चरण 3. प्राप्तकर्ताओं के ईमेल पते सूचीबद्ध करें।
आपको अपना खुद का ईमेल पता सूचीबद्ध करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको उस व्यक्ति या लोगों का ईमेल पता निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, जिन्हें आप ईमेल भेजने का इरादा रखते हैं।
- एक स्थान अक्सर एकाधिक ईमेल पतों को अलग करने के लिए पर्याप्त होता है, लेकिन कुछ सेवाएं अनुरोध करती हैं कि आप एकाधिक पतों को अल्पविराम या किसी अन्य प्रकार के विराम चिह्न से अलग करें। यदि ऐसा है, तो इन निर्देशों को आपके विशिष्ट ईमेल प्रदाता द्वारा निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।
- "टू:" फ़ील्ड में मुख्य रिसीवर या रिसीवर का ईमेल पता टाइप करें। मुख्य रिसीवर आमतौर पर किसी ऐसे व्यक्ति को संदर्भित करता है जिसके लिए ईमेल सीधे ईमेल के मुख्य भाग में होता है या उसे संबोधित किया जाता है।
- “CC:” फ़ील्ड में अन्य ईमेल पते टाइप करें। यह "कॉपी" फ़ील्ड है। एक रिसीवर को "सीसी:" फ़ील्ड में सूचीबद्ध किया जाना चाहिए यदि ईमेल सीधे उनका उल्लेख नहीं करता है, लेकिन किसी ऐसी चीज को संदर्भित करता है जिसके बारे में व्यक्ति को अवगत होना चाहिए।
- ईमेल पते छिपाने के लिए "बीसीसी:" फ़ील्ड का उपयोग करें। यदि आप नहीं चाहते कि किसी ईमेल के प्राप्तकर्ता को उन ईमेल पतों की सूची दिखाई दे, जिन पर संदेश गया था, तो आपको उन ईमेल पतों को "ब्लाइंड कॉपी" फ़ील्ड में टाइप करना चाहिए।
चरण 4. एक सूचनात्मक विषय शामिल करें।
प्रत्येक ईमेल सेवा आपको "विषय" बॉक्स में अपने ईमेल के लिए एक विषय या शीर्षक टाइप करने देगी।
-
विषय संक्षिप्त होना चाहिए, लेकिन इससे प्राप्तकर्ता को इस बात का भी अंदाजा होना चाहिए कि ईमेल किस बारे में है।
- उदाहरण के लिए, किसी मित्र को एक आकस्मिक ईमेल केवल यह कह सकता है कि "क्या चल रहा है?" यदि आप किसी असाइनमेंट के बारे में कोई प्रश्न ईमेल कर रहे हैं, हालांकि, विषय पंक्ति में "गणित का होमवर्क" जैसा कुछ लिखा हो सकता है।
- इसी तरह, एक पर्यवेक्षक या प्रोफेसर के लिए एक प्रश्न को "प्रश्न" या "प्रश्न के बारे में …" जैसी विषय पंक्ति के साथ लेबल किया जा सकता है, जिसके बाद प्रश्न में विषय का वर्णन करने वाला एक संक्षिप्त लेबल हो सकता है।
- ध्यान दें कि बिना विषय वाला संदेश प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में "(कोई विषय नहीं)" के लेबल के साथ दिखाई देगा।
चरण 5. अपने ईमेल का मुख्य भाग लिखें।
आपके ईमेल का मुख्य भाग सब्जेक्ट लाइन के नीचे बड़े टेक्स्ट बॉक्स में लिखा होना चाहिए।
- प्रत्येक ईमेल के मुख्य भाग में आम तौर पर एक अभिवादन, संदेश और समापन शामिल होना चाहिए।
- ईमेल की प्रकृति तेज है, इसलिए आपको आमतौर पर अपने संदेश की लंबाई काफी कम रखनी चाहिए।
चरण 6. "भेजें" बटन दबाएं।
अपना ईमेल लिखना समाप्त करने के बाद, यह सत्यापित करने के लिए इसकी समीक्षा करें कि कोई वर्तनी या व्याकरण की गलतियाँ नहीं हैं और संदेश स्पष्ट रूप से उस मामले को संबोधित करता है जिसे आप लाना चाहते थे। यदि ईमेल तैयार है, तो संदेश बॉक्स पर "भेजें" बटन दबाएं ताकि इसे सूचीबद्ध प्राप्तकर्ताओं को भेज दिया जा सके।
5 का भाग 2: एक अनुकूल ईमेल लिखना
चरण 1. जानें कि एक अनुकूल ईमेल कब उपयुक्त है।
मित्रवत ईमेल मित्रों, परिवार और रोमांटिक भागीदारों सहित प्रियजनों के लिए आरक्षित होने चाहिए। यदि संदेश प्रकृति में आकस्मिक है और आप इसे किसी ऐसे व्यक्ति को भेज रहे हैं जिसके साथ आप अनौपचारिक शर्तों पर हैं, तो आप एक मित्रवत ईमेल भेज सकते हैं।
केवल एक बार जब आप किसी परिवार या मित्र को एक दोस्ताना ईमेल नहीं भेजेंगे, तब होगा जब आप एक आधिकारिक प्रकृति का समूह ईमेल भेज रहे हों, जैसे दान या बिक्री विज्ञापन के लिए एक याचिका। चूंकि ये ईमेल उन लोगों को भेजे जाने की संभावना है, जिनके साथ आप आकस्मिक शर्तों पर नहीं हैं, साथ ही, आपको ईमेल को उनकी ओर ले जाना चाहिए।
चरण २। विषय पंक्ति को आकस्मिक रखें।
एक विषय पंक्ति अनिवार्य रूप से आवश्यक नहीं है, लेकिन फिर भी किसी विषय को शामिल करना एक अच्छा विचार है। इसे छोटा, मीठा और बिंदु तक रखें।
- यदि आप किसी मित्र से मिलने के लिए केवल एक ईमेल लिख रहे हैं, तो आप एक हास्यपूर्ण विषय पंक्ति या "लंबे समय तक नहीं देखे!" जैसी सरल विषय पंक्ति शामिल कर सकते हैं।
- यदि आप किसी उद्देश्य से लिख रहे हैं, तो उल्लेख करें कि वह उद्देश्य क्या है। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी समूह आउटिंग के बारे में ईमेल लिखने का निर्णय लेते हैं, तो ईमेल को उस विषय के साथ लेबल करें जिसमें विशेष रूप से उस आउटिंग का उल्लेख हो।
चरण 3. प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित करने पर विचार करें।
एक दोस्ताना ईमेल के लिए, यह कड़ाई से जरूरी नहीं है, लेकिन यह अभी भी आपके संदेश के मुख्य भाग को शुरू करने का एक विनम्र तरीका है।
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आपका अभिवादन व्यक्ति का नाम बताने जितना आसान हो सकता है:
बॉब,
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वैकल्पिक रूप से, आप उस नाम के साथ एक दोस्ताना अभिवादन भी शामिल कर सकते हैं:
- "अरे बॉब!"
- "हाय बॉब,"
- "सुबह बॉब!"
चरण 4. अपना संदेश स्पष्ट रूप से लिखें, लेकिन अपनी भाषा को अनौपचारिक रखें।
आपके संदेश का मुख्य भाग समझने में आसान होना चाहिए, लेकिन स्वर अनौपचारिक और संवादी होना चाहिए।
- अपना ईमेल पढ़ें और खुद से पूछें कि क्या ईमेल की सामग्री आपके बोलने के तरीके की तरह लगती है। यदि ऐसा है, तो आपने एक दोस्ताना ईमेल के लिए एक अच्छा स्वर प्राप्त किया है।
- संक्षेप का उपयोग करें। संकुचन औपचारिक लेखन का हिस्सा नहीं हैं, लेकिन वे रोजमर्रा की बातचीत का एक सामान्य हिस्सा हैं, जो उन्हें एक दोस्ताना ईमेल के लिए उपयुक्त बनाते हैं।
- स्लैंग का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। यदि वांछित है, तो आप इंटरनेट स्लैंग शामिल कर सकते हैं: "धन्यवाद" के बजाय "thx", "के लिए" के बजाय "4", "बाद में" के बजाय "l8r", आदि।
- उपयुक्त होने पर इमोटिकॉन्स का भी उपयोग करें।:)
चरण 5. अपने नाम पर हस्ताक्षर करने पर विचार करें।
अभिवादन की तरह, एक दोस्ताना ईमेल के लिए एक समापन या हस्ताक्षर सख्ती से जरूरी नहीं है, लेकिन यह संदेश को समाप्त करने का एक अच्छा तरीका हो सकता है।
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आपका समापन आपके नाम जितना आसान हो सकता है:
- "जेन"
- "-जेन"
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आप अपने समापन के साथ थोड़ा और रचनात्मक भी प्राप्त कर सकते हैं:
- "बाद में! जेन"
- "यह ईमेल 3…2…1… में स्वतः नष्ट हो जाएगा"
5 का भाग 3: औपचारिक ईमेल लिखना
चरण 1. समझें कि औपचारिक ईमेल कब आवश्यक हैं।
आपको औपचारिक ईमेल का उपयोग करना चाहिए जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हों जिसके साथ आप आकस्मिक शर्तों पर नहीं हैं। इसमें अन्य लोगों के अलावा, पर्यवेक्षक, सहकर्मी, ग्राहक और ग्राहक, प्रशिक्षक, और समुदाय या राजनीतिक अधिकारी शामिल हैं।
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ध्यान दें कि आप पा सकते हैं कि किसी ऐसे व्यक्ति के साथ सख्त औपचारिक ईमेल की आवश्यकता नहीं है जो इन श्रेणियों में से एक में आता है, जब आप उस व्यक्ति के साथ कार्य संबंध बनाते हैं। जब एक "औपचारिक" ईमेल थोड़ा कठोर हो जाता है, तो आपको "अर्ध-औपचारिक" ईमेल लिखना चाहिए।
- आपके संदेश का लहजा थोड़ा अधिक संवादी हो सकता है लेकिन आपको इंटरनेट स्लैंग से दूर रहना चाहिए।
- आपको अभी भी अपना हस्ताक्षर शामिल करना चाहिए, लेकिन हो सकता है कि आपको अपने नाम के नीचे अपनी सभी संपर्क जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता न हो।
चरण 2. एक सूचनात्मक विषय शामिल करें।
विषय संक्षिप्त लेकिन सटीक होना चाहिए। सीधे मामले पर पहुंचें।
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उदाहरण:
- "निबंध प्रश्न" (एक निबंध असाइनमेंट के बारे में विवरण मांगने वाले प्रोफेसर को ईमेल लिखते समय)
- "प्रबंधन नौकरी विज्ञापन के लिए आवेदन" (नौकरी के विज्ञापन के जवाब में ईमेल भेजते समय)
- "भाग # 00000 के साथ समस्या" (ग्राहक सेवा का अनुरोध करने या तकनीकी समस्या की रिपोर्ट करने के लिए ईमेल टाइप करते समय)
चरण 3. औपचारिक अभिवादन टाइप करें।
औपचारिक अभिवादन में "प्रिय" शब्द के बाद प्राप्तकर्ता का नाम शामिल होना चाहिए। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम और उपयुक्त शीर्षक का प्रयोग करें, और एक बृहदान्त्र के साथ अभिवादन का पालन करें।
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उदाहरण:
- "प्रिय मिस्टर स्मिथ:"
- "प्रिय सुश्री जोन्स:"
- "प्रिय डॉ. इवांस:"
चरण 4. सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल का मुख्य भाग संक्षिप्त और सटीक है।
अपने ईमेल की सामग्री को कुछ अनुच्छेदों तक सीमित रखें जो सीधे आपके ईमेल के विषय को संबोधित करते हैं। औपचारिक भाषा का प्रयोग करें और सुनिश्चित करें कि आपकी वर्तनी और व्याकरण सटीक है।
- संकुचन के उपयोग से बचें।
- इंटरनेट स्लैंग या इमोटिकॉन्स का प्रयोग न करें।
चरण 5. एक उपयुक्त समापन शामिल करें।
सबसे आम समापन "ईमानदारी से" है, लेकिन कुछ अन्य भी हैं जो काम कर सकते हैं। समापन विनम्र रखें और अल्पविराम से उसका पालन करें।
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अन्य संभावित समापन में शामिल हैं:
- सादर
- आपका विश्वासी
- सादर
- शुक्रिया
- शुभकामनाएं
चरण 6. उपयुक्त होने पर अपने हस्ताक्षर में संपर्क जानकारी प्रदान करें।
अपने ईमेल के समापन के नीचे अपना पूरा नाम शामिल करें। अपने नाम के नीचे, आप अपना आधिकारिक शीर्षक और किसी भी संपर्क जानकारी को शामिल करना चाह सकते हैं जो काम में आती है।
- आपके शीर्षक, यदि आपके पास एक है, में आपकी स्थिति और उस कंपनी या संस्थान का नाम शामिल होना चाहिए जिसका आप हिस्सा हैं।
- कम से कम अपना टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता शामिल करें। आप अपना डाक पता और वेबसाइट यूआरएल भी शामिल करना चाह सकते हैं।
5 का भाग 4: विशिष्ट प्रकार के अनुकूल ईमेल
चरण 1। दूर चले गए किसी मित्र को ईमेल लिखें।
अगर कोई दोस्त, रिश्तेदार या प्रियजन हाल ही में एक नए स्थान पर चले गए हैं, तो यह पूछने के लिए एक ईमेल लिखें कि चाल कैसे चली गई, नया पड़ोस कैसा है, और इसी तरह।
चरण 2. एक मित्र को एक मित्रवत ईमेल भेजें जिसने आपको कभी ईमेल पता नहीं दिया।
यदि आपको किसी तीसरे पक्ष से एक आकस्मिक मित्र का ईमेल पता मिला है, तो यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने ईमेल का उपयोग यह सत्यापित करने के लिए करें कि पता सही है और आप जल्दी से स्पष्ट करते हैं कि आप कौन हैं।
चरण 3। किसी लड़के को ईमेल लिखना सीखें।
अगर आप पहली बार किसी लड़के को ईमेल लिखने वाली लड़की हैं, तो आप थोड़ा परेशान हो सकते हैं। यह विशेष रूप से सच है यदि आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं वह संभावित क्रश सामग्री है। एक ईमेल लिखने का प्रयास करें जो आकस्मिक लेकिन बुद्धिमान और रचनायुक्त लगता है।
हालांकि यह एक बहुत ही जोखिम भरा कदम है, आप ईमेल का उपयोग उस लड़के को बताने के लिए भी कर सकते हैं जिसे आप पसंद करते हैं।
चरण 4। समझें कि किसी लड़की को ईमेल कैसे लिखना है।
यदि आप पहली बार किसी लड़की को ईमेल लिखने वाले लड़के हैं, तो यह कार्य बहुत कठिन लग सकता है। अपना कूल रखें और एक ऐसा संदेश लिखें जो आकस्मिक और अच्छी तरह से एक साथ हो।
चरण 5. एक फ़्लर्टी ईमेल लिखें।
यदि आप अपने ईमेल के प्राप्तकर्ता के साथ प्यारा और चंचल होना चाहते हैं, तो उसी तरह की भाषा का उपयोग करें जिसका उपयोग आप वास्तव में उस व्यक्ति के साथ फ़्लर्ट करने के लिए करेंगे। इमोटिकॉन्स और "गले और चुंबन" (xoxo) भी काम में आते हैं।
इसी तरह, किसी डेटिंग वेबसाइट पर किसी को फ्लर्टी ईमेल लिखें। इस तरह के ईमेल के लिए, हालांकि, आपको फ़्लर्टी और सूचनात्मक दोनों होने की ज़रूरत है ताकि प्राप्तकर्ता को यह पता चल सके कि आप कौन हैं।
चरण 6. एक प्रेम ईमेल लिखें।
इस डिजिटल युग में, प्रेम ईमेल को प्रेम पत्र के समकक्ष के रूप में देखा जा सकता है। यदि आपका रोमांटिक साथी दूर है और आप अपने प्यार का इजहार करते हुए एक त्वरित नोट भेजना चाहते हैं, तो ईमेल इसे करने का सबसे तेज़ तरीका है।
5 का भाग 5: औपचारिक ईमेल के विशिष्ट प्रकार
चरण 1. ईमेल के माध्यम से नौकरी के लिए आवेदन करें।
ईमेल के माध्यम से अपना रिज्यूम और नौकरी के आवेदन भेजते समय, आपको यह बताना होगा कि आप किस नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं, आप इसे क्यों चाहते हैं, और आपके पास कौन सी योग्यताएं हैं जो आपको नौकरी के लिए उपयुक्त बनाती हैं। आपको अपना रिज्यूम अटैचमेंट के रूप में भी शामिल करना चाहिए।
- इसी तरह, आप इंटर्नशिप के लिए आवेदन करने वाला ईमेल भी लिख सकते हैं। वर्णन करें कि आप किस प्रकार की इंटर्नशिप की तलाश कर रहे हैं और यह आपके करियर के लक्ष्यों को पूरा करने में आपकी मदद कैसे करेगा। यह भी कारण बताएं कि आपको इंटर्नशिप के लिए क्यों चुना जाना चाहिए।
- यदि आपने जिस पद के लिए आवेदन किया है, उसके बारे में आपको अभी तक कोई उत्तर नहीं मिला है, तो एक अनुवर्ती ईमेल भेजें।
चरण 2. अपने प्रोफेसर को ईमेल लिखने का तरीका जानें।
एक प्रोफेसर को ईमेल करना डराने वाला लग सकता है, लेकिन यह किसी अन्य औपचारिक ईमेल से अधिक कठिन नहीं है। आपका प्रोफेसर संभवतः एक व्यस्त व्यक्ति है, इसलिए अपने प्रश्नों को यथासंभव संक्षिप्त रखें।
यदि आपका प्रोफेसर आपको अच्छी तरह से जानता है, तो आप अनुशंसा पत्र मांगते समय अपने प्रोफेसर को ईमेल भी कर सकते हैं।
चरण 3. ईमेल के माध्यम से एक प्रश्न पत्र लिखें।
एक प्रश्न पत्र एक पत्र है जो एक संपादक से पूछता है कि क्या वह प्रकाशन के विचार के लिए लेखन के काम को स्वीकार करने पर विचार करेगा। संपादक को इसके बारे में एक अच्छा विचार देने के लिए आपको प्रश्न में काम का अच्छी तरह से वर्णन करने की आवश्यकता है।
चरण 4. मानव संसाधन से संपर्क करने के लिए ईमेल का उपयोग करें।
अगर आपको अपनी कंपनी के बारे में मानव संसाधन की चिंता है, तो इसका समाधान करने का सबसे तेज़ तरीका एचआर में सही लोगों को एक ईमेल भेजना है। सुनिश्चित करें कि ईमेल स्पष्ट रूप से समस्या का समाधान करता है।
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